《计算机应用基础》课件第3章

第3章Word2003文字处理

3.1初识Word20033.2编辑操作入门3.3高效的编辑排版操作3.4表格的创建及应用3.5公式、艺术字及图形3.6特殊应用与网上下载信息的处理

本节介绍Word中的文档输入与编辑排版操作。在正式开始学习之前，我们先对如图3.1所示的Word2003窗口界面作一简单介绍。3.1初识Word2003图3.1Word2003的窗口界面3.1.1Word2003的窗口界面简介

1．标题栏

标题栏用于显示正在被编辑文档的文件名、程序名(即MicrosoftWord)，还包括最小化、还原和最大化按钮。标题栏处于活动状态时呈现较深、较饱和的颜色(具体颜色视系统的配色方案而定)，未被激活时呈灰色。

2．菜单栏

Word2003的所有操作选项都被分门别类地保存在菜单栏的各个菜单命令中，单击菜单命令后菜单选项将自动展开。如果某个菜单选项的右侧有一个向右的小三角箭头，则表明这个菜单选项还有下一层子菜单。要选择菜单选项，只需找到相应的菜单选项后单击即可；要取消菜单的打开状态，只需在其他任意位置单击鼠标。

在主窗口的每个菜单命令后面的括号中都有一个带下划线的英文字母，只要按住键盘上的Alt键的同时再按菜单命令相应的字母，就可激活相对应的菜单；如果其中某菜单选项后面仍然有带下划线的字母，则继续按相应的字母按键即可调用对应的菜单选项。

另外，部分菜单选项后面会有一组诸如“Ctrl+B”的快捷键说明，用户也可以直接按这个组合键调用相应的菜单选项。

3．工具栏

工具栏中，最为常用的工具选项被制作成按钮，并加上形象化的小图标，以便于用户随时快速调用。工具按钮实现的功能与相应的菜单选项一般是一致的，绝大多数情况下要完成某项操作，无论是使用工具栏按钮还是使用菜单选项，其结果都是一致的。

1)工具栏的移动、打开和关闭

用户可以根据自己的需要和喜好对工具栏进行定制。

(1)工具栏的移动。要移动工具栏在窗口中的位置，可按以下步骤操作：

①将鼠标移到工具栏最左边带有垂直的四个小圆点的位置。

②按住鼠标左键向其他方向拖动。

(2)工具栏的打开和关闭。可以根据使用的需要灵活打开或关闭某些工具栏。打开和关闭工具栏可按以下步骤操作：

①用鼠标右键单击菜单栏或者现有工具栏的任意部位，弹出如图3.2所示的工具栏快捷菜单。

②在工具栏快捷菜单的相应选项上单击，当选项前面(左边)出现“√”时，表明该工具栏被打开；当选项前面的“√”被取消时，则该工具栏被关闭。图3.2工具栏快捷菜单

2)工具栏按钮的定制

现有的工具栏按钮并不适合所有用户的需要，因此Word2003也允许用户对工具栏按钮自定义。

(1)添加工具按钮。在“工具”菜单中选择“自定义”选项，或者用鼠标右键单击当前工具栏或菜单栏的任意部位，在弹出的快捷菜单中选择“自定义”选项，打开如图3.3所示的工具栏“自定义”对话框。

图3.3工具栏“自定义”对话框单击“命令”选项卡，如图3.4所示，在左侧类别窗格中找到适当的类别，然后在右侧找到要添加的选项，按下鼠标左键将该选项拖入工具栏中希望存放该按钮的某个位置后放开鼠标即可。

在打开了“自定义”对话框的情况下，还可以对菜单中的各个命令、工具栏中的各按钮进行灵活的重新安排，操作时直接用鼠标拖动即可。

图3.4工具栏“自定义”对话框的“命令”选项卡

(2)删除或移动工具栏按钮。在普通的Word2003窗口中，按住Alt键，将工具栏中不需要的按钮用鼠标从工具栏中拖离工作区，放开鼠标后该按钮即被删除。

按住Alt键后，还可以将按钮从工具栏的一个位置拖放到另一个位置。

4．标尺

标尺的作用是便于快速调整段落缩进和页边距等，包括水平标尺和垂直标尺。通过“视图”菜单中的“标尺”选项可控制标尺的显示与否。其中垂直标尺由于使用相对较少，因此可以在“工具”菜单中选择“选项”选项，在“视图”选项卡中对“垂直标尺”确定选择与否。“水平标尺”如图3.5所示。

图3.5水平标尺标尺中有几个可以移动的指针，移动这几个指针可以快速设置段落的缩进状态。其中悬挂缩进“”可设置整个段落最左边的缩进距离；右缩进“”设置段落右侧的缩进距离；首行缩进“”仅对每个段落的第一行起作用，通常用于编排中文文本时，将段首设置为向后空出两个字符的位置。

5．状态栏和滚动条

窗口底行的状态栏可显示当前编辑状态的各项实时参数，如页码、节数、当前所在页/总页数、光标所在位置、光标所在的行列数、插入模式或改写模式的状态等，如图3.6所示。

状态栏的左上侧有五个小按钮，它们可快速切换不同的视图模式，从左向右依次是：普通视图“”、Web版式视图“”、页面视图“”、大纲视图“”和阅读版式“”，其中阅读版式是Word2003新添的视图模式。通过“视图”菜单，也可以找到相同的视图模式选项。图3.6状态栏不同视图的显示效果各不相同，主要区别在于显示文档信息的详细程度，以适合不同编辑环境下的需要。用户只需打开一篇文章后在各个视图之间实际切换一下，就可以对比出不同视图模式下显示的差异了。

移动水平滚动条和垂直滚动条可以让用户查看文档不同位置的内容。单击滚动条上的不同按钮元素，可以有多种不同的滚动方式。

6．工作区与插入点

Word2003窗口中最大的空白区域就是工作区，我们可以把它理解为一张白纸，在其中输入文字、绘制图形。工作区中总会有一个“Ⅰ”字形的光标在闪烁，这个光标是一个插入点指示器，它指示了当前编辑点所在的位置。

有些情况下，工作区中还可以见到一个很小的灰色弯箭头“”，这个小箭头称为回车符(段落标记)，表示一个段落的结束。用户可以在“工具”菜单中选择“选项”选项，在打开的“选项”对话框的“视图”选项卡中或在“视图”菜单中选择“是否显示段落标记”等信息。

7．任务窗格

启动Word2003的时候，如果没有同时打开文档，窗口右侧就会出现如图3.7所示的任务窗格。在这里可以快速访问最近打开的文档，选择打开其他现有文档或创建新文档等。通过“视图”菜单中的“任务窗格”选项，或者按“Ctrl+F1”快捷键，可控制任务窗格的显示与否。图3.7任务窗格3.1.2新建文档

1．打开Word时默认创建新文档

启动Word2003后，程序默认会创建一个标准的空白文档，这个标准文档是基于Word的Normal.dot模板创建的。在这个默认的空白文档中，我们就可以在插入点光标处开始输入文字等内容了。

2．使用任务窗格中的“新建文档”快捷方式新建文档

在Word2003窗口右侧的任务窗格中，默认会显示如图3.8所示的一个“新建文档”链接，单击后出现如图3.9所示的新链接列表，这体现了Word2003对XML的支持并提供了更快捷的工作方式。图3.8“新建文档”链接图3.9新链接列

1)新建空白文档

选中任务窗格中的“空白文档”选项后，Word2003就会根据Normal.dot创建一个标准空白文档，这与启动时默认创建的空白文档相同。

2)新建XML文档

在如图3.10所示的“新建文档”任务窗格中选择“XML文档”选项后，用户可以在WordXML文档中应用自己的XML元素。但在应用自己的XML元素之前，必须首先选择一个架构。单击图3.11所示的“XML结构”任务窗格中的“模板和加载项”，打开如图3.12所示的“模板和加载项”对话框的“XML架构”选项卡，单击“添加架构”按钮，就可将XML架构添加到文档中。图3.10  “新建文档”任务窗格图3.11“XML结构”任务窗格图3.12“XML架构”选项卡

3)新建网页

在图3.10所示的“新建文档”任务窗格中选择“网页”选项，然后录入和编辑文档，也可以插入表格或添加图形等对象，在保存文档时，Word2003会自动将文档保存为标准的网页文件。

4)新建电子邮件

在图3.10所示的“新建文档”任务窗格中选择“电子邮件”选项，Word2003会启动如图3.13所示的一个类似Outlook的电子邮件撰写窗口，按照类似其他电子邮件客户端的操作输入收件人地址及邮件内容即可撰写电子邮件。

在电子邮件撰写模式下，Word会自动打开电子邮件工具栏，通过该工具栏就可为邮件添加附件、设置密件抄送、选择信纸等。图3.13电子邮件撰写窗口

5)根据现有文档新建文档

在图3.10所示的任务窗格中选择“根据现有文档”选项后，将弹出如图3.14所示的“根据现有文档新建”对话框，我们可以选择一个现有的Word所支持的文档格式继续进行编辑操作。图3.14“根据现有文档新建”对话框

6)根据本机的模板新建文档

在图3.10所示的任务窗格中选择“本机上的模板”选项后，将打开如图3.15所示的“模板”对话框。

图3.15“模板”对话框“模板”对话框中提供了多种模板，我们可根据要创建的文档类别选择相应的选项卡，然后再选择其中的模板。选中模板的同时，对话框右侧的预览窗格中会同步显示模板大致的样式。通过选择“新建”区的“文档”或“模板”选项，可以确定要创建的是普通文档还是文档模板，默认情况下是新建普通文档。当然，如果我们觉得某个普通文档的布局方案有保存价值，也可中途选择“文件”菜单中的“另存为”选项，将普通文档保存为模板。

7)根据网站上的模板新建文档

选择任务窗格中的“网站上的模板”选项后，打开如图3.16所示的“基于网站上的模板新建”对话框，在其中我们可以选择打开本地局域网或者互联网上的站点，然后打开其中的模板。

这种方式使得Word的网络协同能力进一步得到体现，同事之间可以共享模板，使工作效率得以提高。图3.16“基于网站上的模板新建”对话框

3．使用“常用”工具栏中的“新建”按钮新建文档

这种方法常用于编辑过程中需要另行创建一个单独的文档时。单击工具栏上的“”按钮，就可立即生成一个空白文档页面并打开另一个独立的窗口；如果已经关闭所有文档，则会在当前窗口中生成一个空白文档。

4．使用“文件”菜单中的“新建”选项新建文档

在“文件”菜单中选择“新建”选项，Word将打开任务窗格，并且直接显示如图3.10所示的“新建文档”任务窗格，根据前述的方法选择一种创建类型进行操作即可。3.1.3文档的打开、保存与关闭

打开、保存与关闭文档是编辑文档过程中最常用到的操作。看似简单的打开、保存操作，其中也有着很丰富的操作技巧。

1．文档的打开

1)使用“打开”工具按钮

单击Word常用工具栏上的“”按钮，可弹出如图3.17所示的“打开”对话框。对话框左侧窗格中列出了查找的大致范围，如“我的文档”、“我的电脑”、“桌面”、“网上邻居”等；在“查找范围”下拉列表中可查看磁盘及文件夹的树形结构；对话框中部显示了各目录下具体的文档名称。选中要打开的文件后，单击“打开”按钮即可。图3.17“打开”对话框说明：“打开”对话框的上部还有一个小的工具栏，其中有设置文件列表查看方式的按钮“”、新建文件夹按钮“”，“”下拉列表用来设置各种打开选项按钮等。

2)使用“文件”菜单的“打开”选项

打开Word2003窗口后，在“文件”菜单中选择“打开”选项，也会打开如图3.17所示的“打开”对话框，其余操作方法与上文相同。这种方法适合于中途打开文档。

3)使用任务窗格中的打开链接

从任务窗格中打开文档有两种方法。一是当用户近期编辑过文档时，任务窗格中会显示出若干个最近打开的文档的链接，如图3.18所示，单击相应的链接即可打开对应的文档；二是如果要打开的文档不在链接选项中，则可单击下面的“其他”按钮，即可打开如图3.17所示的“打开”对话框，从中找到要打开的文档并选择适当的打开方式。图3.18最近打开的文档的链接

4)使用“开始”菜单中的“文档”菜单项

在WindowsXP的“开始”菜单中，有一个如图3.19所示的文档菜单项，其中包括最近打开的文档和“我的文档”等位置的快捷方式。单击相应的快捷方式即可打开对应的文档。图3.19文档菜单项

5)从资源管理器或“我的电脑”中打开文档

打开“我的电脑”或资源管理器，找到要打开的文档后，如果该文档显示的是Word图标，则双击后系统会自动以Word形式打开文档；如果是其他类型的文档，比如扩展名为 .txt的文本文件，要想用Word2003打开，可用鼠标右键单击该文件，在弹出的如图3.20所示的快捷菜单中选择“打开方式”中的“MicrosoftOfficeWord”选项即可。说明：一般情况下，只要系统中安装了Word2003，而且在本次Office安装后曾经用Word2003打开过这类文档，则在用鼠标右键单击该文件打开时，会弹出如图3.20所示的快捷菜单，在其“打开方式”列表中就会存在“MicrosoftOfficeWord”的程序快捷方式，单击它就可以用Word打开这个文档。如果本次Office安装后没有用Word2003打开过此类文档，则在快捷菜单的“打开方式”列表中就不会有“MicrosoftOfficeWord”的程序快捷方式，这时请选择“选择程序”选项，打开如图3.21所示的“打开方式”对话框，从中选择适合打开文档的程序，单击“确定”按钮即可。如果在程序列表中没有适合打开该文档的程序，可单击“浏览”按钮，找到合适的程序并选择。图3.20“打开方式”菜单图3.21“打开方式”对话框

2．打开并恢复文档

1)打开时从任意文件中恢复文本

当Word文档根本无法打开或出现大量乱码等情况时，表明该Word文档已受到不同程度的破坏，此时可试用以下打开方式最大程度地挽救文档中的文本内容。

(1)在Word2003中，单击工具栏中的打开按钮“”或在“文件”菜单中选择“打开”选项，调出“打开”对话框。

(2)在对话框下部的“文件类型”下拉列表中，找到“从任意文件中恢复文本”并选定，再在上部的浏览框中找到有问题的文档，选中后，单击“打开”按钮。

(3)出现一个如图3.22所示的“显示修复”对话框，其中会列出文件的故障类型，用户既可以定位检查，也可直接关闭。此时Word2003会自动对故障文档进行扫描过滤，去除一些无关的代码，尽量提取文件中的文本内容。这样，一般情况下无法打开的文档，其内容可得到全部或部分恢复。

说明：用该方法只能恢复文件中的文本内容，对于表格、图片等各种对象，则恢复后全部都将丢失，因此平时注意对文档的备份和保护是非常必要的。图3.22“显示修复”对话框

2)打开时自动恢复故障文档

如果因停电、死机、程序崩溃等导致Word异常退出，会弹出警告提示框，再次启动Word时，会自动出现如图3.23所示的“文档恢复”窗格，其中列出了上次编辑时未正常关闭的文件，同时显示了这些文件最后一次保存的时间。如果有多次保存操作，则也可能会显示多个不同时间的版本供用户选择。一般我们选择最近时间版本的文件，然后单击选择，即可让Word自动修复该文档。

注意：文档被修复后，仍然要执行一次存盘操作，因为被恢复的文档只是一个临时文档。图3.23“文档恢复”窗格图3.24“选项”对话框

3)打开文档时的文档转换

集体协同办公等复杂环境下，我们可能有时要编辑别人的文档，但那些文档又可能不是用Word2003中文版生成的；有时我们可能希望有更灵活的打开控制方式等，此时就可以使用打开时的文档转换操作。

操作步骤如下：在“工具”菜单中选择“选项”选项，打开如图3.24所示的“选项”对话框，单击“常规”选项卡，在“常规”选项卡中选中“打开时确认转换”复选框即可。

3．保存和关闭文档

保存文档是指把编辑过的文档作为一个文件保存在磁盘上。如果不执行文档的保存选项，则无论编辑了多少内容，一旦关闭了Word，或者由于其他原因导致程序出错、系统崩溃等，都会导致内存中的文档内容永久性地丢失。

1)保存新建文档

创建一篇文档后，必须经常、及时地进行文档的保存操作。保存文档的操作步骤如下：

(1)执行存盘选项。单击“常用”工具栏中的保存按钮“”，或者在“文件”菜单中选择“保存”选项，打开如图3.25所示的“另存为”对话框。图3.25“另存为”对话框

(2)选择保存位置。默认时Word会在当前用户的“我的文档”文件夹中保存文件，“另存为”对话框中默认被保存的位置就是“我的文档”文件夹。如果希望在其他文件夹中保存文件，则单击“保存位置”列表框，选中要保存到的驱动器，然后展开列表中的相应文件夹。如果要在新的文件夹中保存，则单击“另存为”对话框工具栏中的新建文件夹按钮“”后即可创建新文件夹，打开新文件夹后就可在其中保存文件。

(3)指定文件名。Word2003会自动以当前文档的首行第一句话作为文件的默认文件名，多数情况下这都是比较合理的做法——毕竟用文章标题作为文件名可以有很好的概括性，并且容易与其他文档相区别。但有时默认的文件名可能不合适，此时只需将默认的文件名进行修改或者重新输入文件名即可。

(4)保存文件。单击“保存”按钮。

2)关闭文档

(1)关闭单个文档。关闭单个文档有四种方法：一是单击Word窗口右上角子窗口上的黑色“”按钮；二是单击Word窗口标题栏右侧的“”按钮；三是从“文件”菜单中执行“关闭”选项；四是单击标题栏上的Word文档图标“”，在弹出的如图3.26所示的快捷菜单中选择“关闭”选项。图3.26文档控制快捷菜单

(2)关闭多个文档。关闭多个文档有三种方法：一是按照关闭单个文档的方法逐一关闭每个打开的文档；二是执行“文件”菜单中的“退出”选项；三是按住Shift键的同时单击“文件”菜单，如图3.27所示，此时原来的“关闭”选项会变成“全部关闭”，单击该选项即可。

关闭文档时，如果有文档进行编辑后尚未存盘，则Word会自动提示用户是否保存对文档的修改。图3.27“文件”菜单

(3)关闭停止响应的文档。某些情况下，由于系统运行错误、软件冲突、硬件问题等，导致文档在Word编辑过程中突然停止响应，此时如果不能采取适当措施，就可能导致最近编辑的文档内容丢失。

遇到Word停止响应时不要惊慌，更不要随便重新启动计算机，可以先试试使用Office2003提供的应用程序恢复功能，也许可以恢复出现问题的Office程序。

从“开始”菜单中找到MicrosoftOffice程序组，在如图3.28所示的MicrosoftOffice工具子菜单中选择“MicrosoftOffice应用程序恢复”选项，打开“MicrosoftOffice应用程序恢复”对话框，选中其中存在问题的程序，再单击“恢复应用程序”按钮即可。图3.28MicrosoftOffice工具子菜单

3)重新设置默认文件夹

打开或保存文档时，Word 2003默认的位置是“C:\DocumentsandSettings\(UserName)\MyDocuments”目录，文档存放在这个位置查找起来并不方便，而且将工作文档放在C盘是不安全的，因此最好修改一下Word的默认保存文档文件夹。具体操作步骤如下：

(1)在“工具”菜单中选择“选项”选项，打开“选项”对话框。

(2)打开“文件位置”选项卡，如图3.29所示，单击“文件类型”列表中“文档”所在的行，然后单击“修改”按钮，打开如图3.30所示的“修改位置”对话框。图3.29“文件位置”选项卡图3.30“修改位置”对话框

(3)在“修改位置”对话框中，单击“查找范围”列表框右边的向下箭头，从下拉列表框中选择希望保存文档的文件夹所在的驱动器，此时该驱动器的所有文件夹就会显示在文档列表框中。

(4)选择文档列表框中用作默认保存文档的文件夹，单击“确定”按钮，返回“选项”对话框。

(5)单击“确定”按钮，此后Word在打开或保存文件时就会自动选择上述设置好的文件夹。3.1.4输入文本

1．常规文字的输入

1)直接键盘输入

这种输入方式是指通过常规的打字操作输入文字。启动Word2003后，按“Ctrl+空格”键可打开输入法，按“Ctrl+Shift”键可切换不同输入法。也可用鼠标单击屏幕右下角系统托盘区域的输入法图标“”，在弹出的如图3.31所示的快捷菜单中选择所需的输入法。

输入的文字将出现在Word工作区的“Ⅰ”字形光标位置。修改文件内容时，也必须首先将光标定位到要编辑的位置，然后才能在指定的位置进行相应的操作。图3.31输入法快捷菜单

2)通过复制、粘贴操作输入

有时可能希望从其他文档或其他应用程序中复制一些内容到Word中进行编辑，以简化键盘输入操作，此时可使用复制、粘贴操作，具体步骤如下：

(1)用鼠标拖动的方式选中来源位置的文本。

(2)按“Ctrl+C”键将选定内容复制到系统剪贴板中，或者单击右键并从弹出的快捷菜单中选择“复制”选项。

(3)将光标定位在要插入内容的Word文档处，按“Ctrl+V”键将剪贴板中的内容粘贴到Word文件中，或者在适当的位置单击右键并从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”选项。

2．特殊符号的输入

编辑文字过程中，经常免不了要输入各种特殊符号，比如“☆”、“℃”、“‰”等。这些特殊符号很难通过键盘直接输入。在Word中，有多种方法可以实现特殊符号的输入。

1)使用Word符号工具栏输入

Word2003提供了一个常用特殊符号快捷工具栏，打开这个工具栏即可快速输入常用特殊符号。

(1)在现有菜单栏或工具栏的任意位置单击鼠标右键。

(2)在弹出的菜单中选择“符号栏”选项，此时会有一个符号栏出现在Word界面中(一般默认在窗口下方)。

(3)单击符号栏上相应的符号按钮，则对应的符号就会输入到光标所在位置。

2)使用插入特殊符号的菜单选项输入

Word2003所提供的符号栏中，符号数量有限，有时并不能从中找到所需的符号。其实Word还提供了专门的插入特殊符号的功能，共有六大类特殊符号，使用方法如下：

(1)在“插入”菜单中选择“特殊符号”选项。

(2)打开如图3.32所示的“插入特殊符号”对话框，选择与插入符号相关的选项卡，比如“特殊符号”等。

(3)选择所要输入的符号，单击“确定”按钮，该符号就被输入到光标所在的位置。图3.32“插入特殊符号”对话框

3)使用输入法软键盘输入

(1)在Word中需要插入特殊符号时，可用鼠标右键单击如图3.33所示的输入法提示条右侧的“”小键盘按钮。

(2)在弹出的快捷菜单的“软键盘”菜单项中选择一种符号类别，比如“特殊符号”。

(3)在弹出的如图3.34所示的虚拟键盘(软键盘)中，单击所需的符号按钮，则该符号就会出现在当前光标所在位置。

(4)完成符号的插入后，单击输入法提示条上的“”按钮即可关闭虚拟键盘。图3.33输入法提示图3.34虚拟键盘3.1.5选定文本

1．使用鼠标选定文本

1)拖动鼠标选择任意范围的文本

把鼠标指针放到所要选定文本的起始位置，按住鼠标左键并同时拖动鼠标经过要被选定的文本；当反白显示的选定范围全部覆盖了欲选取的文本后，松开鼠标，这部分文字就被选定了。

2)双击选定词或词组

在文档的任意文本位置双击，可快速选定光标所在位置的一个词或词组。光标既可以停留在一个词的左边文字上，也可以停留在右边文字上，Word会自动分词并选定它。

3)选定一行和多行文本

(1)选定单行文本。选定某一整行文本，只需将鼠标移到该行的左侧、页面版心位置之外，当鼠标指针形状变为指向右上方的箭头“”后单击即可。

(2)选定多行文本。要选定多行文本，只要按上述方法选定首行文本后，向上或向下拖动鼠标即可。

4)垂直方向选定任意一块文本

在行的中间选取一个矩形范围文本的操作方法如下：将鼠标指针移到要选定的文本范围的左上角或右下角，按住Alt键不放，拖动鼠标，鼠标经过之处的文本就会被选定，如图3.35所示。

以上提到的只是Word文本选定的一些常规操作。下面把各种快速选定操作列表归纳整理，如表3.1所示，方便大家掌握。图3.35选定矩形范围内的文本表3.1快速选定操作

2．使用键盘选定文本

我们在文字输入过程中临时要选定文本时，并不一定非得使用鼠标，通过使用键盘的组合键同样能够实现灵活选定各种范围文本的目的。

组合键选定即将Shift、Ctrl等功能键和↑、↓、←、→、PageUp、PageDown等编辑键结合灵活选定文本，有关操作方法如表3.2所示。表3.2组合键选定操作

3．选择格式相似的文本

很多情况下，希望选定的对象并不在连续的范围中，比如不同级别的标题等，它们可能分散在文档的不同位置，如何才能选定这些不在连续位置的文本？使用Word2003中的“选择格式相似的文本”功能就可很方便地解决此问题。

将鼠标定位在带有某种格式的文本之间，比如某个标题，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选择格式相似的文本”选项，此时整个文档中具有相似格式的文本都将被选中。3.1.6文档的滚动和定位

编辑操作过程中，对于一屏显示不下的内容，可以通过滚动文档的方法让需要的内容显示出来；有时为了对特定位置的文字进行编辑，也要求滚动并找到指定的目标位置。通过鼠标和键盘以及“定位”选项都可以达到定位文档的目的。

1．用鼠标滚动和定位文档

用Word打开文档后，窗口的右侧有一个垂直滚动条。它由上方的正三角形滚动箭头“”、中间的滚动滑块“”、下方的倒三角形滚动箭头“”、前一页按钮“”、选择浏览对象按钮“”和下一页按钮“”组成。

用鼠标拖动滚动滑块滚动文档到合适的位置后，必须在当前屏幕的可视范围内任意一处单击鼠标左键，此时插入点的光标才会定位到这个位置。如果没有单击就直接输入文字，则由于插入点光标仍然在原来的位置，因而输入的字符会出现在未滚动前的位置。

注意：用鼠标单击垂直滚动条中的选择浏览对象按钮后，会出现如图3.36所示的扩展工具面板，在此可选择更多的浏览方式。图3.36扩展工具面板

2．用键盘滚动和定位文档

使用键盘滚动和定位文档也是编辑操作中经常要用到的技术。具体操作如表3.3所示。表3.3键盘滚动和定位文档的操作

3．使用“定位”选项定位文档

如果用户有定位要求，比如具体到哪一页、哪一节或哪一行等，就可以使用“定位”选项将光标快速跳转到指定的位置。有两种方法可以快速调用定位选项：

(1)在“编辑”菜单中选择“定位”选项。

(2)双击Word窗口底行状态栏中显示“××行××列”的位置。

使用上述方法会打开如图3.37所示的“查找和替换”对话框的“定位”选项卡，先在“定位目标”中选择一种定位方式，然后在右边输入希望跳转到的目标位置(如第16页等)，按回车或单击“定位”按钮后，即可快速定位到指定的位置。图3.37“查找和替换”对话框的“定位”选项卡3.1.7页面设置与打印

1．页面设置

1)打开页面设置对话框的两种方法

打印机要打印多大的页面，页面四周的边距有多大，这些都是通过页面设置选项来完成的。进行页面设置通常有两种方法。

方法一：单击“文件”菜单中的“页面设置”选项，即可打开“页面设置”对话框。

方法二：双击水平标尺的空白位置，也可快速调出“页面设置”对话框。

2)使用“页面设置”对话框

打开如图3.38所示的“页面设置”对话框，可看到“页边距”、“纸张”、“版式”和“文档网格”等选项卡。在该对话框中，可以对纸张的大小及方向、页边距、页码范围以及页眉与页脚的位置等进行详细的设置。操作时只需选择适当的项目或设置适当的数值即可。图3.38“页面设置”对话框

3)使用标尺快速进行页面设置

使用Word的水平标尺也可快速对页面设置的部分参数进行设置。

(1)更改页面左边距：用鼠标按住水平标尺的左缩进标记“”稍上方的空白位置，然后左右拖动鼠标，可快速设置页面的左边距。拖动鼠标时，标尺上会同步显示页面边距的数值。

(2)更改页面右边距：用鼠标按住水平标尺的右缩进标记“”稍上方的空白位置，然后左右拖动鼠标，可快速设置页面的右边距。拖动鼠标时，标尺上同样会同步显示页面边距的数值。

2．打印Word文档

如果系统中已经安装好了适当的打印机驱动程序，即可进行Word文档的打印操作。如果系统中没有安装任何打印机，则Word无论是执行打印预览，还是试图执行正式的打印操作，都可能会出现没有安装打印机的提示信息，同时预览的结果与实际的排版效果可能严重不符。因此，即使当前没有任何打印机，也必须任意选择一种打印机驱动程序安装好。

另外，打印预览的某些结果可能与所安装的打印机驱动程序有一定的相关性，比如某些打印机不支持较大幅面时，设置更大的纸张大小就可能存在问题。

1)打印预览

Word在页面视图模式下，其显示结果与打印效果已非常接近。但编辑模式下由于页面一些辅助元素(如回车符、段落标记等)的干扰，可能会让“所见即所得”的效果大打折扣。因此，正式打印文档之前进行打印预览，可以最接近真实地预览到最终的输出效果，最大限度地弥补排版中的缺陷。

打开打印预览窗口有两种方法：一是单击活动文档窗口“常用”工具栏中的打印预览按钮“”；二是执行“文件”菜单中的“打印预览”命令。

(1)调整打印预览的显示比例。

①鼠标单击快速缩放。进入打印预览状态后，直接在文档显示区域单击鼠标左键，可快速地在100%显示比例和预设的显示比例之间进行切换。

②工具栏设置显示比例。进入打印预览状态后，单击工具栏的“显示比例”按钮，展开如图3.39所示的显示比例下拉列表，其中已经预置了多种不同的显示比例，根据需要单击选定即可。

如果希望得到其他大小的显示比例，可以直接在工具栏的“显示比例”中输入所需的比例数值，然后按回车键。比如输入“78”后按回车键，即可得到78%的显示比例。图3.39显示比例下拉列表

(2)调整打印预览的显示页数。一篇较长的文档，如果希望从整体上预览一下它的最终打印效果，可以在打印预览时选择多页同时显示。

进入打印预览状态后，可单击并拖动工具栏上的多页显示按钮“”，在拖动鼠标的同时，屏幕上会给出一个如图3.40所示的多页显示示意图，同时会显示出“2×3页”之类的页数排列示意。当显示页数符合要求时，松开鼠标，屏幕上就可以同时预览指定页数文档。图3.40多页显示示意图

2)使用工具栏按钮快速打印文档

如果只需打印一份文档，而且打印范围为所有页面，选项为默认或按预先选定的打印机输出选项打印时，就可使用工具栏的打印按钮“”快速打印文档。

3)使用打印对话框打印文档

如果希望对打印过程和结果有更加详细的控制，就要通过“打印”对话框进行适当的设置。

在“文件”菜单中选择“打印”选项即可打开如图3.41所示的“打印”对话框。图3.41“打印”对话框下面所述的有关操作都是在“打印”对话框中进行的。

(1)指定打印机、页码范围和内容范围。

①指定打印机。如果系统中安装有多个不同的打印机(包括网络打印机)，则将文档打印到指定打印机时，只需在打印机名称下拉列表中选中所需的打印机即可。

②指定页码范围。默认时Word会打印整篇文档，但在实际工作中，我们可能并不需要将所有文档内容都打印出来，比如对某个页面内容进行了临时性的小修改，只需打印修改后的这一页；有时只需打印大文档中某一小节的几页，等等，此时就需要指定页码范围。●打印当前页：先将插入点光标定位到要打印的这一页；调出“打印”对话框后，选中“页面范围”下面的“当前页”单选项，然后按“确定”按钮，即可将光标所在的这一页打印出来。

●打印指定页码范围：先在编辑模式或打印预览模式浏览好文档内容，确定出将要打印的页码范围；然后调出“打印”对话框，选中“页面范围”下面的“页码范围”，并在后面的输入框中输入要打印的页码或设置页码范围时，半角逗号表示不连续的若干页面，比如“3，5，7”表示只打印第3、5、7页；半角减号(连字符)则表示连续的若干个页码，比如“5-12”则表示打印第5到第12页。

③指定打印的内容范围。默认时Word会打印指定范围内的所有页面。可以从“打印”右侧的下拉列表中选择只打印奇数页或偶数页，这在进行双面打印时非常有用。

(2)打印时实用的页面缩放功能。在Office2000以前的版本中，如果用户更改了纸张的大小，但希望保持原来的版面效果，则必须对整个文档的字号等进行重新设置，以便适合更改后的页面大小。较新版本的Office则支持打印时的页面缩放功能，这在很多情况下非常方便。

比如当前活动文档的页面设置是A4规格的纸张，如果要采用16开纸张，根本不需进行任何排版上的更改，只需在打印对话框的“缩放”选项中单击“按纸张大小缩放”右边向下的箭头，打开图3.42所示的纸张大小下拉列表，从中选择“16开(18.4×26厘米)”即可。图3.42纸张大小下拉列表通过前面的学习，我们掌握了输入、选定及定位等基本操作。本节将介绍Word2003的常规编辑操作，主要有插入、改写、删除、撤消、重复等。3.2编辑操作入门

3.2.1插入、改写和删除

1．插入

Word2003启动后默认处于插入状态。在现有的文本中以插入方式输入文字，则新输入的内容不会覆盖原有的内容，原有的内容自动向后挪动，为新插入的文本腾出空间。

如果用户当前已经处于“改写”状态，则必须退出改写模式后，才会进入到插入状态。

切换“插入”与“改写”状态的鼠标操作是：双击Word状态栏中的“改写”或“插入”二字，当“改写”(或“插入”)二字处于灰色的不可用状态时，则表明当前处于“插入”(或“改写”)模式。

2．改写

如果用户希望新输入的文本自动覆盖原有的文本，而不必先对原有的文本进行删除，此时可选择“改写”模式。

设置改写模式有三种方法：一是双击Word状态栏的“插入”字样并使“改写”二字为黑色可用状态；二是按Insert快捷键切换到改写状态；三是通过Word的选项设置来设定Word的“改写”状态。

通过选项设置设定“改写”状态的方法是：在“工具”菜单中选择“选项”选项，打开如图3.43所示的“选项”对话框的“编辑”选项卡，然后选中“编辑选项”下面的“改写模式”复选框，最后单击“确定”按钮即可。图3.43“选项”对话框的“编辑”选项卡

3．删除

删除内容是Word中最常用的编辑操作之一。除了以单个字符(或其他对象)为单位进行删除外，还可以先选定要删除的内容，然后批量一次性删除。

1)以单个字符或对象为单位删除

将插入点光标定位到要删除的文本或对象处，然后按键盘上的BackSpace键或Delete键。其中，BackSpace键将删除光标左侧的字符或对象，Delete键将删除光标右侧的字符或对象。操作时根据方便性灵活选择其中任意一种方法。

2)删除选定内容

如果要删除的内容较多，比如若干行或一个段落，可先选定要删除的内容，然后再进行删除操作。

(1)使用鼠标或键盘选定要删除的对象内容。

(2)执行以下任意一种操作均可：

①按键盘上的Delete键；

②按键盘上的BackSpace键；

③直接键入新的文本内容；

④用鼠标单击工具栏中的剪切功能按钮“”；

⑤在“编辑”菜单中选择“清除”菜单项的“内容”选项。3.2.2撤消、重复和恢复

1．撤消

编辑过程中，如果不小心执行了错误的操作，比如误删除了有用的内容，此时可使用Word的撤消功能纠正该误操作。

(1)使用“撤消”选项。当需要返回操作之前的状态时，在“编辑”菜单中选择“撤消”选项，即可返回到上一步操作之前的状态。如果要撤消多步操作，则重复使用“撤消”选项。

(2)使用工具栏“撤消”选项按钮。工具栏中的撤消按钮“”和恢复按钮“”其图标是一对方向相反的弯箭头。如果单击箭头右边向下的小三角形按钮，则可打开一个操作历史记录列表，最近的操作步骤按顺序在列表中显示出来，单击其中任意一步操作记录，就会返回到这一步操作前的编辑状态。

2．重复和恢复

1)重复

编辑过程中有时要执行大量相同的操作，比如制作表格时要在某些单元格中输入相同的内容等，使用Word的重复操作功能可以很方便地执行最近的一次操作，极大地提高编辑效率。

执行某个操作后需要重复这一步操作时，在“编辑”菜单中选择“重复”选项即可。

2)恢复

恢复操作与撤消操作刚好相反，使用撤消功能去除的操作可以用恢复操作再还原回来。

从本质上来说，上面提到的“重复”与这里提到的“恢复”其实在功能上是差不多的，只不过“重复”操作不一定非得是被撤消的操作。

恢复的操作方法及快捷键与重复操作完全相同。3.2.3移动和复制

移动和复制文本或对象也是编辑文档时常用的操作，可通过若干不同途径来完成。

1．移动

1)鼠标拖动法

Word2003支持在文档编辑界面直接拖动文本或对象的功能，但这种直接拖动对象的功能需要适当的设置才能使用。具体操作步骤如下：

(1)选定要移动的文本或其他对象，此时被选定区域将高亮显示。

(2)将鼠标指针指向被选定的文本区域，按下鼠标左键不放。此时鼠标箭头的下方会出现一个虚线方框，并且平时是黑色的“Ⅰ”字形插入点光标也会变成虚线的“”形光标。

(3)按钮鼠标不放，拖动到新的插入位置，然后松开鼠标左键。此时被选取的对象就会被移动到这个新的位置。图3.44“选项”对话框“编辑”选项卡

2)启用“拖放式文字编辑”的设置方法

如果你的Word不支持上述用鼠标拖动文本的编辑操作，请按以下步骤进行设置：

(1)在“工具”菜单中选择“选项”选项，打开“选项”对话框。

(2)单击“编辑”选项卡，如图3.44所示，选中“编辑选项”下面的“拖放式文字编辑”复选框即可。

3)剪切、粘贴法

上述拖放式编辑在小范围内进行文本移动确实很方便，但如果移动的范围较大，即要把文本移到较远的位置时，拖放的方法就不太好用了，稍不小心就会找不到正确的位置。此时可以使用剪切、粘贴法。

(1)选定要移动的文本。

(2)单击“常用”工具栏中的剪切按钮“”，或在“编辑”菜单中选择“剪切”选项，或用“Ctrl+X”快捷键。

(3)把光标移到要插入文本的目标位置，单击“常用”工具栏中的粘贴按钮“”，或在“编辑”菜单中选择“粘贴”选项，或用“Ctrl+V”快捷键，被选定的文本就被移动到目标位置了。

2．复制

复制操作和移动操作在步骤上是非常相似的。

1)鼠标拖动法

选定要复制的文本，按住Ctrl键不放，将选定的文本拖到要复制的位置后，再松开鼠标。

2)复制、粘贴法

选定要复制的文本，单击“常用”工具栏中的复制按钮“”，将光标定位到要插入文本的位置，然后单击“常用”工具栏中的粘贴按钮“”。

注意：每次需要执行复制或粘贴操作时，也可单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”或“粘贴”选项即可。

3．“选择性粘贴”的妙用

当从网页中复制大量带有各种格式的文本和图像然后粘贴到Word文档中时，即便是目前最主流的机器，系统的响应速度也会非常缓慢。此时如果使用“选择性粘贴”操作，则系统响应速度就非常快。

选择性粘贴适合于从其他应用程序向Word中粘贴文本或其他对象。具体操作步骤为：

(1)从Word或其他应用程序中复制内容到剪贴板。

(2)切换到Word，并将光标定位到要粘贴文本或其他对象的目标位置处。

(3)执行“编辑”菜单中的“选择性粘贴”选项。

(4)出现图3.45所示的“选择性粘贴”对话框后，在“形式”列表中选择其中的一种粘贴方式，比如“无格式文本”，最后单击“确定”按钮即可。图3.45“选择性粘贴”对话框

4．使用剪贴板工具

在“编辑”菜单中选择“Office剪贴板”选项，即可打开如图3.46所示的剪贴板任务窗格。只要我们在Word2003甚至其它应用程序中进行了复制、剪切操作，则复制或剪切的文本或对象就会被放入Office的剪贴板中。

(1)粘贴单个对象的方法是：先将光标定位到需要粘贴文本或其他对象的位置，然后单击Office剪贴板中的相应的对象。

(2)全部粘贴的方法是：先将光标定位到需要粘贴文本或其他对象的位置，再单击Office剪贴板任务窗格上部的“全部粘贴”按钮。图3.46剪贴板任务窗格注意：(1) Office剪贴板中至多可存放文本、表格、图像等对象内容24个。超出这个数目的对象，将被按照“先进先出”的方式从剪贴板中清除。

(2)Office的剪贴板内容可以被所有Office组件所共享，比如在Word中复制的内容，切换到Excel或FrontPage中也可以粘贴使用。

(3)如果希望对Office剪贴板进行灵活控制，则只需单击Office剪贴板任务窗格最下方的“选项”按钮，然后在弹出的菜单中选择适当的选项即可。

(4)不同Word文档之间的复制操作步骤与文档内部的复制粘贴操作相似，其不同之处在于操作过程中需要在不同文档之间进行切换。3.2.4字体排版

输入文本内容后，接下来就是对版面进行编排，其中包括对字体的格式化和对段落的格式化两大方面。本小节先介绍Word中的几种字体格式化操作。

字体排版操作的对象主要是单个或多个字符，即以“字符”为单位；而后文将提到的“段落”排版的对象是一个段落或多个段落，即以“段落”为单位。

选择恰当的字体格式可以美化文档，增强文档的层次感，提高可读性。字体排版的主要内容包括字体的选择(如宋体或黑体等)、字号(如五号字或四号字等)、字形(如是否倾斜或加粗等)、字符间距(即字符之间的疏密)等。

1．通过工具栏设置字体

1)字体设置

Word中默认的中文字体是宋体，英文字体是TimesNewRoman。通过以下步骤可以修改字体的样式。

(1)选定文档中需要更改字体的内容，比如“办公网络”。

(2)在“格式”工具栏中单击字体列表框(其中默认有“宋体”字样)右侧向下的三角箭头，将弹出如图3.47所示的“字体”下拉列表。

(3)选中要设置的字体，比如“黑体”，此时被选定的“办公网络”就被设置成了黑体字。

(4)单击任意位置取消选定状态。图3.47“字体”下拉列表

2)字号设置

设置字号就是设定字符的大小，通常大家所说的“五号字”、“二号字”指的就是字号。

文档中根据内容的需要设置不同的字号可增强文章的层次感和可读性。通过“格式”工具栏设置字号的步骤是：

(1)先选定要更改字号的文本内容，比如“办公网络”。

(2)单击“格式”工具栏中“字号”列表框右侧的小三角箭头，打开如图3.48所示的“字号”下拉列表。

(3)找到所需的字号后单击，比如单击“五号”，即可将所选的文字设置为五号字。图3.48“字号”下拉列表“格式”工具栏中的“字号”下拉列表中有两种不同的字号表示方法：一种是用中文数字表示的字号，其数字越小，相应的字符尺寸就越大，比如一号字要远大于五号字；另一种是以阿拉伯数字表示的磅(1磅 = 0.3534 mm)，其数字越大，则相应的字符尺寸也越大。

3)字形设置

字形是指字体的风格样式。Word2003中的字形设置主要有加粗、倾斜、下划线、边框、底纹以及字符缩放等，设置步骤如下：

(1)选定要设置字形的文本。

(2)在“格式”工具栏的“”(加粗)、“”(倾斜)、“”(下划线)、“”(边框)、“”(底纹)和“”(字符缩放)中选择一种字形样式即可。如果字形按钮附带有向下的小三角箭头(如下划线和字符缩放)，则单击该小三角箭头可以显示更多的选项，选择其中所需的一种样式即可。

2．使用字体对话框设置字体

除了可以通过工具栏快速设置字体外，如果希望有更多的设置选择，还可以使用“字体”对话框进行高级字体设置。

(1)选定要设置字体的文本。

(2)在“格式”菜单中选择“字体”选项，或者用鼠标右键单击所选文本，在弹出的快捷菜单中选择“字体”选项，打开图3.49所示的“字体”对话框。图3.49“字体”对话框

(3)根据需要选择和设置各选项，设置的同时对话框的预览框中会同步显示样例文本。当显示效果满意时，按“确定”按钮即可完成对选定文本的字体设置。

从图3.49中可以看出，使用“字体”设置对话框可以有更加丰富的选项设置内容。与使用工具栏设置字体相比，此处还可以设置下划线颜色、着重号、空心、阴文或阳文、字符间距等，基本上各种与字体相关的设置都可以在此对话框中找到。

3．使用“其他格式”工具栏或“格式”菜单的“中文版式”菜单项设置特殊字体样式

前述的各种字体设置能够满足大多数场合的需要，但有时用户也可能有更多、更特殊的字体格式要求，此时可用Word2003的“其他格式”工具栏进行设置。

1)打开“其他格式”工具栏

用鼠标右键单击窗口工具栏或菜单栏的任意位置，在弹出的快捷菜单中选择“其他格式”选项，打开如图3.50所示的“其他格式”工具栏。图3.50“其他格式”工具栏

2)使用“其他格式”工具栏或“格式”菜单的“中文版式”菜单项设置字体格式

(1)拼音指南。Word支持对中文汉字字符自动标注拼音，使用“其他格式”工具栏或“格式”菜单的“中文版式”菜单项中的“拼音指南”选项即可实现该功能。

①输入并选定要标注拼音的文字，比如“时代弄潮IT世界”。②单击“其他格式”工具栏中的拼音指南按钮“”或在“格式”菜单的“中文版式”菜单项中选择“拼音指南”选项，打开如图3.51所示的“拼音指南”对话框。

默认情况下，拼音指南已经自动为每个字符标注了标准拼音，如果用户认为某些文字的读音不准确，则可以在“拼音文字”下面的文本框中修改(输入拼音符号的方法请参阅前文特殊符号输入的相关内容，建议使用输入法软键盘输入)。如果修改后仍然希望查看其标准读音，则单击“默认读音”按钮即可还原到默认的标准拼音。对话框的下部可以设置拼音的字体、字号。“对齐方式”和“偏移量”一般情况下不需设置，因为程序已经对其进行了自动设置。

如果单击“组合”按钮，则选定的文字以及自动标注的拼音会被组合为一个整体，无法以单个字符为单位进行编辑了。因此，一般情况下可以在设置好字号后直接单击“确定”按钮。

设置好的拼音标注状态如图3.52所示。Word的拼音标注功能比较智能化，如果文本中夹杂有英文字符，则不会对其进行标注，自动跳过英文字符。图3.51“拼音指南”对话框图3.52设置好的拼音标注状态

(2)合并字符。有时需要让字符在同一行内与其他文本在一起但分成上下两排显示，比如一些公文的并列落款单位名称等，此时就用得上Word的合并字符功能。假如我们要将“合并字符”这四个字放到一行的上下两排，具体操作步骤如下：

①输入要被合并的字符，最多不能超过6个汉字，例如输入“合并字符”四个字，输入后选定这四个字。②单击“其他格式”工具栏中的合并字符按钮或在“格式”菜单的“中文版式”菜单项中选择“合并字符”选项，打开如图3.53所示的“合并字符”对话框。

③在“文字(最多六个)”文本框中输入或编辑要合并的字符，如果上一步已经输入并选定，则这里就不必输入。在字体和字号列表框中选择好字体和字号，比如字号为9(磅)，最后单击“确定”按钮，合并后的效果如图3.54所示。图3.53“合并字符”对话框图3.54合并字符后的效果

(3)带圈字符。在Word2003中还可以输入多种带圈的字符，这在制作某些标记时非常有用。这里以制作一个带圈的“验”字为例。

①先输入要加圈的“验”字，然后拖动鼠标选定它。也可不事先输入而在下一步再输入。

②单击“其他格式”工具栏中的带圈字符按钮“”或在“格式”菜单的“中文版式”菜单项中选择“带圈字符”选项，打开如图3.55所示的“带圈字符”对话框。③在“圈号”列表中选择一种外圈样式；再在“样式”中选择一种样式，一般选择“缩小文字”或“增大圈号”，其各自的效果可参看对话框中给出的示意图。设置完毕，单击“确定”按钮，带圈字符就设置成功了。

按照上述步骤分别设置了四种不同的带圈字符，其效果如图3.56所示。图3.55“带圈字符”对话框图3.56四种不同的带圈字符效果

4．中文简、繁体转换

中文汉字有简体和繁体之分，Word可以很方便地对文本进行简体或繁体转换。

Word的简、繁体转换功能根据选定对象的不同，所产生的效果也不同。如果执行转换操作前事先选定了部分文本，则执行转换选项后只会对选定的文本生效；如果不选定任何字符或者选定全部字符，执行转换选项后就会对全文的字符生效。具体转换步骤如下：

(1)选定要转换的文本，如果要对全文转换则可以不选择任何文本。

(2)单击“格式”工具栏中的中文简繁转换按钮“”(注意按钮右侧向下的小三角箭头，单击后可选择是转换为简体还是繁体)，选择要转换的字符格式，则选定文本就被转换为指定的格式。

5．复制字符格式

如果文档中有多处不连续的文本需要设置为相同或相似的格式，要是一处一处地设置则极其麻烦，有时还易出错。在Word中支持格式的复制。复制字符格式就是指仅仅复制来源处的字符的设置样式，而不会复制字符文本本身。

(1)对需要设置格式的文本进行各种格式设置，以此作为源样本。

(2)选择一个或多个源文本中的字符，即选取一些文本进行“取样”。

(3)单击“常用”工具栏中的格式刷按钮“”，此时格式刷将变成“”的形状。

(4)将鼠标移动到要被格式化的目标文本位置，按住左键拖动，此时凡是鼠标经过的文本都会自动变为与来源处文本相同的格式。

说明：默认情况下，单击一次格式刷按钮后只能进行一次格式复制操作，操作完成后格式刷会自动取消；如果希望能够连续多次在不同位置使用格式刷，则可双击格式刷，这样拖过一处后格式刷仍然有效，还可继续拖过下一处。如果不需要格式刷了，可以再次单击格式刷按钮，或者按Esc键。3.2.5段落排版

前面介绍的字体排版的主要对象是一个或若干个字符，而段落排版的对象是整段的文字。也就是说，针对段落的一切设置，都作用于整个段落，而不只作用于段落中的部分字符，这是段落排版与字符排版的主要区别。

段落排版的具体内容主要是设置整个段落的外观样式，比如对齐方式、行间距、段间距、段前间距、段后间距、首行缩进、大纲级别、换行和分页等。学习排版操作之前先要理解几个重要的概念：左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。

(1)缩进：指段落内为了显示上的美观或者排版的层次需要，让段落的左侧、右侧或者段落的第一行在版心范围的基础上向右或者向左移动若干距离。

(2)左缩进：即整个段落相对于版心位置向右移动的距离。

(3)右缩进：即整个段落相对于版心位置向左移动的距离。

(4)首行缩进：即每段第一行向右移动的距离或者字符个数，多用于中文文档的排版中。习惯上中文文档排版时每段首行向右空两个字符的位置。

(5)悬挂缩进：与首行缩进相反，段落的第一行向左伸出左缩进的范围之外。这种格式一般使用较少。

1．通过“格式”工具栏进行段落排版

Word的“格式”工具栏中提供了段落排版所需的常用选项，能够满足一般的使用需要。

1)使用“格式”工具栏排版

使用“格式”工具栏排版的操作步骤如下：

(1)选定需要进行段落格式设置的段落。与选定文本不同，选定段落时，由于其单位是整个段落而不是单个字符，因此并不需要用鼠标将整个段落的文字全部选定，而只需将“Ⅰ”字形插入点光标放在段落中的任意位置即可。当然，如果选定了段落中的部分甚至所有文字，在设置段落时仍然有效，只不过生效的也仍然是整个段落，而不是被选定的文本。

(2)在“格式”工具栏中，单击相应的段落格式按钮，此时该段落就被设置为该按钮对应的格式。

Word2003的“格式”工具栏中，默认的段落排版按钮依次有：两端对齐“”、居中对齐“”、居右对齐“”、分散对齐“”、行间距“”、项目符号“”以及缩进调整等。

2)设置段落的对齐方式

(1)两端对齐：保持文字在每行两端自动对齐。当行中出现标点符号及其他半角字符时，Word会自动根据默认的排版禁则，适当拉松或压缩字符之间的间隙，从而做到每行的两端都能够整齐划一。两端对齐的排版效果如图3.57所示。

当文本不足排满一行时，两端对齐不会拉伸文本到右端，注意这与下面将要谈到的“分散对齐”有所区别。

两端对齐是编辑普通文档时使用最多的一种段落格式。图3.57两端对齐排版效果

(2)居中对齐：文本以文档段落中左右缩进之间的中点为中心分别向两端延伸，此时不管字符个数是奇数还是偶数，Word都能够自动计算出它们的中间位置并居中显示和打印。居中对齐的排版效果如图3.58所示。

居中对齐多用于文档标题的排版。图3.58居中对齐排版效果

(3)居右对齐：文本以行的右侧为基准进行对齐。如果文本不满一行，则右侧是紧靠右缩进位置的，左侧有多少字符就向左延伸到什么位置，不进行额外的样式调整。居右对齐的排版效果如图3.59所示。

居右对齐通常适用于文档的落款，比如署名、单位、日期等。不过，完全的居右对齐在排版时并不美观，有时我们还得结合右缩进(后文有介绍)，使居右对齐的文本看起来并不完全偏向文档页面右侧。图3.59居右对齐排版效果

(4)分散对齐：以左缩进和右缩进为依据，让每行内的文本在行内等距离分散排列。特别是当行内文本数量较少时，分散对齐的排版效果很明显，如图3.60所示。

分散对齐多用于表格内的段落排版，通过对多个单元格同时设置分散对齐格式，可以使文字数量不相等的各个单元格自动平均分布字符在单元格中的位置，从而实现两端整齐划一的效果，如图3.61所示。图3.60分散对齐排版效果图3.61分散对齐用于表格排版

3)使用“格式”工具栏设置段落的行间距

“格式”工具栏中的行间距按钮“”可以快速设置段落内的行间距。单击该按钮右侧的下拉列表箭头，可展开一个行间距下拉列表，从中选择从1.0～3.0倍的行间距，以0.5倍行间距作为公差单位。

如果现有的行间距大小仍然不能满足要求，可选择列表最下边的“其他”选项，此时将打开如图3.62所示的“段落”对话框，在“行距”右侧的“设置值”框中输入更加精确的数值，比如1.63等，从而得到更精确的行间距。图3.62“段落”对话框

4)设置自动编号或项目符号

有时需要在不同段落前面添加编号或项目符号，如果用键盘一一输入编号，一方面较麻烦，另一方面如果对段落进行了删减，则又得重新编号，极其不便。使用Word的自动编号或项目符号功能就可以轻松解决这个问题。下面以设置自动编号为例进行说明，项目符号的使用、设置与自动编号设置基本相同，不再赘述。使用“格式”工具栏实现自动编号的步骤如下：

(1)如果已经输入了一段文字，则请将插入点的“Ⅰ”形光标放在该段文字内。

(2)直接单击“格式”工具栏上的编号按钮“”，此时光标所在的段落应被自动添加上一个编号。

(3)该段落输入或编辑完毕，按回车键换行重起一段，则此时这一段的开头位置就会自动出现顺序的编号。此后只要每段输入完毕按回车键，段落前面就按顺序自动出现编号，效果如图3.63所示。

使用自动编号的好处是不易出错，而且如果用户删除或添加了一些段落，则这些段落的编号会自动进行调整。图3.63段落的自动编号效果

5)增加或减少段落缩进

根据排版的需要，有时需使段落增加或减少缩进量，通过“格式”工具栏也可很方便地实现此功能。

(1)将插入点的“Ⅰ”形光标定位到要设置的段落的任意位置。

(2)根据排版需要单击“格式”工具栏中的减少缩进量按钮“”或增加缩进量按钮“”。每单击一次，段落的缩进量就会默认移动1个字符的位置，直到满意为止。

2．通过“格式”菜单选项进行段落排版

上面使用“格式”工具栏设置段落格式的方法虽然快捷，但毕竟功能受到许多限制。如果希望设置更多的段落格式，就要用到“格式”菜单中的“段落”选项。

(1)将插入点的“Ⅰ”形光标定位到要进行设置的段落的任意位置。

(2)在“格式”菜单中选择“段落”选项，打开如图3.62所示的“段落”对话框。

(3)根据排版需要在对话框中进行参数选择或更改，完毕后按“确定”按钮即可。

技巧：“段落”对话框中的设置项目非常多，但有时用户的某些要求它仍然无法达到，比如设置首行缩进3.5厘米，而对话框中的默认单位却是“字符”，这时可选定并删除设置框中的“字符”字样，输入需要的单位(比如“厘米”)和适当的设置值即可。

3．通过右键快捷菜单进行段落排版

(1)将光标置于要设置的段落中。

(2)单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”选项，将弹出如图3.62所示的“段落”对话框，其设置步骤与上文所述一致，此处不再赘述。

4．复制段落格式

如果文档中有多个不连续的段落需要设置为相同或相似的格式，则仍然可以像复制字体格式那样，用格式刷复制段落的格式到其他段落中。复制段落格式也只会复制来源处的段落的设置格式，而不会复制来源段落的具体文字内容。3.3.1查找与替换文本

Word2003的查找和替换功能既可以查找和替换普通文本，也可以查找或替换指定的带有固定格式的文本，还可以查找或替换诸如字符格式、段落标记、域或图形之类的特定对象。它支持使用通配符(如“Word*”或“张?”)进行查找。另外，在编辑英文文档时，该功能还可以查找和替换单词的各种形式，在替换的同时自适应地变换为单词的过去式、过去分词等形式。3.3高效的编辑排版操作

1．普通文本的查找

1)基本查找操作

比如要在当前文档中查找“费时费力”，则操作步骤如下：

(1)在“编辑”菜单中选择“查找”选项，或者按“Ctrl+F”快捷键，屏幕将弹出如图3.64所示的“查找和替换”对话框。

(2)在“查找内容”文本框中输入所要查找的文本内容：“费时费力”。图3.64“查找和替换”对话框

(3)按回车键或者单击“查找下一处”按钮，Word就会将光标定位到第一个查找到的指定词语的位置。

①如果希望再查找其余部分的内容，则继续单击“查找下一处”按钮；

②如果关闭了查找对话框，则按“Shift+F4”键也可继续执行查找下一处的操作；③如果希望在查找的同时，将找到的内容全部一次性选定，则可选中“查找和替换”对话框中的“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框，根据需要在其下面的列表中选择查找范围，然后再单击“查找全部”(即原来的“查找下一处”)按钮，Word就会在找到指定范围内所有目标的同时，自动选定找到的全部内容。

④按Esc键可以取消当前的查找操作。

2)高级查找操作

上述查找操作只针对简单的文本，如果需要查找特殊格式的文本，或者要查找一些键盘上无法输入的特殊标志，如分栏符、图形等，则必须使用高级查找模式。

打开如图3.64所示的“查找和替换”对话框后，单击“高级”按钮，此时将在对话框下部弹出如图3.65所示的附加对话框，同时“高级”按钮自动变成“常规”按钮。在附加对话框中，有关选项简要说明如下。图3.65“查找和替换”对话框的附加对话框

(1)区分大小写。该选项在编辑英文文档时使用较多。例如查找时，“Word”与“word”分开对待，并不认为是相同的词。

(2)使用通配符。通配符主要有两种，用来代替一个或多个不确定的字符。其中，“?”代表相应位置的任意一个字符；“*”代表相应位置的任意个连续字符。

例如需要在文档中查找一个人的姓名，但只知道他叫冉某某，具体名字记不清了，此时就可以将“冉??”或“冉*”作为查找内容进行查找；如果知道这个人名叫“冉×红”，中间的那个字不知道，则可以将“冉