某地产集团重大会务执行细则

第11页，共11页目录TOC\o"1-2"\h\z\u1.总则 22.制度与规范 23.流程图 24．工作程序 45．附则 11总则目的为了便于集团总部综合管理部及服务物业总务团队明确大型会务服务的各项工作流程及规范，更系统化更高效地完成会务保障工作，特编写了《集团有限公司重大会务执行细则》供大家参考，《细则》内容主要包含组织一次大型会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。适用范围本细则适用于集团总部，各业务板块结合实际情况，自行制定相关管理规范，报集团审批后施行。制度与规范集团综合管理部对于会议会务的管理有明确的制度及规范，将另行制定，本《细则》不做详细赘述。流程图会前会场布置开始会议设备及其他准备到达会场会议宣传物料制作确认酒店合作合同确认会议座次及宴会桌位图确认餐饮方案确认住宿方案、与会人员出行交通方案发布会务指南申报会议预算发布会议通知成立会务工作组会议厅选址及确认确认会议时间、预估参会人数会场布置开始会议设备及其他准备到达会场会议宣传物料制作确认酒店合作合同确认会议座次及宴会桌位图确认餐饮方案确认住宿方案、与会人员出行交通方案发布会务指南申报会议预算发布会议通知成立会务工作组会议厅选址及确认确认会议时间、预估参会人数会中住宿的保障会议的保障合影的保障用餐的保障过程住宿的保障会议的保障合影的保障用餐的保障过程会后物料归还费用报销复盘总结物料整理退房车辆安排结账收尾物料归还费用报销复盘总结物料整理退房车辆安排结账收尾工作程序4.1会前工作（按顺序）4.1.1会议时间及参会人员预估会务组与公司有权审批人应充分沟通全年重大会议需求，至少在会前60个工作日确定好会议时间，并明确开会需求及与会人员范围。4.1.2会议地点确认会务组应在会前至少45个工作日与公司有权审批人沟通确认会议举办城市，并踏勘该城市符合公司要求的星级酒店，完成会议地点及会议预算方案后报审公司领导，最终确认会议地点。会议地点要求：一是酒店住宿费用要符合公司差旅费用标准；二是酒店硬件设施要满足会议需求（会议室数量、面积、层高，酒店内部装修，房间数量等）；三是酒店要尽量靠近高铁站、机场等交通便利的位置，避免闹市区酒店，以周边自然环境优美的酒店为先；四是酒店服务水准要同行业领先，能充分满足我方各类需求。4.1.3成立会务工作组在确认会议地点后，召开会议筹备会议，成立会务工作组，明确综管及其他相关板块、部门的人员分工，明确包含会务统筹、会务礼仪、it设备、办公物料、视觉物料、现场布置、车辆调度、酒店入住离店、餐饮娱乐、安全保障等各事项的责任人，各方分工协作，保障会议的圆满完成。4.1.4发布会议通知会议主责部门在会前一周确定本次会议的议程，其中包括汇报的具体时间、主要内容及安排、汇报人、列席人员等事项，结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（必须包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等），审批完成后完成OA发布。4.1.5申报会议预算依据会议与会人员数量及酒店规格，做如下费用明细，包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，茶歇费，背景板布展费，鲜花绿植费，办公用品费、车辆费用、不可预计费等相关费用。会议预算要求在会前30个工作日由会务统筹人员完成，并发起线上审批流程（“年度会、半年度会等预算”流程），报有权审批人审批完成。4.1.6确认酒店合同根据会议需求及预算，与酒店确认住宿、餐饮、会议、茶歇等的保底费用，并与酒店销售、公司法务人员三方协商合同条款后，发起线上“合同登记”流程，报集团总裁审批后完成用印流程。合同签订须知：与酒店销售确认酒店合同时，应重点关注酒店费用计算、付款方式及违约条款，核心思路为保证我司利益。一般酒店合同费用只签订保底费用，减少因会议变更等因素造成的费用损失；酒店付款一般要求在会议举办前一周完成合同金额的100%支付，可分2-3次完成付款；关于违约责任，应在合同中明确会议取消或变更我司应承担的损失额，尽可能的降低损失金额。如遇会议时间或其他安排变更，可提前15天与酒店签订补充协议避免造成费用损失。4.1.7会议宣传物料制作会议主题确认后，由品牌部门确认会议主视觉图，综管会务组根据主视觉图制作会议相关宣传物料，主要包含酒店签到背景板、会议室签到背景板、会议室内背景板、酒店线路导视（重要地点都需设立指示牌）、合影区背景板、酒店欢迎入住函等物料。所有宣传系统物料的制作，需根据酒店现场测量后确认大小尺寸。此外，其他线上宣传资料，也必须契合会议主视觉图，诸如会务指南、会议汇报模板等。4.1.8住宿、出行方案确认待明确与会人员后，会务组需提前收集各与会人员的出行及入住信息，统计各房型房间的需求数量，提前与酒店沟通预留房间，确认信息后完成《酒店住宿安排表》（见附件1）。住宿安排要求：一是酒店房间层级要明确：集团董事及板块负责人安排豪华景观套房，其余总办成员安排普通套房，职能部门总安排大床房，区域总办成员安排大床房，工作人员以标房为主。在酒店房间紧张或费用超标的情况下，8级以下与会人员可安排标房入住。二是酒店入住前会务组应确认房间内部布置方案，放置欢迎函、入住欢迎礼、水果、引用水等物品。集团董事及板块负责人应根据其个性化需求，放置领导惯用的洗漱用品、泡茶工具、水果、饮料等物资。三是会务组车辆统筹人员应提前对接各与会人员的出行信息及会议期间的用车需求，提前对接车辆供应商，确认车辆租赁的方案，确认信息后完成《车辆安排信息表》（见附件2）。车辆安排要求：一是与会期间董事局成员必须全程安排专车，车型一般为奔驰、宝马等豪华轿车；其他总办成员可安排1-2辆商务车备用；另会务组再预留一辆商务车作为机动用车辆。此外，根据会议安排，提前预定足够数量的大巴车以供出行。二是关于接送机要求，总部总办领导及区域总必须安排车辆接送机，如各领导乘坐同一车次或航班出行，不单独额外安排车辆。原则上其他与会人员不安排车辆接送机，在预算充足的情况下，如5人以上乘坐同一车次或航班出行，可安排商务车或大巴车统一接送。三是关于车辆布置，所有会议用车都必须完成车辆统一布置。车辆上放置集团/地产/服务LOGO信息、足够数量的饮用水。领导专用车辆上还需放置餐巾纸、湿纸巾、口香糖等车辆常备物资。四是关于司机，会务组应提前培训，沟通用车行程信息等。领导专车司机需提前面试，要求长相端正、人品可靠、熟悉会议当地及周边道路信息、熟悉当地旅游信息、口齿伶俐但口风严实。服务司机需着深色正装，戴白手套。五是车辆调度要求在满足各方出行需求的情况下，也要注意费用控制，杜绝车辆闲置浪费。4.1.9餐饮方案确认会务组应提前踏勘酒店及周边的餐饮，确认会议期间与会人员的餐饮地点，并根据预算，提前确认菜单。另，为满足总办领导其他的商务接待需求，可提前在酒店周边踏勘确认1-2家适合商务宴请的高档酒店。待菜单确认后，根据内部宴请的标准，确认酒水方案，提前联系供应商送货至酒店，由酒店方代为保管。餐饮安排要求：一是会议期间尽量安排在酒店内用餐，午餐以自助餐等工作简餐为主，菜单要求荤素搭配均衡，中餐为主，菜量必须足量。会议期间须安排一次大型宴会，餐饮标准根据会议预算定，根据日常领导们的喜好并融合当地的特色菜制定菜单。二是关于酒水方案，午餐不提供酒水。晚宴安排酒水，酒水规格一般为：主桌为1000元/瓶以下的红酒，白酒一般安排2000元/瓶以下；其余桌安排400元/瓶以下的红酒，白酒一般安排800元/瓶以下（或可选择当地特色酒水）。酒水数量上，一般每桌红酒6瓶，白酒3瓶来配置。三是茶歇安排一般按照会议人数的70%准备，茶歇要包含4种以上西式点心、3种以上现切水果、咖啡、红茶等，要求摆盘要美观，入口方便。4.1.10会议设备及其他办公用品准备IT类设备准备：一般大型会议，需准备2台备用笔记本电脑、1台投影仪、2支录音笔（一支备用）、若干只激光笔（总办领导都应配备一支激光笔）、2支翻页笔（一支备用）、无线话筒（主位领导各一支、主持人一支、发言席一支、移动备用至少2支）。所有设备都需提前调试确保完好。摄影摄像设备：会议期间一个会议室内需配备一个全程摄像师，合影区域安排一位合影摄像师，并根据会议需求，斟酌是否需要增加录影师。摄像师需提前培训，要求业务能力过关，合影区摄像师需懂得调动气氛，指导与会人员如何站位、如何管理面部表情、如何摆造型等。其他办公用品：为保障会议的正常运转，会务组应准备以下办公用品：公司抬头的席卡、晚宴席卡、足够数量的集团/地产用纸、签字笔、签到本、打印纸（白色、粉色各备）、胶水、剪刀、订书机等常用办公用品。4.1.11确认座次及桌位公司会议一般选择U型或双U型排布，根据内部职级排序，结合《会务座次安排规则》（附表3）进行会议座次排序。晚宴桌数如超过3桌，则需将主桌及副桌的座次安排落实到人，其余桌根据运营公布的部门/公司业绩排名来安排座位，不要求具体到每一个人。桌数超过10桌的情况下，晚宴门口需设立座位分布图，以供与会人员方便找寻各自的座位。大合影环节，第一排领导为坐席，后面设立2-3排站位。会前需将第一排领导的座次落实到人，后排领导则落实到职位或所属公司即可。4.1.12发布会务指南公司重大会议应当制作会务指南，并在会议开始前将会务指南发送至各参会人员，会务指南原则上以H5的形式线上发布，总办成员可在会议前准备纸质版的会务指南，以便领导翻阅。4.1.13会议场地布置与熟悉会务组成员应至少提前一天到达酒店，熟悉并了解酒店动线，提前沟通各场所的酒店负责人员，组建酒店事务沟通对接群组；提前培训酒店服务人员，以达到我方的服务要求；提前一晚完成酒店内动线导视及会场布置；提前运送各项会议物资到酒店，并调试到位。酒店布置要求：酒店前台区域选定靠入口的位置作为入住签到区域，安放“入住签到区”背景板，根据背景板尺寸摆放1-2张桌子，并配备2-4把椅子，桌面上需放置签到台台卡、鲜花、签到表、签字笔等物资。根据酒店动线图，沿途布置导视动线图，特别标注自助餐厅、厕所、宴会厅、会议室、住宿区等重要地标。动线图要求指向清晰明确。会场布置要求：1、根据桌型图，要求酒店工作人员摆放桌椅，桌面上摆放标准会议用品：饮用水、茶杯、2颗薄荷糖、书写笔、写字板、会议用纸、会议议程（粉色纸打印）、席卡，要求各物资摆放处于同一水平线，整齐划一，饮用水摆放注意标签位置统一。2、会议室内要求在主位后方适当位置放置会议背景板，投影幕布侧前方设置发言席，会议室侧方靠墙处设置工作人员席位。3、会议室内需摆放足量的鲜花绿植，背景板前摆放成排的小型绿萝或红掌；U型桌内部区域点缀摆放4-8颗中型高度的红掌；主席位摆放小型色彩明快的插花；发言席摆放台花。4、会议室内电子设备，包括投影仪、电子显示屏、话筒、激光笔、翻页笔等，需提前一晚调试。5、会议室门口选定位置布置茶歇区域及签到区域。茶歇摆放要求美观，可要求酒店做造型布置；签到区需摆放签到背景板、签到台、签到椅、台花、签到表、签字笔等物资。6、合影区域需设置合影背景板、贴着领导铭牌的座椅、两层站架。要求会务人员在合影前确认合影方案，包含坐位领导座次及后排领导站位次序，并确认合影时间点。7、会前根据《会议筹备点检表》（附件4）来核对工作事项是否完成，逐一销项。晚宴布置要求：根据桌型图布置现场，桌数超过10桌的情况下，晚宴门口需设立座位分布图，以供与会人员方便找寻各自的座位；特别留意主桌周围预留出足够的空间，以免敬酒环节主桌周边人流拥挤堆积。此外，在大型晚宴现场，需根据领导敬酒的需求，提前制定敬酒动线，并预留足够的走道空间。会议服务人员要求：会议室内服务人员要求五官端正、业务过硬、服务素养高，会议室至少配置3名酒店服务人员，会务组应提前培训，明确每20分钟加茶水的标准。4.2会中工作（按顺序）4.2.1住宿保障会务组在所有需要住宿的人员抵达宾馆时，要及时提供相应房间的门卡；会议当天要提前与酒店总台设定第二日的叫早时间；会议结束的当天13:00前，收齐所有房间的门卡，并与酒店完成退房结算。4.2.2会议保障会议前需特别注意集团董事局以及板块负责人以上领导入场前的引导。集团主席入场前需有集团董办主任、秘书等引领；其他董事局及板块负责人由综合管理部负责人、专职秘书等引领；会议的全程要有一名会务人员及IT人员留在会议室，保障会议的服务工作；每次汇报开始时，会议场务人员要随时关注设备、灯光、室温、音响、茶水等情况；会议场务人员协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工作；在茶歇时，要做好路线引导工作；及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整工作。4.2.3合影的保障茶歇合影开始和结束时，礼仪人员要做好线路指引工作；根据合影时间，提前布置合影道具，并沟通摄影师对接合影需求及注意事项；领导合影期间，需指引后排领导按照合影方案迅速到位，并从摄影美学角度调整个别领导站位。准备就绪后，请第一排坐位领导根据铭牌入座；合影时，会务人员要配合摄影师调动气氛、调整角度，以最终呈现出符合气质的合影照片；4.2.4用餐的保障要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间；要求凉菜在入场前15分钟摆放完毕，热菜在人员落位后上火；如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐；各礼仪人员做好动线指引工作，集团董事局以及板块负责人以上领导离场前由秘书引领。4.3会后工作（按顺序）4.3.1车辆安排全部会议结束后，做好参会人员返回车辆安排工作。4.3.2退房在会议最后一天通知中午13：00之前，办理退房手续。4.3.3物料整理在送走所有参会人员后，进行物料的收拾和整理工