工厂油品进出存管理审计报告

目录TOC\o"1-5"\h\z审计基本情况 11.1审计目的 11.2审计内容与范围 11.3审计方法 11.4审计依据 1被审计单位基本情况 12.1油品与油库基本情况 12.2组织架构和岗位设置 22.2.1职责分工 22.2.2组织架构与岗位编制 32.3制度流程建设情况 42.4信息系统运用情况 42.5数据 4工业用油数据 42.5.2柴油数据 62.6绩效指标及其达成情况 72.7以往审计及其整改情况 7审计发现 83.1内部控制设计方面 8油品采购业务权限不明确 8关键岗位职责未适当分离 83.1.2.1油品采购管理和采购执行职责未分离 83.1.2.2油质检验职能不独立，采购组负责油质抽检违背内控原则 83.1.3供应商考察工作不规范，合格备用供应商开发不足 93.1.4未签署采购合同或合同缺陷多 93.1.5油品验收流程不规范、油质难保障且容易引起纠纷 103.1.5.1油品验收流程不规范 10油样品管理不规范 113.1.6退货流程不规范 113.1.7质量异常信息沟通方式不规范 113.1.8油品管理缺乏安全库存控制措施 123.1.9油品的使用缺乏监督机制 123.1.10部分岗位的绩效指标需要优化 123.1.10.1油库仓管员的绩效指标无实际考核意义 12油汽比指标值需要优化 123.2.1采购协议执行不严格 133.2.2油品耗用计量表未及时维护，影响计量的准确性 133.2.3耗油量计算不够科学 133.24油品验收单据使用不规范 143.2.5有关资料保管不规范 14审计基本情况1.1审计目的通过审查工业用油进耗存相关制度流程建设和执行情况，评价相应内控制度的健全性及其运行有效性，推动制度流程的优化。1.2审计内容与范围本次审计包括工业用油柴油的请购、采购、验收、入库、使用、盘点等管理环节的制度建设与执行情况，抽查范围为XX年X月至XX年XX月。1.3审计方法在审计过程中，审计项目小组采用流程检查、数据分析、实地查看、问询、抽样、核对、复核等方法，执行了符合性测试和实质性测试程序。1.4审计依据在审计过程中，审计项目小组依据公司《内部审计管理办法》及其相关的审计管理细则执行。被审计单位基本情况2.1油品与油库基本情况1） 油品分类：略。2） 油品用途：略。3） 油库情况：略。4） 保养维护：工厂对油罐的维护方式为由动力组锅炉房请外部人员使用我司柴油清洗，但目前由于无相关规定定期清洗油罐，使用部门并未定期安排对油罐进行清洗。XX年XX月份清洗过一次，但是清洗效果如何无法评价。 X台在用锅炉的资料如下：

序号编号规格型号制造单位购买日期投入运行日期123452.2组织架构和岗位设置2.2.1职责分工目前油品的采购管理无制度流程明确相关职责。实际操作中，工厂涉及柴油、工业用油进耗存管理环节的职能部门包括采购部、计划部、工程部、行政人部及财务部；涉及的主要岗位及其职责见下表：

管理环节职责责任部门责任岗位具体职责内容需求管理提岀需求生计部根据月均使用量提岀用量需求采购采购申请米购组根据比价结果向采购部提岀采购申请供应商开发采购部米购组工程部生计部参与供应商考察议价比价米购组选择3家被选供应商进行询价议价签署采购合同米购组与供应商签订“供油协议”下采购订单米购组根据实收数量补下订单安排/跟进送货米购组对正常需求及紧急需求进行送货安排验收过磅称重生计部称取供应商油罐车的毛重及皮重油质检验生计部工程部工业用油：观察流动性、亮度、颜色、杂质、测量密度、油品试烧检验柴油：无油品检验入库记录生计部记录入库前后的油位高度、入库油品净重退货提岀退货生计部工程部工业用油：检验不合格与使用过程中发现不合格的，通知采购组要求供应商退货批准退货生计部根据检验人员反馈情况作岀退货决定通知供应商米购组知会供应商退货情况办理退货生计部油库仓管员开岀负数收料单工业用油的使用均直接使用，不需审批。其中工业用油仅供锅炉房使用，油库仓管员负责每天测量油位高度，计算每月耗油量；而柴油耗用数据由油库仓管员记录统计。222组织架构与岗位编制1） 采购组：略，根据实际编制2） 工程部：略，根据实际编制。组织架构图，略。3）生产计划部：略，根据实际编制：主要岗位设置及编制表岗位名称XX年备注编制人数实际人数在岗年限差异人数2.3制度流程建设情况截至审计日，工业用油的供应商开发、比价、议价、价格审核审批、采购合同的签署、采购执行、油质检验、退货、使用管理等权责和作业，目前公司均没有相应的制度流程予以明确和规范。目前某某工厂已草拟《某某工厂油品管理作业细则》 ，并于XX年X月份提交总部审批，目前暂未批准生效。经审核，该作业细则存在较多不足，未能对目前油品的采购、入库、出库及库存管理问题进行全面规范，需要重新优化。2.4信息系统运用情况目前工业用油的进耗存管理未应用到ERP或其他IT信息系统，相关数据均为手工抄写、用EXCEL匚总。2.5数据2.5.1工业用油数据1）进耗存统计数据工业用油只用于工厂的锅炉，目前某某工厂有 X台锅炉。以下是工业用油近期的进耗存和油汽比资料。期间进耗存及产汽数据（不含税）（资料来源：XX报表、XX统计资料）日期米购入库耗用库存产汽（吨）油汽比（千克/吨）数量（吨）单价（元/吨）金额（万元）数量（吨）金额（万元）数量（吨）金额（万元）合计其中，上表中的油汽比是指每吨蒸汽所好用工业用油数（千克），是工业用油的耗用考核指标。油汽比的高低与几个因素有关：1）工业用油质量；2）锅炉的规格和新旧情况；4）锅炉维护情况；4）生产安排均衡水平。上表中的油汽比变化趋势图如下：趋势图略。2）工业用油供应商情况（资料来源：金蝶帐套）年度供应商数量（吨）不含税含税平均单价（元/吨）金额（万元）平均单价（元/吨）金额（万元）

2.5.2柴油数据1）进耗存数据（不含税）柴油进耗存数据统计日期米购入库耗用库存数量（吨）单价（元/吨）金额（万元）数量（吨）金额（万元）数量（吨）单价（元/吨）金额（万元）合计2）柴油主要耗用项目数据统计（不含税）柴油耗用明细表年度月份食堂货车叉车变电站锅炉房数量（吨）金额（万元）数量（吨）金额（万元）数量（吨）金额（万元）数量（吨）金额（万元）数量（吨）金额（万元）合计

3）柴油供应商资料资料来源：金蝶帐套年度供应商数量（吨）不含税含税平均单价（元/吨）金额（万元）平均单价（元/吨）金额（万元）2.6绩效指标及其达成情况各主要岗位的绩效考核指标如下表:管理环节责任岗位主要考核指标2.7以往审计及其整改情况无。3.审计发现3.1内部控制设计方面对于工业用油的供应商开发、考察、询价比价、议价、采购合同的签署、采购执行、油质检验、退货、使用管理等权责和作业，目前公司均无相应的制度流程予以明确和规范，从而导致以下一系列的问题。某某工厂已草拟《某某工厂油品管理作业细则》，并于XX年X月份提交总部待审批。审计结束时，该细则尚被批准生效。经审核，该细则存在较多不足，不能有效规避目前存在的以下问题，需要进一步优化。3.1.1油品采购业务权限不明确对于工业用油采购业务，包括供应商的推荐、采购合同的签署、采购执行、采购请款等，均在工厂采购主管的工作范围之内。经查询公司的审核审批授权，除工业用油柴油的付款需工厂总经理审批，工厂采购组的询、比价申请（X万元/次内）和采购订单的签署需采购总监审批之外，工业用油柴油供应商开发认证、采购合同的签署、采购执行、均未有制度流程予以明确。3.1.2 关键岗位职责未适当分离3.121油品采购管理和采购执行职责未分离实际操作中，油品供应山开发、采购管理及采购执行均由工厂采购主管负责。工厂采购主管在油品采购方面的职责包括供应商开发、供应商考察、采购比价、议价、签订采购合同、下订单，油品异常时参与处理，月底对帐工作等。采购管理与采购执行职责不分离，不利于规避职位风险，另一方面也不利于提升工作效率。3.1.2.2油质检验职能不独立，采购组负责油质抽检违背内控原则目前工厂只能检测工业用油的密度（密度仪）、粘度相关的工业用油流动性（检验棒）、杂质（过滤袋）、燃烧效果（试烧罐）。这些检测工作主要由锅炉房的司炉工和工段长负责。而锅炉是工业用油的使用部门，检验和使用职能没有分离，难以对工业用油的质量进行监督。另外，从调查情况看，工厂采购组主管负责对工业用油质量的抽检，违背了不兼容职位必须严格分离的内控原则。由于采购主管对油质的抽检工作未作记录，审计无法全面了解抽检次数及其抽检结果。目前审计只收集到采购组主管对两批工业用油的抽检报告：报告略。据工厂采购组反映，采购组进行样品送测的目的在于证明油品不合格，作为供应商赔偿的依据。但此工作由采购人员进行操作不符合内控制度的基本原则，不利于职位风险的规避。3.1.3供应商考察工作不规范，合格备用供应商开发不足1） 目前我司对工业用油柴油供应商的考察过程记录不完整，考察人员配置不合理。内容略。2） 合格备用供应商不足，增加采购风险。不管是柴油还是工业用油，均没有经考察合格的供应商储备备用。如果市场油价变动或供应商自身原因导致无法及时送合格燃料时，出现供应商趁势抬价或由于缺油造成我司停产的风险。X月初出现缺油情况，紧急情况下与临时供应商交易导致多起退货事故：事故略。据使用部门反映：锅炉对油品的质量敏感度较高，所以希望所提供的工业用油如果品质稳定的情况下尽量不要更换供应商，这样可以减少锅炉损耗从而保证锅炉稳定运行、延长锅炉使用寿命。我们认为，开发多家合格供应商与保持油质稳定并不矛盾，开发储备多家供应商有利于降低油品独家供应所存在的潜在风险。3.1.4未签署采购合同或合同缺陷多1）未与供应商签署柴油供应合同或协议。 经审核，某某工厂目前与柴油供应商一一中石化某某分公司未签署采购合同或协议。合同是一种约定或承诺，是明确双方责任与义务的一种凭证，没有签订有效合同，双方利益得不到保证，交易行为在法律上得不到有效保护。所以必须从公司利益角度出发，为了规避不必要的风险，不管是柴油还是其他交易行为，都应要求签订合法有效的合同。2）工业用油采购协议不完善缺陷多。与各工业用油供应商所签的各协议内容相同，且均未经公司法务审核。进审核该供油协议相关条款不够严谨。采购协议存在的问题包括：合同未约定工业用油的质量标准，也未规定供方每次供油都须提供有效的质量检验证明（权威独立机构检验报告）；损失赔偿规定依据“实际损失”，造成索赔的管理成本大,不容易操作，合同未约定双方的联系人和联系方式等等。.5油品验收流程不规范、油质难保障且容易引起纠纷3.1.5.1油品验收流程不规范1） 对于不合格的工业用油，直接退货，未书面记录验收结果及以书面的形式将检验结果反馈给相关人员和供应商。此操作的不足：对供应商的质量情况缺乏记录，不利于对供应商的考核，同时不利于供应商的质量改进。2） 对于验收合格的工业用油，直接入库，但未有记录注明输入哪个油库。若出现质量问题无法及时准确追溯。目前只有一个供应商送油，很容易确认油库的油来自哪个供应商。随着制度的不断完善，若某月用油由两个或多个供应商提供，甚至在同一天内送油，具体哪个供应商入到具体哪个油库没有记录，当出现质量问题需要检验确认或退货时，就无法及时准确追溯，对我司的不利影响就比较大。3）验收环节未对单据收取及留样情况等进行记录，难以保证资料的完整性。目前工厂对检验报告的收齐及留样未有记录，如果部分检验报告或留样丢失不易发现。4） 未对供应商的检验报告进行必要检查。供应商送油过来所附第三方油品检验报告，检验人员未对其进行必要的检查，致使这些检验报告上的明显问题未被及时发现。 女口,报告中无注明送检单位名称；同一检验机构出具的检验报告编号规律不相同，等等。5） 柴油过磅顺序不严谨，存在实际入库短少风险。柴油的实际入库流程为，先对油罐车的空车进行过磅，然后再到供应商处装油，运至我司时再对总重进行过磅，总重减去空车重量即为入库柴油重量。此操作程序的缺点在于，未对卸完油后的空车进行过磅，这样可能导致因检查人员疏忽或其它原因而未将柴油卸完的情况出现，致使入库数量不准，公司遭受损失。6） 工业用油验收环节检测措施不完善。目前工厂检验的设备有：密度仪、检验棒、过滤袋、试烧罐。工业用油检验的相关重要指标有：粘度、密度、闪点、含硫量、水分、净热值、总热值等。我司的检验条件比较单一，只能判断密度、粘度度、杂质、燃烧效果；对于水分、含硫量及与水分有关的闪点、净热值、总热值等参数无法检测。7）柴油未有检验程序，直接入库。据验收人员反映，XX所送柴油从颜色气味杂质使用效果等方面看，品质都比较好，目前也未出现过退货情况。工厂对XX柴油未进行品质检验，直接入库。存在不足：没有正式的检验程序，不排除XX送的油质不达标的情况，对于检验，油品应尽量做到规范统一。3.1.5.2油样品管理不规范留样的目的在于：当双方因油品质量问题出现争议时，可以把样品送至国家权威检测机构进行检测，以确认事实，从而明确责任归属。根据目前与供应商签订的《供油协议》第六条内容规定，略。但是样品的管理也存在许多不规范的地方：1） 样品封存不规范。略。2） 样品保留时间不规范。略。3.1.6退货流程不规范退货审核审批权责不明确，检验环节退货无记录。没有相关作业文件规定退货的审核审批权限。实际操作为：由检验人员通知采购组主管、仓管主管及生计部部长过来确认是否退货，然后由采购组通知供应商进行退货。 工厂对这种在检验环节发现问题的退货，没有做任何退货记录， 不能为日后的供应商考核提供依据。3.1.7质量异常信息沟通方式不规范抽查发现，工厂采购组在处理油品质量异常时，与供应商的沟通函件不规范。如：未注明供应商名称、未采用正式信函的形式等等。此类索赔信函应统一格式，规范操作,避免产生法律纠纷。3.1.8油品管理缺乏安全库存控制措施每月月初油库仓管员根据上月用油量与油库库存量制定下月油量需求计划（包括工业用油）o油品管理员每天对油库高度进行测量记录，当库存工业用油量只有 XX天用量时，即会通知供应商送油。据油品仓管员反映，目前这种操作暂时未出现断油现象。但制度上未对安全库存进行规定，单凭仓管员的经验和习惯操作，从管理角度看，规范性不足。如果市场油品供应紧张、送货不及时或送货不合格退货等情况时，将影响工厂的正常生产作业。3.1.9油品的使用缺乏监督机制1）财务的耗用数据来源于仓库的进出存报表而不是使用部门的使用记录， 从而导致仓库记录与财务记录之间没有形成相互核对和监督的机制，难以保证库存数与耗用数的正确性。2）使用部门未对耗用异常未进行跟进和调查，不利于成本精进和采购（油质）监督。3.1.10部分岗位的绩效指标需要优化3.1.10.1油库仓管员的绩效指标无实际考核意义油库仓管员岗位考核主要有三项绩效指标： 略。由于工业用油的实际收发存作业的不规范，这些指标是无法落实的。如：1） 工业用油盘点账实不相符次数一一略。2） 工业用油收货不准确次数一一略。3.1.10.2油汽比指标值需要优化目前某某工厂油汽比指标考核的岗位涉及XX及X工，检查发现，XX年动力组所设油汽比目标值过于宽松，在下年度给该指标赋值时需要优化。以下是XX年以来油汽比考核指标及其达成情况。年分指标目标值实际达成值达成情况3.2内控制度执行方面321采购协议执行不严格抽查XX年以来的“供油协议”发现，协议约定：供方的油品有其中一项或多项指标达不到国家标准，则处予XX万的罚款。经查核发现X起：例子略。3.2.2油品耗用计量表未及时维护，影响计量的准确性计量表的作用就是为数据分析提供真实、可靠的数据，通过对数据进行分析，可以发现异常，及时解决，起到预防问题产生的作用。从目前的计量表使用情况来看，存在如下问题：1）工业用油设备从建厂以来一直使用到现在， 设备比较陈旧，由于长久未对油表进行过相关校正工作，柴油使用部门曾经反映测量不准确的情况； 其余例子略。审计期间受到测量技术及设备的局限，未能确定目前计量表的准确性。对此，建议：1） 对已经存在读数不准确的计量表，应及时修理，未能修理的及时更换；2） 对现有的计量表进行一次完整外校，同时确定校正周期并严格执行；3） 每月统计人员应对统计数据进行比较分析，发现异常及时与相关人员进行沟通确认;4） 相关配合部门提高工作效率，对于生产设备的零部件从申购到领用各环节进行优先处理。.3耗油量计算不够科学目前的耗油量的计算方法是“期初库存量+本期入库量一期末库存量”，此方法计算的结果包含有“实际耗用量”及“损耗量”两部分，此计算方法存在以下不足：1）无法统计正常损耗。油品从入库、储存至正常使用，在这一过程中会有一定程度的损耗。正常损耗可以通过“期初库存量+本期入库量一期末库存量-实际耗用量”来计算。但从目前的耗油量计算方法来看，无法体现出储存过程中的损耗，不利于油品的管理。油品损耗率能够反映油品仓储管理的效率及油品品质。2） 导致实际耗油不准确。