2024年人事档案管理制度模版（3篇）

2024年人事档案管理制度模版人事档案管理制度一、目的与依据1.目的本制度旨在规范公司员工人事档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，为人力资源管理提供有力支持与参考依据。2.依据本制度依据以下法规与规定制定：（1）《中华人民共和国档案法》及其他相关法律法规；（2）公司相关制度和规定；（3）公司人力资源管理政策。二、适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理，涵盖招聘、录用、入职、在职及离职等各环节。三、档案的建立与归档1.员工档案的建立（1）招聘环节：应聘者需提交相关申请材料，包括但不限于个人简历、学历证书、职称证书、身份证明等。（2）录用环节：公司人事部门依据录用决定，为员工建立档案，并纳入公司档案管理系统。（3）入职环节：员工入职时，人事部门需归档其个人资料和录用相关材料，如入职表、劳动合同等。2.档案的归档（1）在职档案：员工入职后，其个人资料、工作经历、培训记录等需归档，并建立电子档案，便于查询与管理。（2）离职档案：员工离职时，需归档离职申请、离职手续等材料，并保存三年。四、档案的管理1.档案的保密（1）员工档案属于公司机密及个人隐私，严禁未经授权泄露或复制。（2）接触档案人员需严格遵守保密规定。2.档案的整理与查询（1）人事部门负责档案的整理与归类，确保档案完整、有序。（2）员工可申请查询个人档案，需按规定程序办理。3.档案的借阅与使用（1）公司内部部门需借阅档案，需提出书面申请，经人事部门审批后办理借阅手续，借阅期限不超过一个月。（2）借阅人需妥善保管档案，不得擅自复制、篡改或删除档案内容。4.档案的保存与销毁（1）公司采用电子档案与纸质档案相结合的方式保存员工档案，确保档案安全可靠。（2）人事部门负责制定档案保存期限，并定期进行档案调整与整理。（3）达到保存期限的档案，需经严格审批后销毁，并做好相应记录。五、制度宣传与培训1.制度宣传人事部门应定期宣传本制度，确保员工了解并遵守。2.培训与考核人事部门应组织档案管理培训，提升员工档案管理水平。对违反制度者，将追究相应责任。六、附则1.本制度由公司人事部门负责解释与修订。2.本制度自发布之日起生效，如有疑问，请及时与人事部门联系。3.本制度的最终解释权归公司所有。以上为本公司《____年人事档案管理制度模板》，请根据公司实际情况进行调整与修改。2024年人事档案管理制度模版（二）[公司名称]人事档案管理制度[____年修订版]第一章总则第一条为确保公司人事档案管理的规范性、安全性、科学性及合理性，并提升人力资源管理水平，特制定本制度。第二章人事档案的建立与保存第二条公司每位员工需建立个人档案，内容涵盖但不限于身份证明文件、劳动合同、入职登记表、培训记录、工资单等必要文件。第三条管理部门承担人事档案的建立与保存职责，确保档案得到妥善保管，防止丢失、毁损、泄露等情况的发生。第四条公司要求员工每年进行档案备份，并在备份后三个月内提交至管理部门，以备不时之需。第五条未经员工本人书面授权或法定程序，公司不得向任何外部人员或机构提供员工个人档案资料。第三章人事档案的查阅与使用第六条员工享有查阅自己人事档案的权利，但需提前提交书面申请，并在管理部门指定的时间内进行查阅。第七条管理部门负责核实申请人身份信息，并协助员工完成人事档案的查阅工作。第八条员工在查阅人事档案时，禁止拍摄、复制、篡改档案内容，发现问题应及时向管理部门报告。第九条管理部门在使用人事档案时，应严格遵守相关法律法规，确保档案信息的安全保密。第四章人事档案的报废与销毁第十条个人档案在以下情况下可报废：员工离职后满五年；员工逝世后满十年；公司解散或破产清算后。第十一条报废前，个人档案需经管理部门审核，并报公司领导批准。第十二条原始档案报废后，需由管理部门负责销毁处理，并制作相关销毁记录。第五章人事档案的保密第十三条公司对员工个人档案信息承担保密责任，未经员工书面授权或法定程序，不得向任何人员或机构泄露。第十四条管理部门及相关人员应严格遵守保密制度，在处理人事档案时，禁止私自查阅他人档案。第十五条若发生人事档案遗失或泄露事件，管理部门应立即向公司领导报告，并启动调查程序，采取必要措施保护员工利益。第六章附则第十六条本制度的解释、修订及实施工作由管理部门负责，并向全体员工进行宣传。第十七条本制度自发布之日起生效，原有相关制度同时废止。2024年人事档案管理制度模版（三）一、背景介绍人事档案管理制度作为组织管理中不可或缺的一环，对于企事业单位而言，其完善与否直接关系到员工权益的保障与组织发展的稳定性。为切实提升人事档案管理效率与服务品质，确保员工信息的规范性和安全性，特制定以下人事档案管理制度。二、基本原则1.信息化管理原则：采用先进的数字化、网络化信息管理技术，优化档案管理流程，提升管理效率。2.法律合规原则：严格遵守国家法律法规和组织内部规章制度，确保档案管理工作的合法性和规范性。3.公开透明原则：坚持公平、公正、公开的原则，保障员工对自身档案信息的知情权。4.权责一致原则：明确档案管理责任归属，确保管理工作的连续性和稳定性。5.安全保密原则：严格遵守档案保密要求，切实保护员工个人隐私权。三、档案的建立与归档1.建立档案：员工入职时，依据相关规定建立档案，包括基本信息、入职资料及相关证件等。2.归档管理：档案按人员类别、时间顺序分类，采用数字化归档方式长期保存，确保档案的完整性和可检索性。四、档案的维护1.完善资料：及时更新员工档案中的基本信息、职务变动、奖惩情况等，确保档案信息的准确性和时效性。2.数字化管理：运用信息化系统实现档案管理的自动化、数字化和网络化，提升管理效率。3.特殊情况处理：针对员工离职、退休等特殊情况，制定相应档案处理措施，确保档案的安全和保密。五、档案的查询与借阅1.自助查询：员工可通过信息化系统自助查询档案信息，系统提供电子证明以满足使用需求。2.审核流程：档案借阅须经领导审批并签署借阅协议，确保档案使用的安全性和合规性。3.限制条件：敏感信息的查询和借阅须符合相关规定和权限要求。六、档案的安全与保密1.存储安全：采用安全可靠的存储设备与措施，确保档案的安全性和防损性。2.权限控制：设置严格的档案管理权限，确保仅授权人员可访问和处理档案信息。3.保密措施：针对涉及个人隐私的档案信息，采取严格的保密措施，防止信息泄露。七、档案的销毁与归档1.销毁程序：档案存储期限届满后，按规定进行审批和销毁处理，确保档案信息不被滥用。2.归档程序：特殊需要保留的档案，按规定归入档案库长期保存，保障档案信息的完整性和可检索性。八、制度的监督与评估1.监督机制：建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查，及时纠正问题。2.评估机制：定期对档案管理工作进行评估，分析不足并提出改进措施，持续优化档案管理工作。九、附则1.本制度由人力资源部门负责解释和执行。2.本制度自颁布之日起生效，对人事档案管理工作进行统一规范