医院人事档案管理制度（4篇）

医院人事档案管理制度医院人事档案管理系统系一套用于规范和保存员工人事信息的规则与程序。其核心内容概述如下：1.责任架构：医院设置专职的人事档案管理机构或委员会，全权负责制度的制定、执行与监督，以及档案的保管和使用。2.管理流程：明确各级人事部门在招聘、任用、培训、晋升及离职等流程中的档案管理步骤，涵盖档案的建立、归档、借阅、转交和销毁等操作。3.档案分类与编码：对员工个人档案实施分类编码管理，包括基本信息、职务资格、培训记录、考核资料等，确保每份档案的可追溯性。4.保存期限：依据相关法律法规及医院规定，确定各类档案的保存期限。如基本信息可能永久保存，而培训记录可能保存____年等。5.保密措施：确立档案的保密责任和具体措施，规定档案的访问权限，以及处理涉及个人隐私信息的规程。6.电子化管理：推行档案电子化管理，建立电子档案系统，以提升管理效率和数据安全性。7.借阅与移交：设定档案借阅的流程和标准，包括申请、审批、借阅记录等。规定档案移交的程序和要求，确保交接的规范性。8.审核与检查：定期进行档案审核和检查，以评估制度执行情况，确保档案资料的完整性、准确性和合规性。以上为医院人事档案管理制度的基本框架，具体制度会依据各医院的实际情况进行适应性调整和优化。医院人事档案管理制度（二）一、总则1.1目的本制度旨在规范医院人事档案的管理流程，确保档案的完整性、准确性和安全性，为医院的人力资源管理提供有力支持。1.2适用范围本制度全面覆盖医院内所有涉及人事档案管理工作的环节与流程。二、基本原则2.1合法性原则医院在进行人事档案管理工作时，必须严格遵守国家相关的法律法规和政策规定，确保档案管理的合法合规性。2.2准确性原则医院应确保人事档案的准确性和真实性，及时更新并归档相关信息，为医院的决策提供可靠依据。2.3保密性原则医院需严格保护人事档案的保密性，禁止任何形式的随意泄露和非法使用，以维护员工的合法权益和医院的利益。2.4便捷性原则医院在人事档案管理过程中，应注重提高档案查询和使用的便捷性，以便有关人员能够及时、准确地了解档案情况。三、档案的内容与组成3.1员工基本信息包括但不限于员工的姓名、性别、出生日期、籍贯、学历、专业等核心信息。3.2入职信息详细记录员工的入职日期、入职岗位、职称等关键入职信息。3.3调动信息全面反映员工的部门调动、工作内容变更、调动日期等调动情况。3.4晋升信息明确记录员工的晋升日期、晋升职位等晋升信息。3.5奖惩信息详细记录员工的奖励、纪律处分等奖惩情况。3.6离职信息准确记录员工的离职日期、离职原因等离职相关信息。四、档案的管理4.1建档与归档按照员工入职流程，及时将员工的基本信息纳入电子档案系统，并进行规范的归档处理。4.2档案的保管医院应建立专门的档案库，并采取有效的安全措施，确保档案的安全与完整。4.3档案的检索提供便捷的档案查询服务，以满足有关人员对档案信息查询的需求。4.4档案的移交当员工发生调动、晋升或离职等情况时，相关部门需及时将档案移交给新的管理部门，并做好移交记录的备案工作。4.5档案的归档期限根据相关法律法规和政策规定，明确不同类型档案的归档期限，并按期进行归档处理。五、档案的保密5.1保密责任医院全体员工均需承担档案保密责任，不得擅自查阅、复制或泄露档案信息。5.2权限控制医院应建立档案权限管理制度，根据岗位需求合理分配档案查阅权限。5.3保密措施采取物理和电子等多种方式确保档案的保密性，对档案库进行严格的安全控制，并设置密码、防火墙等技术手段加以保护。六、违纪处理6.1违规行为对于违反档案管理制度的行为，如泄露档案信息、擅自查阅档案等，医院将视情节轻重给予相应的纪律处分。6.2纪律处分纪律处分种类包括但不限于警告、通报批评、记过、记大过、降职、解聘等。七、附则7.1制度宣传医院应定期组织全体员工学习人事档案管理制度，确保员工充分了解制度内容并自觉遵守。7.2制度的修订医院将根据实际情况对人事档案管理制度进行适时修订和完善，以确保其适应医院发展的需要。7.3解释权归属本制度由医院负责解释和执行，对于制度中的未尽事宜或争议事项，医院拥有最终解释权。本制度自颁布之日起正式实施，并自动废止此前同类文件。医院人事档案管理制度（三）一、目标与适用范围本规定旨在规范医疗机构人事档案的管理，以确保档案的完整性、准确性、安全性和易用性，为医院的人事管理工作提供有力的支持和参考。本规定适用于医院内所有参与人事档案管理的部门和个人。二、基本准则1.法规遵循原则：在人事档案管理过程中，应严格遵守国家和地方的相关法律法规，保障档案主体和相关人员的合法权益。2.统一管理原则：医院设立专门的人事档案管理部门，统一负责档案的整理、归档和查询等事务，确保档案的统一管理和控制。3.完整记录原则：对每位员工的档案进行全面、准确、完整的记录，包括个人基本信息、入职资料、工作经历等。4.保密安全原则：严格控制档案的访问权限，确保档案的安全可靠，对敏感信息和个人隐私采取特别保护措施。5.便利服务原则：通过建立高效的查询和查阅机制，提供便捷的档案服务，满足各方面的需要。三、档案管理流程1.档案建立1.1员工入职时建立个人档案，记录相关个人信息，如基本资料、入职报到表、身份证复印件等。1.2在职期间，根据员工的变动情况，及时更新档案信息，如职务调整、岗位变动等引起的变更。2.档案整理与归档2.1新建档案的整理与归档2.1.1人事档案管理部门收到新员工的档案材料后，应立即进行分类整理和归档。2.1.2档案材料包括入职申请表、个人简历、合同、身份证复印件等。2.2存档盒管理2.2.1按照档案归档年份的顺序，对档案进行分类归档于存档盒内。2.2.2每个存档盒应标注对应的档案编号和年份，便于查找和管理。3.档案查询与借阅3.1档案查询3.1.1由人事档案管理部门负责档案查询，根据员工或相关部门的需求提供服务。3.1.2查询人员需提供合法有效的查询理由和证明，并经批准后方可查询。3.1.3查询结果应及时通知查询人员，并做好相关记录。3.2档案借阅3.2.1借阅档案需填写《人事档案借阅登记表》，注明借阅档案名称、借阅人、借阅日期等。3.2.2一般情况下，档案借阅期限不超过____个工作日，超期需重新申请。3.2.3借阅期间，借阅人应妥善保管档案，禁止擅自修改、复制或泄露档案内容。四、档案保管与保密1.档案保管1.1档案室应设立专门区域，保持干燥、通风、防潮的环境。1.2存放档案的柜子和文件架应坚固可靠，防止档案损坏或遗失。1.3档案存放位置应有明确标识和编号，便于查找和管理。2.档案保密2.1人事档案管理部门应严格控制档案访问权限，仅授权人员可查阅和使用档案。2.2对涉及个人隐私和敏感信息的档案，采取更严格的保密措施，确保档案安全。2.3借阅人员需签署保密协议，承诺在使用档案过程中遵守保密规定。五、档案的保存与销毁1.档案保存期限1.1根据国家和地方相关法律法规，设定档案的保存期限。1.2保存期限到期后，根据实际情况决定是否销毁或继续保存档案。2.档案销毁2.1档案销毁需经档案管理部门审批，符合相关法律法规要求。2.2档案销毁需详细记录在销毁记录表中，注明销毁的档案名称、数量、销毁日期等。2.3档案销毁过程应确保档案的完整性和安全性，防止信息泄露或遗漏。六、档案管理的监督与评估1.档案管理监督1.1医院设立监督机构或委员会，对档案管理工作进行监督，发现问题及时纠正。1.2定期对档案管理工作进行检查和抽查，确保人事档案管理制度的有效执行。2.档案管理评估2.1定期对档案管理工作进行绩效评估，识别优点和不足，提出改进建议和措施。2.2根据评估结果，不断优化档案管理流程，提升档案管理的效率和质量。七、其他条款本制度的解释权归医院人事医院人事档案管理制度（四）一、导言医院人事档案管理涉及对员工的个人信息、教育背景、工作经历等资料的系统记录和有序管理。建立严谨、规范的人事档案管理制度对于确保医院人事管理高效运行具有决定性意义。本文件旨在制定医院人事档案管理制度，以规范档案的收集、保存、使用和保密流程，确保档案的完整性和安全性。二、档案收集与建立2.1人事档案的收集范围医院人事档案涵盖所有在职和离职员工的相关信息，包括个人基本信息、学历学位、职称职务、工作经历、奖惩记录、培训资料等。2.2人事档案的建立程序2.2.1在职员工建档步骤（1）入职手续：新员工入职后，人事部门将组织员工填写入职申请表，并收集相关证明文件，如身份证、学历证明、职业资格证书等。（2）档案建立：人事部门对收集的材料进行整理和归档，同时为每位员工建立电子和纸质档案。（3）档案审核：对员工提供的材料进行审核，以确保信息的准确性和完整性。（4）档案存储：审核无误后，将档案存入档案保管室，并标注个人编号和存档日期。2.2.2离职员工档案处理（1）离职申请：离职员工需向人事部门提交离职申请，并填写离职申请表。（2）离职手续：人事部门将协助员工办理离职手续，包括工作交接、薪资清算、档案归档等。（3）档案归档：完成离职手续后，将离职员工的档案归档，存入档案保管室，并标注离职日期。三、档案保存与归档3.1档案保存准则（1）完整性：确保档案内容完整、准确，全面记录员工信息。（2）安全性：保证档案的安全，防止未经授权的访问、篡改或丢失。（3）便捷性：档案保存和检索应方便快捷，以满足人事部门的查询需求。3.2电子化档案管理医院应推行电子化档案管理系统，具体措施包括：（1）档案扫描：将纸质档案扫描转化为电子文件。（2）档案存储：将电子档案存入计算机或服务器，并进行备份，以确保数据安全。（3）档案操作：通过电子系统进行档案的查询、修改和删除，提高工作效率。四、档案使用与查询4.1档案使用原则（1）使用前需获得许可：需使用档案的人员需事先向人事部门申请并获得批准。（2）保密与合规：使用档案的人员必须遵守保密规定和相关法律法规，不得泄露、篡改或滥用信息。4.2档案查询流程（1）查询申请：员工或管理人员向人事部门提交查询申请，填写包括申请人信息、查询原因等。（2）查询审批：人事部门根据申请内容和权限进行审批，并进行档案检索。（3）查询时间限制：根据档案敏感度设定查询时间限制。（4）查询记录：记录查询人员、时间、查询内容等信息，并保存查询记录。五、档案保密与销毁5.1档案保密规则（1）限定查阅权限：确保只有授权人员能查阅档案，防止非法访问。（2）禁止擅自修改：查阅档案时，不得擅自修改或篡改档案内容。（3）查阅记录追踪：对档案查阅情况进行记录，以便后续监督和追溯。5.2档案销毁程序（1）销毁申请：人事部门根据档案保留政策和规定，提出档案销毁计划并申请。（2）销毁审批：经过相关部门审批后，批准档案销毁。（3）安全销毁：