非营利组织文档分类与编码体系

非营利组织文档分类与编码体系第一章总则非营利组织在其运营和管理过程中，产生和使用大量的文档。为了提高文档的管理效率，确保信息的准确、安全和有效利用，制定一套文档分类与编码体系显得尤为重要。该体系旨在对非营利组织的各类文档进行系统化分类和规范化编码，以便于文档的存储、检索、使用和维护。第二章体系目标文档分类与编码体系的主要目标包括：1.提高文档管理的规范性和系统性，确保各类文档的有序存放和管理。2.方便文档的快速检索，提升组织内部信息流通的效率。3.确保文档的安全性和保密性，遵循相关法律法规要求，维护组织及其利益相关者的信息安全。4.建立文档的追溯机制，确保文档在使用、借阅和归还过程中的可追踪性。第三章适用范围本体系适用于非营利组织内部所有部门及其工作人员，包括但不限于行政、人力资源、财务、项目管理及外部合作伙伴。所有涉及文档创建、接收、处理、存储和销毁的活动均需遵循本分类与编码体系。第四章文档分类文档的分类遵循功能性、主题性和时效性原则，具体分类如下：1.行政文档包括组织章程、会议记录、决策文件、内部通知、政策文件等。2.财务文档涉及财务报告、预算、审计报告、发票、收据及财务相关的合同等。3.项目文档包括项目计划、项目报告、评估文件、项目协议、合作备忘录等。4.人力资源文档涉及员工档案、招聘材料、培训记录、考核文件、劳动合同等。5.外部通信文档包括与政府部门、合作伙伴、捐赠者及其他利益相关者的通信记录、协议及宣传材料等。6.法律文档涉及法律诉讼材料、合规文件、知识产权相关文件及其他法律事务材料。第五章文档编码文档编码采用统一的编码格式，以便于文档的快速识别和分类。编码格式应包括以下几个部分：1.分类标识每一类文档应有独特的分类代码，如行政文档标识为“ADM”，财务文档标识为“FIN”，项目文档标识为“PRO”，人力资源文档标识为“HR”，外部通信文档标识为“EXT”，法律文档标识为“LEG”。2.年份文档创建的年份，以“YYYY”格式表示。3.序号在每一年内，每一类文档的顺序编号，从001开始。最终编码格式示例为：`ADM-2023-001`（表示2023年第一份行政文档）。第六章文档存储与管理文档的存储与管理应遵循以下原则：1.电子文档管理所有文档应优先以电子方式存储，使用安全的文档管理系统进行管理，确保数据的安全备份和恢复。2.纸质文档管理必须保存纸质文档的，需按照分类要求进行整理，存放在安全的档案室，采取防火、防潮、防盗措施。3.文档生命周期管理每一类文档应根据其重要性和使用频率制定相应的保留期限。到达保留期限的文档应根据相关规定进行销毁或归档。第七章文档的查阅与借用文档的查阅与借用需遵循以下步骤：1.查阅申请需要查阅或借用文档的人员应填写《文档查阅申请表》，并向相关部门负责人提出申请。2.审批流程相关部门负责人对申请进行审批，审批通过后，方可进行查阅或借用。3.借用登记借用文档时，需填写《文档借用登记表》，记录借用人信息、借用时间、归还时间等。4.文档归还借用人应在规定时间内归还文档，如需延期，需提前向相关部门提出申请。第八章文档的监督与评估为确保文档分类与编码体系的有效实施，需建立监督与评估机制：1.定期检查每季度对文档管理情况进行检查，评估文档的分类、编码及存储的合规性和有效性。2.问题反馈建立反馈机制，鼓励员工提出在文档管理过程中遇到的问题和建议，及时改进管理方法。3.培训与指导定期开展文档管理培训，提高员工的文档管理意识和技能，确保每