学校校舍档案管理制度模版（3篇）

学校校舍档案管理制度模版一、序言近年来，本校的校舍规模持续扩大，相应的校舍档案管理工作的重要性日益凸显。为确保校舍资料的完整性、安全性和管理效率，提升校舍档案管理的专业化水平，特制定此制度模板。本制度旨在规范校舍档案的管理流程和操作标准，以实现档案的及时更新、准确归档和便捷查询。二、管理适用范围本制度适用于我校所有教学楼、实验室、图书馆、办公楼等各类校舍的档案管理工作。三、校舍档案管理职责划分1.校舍档案管理部门a)负责严格执行本制度，制定并更新校舍档案管理的细则和流程。b)负责校舍档案的分类、整理、编目和数字化，确保档案的安全保存和便捷访问。c)组织并监督校舍档案的借阅、归还及出具档案证明等相关事务。2.各使用部门a)负责提供准确的校舍档案信息和资料，并保持实时更新。b)协同档案管理部门进行档案的整理和归档工作。c)对校舍档案实施妥善保管，防止在使用过程中出现损坏或遗失。四、校舍档案分类与整理1.分类a)根据校舍的性质和功能，将档案划分为教学楼档案、实验室档案、图书馆档案、办公楼档案等主要类别。b)在主要类别下进一步细分，形成更为具体的档案子类别。2.整理a)确定各分类的档案管理责任人和责任部门。b)按照既定的整理流程，逐一整理校舍档案，确保档案的完整性和有序性。c)将纸质档案数字化，存储在安全的服务器中，以备查阅和借阅。五、校舍档案的归档与借阅1.归档a)对整理后的校舍档案进行编号和封装，并编制档案目录。b)存放档案于专用的档案室或安全柜中，采取必要的防护措施，防止火灾、潮湿和盗窃。c)档案管理部门应及时更新归档目录，并通知相关使用部门。2.借阅a)借阅校舍档案需提前书面申请，注明借阅目的和期限。b)经档案管理部门审核并签发借阅单后，方可借出档案。c)借阅人需妥善保管借阅的档案，不得擅自带离校园或复制档案内容。六、校舍档案数字化建设1.推广校舍档案的数字化管理，采用专业软件平台进行档案的管理和维护。2.编制数字化管理系统操作手册，对各使用部门的人员进行培训，并定期进行软件更新和维护。3.制定详细的数字化建设方案，明确责任部门和时间表，并建立监督机制。七、校舍档案的审查与监督1.档案审查a)定期对校舍档案进行审查，以确保档案的完整性和准确性。b)发现问题及时进行纠正和改进，提升档案管理的质量和效率。2.监督机制a)设立校舍档案管理督导小组，定期进行档案管理工作的检查和评估，发现问题及时处理。b)监督机制由教务处主导，与其他部门协同，形成对档案管理工作的全面监督。八、制度修订与宣传1.本制度每两年进行一次评估，根据需要对制度进行修订和完善。2.制度修订需经过相关部门的研讨，征求各使用部门的反馈意见。3.制度修订完成后，进行全校范围的宣传和培训，确保所有员工了解并遵守本制度。以上为学校校舍档案管理制度模板的主要内容，期望本制度能为我校的校舍档案管理工作提供指导，实现校舍档案的安全、准确和高效管理。学校校舍档案管理制度模版（二）一、总则1.目标：为规范学校校舍档案管理，强化档案的收集、整理、保管和利用，确保档案的完整性、准确性和可追溯性，提升校舍管理水平，特制定本规定。2.适用范围：本规定适用于学校各级各类校舍档案的管理活动。3.主管机构：学校档案馆为校舍档案管理的主管单位，负责具体实施档案的收集、整理、保管和利用工作。二、校舍档案的收集与整理1.校舍档案的收集（1）学校需建立完善的校舍档案收集制度，规定各部门和个人按时提供相关档案及资料，同时做好档案登记和入库手续。（2）收集内容涵盖校舍设计、施工、维护和使用等环节的文件，如工程图纸、合同协议、验收报告、维修记录等。2.校舍档案的整理（1）学校档案馆需制定整理工作计划，按既定顺序对各类档案进行系统整理。（2）整理过程中，对档案进行分类、有序存放，并编制详细的目录和索引。（3）整理完毕后，应及时归档并制作电子备份，以确保档案的安全性和可追溯性。三、校舍档案的保管1.学校档案馆需设立专门的校舍档案保管区域，并指定专人负责保管工作。2.校舍档案保管规定（1）档案应按年代、类别、关键词等标准分类存储，注明存放位置和日期。（2）保管区域需保持清洁干燥，保持适宜的温湿度，采取防潮、防火、防蛀措施。（3）档案保管区域需安装安全报警设备，定期巡查、检查和保养，以确保档案安全。3.借阅管理（1）借阅校舍档案需向档案馆提交正式申请，明确借阅目的及预计使用时间。（2）档案馆有权审核借阅人的资格，并协助完成借阅手续。（3）借阅期间，借阅人应确保档案安全和完整，按期归还。（4）未经许可，借阅人不得擅自拆解、复制、涂写或修改档案内容，如有需求，应书面申请。四、校舍档案的利用1.学校档案馆应根据校舍管理需求，提供档案查询和利用服务。2.利用方式包括：（1）校内各部门在进行校舍管理、维修、改造等工作时，可向档案馆申请查询和复印，并按相关规定支付费用。（2）校外单位或个人如需了解学校校舍历史和相关信息，可向档案馆提出查询申请，并按相关规定支付费用。3.档案查询服务应确保及时、准确、可靠，并做好查询记录。五、校舍档案的销毁1.对于达到保管期限或无保存价值的校舍档案，可进行销毁处理。2.销毁流程：（1）学校档案馆需按照相关规定提出销毁申请，经审批同意。（2）审批通过后，由专人组织销毁工作，记录销毁过程。（3）销毁后的档案应进行书面备案，彻底销毁档案的标识和印章。六、法律责任对于违反本制度的个人或单位，学校将依据相关法律法规追究责任，并承担相应法律责任。附件：校舍档案管理流程图学校校舍档案管理制度模版（三）一、概述本制度旨在全面规范学校校舍档案的管理工作，确保档案的完整性与安全性，提升档案利用效率与管理效能，同时保障校舍档案的合规性与权威性，为学校各项工作的顺利开展提供坚实支撑。二、档案保管责任1.学校领导班子应高度重视校舍档案管理工作，强化组织领导，确保档案工作高效、有序运转。2.学校行政部门需明确档案保管的责任部门及其具体职责，并组织相关人员接受必要的档案管理培训，以提升其专业素养与业务能力。3.校舍档案管理员应严格履行档案保管职责，制定科学合理的档案管理计划，确保档案的安全存储、完整无损及便捷查阅。三、档案管理流程1.接收阶段：校舍档案管理员在接收校舍档案时，应逐份进行登记，并同步录入电子档案管理系统，以实现档案的信息化管理。2.分类整理阶段：根据文件的性质、用途及保管期限等要求，对档案进行分类整理，并编制详尽的档案目录，以便于后续的查阅与管理。3.鉴定选编阶段：严格按照《档案工作规程》的要求，对档案进行鉴定选编工作，确保档案的真实性与价值性，并记录鉴定选编的全过程。4.考核归档阶段：定期对已归档的档案进行考核，检查其完整性与安全性，确保档案保管期限内的有效管理。5.借阅归还阶段：根据借阅者的权限，对申请借阅的档案进行审核，并在借阅登记簿上详细记录借阅信息，确保档案的借阅与归还流程规范有序。6.档案采编阶段：针对重要档案材料，如历史沿革、校舍建设方案等，按相关规定进行采编工作，并妥善保管，以丰富学校档案资源。四、档案安全管理1.学校应确保校舍档案存放场所的安全可靠，采取安装监控设备、控制出入口等必要的安全防范措施，防止档案丢失或损坏。2.档案存放区域应保持清洁、干燥，做好防潮、防火工作，并设立禁烟区，以维护档案的安全存储环境。3.档案室应实行专人管理制度，定时进行巡查，及时发现并处理潜在的安全隐患，确保档案的安全无虞。4.学校应制定完善的档案安全防护预案，做好应急准备工作，以应对突发情况下的档案保护工作。五、档案利用管理1.借阅申请：借阅者需填写借阅申请表，并提供相关证明材料，经校舍档案管理员审核后方可借阅档案。2.档案查阅：借阅者应在指定的档案查阅室内进行查阅工作，严禁将档案带出查阅室，以确保档案的安全与完整。3.档案复印：若借阅者确需复印档案材料，需填写复印申请表并按规定支付费用后方可进行复印操作。4.档案解读：校舍档案管理员应协助借阅者进行档案解读工作并提供相关咨询服务以提升档案的利用效率。5.档案利用报告：借阅者在利用档案后应填写档案利用报告并提出相关意见和建议以便于学校不断改进档案管理工作。六、违章处理1.对于违反本制度规定的行为校舍档案管理员有权采取口头警告、书面警告等相应措施予以纠正。2.对于严重违反本制度或影响校舍档案安全性的行为校舍档案管理员有权报告学校领导并依法追究相关责任人的法律责任。七、档案定期检查1.学校应设立专门的档案检查组织定期对校舍档案的管理情况进行全面检查以确保档案管理的规范性与有效性。2.