人事档案管理制度模版（三篇）

人事档案管理制度模版一、目的与范围为规范本公司员工档案管理流程，确保人事信息的安全、准确、完整，并提升人事管理的效率，特制定本管理制度。二、适用范围本管理制度适用于本公司全体员工的人事档案管理。三、档案的构成1.个人基本信息：涵盖员工的姓名、性别、出生日期、身份证号码、户籍所在地及联系方式等。2.入职材料：包括员工的入职申请表、身份证复印件、学历证书、技能证书等。3.人事变动材料：涉及员工的调动、晋升、降职、调薪、离职等人事变动相关的材料。4.奖惩记录：记录员工所获得的表彰、奖励以及纪律处分等。5.健康档案：包含员工的体检报告、病历、职业病危害告知等健康相关材料。6.培训记录：记录员工参加的培训课程、培训成绩等信息。7.其他相关材料：如员工的家庭情况、紧急联系人等其他相关资料。四、档案管理责任人1.人力资源部门负责员工档案的建立、归档、整理等工作。2.各部门应确保及时将与员工相关的材料提交至人力资源部门，以保持档案信息的实时更新。五、档案的保管与存储1.档案应存放于专用的档案室，确保安全、防火、防盗、防虫害。2.档案应按员工姓名的拼音顺序进行归档，以便于检索。3.档案应定期整理与更新，以确保信息的准确性和完整性。4.档案室应设置专职管理人员，负责档案的借阅与归还，并严格控制档案的流动。六、档案的查阅与使用1.档案的查阅应严格遵守公司规定，确保员工隐私得到保护。2.未经员工本人或主管部门同意，任何人不得擅自查阅或使用员工档案。3.查阅员工档案的人员应填写相关查阅记录，并确保档案的保密性。七、档案的保密与销毁1.档案应严格保密，禁止泄露员工个人信息。2.档案的销毁应依照公司相关规定进行，确保档案的安全销毁，防止信息泄露。八、违纪与处罚对于违反本管理制度的行为，将根据情节轻重和影响程度给予相应的纪律处分，并承担相应的法律责任。九、附则本管理制度的解释权归本公司所有，人力资源部门有权根据实际情况进行调整和修改。十、生效日期本管理制度自发布之日起实施，有效期为三年。期满后经公司领导同意，可延长有效期或进行修改。人事档案管理制度模版（二）1.目标与适用范围1.1目标：确立并维护组织内全体员工的人事档案系统，以确保人事信息的记录和保存能即时、准确且完整无误。1.2适用范围：本规定适用于组织内部所有员工的人事档案管理活动。2.人事档案内容与分类2.1人事档案涵盖但不限于以下内容：个人基本信息、入职文档、合同与协议、薪酬详情、绩效评估、培训记录、职位晋升与调动、奖惩记录以及离职手续等。2.2根据档案内容的不同，可进行分类管理，如按部门、员工级别或岗位等进行归类存储。3.人事档案的建立与整理3.1新员工入职时，需提供个人基本信息及必要入职资料，由人力资源部门纳入档案系统，并负责档案的整理工作。3.2档案整理应遵循既定流程，以确保文件的准确性和完整性。3.3人力资源专员需定期对档案进行审核和整理，以保证档案信息的及时更新和准确性。4.人事档案的保密与查阅4.1员工的人事档案需妥善保管，严格遵守保密规定，未经许可不得向第三方透露或提供相关信息。4.2需要查阅档案的人员需填写申请表，并经过相应的审批流程，查阅后应立即归还，禁止擅自复制或泄露档案内容。5.人事档案的保存期限与处理5.1根据法律法规和公司规定，不同类型的档案应设定相应的保存期限。5.2档案到期后，应按照规定程序进行处理，如归档或销毁等操作。6.人事档案管理的责任与权利6.1人力资源部门负责建立和维护员工人事档案，确保档案信息的准确性和完整性。6.2员工有义务提供必要的个人信息和档案资料，并配合人力资源部门进行档案管理工作。6.3档案管理人员需遵守保密制度，保证档案信息的安全性，并正确处理档案的归档、查阅和处理等相关事务。7.附则7.1本制度的解释权归组织所有，组织保留对其进行修订的权利。7.2本制度自发布之日起生效，后续修订需经相关部门审核并公告后方能生效。人事档案管理制度模版（三）第一章总则第一条为规范本机构人事档案管理，依据国家相关法律法规，特制定本规定。第二条本规定适用于本机构内部所有人事档案的管理活动。第三条人事档案管理涵盖对员工入职、调动、晋升、奖惩及离职等信息的系统管理和保存。第四条人事档案内容包括个人基本资料、任用文件、工作经历、培训记录、考勤信息、评价材料及薪酬福利等相关数据。第二章人事档案管理细则第五条建立和归档人事档案应遵循既定的程序和标准。第六条建立人事档案应包含以下资料：（一）员工入职申请表；（二）个人简历及学历、职称证明文件；（三）劳动合同或聘用合同；（四）身份证、户口簿等身份证明；（五）健康检查证明及照片；（六）其他相关申请文件。第七条归档人事档案应包含以下内容：（一）员工调动、晋升、奖惩等正式文件；（二）工作经历证明及评价材料；（三）培训记录及证明文件；（四）考勤记录及绩效评估材料；（五）薪酬福利相关文件；（六）其他相关档案或资料。第八条确保档案的完整性和真实性，禁止篡改、破坏或遗失档案。第九条人事档案管理需遵守法律法规，保护个人隐私，防止信息泄露或非法使用。第十条档案管理应实时更新，确保档案内容与实际情况一致。第三章人事档案管理责任与权限第十一条人事部门为本机构人事档案管理的主体，负责档案的建立、归档、管理和使用。第十二条各部门及岗位应按人事部门规定，提供所需档案和资料。第十三条档案管理应由专人负责，确保档案安全无损。第十四条人事部门应制定并适时更新人事档案管理的操作规程和标