东鑫商贸有限公司出差报销流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录159531东鑫商贸有限公司简介 东鑫商贸有限公司出差报销流程优化设计东鑫商贸有限公司简介邵阳市东鑫商贸有限公司（以下简称东鑫公司）成立于2016年08月31日公司地址位于湖南省邵阳市大祥区敏州东路。东鑫公司主营为苏酒集团洋河酒厂蓝色经典系列白酒邵阳地区总经销、洋河酒厂蓝的诱惑系列小酒邵阳地区总经销、华泽集团贵州珍酒（神奇系列）白酒邵阳地区总经销、星得斯（拉丁之星系列）红酒邵阳地区总经销、青岛啤酒邵阳地区总经销、维他奶豆奶邵阳地区总经销。东鑫商贸有限公司出差报销流程现状东鑫商贸有限公司出差情况东鑫公司总经理、副总经理、人事部主管、业务部主管、销售部业务员、市场部市场调研员、采购部采购员等人员因商务洽谈或业务联系需要经常性出差。公司既定的出差方式为汽车、高铁、普快、出租车、轮渡。总经理及业务人员主要出差地区为：长沙市、湘潭市、株洲市及苏酒总部江苏省宿迁市、青岛啤酒湖南分部、维他奶湖南总经销部等。业务及人事、市场调研主要出差为湖南地区：邵阳市、衡阳市、岳阳市、常德市、张家界市、益阳市、娄底市、郴州市、永州市、怀化市等。东鑫商贸有限公司现行出差报销流程目前东鑫公司没有一套成型的、严谨的、完整的差旅费报销流程及制度，由此衍生了许多执行上以及管理上的问题，造成公司差旅费报销这一块不是很规范。对于东鑫公司的管理层而言，商务洽谈、商务合作、销售模式、总公司行政派遣等问题已经消耗其大部分精力，因此，针对公司差旅费管理中，公司有多少人出差，哪些人经常性出差，哪些人偶尔出差，出差去了哪些地方，当地消费水平如何，差旅费标准是否恰当以及出差后的费用报销问题，如果没有完整的书面程序来报备、备查，很容易出现管理混乱、信息不及时问题。对于东鑫公司普通财务人员而言，受制于管理层态度，本着多一事不如少一事，怕得罪同事等态度，在差旅费把控上态度不积极、有所纰漏。甚至某些财务人员与出差办事人员暗通包庇虚报行为。而后东鑫公司差旅费管理条例及违规惩处条例不够细化，加上本公司一些业务工作人员觉悟不高，使得差旅费把控不够严格、违规人员无所忌惮，违规情况时常发生。东鑫公司现行的差旅费报销流程过于简单，不完善、不完整。甚至没有出差申请流程，基层业务员出差完毕后直接填写报销单，然后部门主管领导审核签字后出纳直接放款，给行政出差管理及会计核算造成了不小问题。下图为东鑫商贸有限公司现行出差报销流程图（图1）。图1东鑫公司出差报销流程现状图东鑫商贸有限公司出差报销流程存在的问题3.1缺少出差申请流程东鑫公司现行差旅费报销流程存在出差申请缺失的问题，大部分出差人员事先并没有进行书面的出差申请，直接报备上级主管人员就进行出差，再加上管理人员本身有其他事务在身，导致部门主管人员与行政及财务主管人员因为事务繁多经常记不清哪些基层业务员出差了、出差去了哪，对公司的人员调配安排、出勤记录、费用会计核算造成了一定的影响，有时会出现部门主管人员安排工作后发现该人员在出差中、会计核算漏算该人员全勤绩效或错算全勤绩效，最后导致费用核算不准确。如销售部业务员李某2020年3月份因出差未提交书面申请，行政部门多算缺勤天数一天，导致出勤绩效工资偏差，李某投诉至领导层。业务部办事员张某2020年8月份外出至总公司学习，只报备小组主管人员，部门主管人员不知情，导致工作安排失误。3.2单据填写、票据粘贴不规范东鑫公司主要业务是销售酒品，大部分销售人人员文化水平不高，所以不了解会计核算、也不懂会计核算，有一部分员工不会规范填写报销单据。出差回来后填写报销单时总会出现一些填写小问题，如金额大小写不一致、大写错别字、费项目填写不完整、大写金额无数字部分不用X或零补齐等，更甚者为报销单据时常出现破损、涂改、勾抹等现象。原始凭证的收集与粘贴也容易出现问题，如原始凭证不齐全、报销单据与取得原始单据日期不一致、单据粘贴杂乱无章、车票或发票上金额、日期等重要信息被遮盖或无法查看等。以上不规范现象给会计核算特别是财务人员在进行账务处理和单据真实性审查时造成一定困扰。错误凭证粘贴举例（图2、3）：图2错误粘贴示例1图3错误粘贴示例23.3出差报销费用标准不明确现有差旅费报销标准不够细化、明确，笼统的报销标准使得报销凭证单据杂乱，各种各样的凭证都有，且费用标准笼统，没有规定什么职位、什么事务可以按哪种标准报销。于是，有人趁机摸鱼，将出差过程中所花费的费用全部算在报销费用内，有人觉得出差所有的消费往好了整、往高了算，反正是公司报销，经常出现单次出差费用超支、不足等问题。不利于财务部门进行会计核算和费用控制，在一定程度上影响了公司的管理以及利润核算。急缺一套标准统一的细化报销种类来改变这种现状。表1东鑫公司现行费用报销标准东鑫公司费用报销标准单位：元/天项目地区省会城市地级市县级市及以下住宿费300220180伙食费1008060交通费504030东鑫商贸有限公司出差报销流程优化方案及预期效果方案目的此方案的主要目的为针对东鑫公司现行出差报销流程中存在的问题进行优化，力求提出足够完善、严谨、具有建设性的方案，最终为东鑫商贸有限公司制定一套完善的出差报销流程，解决上述提到的各项问题。具体方案完善出差申请及出差报销流程根据以上3.1部分举例可看出因出差申请流程的缺失，造成了许多例如：全勤绩效核算偏差、人事安排调配不及时、影响正常业务进行等问题，所以增加出差申请流程，将出差流程规范化，将出差申请表规范化，由出差人员申请，给与不同层次管理人员不同权限，根据实际出差情况确定审批步骤进行审批，需手续齐全方可执行出差任务，之后再是报销或预支，出差人员及审批人员落款签章，做到出了问题责任到个人。出差申请流程图（图4）：图4出差申请流程图 出差申请表填写示例（表2）：表2出差申请表填写样图东鑫公司出差申请表2020年07月28日申请部门销售部申请人XXX指派领导XXX出差地点长沙市拜访单位XXXX联系电话191739009XX出差时间年月日至年月日共日交通工具▢高铁▢普快▢客车▢轮渡▢出租车出差任务业务洽谈申请费用¥实际费用¥出差负责人XXX部门审核XXX总经理审核XXX差旅费借支及报销流程规范化，将预支、报销表规范化，由预支、报销人员申请，给与不同层次管理人员不同权限，根据实际出差所需金额大小确定审批步骤进行审批，需手续齐全方可进行差旅费预支、报销，预支、报销人员及审批人员落款签章，做到出了问题责任到个人。差旅费借支及报销流程图（图5）：图5出差费用报销流程图差旅费报销单填写及粘贴要求规范出差申请表及差旅费报销单格式，凭表进行出差或差旅费预支、报销，审核时财务部与行政部双向监督、审核，出问题时责任到个人。报销需取得凭证，加入凭证单据粘贴及填写要求，使得此部分流程规范化，减轻财务人员做账的困难程度，让基层业务人员在出差过程中碰到时有案可循。单据填写要求：单据填写时应力求整洁美观，不得随意涂改。单据填写一律用黑色签字笔或者钢笔填写。单据各个项目必须完整，日期、地点、出差事由等，金额大小写必须一致，经有关领导审批签章后生效。出差申请表审批合格后方可填写差旅费报销单进行预支或报销。正确填写示例（图6）：图6差旅费报销单填写示例单据、凭证粘贴要求：1、发票或原始单据、凭证从右到左，先小张后大张粘贴。粘贴时请勿使用双面胶。2、粘贴的票据与贴单上下、左右对齐，不可超过贴单上下及左右边界，每张票据约错开1厘米左右的距离，票据与凭证呈鱼鳞状分布。3、每张贴单粘贴票据10-15张左右（餐费和车费可适当增加到15-20张），粘贴发票或原始单据、凭证总的要求是：分类粘贴，粘贴单整齐、平整、均匀。4、当遇到发票面积较大，超过贴单上下限或左右限，则以可见发票内容明细的情况下以贴单的上下右边为基准，超出部分，请将超出贴单的部分折叠好。5、尽量金额相同或相近票据、同类票据贴在一起。6、尽量采取纸质票据，如无法获得纸质票据时，电子票据需自行打印粘贴到位，不接受手机截图。正确粘贴示例（图7、8）：图7正确粘贴示例1图8正确粘贴示例2明确差旅费报销种类及标准将差旅费中各项报销金额标准规范化，如：住宿费标准、伙食补助费标准、交通费标准等，让出差人员有意识地控制支出，合理支出，避免浪费、虚报。住宿费报销标准（表3）：表3东鑫公司出差住宿标准东鑫商贸有限公司住宿标准单位：元/日人员地区省会城市地级市县级市及以下总经理实时报销（含副总）主管300260200其他人员260200180住宿标准为每日每间，若同行二人为同性则按一个标准间报销，副总及以上人员安排出差可单独住宿。住宿费报销按实际工作出差天数报销。报销住宿费时必须提供住宿发票，无发票不予报销，实际发生额未达到报销标准时，差额不予补偿，实际发生额超过标准额时，超出部分不予报销，需出差人员自行承担。差旅人员有接待单位或住在亲友家时不予报销住宿费。有其他必要情形实时请示后由上级主管人员酌情批复。伙食补助费报销标准（表4）：表4东鑫公司差旅伙食补助标准东鑫商贸有限公司伙食补助标准单位：元/日人员地区省会城市地级市县级市及以下总经理实时报销（含副总）主管12010080其他人员1008060本市区内出差不享受伙食补助。出差期间招待客户费用需实时请示，上级管理人员根据实际情况酌情批复，批复后超出部分出差结束后可享有超支报销。中午十二点前离开本市按全天报销，十二点及以后离开本市按半天报销，十二点前返回本市按半天报销，十二点及以后返回本市按全天报销。交通费报销标准（表5）：表5东鑫公司市内交通标准东鑫商贸有限公司市内交通费标准单位：元/日人员地区省会城市地级市县级市及以下总经理实时报销（含副总）主管605040其他人员403020交通工具标准（表6）：表6东鑫公司交通工具标准东鑫商贸有限公司交通工具标准高铁普快汽车轮渡出租车总经理√√√√√主管√√√√√其他人员√（仅二等座）√（仅二等座）√√√退票费及订票费不予报销，如有特殊情况，实时申请，由上级主管人员酌情批复后方可报销。差旅人员按最简便路线乘车/船，不得绕行，否则超过报销标准部分不予报销，差旅人员自行承担费用。车船费报销需保留完整车/船票。不同级别人员一同出差可享有最高级别报销。差旅人员自带车辆出差，取消交通费报销，改为燃油费报销，报销标准参照交通费报销标准，但出差途中的违规、违章罚款等，不予以报销，需差旅人员自行承担。其他费用报销标准：其他各项差旅费用实时请示后由上级管理人员酌情批复。方案实时预期效果此方案细化了差旅费报销制度，使得差旅费报销流程更加完善、规范、严谨。该方案让差旅费报销时出现地各类问题有案可循，增强了监督及处罚力度，责任到个人。差旅费报销不再与管理层无关，增强管理层的监管积极性。同时，对于虚报及包庇虚报人员将从严处罚，从源头上消除虚报的不正之风。从而细化了差旅费报销的制度，在一定从程度上节省了公司的费用，将公司利益扩大。更重要的是为不作为的、与下级工作人员同流合污的管理层敲响了警钟。除惩罚制度外，按照方案执行情况，往后可适当增加奖励条例，奖励条例在此方案中不赘述。方案总结东鑫商贸公司差旅费报销流程除了最直观的流程不完整、不严谨问题外，更多的还有一部分制度上的不完整，导致以上所说的管理松懈、出问题无法问责等问题。所以此方案从最基础的出差申请及费用报销流程完善、单据填写及票据粘贴、可供报销的范围三方面入手，做出一套具有完善、严谨流程的，制度清楚的差旅费报销流程方案。力求解决流程缺失、不规范，管理混乱等问题，在一定程度上解决基层业务人员出