《组采购与付款》课件

组采购与付款本课件将介绍组采购与付款的概念、流程和实践应用，并分享一些最佳实践。课程大纲采购概述采购的定义和目标采购的基本流程采购的主要职责采购的影响因素采购成本管理采购成本的构成采购成本管理的原则采购成本管理的方法采购合同管理采购合同的类型采购合同的谈判采购合同的签订采购合同的履行采购合同的监督付款管理付款的定义和目标付款的基本流程付款的方式与工具付款的风险与控制付款的内部控制付款的外部管理付款的监督与审计采购的定义与目标11.采购的定义采购是指企业或组织为满足生产经营需要，从外部获取货物或服务的活动。22.采购的目标采购的目标是为了以最优的价格，获得最优质的货物或服务，以满足企业生产经营的需求。33.采购的关键作用采购在企业中发挥着至关重要的作用，是企业价值链的重要环节。44.采购的原则采购应遵循公平、公正、公开、透明的原则，确保采购过程的合法性和规范性。采购的基本流程1需求确认明确采购需求，包括产品/服务种类、数量、质量、交货时间等2供应商选择根据需求选择合适的供应商，可以进行招标或直接洽谈，并评估供应商资质、报价、供货能力等3合同谈判与供应商进行价格、交货、付款等条款的协商，达成一致意见，并签订采购合同4合同履行供应商根据合同约定进行供货，采购方及时付款，并进行质量验收和进度跟踪5合同结束完成合同所有义务，进行结算，并对整个采购过程进行评估和总结采购的主要职责寻找供应商寻找合格的供应商，满足公司需求。谈判价格协商最佳价格，确保价值最大化。管理库存控制库存水平，优化成本和效率。监督供应链确保供应链稳定，满足业务需求。采购的影响因素市场因素供应链中的竞争情况和原材料价格波动都会影响采购决策。企业因素企业自身的财务状况、生产计划和库存管理策略都会影响采购数量和时间。技术因素新技术应用和生产工艺变化会影响产品规格和采购标准。法律法规因素国家政策和行业标准会影响采购流程和合同条款。采购成本的构成原材料成本人工成本运输成本管理成本其他成本采购成本是企业在采购商品或服务过程中发生的各项支出。采购成本的构成包括原材料成本、人工成本、运输成本、管理成本和其他成本。原材料成本是采购成本的主要部分，占总成本的40%左右。采购成本管理的原则质量优先选择高质量的供应商和产品，降低后期维护成本。成本控制有效控制采购成本，提高企业盈利能力。效率提升简化采购流程，提高采购效率，降低人工成本。合作共赢建立长期稳定的供应商关系，实现互利共赢。采购成本管理的方法成本分析分析采购成本构成，识别成本控制点。供应商谈判通过谈判争取更优惠的采购价格，降低成本。招标采购通过公开招标，引入竞争，降低采购价格。库存管理优化库存管理，减少库存积压，降低库存成本。采购合同管理合同内容合同条款明确规定了采购双方在采购过程中应履行的权利和义务，明确双方责任，确保交易顺利进行。合同签署合同签署是采购合同生效的关键环节，需认真审查合同条款并确保签署合法有效。合同谈判通过有效的谈判，双方可以达成一致的协议，确保双方利益最大化，并建立良好的合作关系。合同履行根据合同条款，双方按时、按质、按量履行合同义务，确保采购过程顺利完成。采购合同的类型11.采购合同购买商品或服务的合同。22.服务合同雇用他人提供特定服务的合同。33.建设工程合同建造或修缮建筑物的合同。44.技术开发合同开发新技术或产品的合同。采购合同的谈判采购合同谈判是采购流程中非常重要的环节。谈判的目标是达成双方都能接受的协议，确保采购项目的顺利实施。1准备阶段制定谈判策略，明确谈判目标和底线。2信息收集充分了解供应商信息，评估供应商实力和信誉。3谈判过程运用谈判技巧，有效沟通，争取最佳结果。4协议达成双方协商一致，签订正式合同。采购合同的签订合同草拟根据谈判结果，拟定合同草案，包括合同条款、附件等内容。确保内容完整、清晰、合法合规。双方签署双方确认合同内容无误后，在合同文本上签字盖章，正式生效。应妥善保管合同文本，以备日后查阅。合同备案某些特殊类型的采购合同，可能需要进行备案或登记，例如政府采购合同、大型基建项目合同等。根据相关规定办理备案手续。采购合同的履行1确保质量供应商提供合格产品或服务。2按时交付供应商在合同约定的时间内交付货物或完成服务。3付款结算采购方按照合同约定向供应商支付货款或服务费。4变更管理双方协商处理合同履行过程中发生的变更。采购合同履行是采购流程的重要环节。双方应严格按照合同条款履行义务，确保合同的顺利执行。采购合同的监督合同条款执行确保供应商按照合同条款履行义务，包括交货时间、质量标准和付款条件。合同变更管理对合同变更进行审批和记录，避免随意更改合同条款。进度监控定期跟踪合同执行进度，及时发现问题并采取措施。绩效评估定期评估供应商的履约情况，根据评估结果调整合作关系。付款的定义与目标付款的定义付款是指企业向供应商支付货款或服务费用的行为。付款是企业资金流出的重要环节，也是企业财务管理的重要内容。付款的目标付款的目标是确保企业及时、准确地支付供应商款项，维护企业信誉，降低财务风险。付款流程应规范，高效，安全，透明。付款的基本流程申请付款付款申请单必须包含详细的付款信息，例如供应商名称、发票号码、付款金额等。审核付款申请财务部门负责审核付款申请单，确保所有信息准确无误，并与相关的采购合同和发票进行核对。审批付款授权人员根据公司内部审批流程，批准付款申请单，并签署相关文件。制作付款凭证财务部门根据审批后的付款申请单，制作付款凭证，并记录相关信息，例如付款日期、付款方式等。执行付款财务部门根据付款凭证，通过银行转账、支票等方式，将款项支付给供应商。确认付款财务部门需要确认款项已成功支付给供应商，并存档相关凭证。付款的方式与工具1银行转账是最常见的付款方式，安全可靠，适合大额付款。2电子支付方便快捷，适合小额付款，如支付宝、微信支付等。3信用卡支付提供消费信贷，方便管理资金，但需谨慎使用。4支票支付较为传统，使用频率降低，但仍可用于特定场景。付款的风险与控制欺诈风险虚假发票、伪造付款信息。合同风险合同条款不明确、付款条件不合理。资金风险资金短缺、资金流失、资金安全。合规风险违反法律法规、内部制度、行业规范。付款的内部控制流程控制规范付款流程，防止人为错误和欺诈。审批控制严格审批制度，确保资金流向准确。信息系统控制建立完善的财务信息系统，保证数据准确性和安全性。风险控制识别和评估付款风险，制定有效的风险控制措施。付款的外部管理供应商关系管理定期评估供应商，建立良好的合作关系。确保供应商按时供货，并提供优质的产品或服务。法律法规合规严格遵守相关法律法规，确保付款流程合规，避免违法行为，保护公司利益。行业标准与最佳实践参考行业标准和最佳实践，不断优化付款流程，提升效率和效益。外部审计定期接受外部审计，确保付款流程的透明度和可控性，防范风险。付款的监督与审计内部监督财务部门负责定期审查付款记录，确保付款的准确性、合规性和完整性。内部审计部门会对付款流程进行独立审计，评估风险和控制措施的有效性。外部审计注册会计师事务所会进行独立审计，以确保财务报表和财务信息的真实性、准确性和完整性。审计师会对付款流程进行审查，评估风险和控制措施的有效性。组织采购与付款的目标提高效率优化采购流程，简化付款流程，缩短采购周期，提高资金周转效率。降低成本通过协商议价，批量采购，集中支付等方式降低采购成本，节约资金支出。提升质量严格控制采购质量，确保产品和服务符合企业标准，保障企业运营顺利进行。加强风险管控建立完善的采购和付款风险控制体系，防范和化解采购过程中的风险。组织采购与付款的职责制定战略定义采购策略和流程，确定采购目标。供应商管理选择和评估供应商，建立长期合作关系。合同谈判与供应商协商价格、交货期限等，签订采购合同。付款流程根据合同规定，及时准确地向供应商支付货款。组织采购与付款的流程1需求分析确定采购需求，明确规格、数量、时间等。2供应商选择评估供应商资质，选择最优供应商。3合同谈判与供应商协商价格、付款方式等条款。4合同签订双方签署采购合同，明确权利义务。5货物验收确认货物数量、质量、符合合同要求。组织采购与付款流程是一个环环相扣的体系。每个环节都至关重要，需要严格控制，确保整个流程高效、合规。组织采购与付款的风险11.供应链风险供应商的财务状况、生产能力、交付能力等都可能影响采购的顺利进行。22.价格风险市场价格波动、汇率变化等都会影响采购成本，降低采购效益。33.合同风险合同条款不完善、合同履行不到位等都可能导致经济损失。44.质量风险采购的货物或服务质量不符合要求，将影响产品的质量和企业的信誉。组织采购与付款的内部控制采购流程控制建立完善的采购流程，规范采购操作，避免人为错误和舞弊行为。加强对采购合同的管理，确保合同合法、完整、有效。付款流程控制建立严格的付款审核机制，确保付款的真实性、合法性、合规性。加强对付款凭证的管理，确保凭证齐全、真实、完整。信息系统控制使用信息系统进行采购与付款管理，提高效率和透明度，降低人为错误的风险。建立完善的信息系统安全管理制度，确保系统安全可靠运行。人员控制加强对采购与付款人员的岗前培训，提高其业务水平和职业操守。建立健全的内部审计制度，定期对采购与付款业务进行内部审计。组织采购与付款的外部管理供应商关系管理建立良好的供应商关系，确保采购质量和价格优势，包括供应商评估、认证、谈判和合作。法律法规合规严格遵守相关法律法规，确保采购和付款流程合规合法，避免法律风险。外部审计定期进行外部审计，评估采购与付款流程的有效性和合规性，发现问题及时整改。行业最佳实践学习借鉴行业最佳实践，不断优化采购与付款流程，提升效率和效益。组织采购与付款的绩效管理11.采购成本控制采购成本控制是组织采购与付款绩效管理的重要指标，需要评估采购成本与目标成本的差距。22.供应商管理评估供应商的质量、交货时间、服务等方面的表现，建立有效的供应商绩效评估体系。33.采购流程优化通过流程优化，提高采购效率，缩短采购周期，降低采购成本。44.付款管理评估付款的及时性、准确性和合规性，确保付款流程的顺畅运行。组织采购与付款的未来趋势数字化采购与付款云计算和人工智能技术将进一步推动数字化采购与付款流程的优化和自动化。协同合作供应商和买家之间的合作将更加紧密，通过平台和工具实现高效的信息共享和协