《采购与付款管理办法》-文书模板

会计实操《采购与付款管理办法》-文书模板一、总则1.目的为规范公司采购与付款行为，加强采购与付款环节的内部控制，确保采购物资和服务的质量、价格合理，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司内部所有涉及采购与付款业务的部门和人员。3.基本原则合法性原则：采购与付款活动必须遵守国家法律法规和公司相关制度。公平公正原则：采购过程应公平竞争，择优选择供应商，付款应依据合同和验收结果公正进行。成本效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化和效益最大化。制衡性原则：采购与付款业务的各个环节应相互监督、相互制约，避免权力集中和舞弊行为。二、采购管理（一）采购计划1.需求部门应根据生产经营计划、库存情况等，定期编制采购需求计划，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计交付时间等信息。2.采购部门对各需求部门的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合市场供应情况、价格趋势等因素，制定公司的采购预算和采购计划，并报经公司管理层批准后执行。（二）供应商管理1.供应商选择采购部门应广泛收集供应商信息，建立供应商信息库。对于新增供应商，应进行实地考察或要求其提供相关资质证明、产品样品等资料，进行初步筛选。对符合基本条件的供应商，组织相关部门进行评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量保证体系、交货能力、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果，确定合格供应商名单。2.供应商维护采购部门应定期与供应商沟通，了解其生产经营状况、产品或服务变化情况等，及时更新供应商信息库。对合格供应商进行定期考核和评价，根据考核结果对供应商进行分级管理，对于表现优秀的供应商给予优先采购、增加采购量等奖励措施；对于不合格供应商，及时从合格供应商名单中剔除，并采取相应措施，如追回已采购物资、追究其违约责任等。（三）采购方式1.招标采购：对于金额较大、技术复杂或对公司生产经营有重大影响的采购项目，应采用招标方式进行采购。招标过程应严格遵循国家相关招标法规和公司招标管理制度，确保招标的公平、公正、公开。2.询价采购：对于金额较小、规格标准明确的物资或服务，可采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内回复报价，经比较后选择报价合理、质量可靠的供应商进行采购。3.竞争性谈判采购：对于技术复杂、性质特殊或有特殊要求的采购项目，可采用竞争性谈判方式。采购部门组织相关供应商进行谈判，就采购物资或服务的技术要求、价格、交货期、售后服务等内容进行协商，确定最终供应商。4.单一来源采购：在符合特定条件下，如只能从唯一供应商处采购、发生紧急情况不能从其他供应商处采购等，可采用单一来源采购方式。但采用单一来源采购前，应经过严格的审批程序，说明采用单一来源采购的原因和必要性。（四）采购合同签订1.采购合同应由采购部门会同法务部门、财务部门等相关部门共同起草或审核，确保合同条款完整、合法、有效，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、付款方式、交货时间和地点、验收标准、违约责任等内容。2.采购合同经公司法定代表人或授权代表签字盖章后生效。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发至相关部门，如财务部门、需求部门、验收部门等，以便各部门了解合同内容并履行相应职责。（五）采购执行与跟踪1.采购部门应根据采购合同的要求，及时向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求和交付时间，并跟踪订单执行情况。2.在采购过程中，如出现供应商不能按时交货、质量不符合要求等问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取相应措施，如要求供应商限期整改、调整交货时间、更换供应商等，并及时向相关部门通报情况。三、验收管理1.采购物资到货后，由验收部门依据采购合同、采购订单和质量标准等进行验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格、包装等方面。对于需要检验检疫的物资，应委托专业机构进行检验检疫。2.验收部门应填写验收报告，记录验收结果。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，应按照合同约定和公司相关规定进行处理，如退货、换货、索赔等。3.对于服务类采购项目，由需求部门或相关专业部门根据服务合同的要求进行验收，验收合格后出具验收证明。四、付款管理（一）付款申请1.采购部门在收到供应商开具的发票及相关验收合格证明后，填写付款申请单，注明付款单位、付款金额、付款用途、付款依据（如合同编号、采购订单编号、验收报告编号等）等信息，并附上相关原始凭证。2.付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交财务部门审核。（二）付款审核1.财务部门对付款申请单及相关原始凭证进行审核，审核内容包括发票的真实性、合法性、合规性，付款金额是否与合同约定一致，付款依据是否齐全，是否符合公司财务制度等。2.对于审核通过的付款申请，财务部门根据公司资金状况和付款审批权限，报经相应领导审批。对于金额较大或涉及重大资金支出的付款申请，应提交公司管理层集体审议。（三）付款支付1.经审批同意的付款申请，财务部门按照规定的付款方式和付款时间，及时办理付款手续，向供应商支付款项。2.付款完成后，财务部门应及时登记相关账务，做好付款记录，并将付款凭证归档保存。五、监督与审计1.公司内部审计部门应定期对采购与付款业务进行审计，检查采购与付款业务的内部控制制度是否健全有效，采购流程是否合规，合同执行情况是否良好，付款是否合理合法等，并出具审计报告。2.对于审计中发现的问题，相关部门应及时进行整改，公司管理层应跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。3.公司员工有权对采购与付款业务