《新编经济应用文写作》课件第9章

第九章书信与致词第一节书信的性质与写作 第二节应聘书 第三节介绍信、证明信、推荐信 第四节贺信、表扬信、感谢信、慰问信、申请书 第五节欢迎词、欢送词、答谢词

一、书信概述

书信，是人们日常生活和工作中用得最广泛的一种应用文，是人们普遍使用的一种交际工具。它具有明确而特定的用途和接受对象，并有固定的或惯用的格式。第一节书信的性质与写作书信的种类很多，常见的有一般书信和专用书信两大类。

一般书信，是在自己有什么事情想和亲友、同学、同志联系，或者想把自己的工作、学习、生活、思想等情况告诉给对方，或者要了解对方的什么情况，或者有求于对方时，所使用的一种文体。一般书信的受信人是各种各样的，可以是上级、下级、长辈、晚辈、亲友、同志，甚至是敌对的人。

书信的应用范围广泛，在政治、学术、文学艺术、家务、时代风气、人情世故等各个方面均有涉及。一般书信属于私人书信，通常是不公开的。书信作为与特定对象交流思想、感情的工具，可以无拘无束，畅所欲言。

专用书信是指介绍信、证明信、推荐信、感谢信、申请书等具有专门用途的书信。专用书信有特定的格式和写作要求，多用于个人与机关团体，或机关团体之间的公务联系。二、书信的结构和写法

书信的写作也是有特定要求的，一般书信由七个部分构成，即称呼、问候语、正文、结尾、署名、日期、信封，有的信话没有说完，还可以加上附言。

1.称呼

称呼顶格写在书信的第一行，后加冒号。怎样称呼，要根据写信人和收信人的关系而定。一般说，当面怎样称呼，信中就怎样称呼。写给长辈的，一般照辈份称呼，不写名字只写称呼。

2.问候语

问候是一种文明礼貌行为，写问候语是对受信人的一种礼遇。问候语有节日的问候，如“新年好”；有季节性问候，如“值此春风送暖的日子，您的身体一定很好吧”；有身体状况的问候，如“您身体好吧”。对工作人员，可以说“您在工作上一定做出不少成绩”；对新婚夫妇，可以说“新婚快乐”；对刚出院的病人，可问候健康恢复情况；如求对方办事，可表示感谢等等。问候语要写在称呼的下一行，空两格，也可以独立成为一个段落。

3.正文

正文可分为连接语、主体文、总括语三部分。连接语，是在问候之后，说明写信的目的，如“很久没有写信了，很是想念，特写信问候”。主体文是信的主要部分，写信人要说的话，要办的事情都写在这里。写主体文，要把话说清楚，说简洁，要注意措辞。措辞，即认真斟酌词语。应该怎样措辞，这要依据书信的内容和与收信人的关系而定：或尊敬，或诚恳，或郑重，或亲切，或直言不讳，或委婉含蓄。讲究措辞，是为了增强书信的表达效果，决不可无端地堆砌词藻，或故意玩弄辞令，这样做不仅会影响书信的表达效果，还会引起收信者的反感。书写要工整、清楚，万不可潦草，以免误事。

4.结束语

结束语也叫致敬语，是主体文写完了，临结束时，要写上的致敬或祝愿的话，如“此致敬礼”、“祝你健康”等，这类致敬语也要根据对象不同而有所不同。如写给长辈，可以写“敬祝近安”、“敬祝健康”等；如给平辈，可以写“祝工作顺利”、“此致敬礼”等；如给晚辈，可以写“愿你进步”、“希你努力工作”等。若遇到节日，可写“祝节日快乐”之类的话。

5.署名

写完结尾，横书的，在信的右下方写上发信人的名字，有时还要在名字前面加上称谓，如“弟”、“妹”等。一般来说，同辈的熟悉的人可以不写姓，不加称谓，只写名字就可以了。对不熟悉的人或初次写信要写全姓名，如“王××”。亲属或亲密朋友之间可以写称谓，如“弟××”、“妹××”、“侄女××”、“你的朋友××”等。习惯上称谓写在名字的左上角，字体略小些。父母给子女写信，可不写名字，只写“父”、“母”即可。

6.日期

日期是指写信的时间，要另起一行写在署名下面。最好把年月日都写出来，以便对方了解你发信的时间。漏写日期，有时会在日后造成麻烦。

7.信封

书信一般要写信封。信封的写法分四部分：

(1)填写邮政编码。

(2)收信人地址。在横式信封邮政编码的下方，另起一行写收信人的详细地址。要写得准确、清楚、具体，如“哈尔滨市”不要写“哈市”。县名之前，要加上省名，因为不同省份的县有同名的。地名和街道名中间，大地名和小地名之间，都要空开一格。当一行写不完需要转行时，不要把一个名称拆开写。

(3)收信人的称呼。在横式信封地址下一行，用稍大的字，拉开一定距离写上收信人的姓名和称呼。

(4)寄信人地址。在横式信封收信人姓名下一行写上寄信人的详细地址，一是便于对方回信，二是万一投递不到可以退回，所以，要写清楚、详细。

一、应聘书的概念

应聘书是指求职者根据用人单位发布的招聘人员的广告、通知和其他有关信息，有目的地表达求职意向的信函。

第二节应聘书二、应聘书的特点

应聘书与求职信是一个类型，但相对求职信而言，求职目标比较明确，对用人单位的用人条件和相关要求心中有数，减少了求职的盲目性，与此同时又增加了求职的被动性。一般而言，求职者呈递应聘书时是有针对性地单独传递，不像求职信那样可以群发，相较而言应聘书具有以下特点：

1．明显的针对性

写应聘书的目的是为了向用人单位请求特定的工作职位，应聘的目标很明确。招聘材料中对拟聘员工的素质、条件要求交代十分清楚。应聘书就是围绕那些特定的条件和要求写作的，所以它具有明显的针对性。

应聘人对相关职位的要求心中有数，所以要针对求职的目标，揣摩读信人的要求和心理，把握书信的内容和语气，力求做到方向正确、内容集中，重点突出。

2．强烈的自荐性

应聘书的诉求对象是确定的，那就是用人单位的人事经理、部门负责人或是招聘信息材料中指定的联系人。求职者必须向这个确定的对象介绍、推荐自己，要使对方从信中了解自己，让对方觉得只有应聘书的主人才是最合适的人选。所以信中往往围绕给定的招聘条件比较充分地介绍自己的基本素质和成绩，有的放矢地表明自己胜任工作的条件和能力。

3．独特的个性特征

一个招聘职位的公布往往会得到许多求职者的响应，用人单位在一段时间内会收到一大批应聘书。应聘人只有通过应聘书展示自己的特长和优势，给对方留下深刻的印象，引起对方的高度注意，才可能从人群中脱颖而出。因此，应聘书在内容和形式上都应力避平庸，追求不同于他人的个性化特征，给用人单位以独特而深刻的印象。三、应聘书的写作要求

应聘书和求职信一样属于书信体的谋职文书，两者的格式大体相同，在写法上基本相同。但应聘书的写作应该特别注意以下几点。

1．称呼要十分明确

应聘书送达对象是已经知晓的特定人士，所以开头的称呼语不能含含糊糊。

2．语气要亲切

因为诉求对象明确，应聘书的语气应该像与对方面对面交谈似的，非常自然亲切。

3．紧扣目标

应聘的目标明确，要求明确。应聘书的内容必须对应相关职位招聘条件，有针对性地选择自身条件、能力和成绩中与特定条件相符的内容进行介绍。用诚恳的语言表明自己对目标职位的兴趣和认识，说明自己得到这个职位后可能做出的特别贡献，以此赢得用人单位的好感和认可。

4．突出特长

要根据职位目标，通过分析，找准自己的优势条件，在应聘书中尽量展示自己的过人之处，扬长避短。只有超过其他应聘者，才有可能赢得先机。

5．先行调查

写应聘书之前，要通过各种途径对应聘职位的有关情况以及用人单位的基本情况和招聘活动的有关细节进行调查研究，做到心中有数。这样才可能保证应聘书的针对性以及对职位认识的准确性，以免偏离方向。四、应聘书和求职信的异同

1．相同点

应聘书和求职信虽然名称不同，但是基本作用都是为了谋求一个职位，一般是毕业生或待业人员为了求得某一职位所写的谋职文书。两者的结构和写作要求相同，只是在正文的内容上有所侧重。

2．不同点

应聘书与求职信是一个类型，同样属于应聘文书，但两者也有不同之处。应聘书相对求职信而言，求职目标比较明确，对用人单位的用人条件和相关要求心中有数，减少了求职的盲目性，但是也增加了求职的被动性，即必须依照用人单位的招聘条件有针对性地介绍自己，表达应聘请求。一般而言，求职者呈递应聘书时是有针对性地单独传递，不像求职信那样可以群发。

[例文9-1]

尊敬的公司领导：

您好！非常感谢您在百忙之中惠阅我的应聘书，给了我一次迈向成功的机会！常听有人感慨某次好运的降临使他过上了与以前不一样的生活。而我想的是，他今天拥有的一切其实是自己去努力争取的结果。在校内，我认真学习，努力做好自己的工作，经常参加一些课外活动，曾是院舞蹈队的成员，并且多次参与院举行的文艺晚会，从而使自己具有良好的身体素质和心理素质。在校外，我常常参加社会实践以积累工作经验。当面对工作时，我会给自己定下一个目标，就是不怕苦，要有责任心，要果断！因此，经常得到领导们的肯定和支持。大学三年里我努力学习专业知识，从各门课程的基础知识出发，掌握其基本技能技巧，学以致用、举一反三，力求把所学到的知识融会贯通。最后，再次感谢您们阅读此简历，望各位领导给我一个机会，我会用行动来证明一切，衷心祝愿公司事业蒸蒸日上。

此致

敬礼

应聘者：×××

2012年10月26日

一、介绍信

(一)介绍信的概念

介绍信是机关团体、企事业单位派人到其他单位联系工作、了解情况或参加各种社会活动时用的函件，它有两种类型：一种是印好格式的介绍信，使用时按空填写即可；另一种是用公用信笺书写的介绍信。第三节介绍信、证明信、推荐信

(二)介绍信的作用

介绍信的作用主要有两种：

(1)用于联系工作、洽谈业务、参加会议、了解情况时的自我说明。

(2)对于持信人而言，介绍信具有介绍、证明双重作用。

(三)介绍信的分类

介绍信根据使用情况的不同可以作如下分类：

1)按性质划分

介绍信可分为普通介绍信和专用介绍信。

2)按作用划分

介绍信可分为便函式的介绍信和带存根的介绍信。

3)按书写形式划分

介绍信可分为书信式和填表式两种。书信式介绍信一般用印有单位名称的信笺书写，格式与一般书信基本相同。填表式介绍信是一种印有固定格式的专用信纸，需根据要办的具体事项按格逐一填写。填表式介绍信有存根，便于查存。

(四)介绍信的结构和写法

1．普通介绍信

普通介绍信用公文纸书写：

(1)在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。

(2)联系单位或个人的称呼。

(3)被介绍人的姓名、身份、人数(派出人数较多，可写成“×××等×人”)。

(4)接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。

(5)本单位名称和写信日期，加盖公章。

2．带存根的印刷介绍信

此种介绍信有规定的格式，使用时只需填上有关内容。

(1)存根部分简填，以便日后查考。

(2)本文部分要填写详细些。

(3)派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。

(4)重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。

(5)除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。

(五)介绍信写作的注意事项

(1)要坚持实事求是的原则，优点突出，缺点不避讳，最好是用成就和事实替代华而不实的修饰语，恰如其分地介绍自己。

(2)要态度诚恳，措词得当。用语应委婉而不隐晦，自信而不自大。

(3)篇幅不易过长，言简意赅，在有限的篇幅中突出重点，同时文字要顺畅，字迹要工整。

[例文9-2]

介绍信

××××：

现介绍我厂设计科科长×××同志(系中共预备党员)等三人，前往贵处参加××××会议并联系×××××等事宜，请接待。

此致

敬礼

×××厂(公章)

2012年8月12日

二、证明信

(一)证明信的概念

证明信是以机关、团体或者个人的名义为某人的身份、经历或者某事的真实情况作证的书信。

(二)证明信的种类

1)按写作者来划分

证明信可分为以组织名义出具的证明信和以个人名义出具的证明信。

2)按用途来划分

证明信又可分为作为材料存入档案的证明信、证明丢失证件等情况属实的证明信和作为证件使用的证明信。

(三)证明信的作用

证明信对了解和考察有关人员和事件的真实情况，有着重要的证明、参考作用。

(四)证明信的结构和写法

证明信一般由标题、称谓、正文、结尾、落款和日期几部分组成。

(1)标题。在第二行居中写“证明信”三宇。

(2)称谓。标题下顶格写收信单位名称，其后加冒号。

(3)正文。另起一行，行首空两格，写清需要证明的事项。

(4)结尾。另起一行，行首空两格，写“特此证明”，以收束全文。

(5)落款和日期。在正文右下方先写明证明单位名称或个人姓名，并加盖公章或私章。在落款的下方写明具体的年、月、日。

如果是以个人的名义出具的证明信，则出具证明者所在单位须签署意见，说明出具证明者的一般表现，并对证明信上所写的材料做出表态，以供需要证明信的单位鉴别证明信的可靠程度。在签署意见的右下方，写上单位名称和日期，并加盖公章。

(五)证明信写作要求

(1)要言之有据，证据确凿，不能隐瞒真相，弄虚作假。

(2)用语准确、明晰，切忌含糊其辞，模棱两可。

[例文9-3]

证明信

××市档案局：

你局的××同志，系××省×县人，现年××岁，确于2003年7月在我校历史系本科毕业，情况属实。特此证明。

××大学(公章)

××年×月×日

三、推荐信

(一)推荐信的概念

推荐信是一个人为推荐另一个人去接受某个职位或参与某项工作而写的信件，是一种应用写作文体。特定含义下指本科生或硕士研究生到其他(一般是国外)大学研究生院攻读硕士或博士学位时，请老师所写的推荐信。

推荐信用来证明个人的技能和特点，一般在特殊情况下才需要，最好能留一份在手边，以便自己再找工作，申请奖学金或者其他任何需要介绍信时之急用。专家建议找工作时手头至少应该备有三份介绍信。对于介绍信来说，提前准备好永远都不会错。每种类别的推荐信都用于不同的情况和环境，但是每种也都有相似之处。不论何种推荐信，都需要仔细书写，其目的都是展示个人技能或特点。一般来说，推荐信都用于考察申请人各方面的资格和品质，并且树立其自信。

与雇佣有关的书面推荐信是由知道求职者的技能，以及他(或她)的有关性格特征的人书写。他们通常是前一个雇主、直属上司，甚至是同事。

学术推荐信可用于多种情况。如某人申请学术奖金或实习机会，以及学生申请研究生院和高中学生申请大学或申请奖学金，他们会请别人为他们写推荐信。“就业”和“学术”的推荐信甚至还可以有一些统一之处，如老师为一个学校职位寻求一份推荐信。性格或个人推荐信可以用于儿童监护、领养申请、假释听证、住房申请，以及申请一个高等的俱乐部或社团的会员资格。性格推荐信的共同点是，它们通常是(但不总是)由朋友或家人写的。雇主也可能在某些情况下提供性格推荐信。性格推荐信一般不如就业或学术推荐信正规。

还有一些是上述推荐信的综合。例如，公职候选人可能会请某人写推荐信，商人可能会请求别人推荐产品或服务，销售人员可能会请求同事以参考信的形式作介绍。也可能有人要求您写表扬信或评价某人的表现。

(二)推荐信的结构和写法

第一段：推荐人与申请人的关系。推荐人是在什么环境下认识申请人，以及相识多久。申请人希望申请哪一个学校和科系。

第二段：推荐人对申请人资格评估。推荐人初识申请人时，对他有何特别的印象。举例证实推荐人对申请人的评估结果。

第三段：对于申请人个人特质的评估(如沟通能力、成熟度、抱负、领导能力、团队工作能力，以及正直等)，或是有哪些需要改进的地方。结论：推荐人对申请人的整体评估。评估申请人完成学业以后，未来在个人和专业方面的发展。

申请人会为这个科系及团体带来什么贡献。

几乎所有美国大学的申请都需要推荐信。以下的一些指导将帮助你了解寻求推荐信的对象和方式。

1．让合适的人来推荐你

许多学生会犯这样的错误：从有权有势的远房亲戚那里得到推荐信。这个策略经常会适得其反。你姑姑的邻居的继父也许认识比尔盖茨，但比尔盖茨不了解你，不能写出一封有意义的推荐信。这类名人推荐信会让你的申请看起来很肤浅。最佳的推荐人是同你一起工作过的老师、教练和导师。选择那些能够详细描述你在工作中所体现出热情和能力的人。

2．礼貌地请求

记住，你是在寻求帮助。你的推荐人有权拒绝你的请求。不要认为某人有义务为你写推荐信，要知道写推荐信会占用大量时间，更何况别人可能也有一大堆事情要做。当然，大多数老师会为你写推荐信，但在请求时应该附上合适的感谢词以表达你的感激之情。

3．留出宽裕的时间

如果截止日期是周五，不要在周四才想起你的推荐信。尊重你的推荐人，给他/她最少几周的时间完成你的推荐信。你的请求已经加重了推荐人的负担，最后一刻的请求是一个更大的负担。

4．提供详细的说明

确保你的推荐人知道推荐信什么时候截止，应该寄往哪里。而且，一定要告诉推荐人你上大学的目标，这样他们可以在信里重点强调相关问题。

5．提供邮票和信封

如果你想让写信的过程对推荐人来说尽可能轻松，那么一定要给他们写好地址、贴上邮票的信封。这一步可以确保你的推荐信被寄往正确的地方。

6．不要怕提醒你的推荐人

一些人做事拖延，而有的人则很健忘。你不想对任何人唠叨，但如果你觉得自己的推荐信还没被写好，偶尔的提醒是必要的。你可以用礼貌的方式去提醒。避免语气太过强硬。比如，你最好别说：“史密斯先生，你写完我的推荐信了吗？”，而是要礼貌地说：“史密斯先生，再次感谢您帮我写推荐信。”如果史密斯先生确实还没有写，你已经帮助他记起了自己的责任。

7．寄送感谢贺卡

在写完推荐信并且寄出去之后，随即对你的推荐人表示感谢。一张简单的卡片就可以表明你重视他们的付出。这是个双赢的结果：你表现出成熟和负责，而你的推荐人则觉得备受感激。

[例文9-4]

推荐人姓名：×××

推荐人职称：教导主任

推荐人工作单位：××大学

推荐人与申请人的关系：班主任

推荐人电话：××××××××

推荐意见：

××同学自××年进入我校就读以来，具备了良好的专业知识水平，具备出色的学习能力并且乐于学习、敢于创新，不断追求卓越；作为参与者，具备诚实可信的品格、富有团队合作精神；作为领导者，具有做事干练、果断的风格，以及良好的沟通和人际协调能力。受过系统的经济相关专业知识训练，有在多家单位和公司的实习和兼职经历；有很强的忍耐力、意志力和吃苦耐劳的品质，对工作认真负责，积极进取，个性乐观执着，敢于面对困难与挑战。我毫不犹豫坚决肯定地推荐他，希望您将优先考虑他的申请。

谢谢！

推荐人：×××

××年×月×日

(上例推荐信转载自第一范文网。)

一、贺信

(一)贺信的概念

贺信是表示庆贺的一种专用书信，它是从古代的祝辞演变而来的。它是指党政机关、企事业单位、社会团体或个人向其他集体单位或个人表示祝贺的一种专用书信。它是日常应用写作的重要文体之一。第四节贺信、表扬信、感谢信、慰问信、申请书今天，贺信已成为领导机关、领导人、单位、团体或个人进行节日、纪念、喜庆的祝贺，或表彰、赞扬、庆贺某单位、某团体或某个人在某方面所做的贡献。

(二)贺信的种类

(1)上级给下级的贺信、贺电。这类贺信可以是节日祝贺，可以是对工作成绩表示祝贺等，无论是哪种祝贺，最后都要提出希望和要求。

(2)下级给上级的贺信、贺电。这类贺信一般是对全局性的工作成绩表示的祝贺，此外还要表明下级对完成有关任务的信心和决心。

(3)平级单位之间的贺信、贺电。一般是就对方单位所取得的工作成就表示祝贺，同时还可以表明向对方学习的谦虚态度，以及保持和发展双方关系的良好愿望。

(4)国家之间的贺信、贺电。当有外交关系的国家新首脑就职，或者友好国家有重大喜事时，一般要致贺词，这既是礼节上的需要，同时也是谋求双方共同发展、维护双方共同利益的方式。

(5)个人之间的贺信、贺电。这类贺信用于亲朋好友在重要节日、重大喜事中互相祝贺、慰勉、鼓励，或者祝贺某人在工作、学习中取得了好成绩，以分享快乐。

(三)贺信写作要求

(1)贺信是书信的一种，可按一般书信的格式写。

(2)写贺信，要写清向谁祝贺，祝贺什么，为什么要祝贺等。有时还要向被祝贺者提出新的要求和希望，并写上表示祝贺的话。

(3)贺信的用语要有鲜明的感情色彩，要使人感到温暖和愉快，受到鼓舞和教育。

(四)贺信的结构和写法

贺信一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。

(1)标题。贺信的标题通常由文种名构成。

如在第一行正中书写“贺信”二字。有的还在“贺信”或“贺电”的前面加上谁写给谁的内容，或者写明祝贺事由等。个人之间的贺信、贺电也可以不写标题。

(2)称谓。顶格写明被祝贺单位的名称或个人姓名。写给个人的，要在姓名后加上相应的礼仪名称如“同志”。称呼之后要用冒号。

(3)正文。贺信的正文要交待清楚以下几项内容：

①结合当前的形势状况，说明对方取得成绩的大背景，或者某个重要会议召开的历史条件。

②概括说明对方都在哪些方面取得了成绩，分析其成功的主观、客观原因。贺寿的贺信，要概括说明对方的贡献及其宝贵品质。总之这一部分是贺信的中心部分，一定要交待清楚祝贺的原因。

③表示热烈的祝贺。要写出自己祝贺的心情，由衷地表达自己真诚的慰问和祝福。要写些鼓励的话，提出希望和共同理想。

(4)结尾。结尾要写上祝愿的话。如“此致敬礼”、“祝争取更大的胜利”、“祝您健康长寿”等。

(5)落款。写明发文单位的名称或个人姓名，并署成文时间。

(五)贺信写作的注意事项

贺信要体现的是自己真诚的祝福，是加强彼此联系、增强双方交流的重要手段。所以贺信要写得感情饱满充沛。冷冰冰的陈述、评价是表达不出贺者心愿的。

贺信内容要真实，评价成绩要恰如其分。表示决心要切实可行。不可空发议论，空喊口号。

贺信与贺词有所不同，不要将贺信写成贺词。贺词内容篇幅长，而贺信要求简单短小，不宜长篇大论。语言要求精练、简洁明快，不堆砌华丽词藻。篇幅要短小精悍。

[例文9-5]

尊敬的×公司×董事长并全体同仁：

欣闻×药业公司成功改制为×公司，这是×发展历程中具有里程碑意义的大喜事。值此××公司揭牌之际，××公司董事长兼总经理×携全体员工向××公司××董事长及全体同仁致以最热烈的祝贺！

××公司诞生于革命战争年代，发展壮大于改革开放的新时代。具有×年革命光荣历史的××公司秉承“××”的企业精神，解放思想，更新观念，抢抓机遇，求真务实，开拓进取，创造了一个又一个药业奇迹，为我国医药工业的发展和现代化建设做出了突出的贡献，成为国内医药界学习、尊敬和推崇的楷模。

××药业有限公司改制为×公司掀开了企业发展崭新的一页，也标志着××公司向着现代化、国际化大公司又迈出了更加坚实的一步。我们坚信，在××董事长及董事会的正确领导下，通过经营层和全体员工的不懈努力，贵公司必将迎来更加辉煌和灿烂的明天！最后，借××公司揭牌之际，衷心希望我们同心携手，进一步增进相互间的友谊，不断加强双方的合作，用智慧和双手创造我们更加美好的未来。

衷心祝愿××公司蒸蒸日上，兴旺发达！

衷心祝愿贵公司全体员工身体健康，生活更加美好！

××公司

××年×月×日

二、表扬信

(一)表扬信的概念

表扬信是向特定受信者表达对被表扬者优秀品行颂扬之情的一种专用书信。它主要用于作者在日常工作、生活中受益于被表扬者的高尚品行(或被其品行所感动)，特向被表扬者所在单位或其上级领导致信，以期使其受到表彰、奖励，使其精神发扬光大。

表扬信是对他人的行为表示赞扬的信函。在表扬信中应反映他人的事迹与品质，赞扬不要太过分。语言要热情而简朴。

表扬信可以直接写给表扬对象，也可以写给表扬对象的所属单位，还可以写给报刊社、电台、电视台等新闻媒体。

(二)表扬信的结构和写法

表扬信的写作格式与一般书信大体相同，表扬信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。

(1)标题。一般而言，表扬信标题单独由文种名称“表扬信”组成。位置在第一行正中。

(2)称谓。表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体的名称或个人姓名。写给个人的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴到某机关、单位、团体的表扬信，开头可不必再写受文单位。

(3)正文。正文的内容要另起一行，空两格写。一般要求写出下列内容。①交代表扬的理由。用概括叙述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果及其意义。叙述要清楚，要突出最本质的方面，要让事实说话，少讲空道理。

②指出行为的意义。在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义。如指出这种行为属于哪种好思想、好风尚、好品德。

(4)结尾。该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对某某某给予表扬。如“某某某同志的优秀品德值得大家学习，建议予以表扬。”并要求在结尾处写上“此致敬礼”等结束用语。但“此致”、“祝”、“谨表”等字写在末尾，其余的字要另起一行，顶格书写。

(5)落款。

(三)表扬信的写作注意事项

(1)叙事要实事求是。对被表扬的人和事的叙述一定要准确无误，既不夸大，也不缩小。评价要实事求是，恰如其分。

(2)要用事实说理，充分反映出对方的可贵品质。写动人事迹要做到见人、见事、见精神，不要以空泛的说理代替动人的事迹。

(3)表扬信语气要热情、恳切，文字要朴素、精练，篇幅要短小精悍。

(4)表扬信可以以组织名义写，也可以以个人名义写。除信中给予的表扬外，也可以建议有关部门给予表扬。

[例文9-6]

表扬信

××学院：

在开展全民文明礼貌月活动中，你校的师生员工，不仅从自己做起，从本校做起，搞好了清洁卫生，注意了文明礼貌，而且多次利用周休日走上街头清理垃圾，维持交通秩序，开展法律咨询与宣传，义务为群众做好事，为建设精神文明做出了可喜的成绩。在此，市政府特授予你校“精神文明先进集体”的光荣称号。

希望你校师生，发扬优良作风，再接再励，为取得更大的成绩而努力！

××市人民政府(印)

××年×月×日

三、感谢信

(一)感谢信的概念

感谢信是向帮助、关心和支持过自己的集体(党政机关、企事业单位、社会团体等)或个人表示感谢的专业书信，有感谢和表扬双重意思。写感谢信既要表达出真切的谢意，又要起到表扬先进、弘扬正气的作用。根据寄送对象不同，感谢信可以分为三种：一是直接寄送给感谢对象，二是寄送给对方所在单位有关部门或在其单位公开张贴，三是寄送给广播电台、电视台、报社、杂志社等媒体公开播发。

(二)感谢信的特点

(1)公开感谢和表扬。

(2)感情真挚。

(3)表达方式多样。

(三)感谢信的种类

感谢信依据不同的标准可以有不同的分法。

1)按感谢对象的特点来分

(1)写给集体的感谢信。这类感谢信，一般是个人处于困境时，得到了集体的帮助，并在集体的关心和支持下，自己最终克服了困难，度过了难关，摆脱了困境，所以要用感谢信的方式表达自己的感激之情。

(2)写给个人的感谢信。这类感谢信，可以是个人、单位或者集体为了感谢某个人曾经给予的帮助或照顾而写的。

2)按感谢信的存在形式来分

(1)公开张贴的感谢信。这种感谢信包括可在报社登报、电台广播或电视台播报的感谢信，是一种可以公开张贴的感谢信。

(2)寄给单位、集体或个人的感谢信。这种感谢信直接寄给单位、集体或个人。

(四)感谢信的结构和写法

感谢信的结构一般由标题、称谓、正文、结语、署名与日期五部分构成。

(1)标题。标题可只写“感谢信”三字，也可加上感谢对象，如“致张子鸣同学的感谢信”、“致平安物业公司的感谢信”，还可再加上感谢者，如“赵明康全家致××社区居委会的感谢信”。

(2)称谓。称谓就是写感谢对象的单位名称或个人姓名，如“××交警大队”、“刘自立同志”。

(3)正文。正文主要写两层意思，一是写感谢对方的理由，即“为什么感谢”，二是直接表达感谢之意。

①叙述对方的先进事迹和优秀品德，交待事迹发生的时间、地点、人物、事件、原因和结果。叙述应简洁明了。

②热情赞扬对方的高贵品质和可贵精神。

③表示向对方学习，也可同时号召大家以对方为榜样。写作时，要把具体事件交代清楚，内容充实，语言简练。表示感谢时，要感情真挚，用语恰当，符合对方身份。

(4)结语。结语一般用“此致敬礼”或“再次表示诚挚的感谢”之类的话，也可自然结束正文，不写结语。

(5)署名与日期。署名与日期就是写感谢者的单位名称或个人姓名和写信的时间。

(五)感谢信写作的注意事项

(1)叙述对方对自己或本单位的帮助，一定要把人物、时间、地点、原因、结果以及事情经过叙述清楚，便于组织了解和群众学习。

(2)信中要洋溢着感激之情。在叙述事实的过程中，除了要突出对方的好思想和表示谢意外，行文要始终饱含感情，且感情要真挚、热烈，使所有看到信的人都受到感染。

(3)写表示谢意的话要得体，既要符合被感谢者的身份，也要符合感谢者的身份。

(4)感谢信以说明事实为主，切勿不着边际地大发议论。

(六)表扬信与感谢信的区别

(1)性质不同。

(2)适用关系不同。如果按行文方向来比较、鉴别的话，表扬信应当是下行文，它不能用作上行文，也不能用作平行文；感谢信应当是平行文，不能用作上行文，也不能用作下行文。

(3)写法不同。

[例文9-7]

2012奖学金感谢信

尊敬的各位领导、老师：

你们好!

我是××大学工程学院2011级的×××。我获得了本年度国家奖学金。首先我要借此机会感谢国家对我们大学生的关怀和关爱。因为社会安定，我们当代大学生才能安心学习；由于党的政策好，我们当代大学生才从中得到了诸多实惠。我幸运地来到××大学，它不仅帮助我实现了大学梦，而且使自己能在这里安心学习，不必为家庭经济状况担忧。在过去的一年里，我一直刻苦学习，成绩保持班级前列；在担任班级干部期间，我认真负责完成每一项工作；我对自己要求严格，争取精益求精，努力充实和完善自我。我勤奋读书、努力钻研，以求靠知识改变自己的命运，改善家庭的经济现状。功夫不负有心人，通过近一年的学习和学院的关怀，我获得了年度“国家奖学金”。这对于我来说是莫大的欣慰，同时也是最大的鞭策。我看到，我院各级领导都高度重视奖学金和助学金的评审工作。近段时间来，他们严格按照国家奖励和资助学生的相关政策，本着“公开、公正、公平”的原则评选出每一位奖学金和助学金获得者，并张榜进行公示。这充分说明学院领导认真对待学生的每一件事，为每一位学生的发展着想。看到这一切，我深受感动，在这里我想说一声：“你们辛苦了，我向你们表示深深感谢!我一定会努力学习，全面发展，决不辜负你们的期望!”

大学是人生的关键阶段。进入大学后我开始追逐自己的理想、兴趣的新征程。这是我离开家庭生活，第一次独立参与团体和社会生活；是我不再单纯地学习或背诵书本上的理论知识，第一次有机会在学习理论的同时亲身实践。我知道这也将成为我一生中最后一次有机会系统性地接受教育，重新建立我的知识基础；最后一次可以将大段时间用于学习的人生阶段，拥有较高的可塑性、集中精力充实自我的成长历程；最后一次能在相对宽容的、可以置身其中学习为人处世之道的理想环境。

大学是成长的关键阶段。在这个阶段，我会认真把握每一个“第一次”，让它们成为我未来人生道路的基石；在这个阶段，我会珍惜每一个“最后一次”，不要让自己在不远的将来追悔莫及；在这个阶段，我会努力为自己编织生活梦想，明确奋斗方向，奠定事业基础。我深知接受高等教育的机会是来之不易的。因此我勤奋努力，不敢懈怠，从不奢求物质享受。我不跟其他同学攀比吃穿，买名牌衣服和挥霍钱财等等。我只知道我要一心学习争取在大学期间掌握扎实的理论知识，以便为今后的工作打下坚实基础，回报社会，报答老师的培育之恩和父母的养育之恩。在学习上我态度端正。努力刻苦，严于律己，始终坚持为自己终生发展负责的原则。为了自己的目标与理想，我利用课余时间阅读了大量的有关提高自身素质和专业技能的书籍。在生活上，我省吃俭用，尽量减少家庭负担；在空闲和休息时间不影响学习的同时，我还积极参加学校的各种活动以使自己全面发展，并从中学到了许多书本上不曾有的知识。鉴于以前的学习生活，我不是幸运的，但又是万幸的。因为我得到了老师和同学的帮助，对于之后的生活有了更明确的目标追求，积极参加社会实践活动，为增加社会经验打下基础，使自己变得更成熟。国家奖学金的帮助不但大大减轻了我的家庭经济负担，让我的生活与学习得到了物质保证，让我能够更加安心与专心地学习，同时还增强了我的感恩心，让我更加懂得知恩图报，培养了我的生活自信心，增强了我的社会责任感，坚定了我报效祖国与人民的信念。我要怀着感恩的心，努力学习专业知识，珍惜时间，拼搏奋斗，励志成才，努力成为祖国未来合格的建设者与接班人，用自己的力量为祖国、为社会、为人民做出最大的贡献。我会合理运用这些钱，好好学习天天向上，将来为祖国的繁荣昌盛贡献一份力量。等我有一定经济基础后，我一定会将这份爱继续传递给别人。滴水之恩当涌泉相报，我要珍惜这来之不易的国家奖学金，以自己最大的努力来回报党和国家对我的关怀，来感谢学院领导和老师对我的支持和关心帮助!再次感谢您们!

××学院××专业××级×班学生×××

××年×月×日

四、慰问信

(一)慰问信的概念

慰问信是以组织或个人的名义向集体或个人表示关怀、问候、安慰和鼓励的一种书信。如向在工作活动中做出突出贡献的集体或个人表示慰问、向遭受重大灾害和损失的群众表示慰问、向重大节日到来之际的单位或个人表示慰问等。

(二)慰问信的种类

(1)表彰慰问：向在工作中取得突出成绩的集体或个人表示慰问，向勤奋工作的劳动者、勤奋学习的学生或某一特殊人群表示慰问。

(2)安慰慰问：是对遇到困难、遭受灾难的个人或集体表示同情、安慰并鼓励其克服困难，战胜灾难的慰问信。

(3)节日慰问：节日来临之际，对有关人员表示慰问。

(三)慰问信的结构与写法

慰问信的结构一般由标题、称谓、正文、祝颂语、署名与日期五部分构成。

(1)标题。第一行正中写“慰问信”或“×××致×××的慰问信”。

(2)称谓。第二行顶格书写接受慰问的单位或个人名称。

(3)正文。正文内容一般包括三个方面。

①原因背景：简要陈述目前形势，写明慰问的背景和原因，以提起下文。

②叙述事实：比较全面、具体地叙述对方的模范事迹或遇到的困难，实事求是地肯定、赞扬成绩或精神，或对对方的不幸表示安慰、关心、问候。

③结语部分：提出殷切希望，表示共同的愿望和决心。

(4)祝颂语。用一句慰勉与祝愿的话作结。

(5)署名与日期。慰问信可以面交或邮寄给收信人，也可以刊登在报刊上。

(四)慰问信写作的注意事项

(1)要根据慰问的情况和对象来确定写法。

(2)感情要真挚、热切，情深意厚。

(3)语言要亲切，让对方真正感到温暖，受到鼓舞。

[例文9-8]

慰问信

区政法干线的全体干警们：

鸡年春节即将来临，值此新春佳节之际，区党委政法委员会谨向辛勤奋战在政法干线的干警、治保人员及全体同志们，致以亲切的慰问和崇高的敬意！

亲爱的同志们，在改革、开放不断深入发展的大好形势下，我们送走了硕果累累的猴年，满怀豪情地迎来了鸡年。在过去的一年中，你们在各级党委和政府的领导下，充分发挥政法队伍保护人民、打击敌人、惩治犯罪、服务四化的职能作用，在严厉打击严重刑事犯罪和经济犯罪的斗争中，尽职尽责，秉公执法，不怕艰难困苦和流血牺牲，维护了我区社会治安和社会秩序的稳定，保卫和促进了我区现代化建设和各项改革的顺利进行，做出了积极的卓有成效的贡献，得到了各级党组织和人民政府的充分肯定，得到了全区人民群众的热情支持。亲爱的同志们，时代在前进，形势在发展。在新的一年里，希望你们在各级党组织和区政府的领导下，认真学习胡锦涛总书记的讲话，加强政法队伍的精神文明建设，坚持四项基本原则，为我区社会治安和社会秩序的稳定做出更大贡献。

祝同志们身体健康，工作顺利，节日愉快！

××区政法委

××年×月×日

五、申请书

(一)申请书的概念

申请书一般是个人或集体向组织、机关、企事业单位或社会团体表述愿望、提出请求时所使用的一种文书。根据单位、机关、团体等性质的不同，我们可以写各方面的申请书。例如，要求加入共产党、共青团、少先队、工会，或者参军、参加某项政治活动等，我们可以写入党申请书、入团申请书、参加少先队等方面的申请书。而作为学生，一般由于学习、生活和工作的需要，往往只要求我们写个人方面的申请书，即个人向团体和组织提出要求、表达愿望的一种书信文体——申请书。

(二)申请书的写作要求

申请书，实质上也是一种专用书信，它同一般书信一样，也是表情达意的工具。申请书要求一事一议，内容要集中、单纯。语言要简洁，切忌卖弄；表达要真实，不得虚构。此外，为了表达清晰，也应注意层次。

(三)申请书的结构和写法

申请书由标题、称谓、正文、结语和落款五部分构成。

(1)标题。有两种形式：①由性质加文种构成，如《入团申请书》；②用文种“申请书”作标题。

(2)称谓。另起一行，顶格加冒号，要写明接收申请书的单位名称或领导人姓名，如“××团支部：”“系总支领导同志：”等。

(3)正文。正文一般包括以下三项内容：

①申请内容。开篇向领导、组织提出申请什么，要开门见山，直截了当，不含糊其辞。

②申请原因。为什么申请，也就是说明写申请书的目的、意义及自己对申请事项的认识。

③表决心和要求。最后进一步表明自己的决心、态度和要求，以便组织来了解申请人的认识和情况。应写得具体，详细，诚恳，语言要朴实准确，简洁明了。

(4)结语。申请书可以有结语也可以没有。结语一般是表示敬意的话，如“此致敬礼”等，也可写表示感谢和希望的话，如“请组织考验”、“请审查”、“望领导批准”等。

(5)落款。在右下方书写申请人姓名，并注明年、月、日。

[例文9-9]

入

团

申

请

书

共青团××委员会：

在团组织的培养下，在老师的教育和同学们的帮助下，通过学习团的章程，我认识到：中国共产主义青年团是先进青年的群众组织，是学习共产主义的大学校，是中国共产党的得力助手。青年人要更好地学好马列主义、毛泽东思想和现代科学文化知识，把自己培养成为有社会主义觉悟的有文化的劳动者，就应该加入中国共产主义青年团。

因此，我特申请加入中国共产主义青年团。我入团以后，决心做到：坚决执行团的决议，遵守团的纪律，按时交纳团费，积极参加团里组织的各项工作，同时加倍努力学习马列主义、毛泽东思想和现代科学文化知识，认真完成组织交给我的各项任务，处处起模范带头作用；同一切违法乱纪行为作坚决的斗争；认真开展批评与自我批评，坚持真理，改正错误，为祖国的四个现代化建设贡献自己的一切力量。请团组织进一步考验我，并在条件成熟的时候，批准我的请求。此致

敬礼！

申请人：×××

××年×月×日

一、欢迎词

(一)欢迎词的概念

欢迎词是指行政机关、企事业单位、社会团体或个人在公共场合欢迎友好团体或个人来访时致辞的讲话稿。

(二)欢迎词的种类

1)从表达方式上分

欢迎词可分为现场讲演欢迎词和报刊发表欢迎词。第五节欢迎词、欢送词、答谢词

2)从社交的公关性质上分

欢迎词可分为私人交往欢迎词和公事往来欢迎词。

(三)欢迎词的特点

(1)欢愉性；

(2)口语性。

(四)欢迎词的基本格式和写法

欢迎词一般由标题、称呼、正文和落款四部分组成。

(1)标题。一般有两种：一种是单独以文种命名，如“欢迎词”。另一种是由活动内容和文种名共同构成，如《在××学术讨论会上的欢迎词》。

(2)称谓。用尊称，姓名前加上职衔或表示亲切的词语，如“尊敬的”、“亲爱的”、“敬爱的”等等，后加“阁下”、“殿下”、“同志”等，如“尊敬的先生们女士们：”、“亲爱的××大学各位同仁：”。

(3)正文。一般由开头、中间和结尾三部分构成。

①开头：开头通常应说明现场举行的是何种仪式，发言者代表是什么人，向哪些来宾表示欢迎。

②中间：欢迎词在这一部分一般要阐述和回顾宾主双方在共同的领域所持的共同的立场、观点、目标、原则等内容，较具体地介绍来宾在各方面的成就及在某些方面做出的突出贡献，同时要指出来宾本次到访或光临对增加宾主友谊及合作交流所具有的现实意义和历史意义。

③结尾：通常在结尾处再次向来宾表示欢迎，并表达自己对今后合作的良好祝愿。

(4)落款。落款要署致词单位名称、致词者的身份和姓名，并署成文日期。用于讲话的欢迎词无需署名。若需刊载，则应在题目下面或文末署名。

(五)欢迎词写作的注意事项

欢迎词是出于礼仪的需要而使用的，因此要十分注意礼貌。具体而言，要注意以下几点：

(1)称呼要用尊称，感情要真挚，要能较得体地表达自己的原则立场。

(2)措辞要慎重，勿信口开河，同时要注意尊重对方的风俗习惯，应避开对方的忌讳，以免发生误会。

(3)语言要精确、热情、友好、温和、礼貌。

(4)篇幅短小，言简意赅。一般的欢迎词都是一种礼节性的外交或公关辞令，宜短小精悍，不必长篇大论。

(六)