《高级文秘与办公自动化》课件第3章

第一节网络办公基础第二节电脑的构成 第三节打印机的使用第四节扫描仪的使用第五节传真机的使用第六节复印机的使用第七节投影仪的使用

1．网络办公的组成

网络办公涉及四个方面：办公人员、办公信息、办公流程和办公设备。

1)办公人员

办公人员包括高层领导、中层干部、办公室工作人员等。

2)办公信息

办公信息是各类办公活动的处理对象和工作成果。

第一节网络办公基础

3)办公流程

办公流程是有关办公业务处理、办公过程和办公人员管理的规章制度、管理规则，它是设计办公自动化系统的依据之一。

4)办公设备

办公设备包括传统的办公用品和现代的办公设备，它是决定办公质量的物质基础。2．网络办公的功能

1)公文管理

2)会议管理

3)部门事务处理

4)个人办公管理

5)领导日程管理

6)文档资料管理

7)个人权限管理

8)业务信息管理3．网络办公的内容

1)电子公文管理

(1)公文电子处理技术。

(2)电子表格和数据处理技术。

(3)电子报表技术。

(4)电子邮件技术。

(5)信息检索与传输技术。2)综合办公

3)远程办公

(1)电子公文。

(2)远程教育。

(3)视频会议。

4．网络办公的作用

网络办公改变了过去复杂、低效的手工办公方式，实现了迅速、全方位的信息采集和信息处理，为单位的管理和决策提供了科学的依据。

(1)可以极大地提高工作效率。

(2)可以节约运营成本，包括时间和纸张。

(3)可以规范单位管理，通过网络办公可以把工作流程变得井然有序。

(4)可以提高企业竞争力、凝聚力。

(5)可以使决策变得迅速科学。

1．认识电脑

电脑也称为个人计算机，是网络办公最普及的一种计算机。

计算机主机内部组成及连接如图3.2所示。第二节电脑的构成图3.1电脑图3.2计算机机箱内部组成

1) CPU(中央处理器)

CPU(CentralProcessingUnit)又称中央处理器，是计算机系统的核心部件，其典型代表有Intel公司的Pentium4和PentiumD、AMD(超微)公司的Athlon64CPU，其中以Intel公司的产品为市场主导。

图3.3所示为两款CPU外形及插座。图3.3CPU的示意图

2)总线结构

微型计算机的系统总线从功能上分为地址总线、数据总线和控制总线三种。

地址总线。

数据总线。

控制总线。

3)内存

内部存储器简称内存，是计算机的基本硬件设备之一。内存的大小及其时钟频率直接影响到电脑运行速度的快慢。目前市场上最常见的是SDRAMDDR内存，容量有256MB、512MB和1GB，时钟频率也有333MHz、400MHz和DDRⅡ533MHz等，内存及主板上的内存插槽如图3.4和图3.5所示。图3.4DDRⅡ533MHz内存图3.5主板内存插槽

4)硬盘

硬盘是计算机最主要的存储设备，计算机使用的绝大多数文件以及人们建立的各种文档，都存储在计算机硬盘中，如图3.6所示。

(1)硬盘的接口类型。

(2)硬盘的容量。

(3)硬盘的转速。

硬盘转速越高，数据存取的速度就越快。图3.6硬盘示意图

5) U盘

U盘的体积小，存储速度快，容量有128MB、256MB、512MB、1GB甚至更高。如图3.7所示。

6)光盘和光驱

光盘是一种容量相对更大的外部存储器，也是目前电脑上使用最普遍的光存储器，如图3.8所示。光驱也称为光盘驱动器，用来读取光盘中的数据，是多媒体电脑的重要组成部分，如图3.9所示。图3.7U盘图3.8光盘

图3.9光驱

7)主板

主板是整个电脑内部结构的基础，负责连接其他配件，协调它们的工作。

主板是电脑系统中最大的印制电路板，由印制电路板、CPU插座、控制芯片、COMS只读存储器、Cache存储器、各种扩展插槽、键盘插座、各种连接插座和各种开关及跳线组成，如图3.10所示。图3.10主板

(1) CMOS只读存储器。

(2) I/O扩展插槽。

(3)外围设备连接口。主机与外部设备通过外设接口连接。目前主板上一般都设有两个串行接口(COM1和COM2)、两个并行接口(LPT1、LPT2)、新型通用串行总线接口(USB)以及鼠标、键盘接口，如图3.13所示。通常打印机连接在LPT1上，鼠标、键盘连接在PS/2接口上，扫描仪、数码相机、U盘、MP3连接在USB接口上，如图3.11所示。图3.11外设接口类型

8)输入设备

输入设备是向计算机输入程序、数据和命令的部件。

(1)键盘。目前微型计算机的标准键盘有101(或104)键盘，如图3.12所示。

(2)鼠标器。鼠标有三个按钮的和两个按钮的，按照从左到右的排列，分别称为左键、中间键和右键，中间键通常在上网或编辑文档时使用，一般使用的是鼠标左键和右键，如图3.13所示。图3.12键盘图3.13鼠标

9)显卡

显卡(显示卡的简称)的基本作用是控制电脑的图形输出，也称为图形加速卡，是CPU和显示器之间的桥梁。显卡通常安插在主板的AGP插槽中，目前也有相当一部分主板直接集成显卡。显卡如图3.14所示。

显卡的性能参数主要是接口类型和显存。显卡的接口类型主要有PCI和AGP两种，其中以AGP接口为主；AGP又分为AGP2X、AGP4X、AGP8X等，其主要性能如表3-1所示。图3.14显示卡表3-1AGP显卡主要性能

10)输出设备

显示器是计算机必备的输出设备，显示器和显卡一起构成了电脑的显示系统。

显示器有CRT显示器(阴极射线管显示器)和LCD显示器(液晶显示器)两种。显示器的主要性能指标包括：分辨率，分辨率越高图像越清晰，效果越好；刷新频率，刷新频率越高稳定性越好。显示器如图3.15所示。图3.15显示器

11)机箱

机箱是主机的外壳，电脑在运行过程中所需的主要部件如主板、硬盘、光驱、软驱、内存、显卡和声卡等都安装在机箱中。机箱的作用主要是保护和固定电脑部件，屏蔽电磁辐射，保护人体健康。电脑机箱主要分为卧式和立式两种样式。图3.16所示为立式机箱。

12)电源

电源如图3.17所示。图3.16机箱图3.17电源

13)声卡

声卡如图3.18所示。

14)音箱

音箱如图3.19所示。图3.18声卡

图3.19音箱

2．实践练习

(1)计算机硬件系统的装配。

(2)计算机及外设的连接方法。

步骤：

(1)计算机硬件系统的装配。

①在机箱内安装电源并固定好。

②在机箱内安装光驱、硬盘和软驱。

③安装主板。

将安装完内存与CPU的主板装入机箱内，固定好底板螺钉，如图3.20、图3.21和图3.22所示。图3.20CPU插座图3.21CPU风扇图3.22内存条插座安装电源线。

连接数据线。数据线有两种，一种是硬盘和光盘驱动器的数据线，另一种是软盘驱动器数据线。软盘驱动器数据线一端接主板的软驱接口，一端接软盘驱动器。硬盘数据线一端接主板的主IDE1接口，一端接硬盘。光盘数据线也是一端接主板IDE2接口，一端接光盘。主板与各部件的连接如图3.23所示。图3.23主板与其他部件的连接安装显示卡。

将AGP显卡插入棕色的AGP插槽中，并用螺钉固定，如图3.24所示。

参照主板说明书，将主机箱上的总电源开关、电源指示灯、硬盘指示灯、复位键、PC喇叭接线接在主板上。

(2)计算机及外设的连接方法。具体连接如图3.25所示。

图3.26所示为机箱背后的接口示意图。图3.24PCI插槽图3.25机箱背面接口与外设连接图3.26主板与外部设备的连接

1．打印机的类型

打印机的外观形状千差万别，但根据打印机的工作原理，可将打印机分为针式打印机、喷墨打印机、激光打印机、热转固体彩色打印机和绘图仪等五种类型。

1)针式打印机

如图3.27所示的针式打印机靠打印头上的打印针撞击色带而在纸上留下字迹。根据打印头使用打印针的数量，针式打印机可分为9针、12针和24针打印机。第三节打印机的使用图3.27针式打印机

2)喷墨打印机

如图3.28所示的喷墨打印机是目前使用最多的打印机类型，主要利用喷墨头把细小的墨滴喷到打印纸上，墨滴越小，打印的图片就越清晰。图3.28喷墨打印机

3)激光打印机

如图3.29所示的激光打印机无论是在打印品质、打印速度还是噪声大小等方面都远远优于针式和喷墨打印机，所以在打印机市场占有很大份额。激光打印机分为黑白和彩色两种类型。图3.29激光打印机

4)热转换固体彩色打印机

如图3.30所示的热转换彩色打印机以其极特殊的色彩还原性能，可使用户获得真正亮丽的真彩照片效果，其输出品质令彩色喷墨打印机也望尘莫及。

5)绘图仪

如图3.31所示的绘图仪是一种输出图形硬拷贝的输出设备，绘图仪可以绘制各种平面、立体的图形，已成为计算机辅助设计(CAD)中不可缺少的设备。图3.30热转换固体彩色打印机图3.31绘图仪

2．打印机的安装

要使用打印机，首先必须安装打印机。打印机的安装包括硬件的连接及驱动程序的安装，只有正确连接硬件并安装了相应的打印机驱动程序之后，打印机才能正常工作。

1)打印机的硬件连接

2)安装打印机驱动程序

(1)单击菜单【开始】→【打印机和传真】，打开【打印机和传真】窗口，如图3.33所示。图3.32打印机数据线及连接图3.33打印机和传真窗口

(2)双击【添加打印机】，打开【添加打印机向导】对话框，如图3.34所示。

(3)单击【下一步】按钮，继续添加打印机的操作，如图3.35所示。

(4)选择打印机通讯端口，一般保持默认设置即可，单击【下一步】按钮，打开对话框，如图3.36所示。图3.34添加打印机向导图3.35本地和网络打印机图3.36选择打印机端口

(5)在该对话框的【厂商】列表框中选择打印机的生产厂商，在【打印机】列表框中选择打印机的型号后，单击【下一步】按钮，打开如图3.37所示的对话框。

3．打印机的日常维护和维修

(1)打印效果与预览不同。

(2)打印字迹不清晰。

(3)无法打印大文件。

(4)选择打印后打印机无反应。

(5)打印不完全。图3.37选择打印机厂家和类型

4．停止、取消打印

在打印过程中，需要停止、取消打印也是经常遇到的事情，排除方法是：双击系统任务栏右端的打印图标，弹出打印队列窗口，在窗口中选择需要停止、取消打印的文档名，单击打印机菜单可以选择暂停打印命令、取消文档打印等操作，如图3.38和图3.39所示。图3.38打印任务列表窗口图3.39打印任务删除窗口

5．实践练习

(1)在Word中打开要进行打印的文件。单击【常用】工具栏上的【打印预览】按键，屏幕进入【打印预览】模式。

(2)如果对文档的预览效果完全满意，则选择【文件】菜单的【打印】命令，如图3.40所示。

(3)单击【确定】按钮，即开始打印。图3.40【打印】对话框图3.41检查打印进度如图3.42所示的扫描仪是一种光机电一体化的高科技产品，可以将各种形式的图像信息输入到计算机中。

1．安装扫描仪常用的工具软件

OCR识别软件是扫描仪必备的软件之一，其功能主要是将图像中文本转化成电脑中的文档资料，以减轻录入工作。在应用OCR软件时，扫描的正确率不仅与OCR软件有关，而且与其设置参数有关，设置参数不同，扫描出来的效果也不同。尚书六号软件的窗口如图3.43所示。第四节扫描仪的使用图3.42扫描仪示意图图3.43尚书六号汉字识别窗口

2．设置扫描分辨率

图像分辨率的高低直接影响图像的清晰度，也影响图像文件的大小。分辨率越高，图像越清晰，文件也就越大。

3．选择扫描区域

在扫描图像时，可以根据需要选择要扫描的区域，这样既可节省扫描时间，也可避免扫描后再裁剪图像。

4．保存图像文件

5．文字识别

6．实践练习

1)扫描文件(图像或文本)

2)利用OCR文字识别系统进行文字识别

(1)打开文字识别系统软件，如图3.44所示。

图3.44尚书六号汉字表格识别系统如图3.45所示的传真机在日常办公事务中发挥着非常重要的作用，通过它可以不受地域限制地发送信息，而且传送速度快、接收的副本质量好、准确性高，现已成为现代办公传递信息的重要工具之一。第五节传真机的使用图3.45传真机

1．传真机的操作

1)发送传真

2)接收传真

2．数码传真机介绍

数码传真机独有收发传真不用纸张、不用耗材、免维修，传真群发、批阅转发、电脑签章，电脑自动保存传真件，电脑关机收发，语音留言、异地提取，不用上网直传电子文件等功能，并且操作简单，如图3.46所示。图3.46数码传真机连接模式

3．实践练习

1)发送传真

2)接收传真

(1)打开记录纸盖，按正确方向放入纸卷，然后盖上记录纸盖。

(2)按【接收模式】按钮，设定“接收模式”为“自动接收”。复印机可分为彩色复印机和单色复印机两种，通常使用的多数为单色复印机，如图3.47所示。

此外，现在还出现了可以集复印、打印、扫描、互联网传真和一些精选的纸张处理功能于一体的新一代数码复印机，如图3.48所示。第六节复印机的使用图3.47普通复印机图3.48数码复印机

1．复印机使用步骤

此外，如果要缩小或者放大复印原件，可将原件放至玻璃稿台后，调节缩小或放大按钮，将百分比设置为要缩放的比例后，按下【复印】按钮，即可实现缩小或放大复印，如图3.49所示。图3.49复印机面板功能按钮2．复印机的日常保养