组织部会议管理制度

组织部会议管理制度第一章总则

为了加强组织部会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和权威性，根据相关法律法规及公司规章制度，特制定本制度。

一、会议宗旨

1.提高决策效率，确保政策贯彻执行；

2.加强部门间沟通与协作，促进信息共享；

3.发扬民主，集中智慧，提高决策水平；

4.强化责任担当，确保工作任务落实。

二、会议类型

1.定期会议：每周、每月、每季度等固定时间召开的会议；

2.临时会议：因工作需要，临时召集的会议；

3.专题会议：针对特定议题召开的会议；

4.联席会议：多个部门共同参与的会议。

三、参会人员

1.必须参加会议的人员：部门负责人、相关人员；

2.邀请参加会议的人员：根据会议议题需要，邀请相关部门负责人及工作人员；

3.列席人员：根据会议需要，可邀请相关人员列席。

四、会议组织

1.会议筹备：明确会议主题、议程、参会人员、会议时间、地点等；

2.会议通知：提前将会议相关事宜通知参会人员；

3.会议签到：参会人员需按时签到，确保会议出席率；

4.会议记录：指定专人负责记录会议内容，形成会议纪要；

5.会议总结：对会议成果进行总结，明确责任人和完成时限。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员需保持手机静音或振动，不得随意接打电话；

2.会议期间，参会人员需保持会场秩序，不得交头接耳，随意走动；

3.会议内容涉及商业秘密和敏感信息，参会人员需严格保密；

4.会议结束后，参会人员需按照会议纪要要求，及时贯彻落实会议决策。

六、本制度的解释权归组织部所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门应认真执行本制度，共同维护会议秩序，提高会议效果。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议主题，确保会议目标明确；

2.制定会议议程：根据会议主题，列出会议讨论的重点内容，合理安排会议时间；

3.确定参会人员：根据会议议程，明确必须参会的部门及人员，邀请相关领导及嘉宾；

4.选择会议时间：避开高峰时段，确保参会人员能够按时参加；

5.安排会议地点：根据参会人数和会议性质，选择合适的会议室。

二、会议通知

1.发送会议通知：通过邮件、电话、即时通讯等方式，提前将会议相关事宜通知参会人员；

2.通知内容：包括会议主题、议程、参会人员、会议时间、地点等；

3.通知时间：至少提前三天通知，确保参会人员有足够的时间准备。

三、会议签到

1.设置签到表：会议开始前，设置签到表，记录参会人员签到情况；

2.签到时间：会议开始前15分钟开始签到，会议开始后不再接受签到；

3.签到方式：现场签到、电子签到等。

四、会议议程执行

1.会议主持人：由组织部负责人或指定人员担任，负责主持会议；

2.会议议程执行：按照预定议程进行，确保会议内容完整、有序；

3.会议讨论：鼓励参会人员积极发言，充分表达意见；

4.会议决策：充分讨论后，由主持人或相关部门负责人做出决策。

五、会议记录

1.指定专人负责：会议记录员负责记录会议内容、参会人员发言等；

2.记录要求：真实、客观、全面，不得随意篡改；

3.会议纪要：会后整理会议记录，形成会议纪要，分发给参会人员。

六、会议总结

1.会议成果总结：对会议决策、意见和建议进行梳理，明确责任人和完成时限；

2.会后工作安排：根据会议纪要，将工作任务分解，落实到具体责任人；

3.反馈机制：设立反馈渠道，收集参会人员对会议的意见和建议，不断优化会议流程。

七、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢；

2.确保会场整洁，关闭设备，做好会后整理工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.纪要编制：会议记录员在会后24小时内完成会议纪要的整理，确保内容准确无误；

2.纪要审批：将会议纪要提交给组织部负责人审批，确保纪要内容符合会议决策；

3.纪要发布：审批通过后，及时将会议纪要发送给所有参会人员及相关人员，确保信息同步。

二、会议决策的分解与落实

1.任务分解：根据会议纪要，将决策和行动计划分解为具体的任务，明确责任人和完成时限；

2.责任落实：各部门负责人需对分配的任务进行确认，并确保任务按时完成；

3.进度跟踪：设立专门的跟进机制，对会议决策的执行情况进行定期检查和督促。

三、会议纪要执行情况的反馈

1.反馈机制：建立会议纪要执行情况反馈渠道，鼓励责任人主动汇报进展和问题；

2.定期汇报：责任人需定期向组织部汇报任务完成情况，包括进度、困难和需求；

3.问题处理：对于执行过程中遇到的问题，应及时分析原因，制定解决方案，并报告给相关部门。

四、会议纪要的归档与管理

1.归档：会议纪要需按照一定的分类和编号规则进行归档，便于查阅和管理；

2.管理制度：建立会议纪要管理制度，明确纪要的保存期限、查阅权限等；

3.安全保障：确保会议纪要的电子和纸质版本安全，防止泄露商业秘密和个人隐私。

五、会议纪要的监督与评估

1.监督机制：设立监督小组或指定专人负责监督会议纪要的执行情况；

2.评估与改进：定期对会议纪要的执行效果进行评估，总结经验教训，不断优化会议管理流程；

3.奖惩机制：根据会议纪要执行情况，对责任人进行适当的奖惩，提高工作积极性和执行力。

六、确保会议纪要执行效果的措施

1.提高认识：加强会议纪要重要性的宣传，提高参会人员对会议纪要执行的认识；

2.培训与指导：对责任人进行相关培训，提升其执行能力和解决问题的能力；

3.沟通协调：加强部门间的沟通与协作，共同推进会议纪要的执行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订流程：需提前向行政部门提交会议室预订申请，注明会议时间、参会人数、所需设备等；

2.审批权限：行政部门有权对会议室预订申请进行审批，并根据实际情况调整会议室分配；

3.预订公示：行政部门应及时更新会议室预订情况，供全体员工查阅。

二、会议室布置与设备管理

1.布置要求：会议室布置应简洁、大方，符合会议性质和参会人数；

2.设备检查：会议开始前，行政部门需检查会议室设备是否正常运行，确保会议顺利进行；

3.设备使用：会议期间，参会人员应爱护会议室设备，遵守操作规程。

三、会议室使用规范

1.保持整洁：会议室内禁止吸烟、进食，参会人员需保持会议室整洁；

2.会议纪律：会议期间，参会人员应保持安静，关闭手机或调至静音，不得随意走动；

3.安全措施：会议室内应配置消防设施，参会人员需了解消防设施位置和使用方法。

四、会议室服务与支持

1.会议服务：行政部门应提供必要的会议服务，如茶水、文具等；

2.技术支持：会议期间，技术部门提供必要的技术支持，确保设备正常运行；

3.物品借用：如需借用会议室物品，需向行政部门申请，并按时归还。

五、会议室维护与保养

1.定期检查：行政部门应定期对会议室进行检查，发现问题及时报修；

2.设备保养：定期对会议室设备进行保养，确保设备使用寿命；

3.节能减排：合理使用会议室空调、照明等设备，节能减排，降低企业运营成本。

六、会议室管理规定监督与执行

1.监督机制：设立监督小组或指定专人负责监督会议室管理规定的执行情况；

2.违规处理：对违反会议室管理规定的行为进行记录，并依据公司规章制度给予相应处理；

3.持续改进：根据实际运行情况，不断优化会议室管理规定，提高