财务会计档案保管与查阅制度

财务会计档案保管与查阅制度财务会计档案保管与查阅制度第一章总则第一条为加强公司财务会计档案的管理，确保财务会计档案的完整、安全与有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所有财务会计档案的保管、查阅、销毁等工作。第三条财务会计档案是公司的重要经济资料和历史见证，对公司经营管理、风险控制、合规审计等方面具有重要意义。公司应高度重视财务会计档案的管理工作，确保其真实、完整、连续、有效。第四条公司财务会计档案的管理工作应遵循以下原则：1.完整性原则：确保财务会计档案的全面、完整，不得遗漏。2.安全性原则：确保财务会计档案的安全，防止丢失、损坏、泄露。3.利用性原则：确保财务会计档案的便于查阅和利用。4.规范性原则：严格按照相关法律法规和公司制度执行。第二章财务会计档案的归档第五条财务会计档案的归档范围包括：1.会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿：包括总账、明细账、日记账等。3.财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等。4.财务分析报告：包括月度、季度、年度财务分析报告等。5.内部管理制度、会计政策、财务报告等文件。6.其他具有保存价值的财务资料。第六条财务会计档案的归档程序：1.归档材料的整理：财务部门对归档材料进行分类、整理，确保其完整、连续、准确。2.归档材料的审核：财务部门负责人对归档材料进行审核，确保其真实、合法、合规。3.归档材料的编号：按照公司档案管理办法进行编号，并填写档案目录。4.归档材料移交：财务部门将归档材料移交给档案管理部门。第三章财务会计档案的保管第七条财务会计档案的保管责任：1.档案管理部门负责财务会计档案的保管工作。2.财务部门负责财务会计档案的整理、归档、移交工作。3.公司其他部门和个人不得擅自查阅、复制或销毁财务会计档案。第八条财务会计档案的保管要求：1.选择适宜的档案柜、档案架，确保档案存放整齐、有序。2.档案存放区域应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠。3.定期对档案进行检查、整理、维护，确保档案的安全和完整。4.对重要、特殊档案应采取特殊保管措施。第四章财务会计档案的查阅第九条财务会计档案的查阅权限：1.公司内部员工因工作需要查阅财务会计档案的，应填写查阅申请表，经财务部门负责人审批后，方可查阅。2.外部单位和个人因合法原因需要查阅财务会计档案的，应提交相关证明文件，经公司领导批准后，方可查阅。第十条财务会计档案的查阅要求：1.查阅人应爱护档案，不得污损、折叠、损坏或擅自复制、拍照、录像。2.查阅人应按照查阅目的进行查阅，不得随意翻阅或携带出档案存放区域。3.查阅人应在查阅完毕后及时归还档案，并填写查阅记录。第五章财务会计档案的销毁第十一条财务会计档案的销毁条件：1.法律法规规定的可以销毁的财务会计档案。2.超过保存期限且无保存价值的财务会计档案。3.经公司领导批准的其他可以销毁的财务会计档案。第十二条财务会计档案的销毁程序：1.档案管理部门编制销毁清单，经财务部门负责人审核后，报公司领导批准。2.档案管理部门在销毁档案前，应进行核对，确保档案完整、准确。3.档案销毁后，档案管理部门应填写销毁记录，并保存备查。第六章附则第十三条本制