总经理会议管理制度

总经理会议管理制度总经理会议管理制度

第一章总则

第一条本制度依据公司章程及有关规定，为加强公司会议管理，提高会议效率，确保会议质量，制定总经理会议管理制度。

第二条本制度适用于公司各类总经理会议，包括但不限于总经理办公会、专题会、协调会等。

第三条会议应遵循以下原则：

1.精简高效：会议应严格控制时间，减少参会人员，确保会议高效进行；

2.明确主题：每次会议应明确主题，围绕主题开展讨论，避免跑题；

3.讨论充分：会议主持人应引导参会人员充分发表意见，确保讨论充分；

4.决策明确：会议形成的决策应明确、具体，具有可操作性；

5.跟踪落实：会议纪要应明确责任人和完成时限，确保决策落实。

第四条会议的组织、召开、记录、落实等工作由总经理办公室负责。

第五条会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括总经理办公会等，临时会议根据工作需要随时召开。

第六条参会人员应按时参加各类会议，不得无故缺席、迟到或早退。如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假。

第七条会议期间，参会人员应保持手机静音，不得随意离场，确保会议秩序。

第八条会议内容涉及公司机密时，参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

第九条本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如需对本制度进行修订，由总经理办公室提出，报总经理审批。

第二章会议流程

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第三章会议纪要的跟踪落实

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第四章会议室管理规定

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第五章附则

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第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议发起人应根据工作需要，明确会议主题，并在会议申请单上填写相关信息。

2.报批流程：会议发起人将填写好的会议申请单提交给总经理办公室，由总经理办公室进行审批。

3.确定参会人员：根据会议主题，明确参会人员范围，由总经理办公室通知相关人员参会。

4.确定会议时间、地点：总经理办公室根据会议申请单内容，安排合适的会议时间和场地。

5.发布会议通知：总经理办公室在会议召开前，通过邮件、电话等方式通知参会人员。

二、会议签到

1.会议开始前10分钟，参会人员到达会议室，并在签到表上签字。

2.会议主持人核对参会人员，确认无误后，会议正式开始。

三、会议议程

1.会议主持人简要介绍会议主题、议程及参会人员。

2.会议发言人按照议程顺序进行发言，每位发言时间控制在规定范围内。

3.会议讨论：参会人员围绕会议主题充分发表意见，进行讨论。

4.会议决策：会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策。

5.会议记录：会议记录人记录会议讨论过程、决策结果等内容。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论成果进行总结，明确下一步工作要求。

2.会议主持人对参会人员的意见和建议表示感谢。

五、会议结束

1.会议结束后，会议记录人整理会议纪要，并在会议纪要上注明参会人员、会议时间、地点等信息。

2.会议纪要由会议主持人审核，并在1个工作日内发送给参会人员。

3.参会人员收到会议纪要后，如有异议，应在1个工作日内向会议主持人提出。

六、会议跟踪落实

1.会议决策事项的责任人按照会议纪要要求，按时完成相关工作。

2.总经理办公室负责对会议决策的落实情况进行跟踪、督促，确保决策落到实处。

3.对未按期完成的会议决策事项，总经理办公室应及时了解原因，并提出整改措施。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，并将初稿发送给会议主持人审核。

2.会议主持人应在收到会议纪要初稿后的2个工作日内完成审核，并提出修改意见。

3.会议记录人根据会议主持人的审核意见进行修改，形成最终会议纪要。

4.最终会议纪要应由会议主持人签字确认，并在会议纪要上注明发布日期。

5.总经理办公室负责将最终会议纪要发送给所有参会人员，并根据需要抄送相关部门。

二、会议决策的分解与责任落实

1.会议纪要中应明确每一项决策的具体责任人，并规定完成的时间节点。

2.责任人应在收到会议纪要后的2个工作日内，对所负责的决策事项进行分解，制定详细的实施计划。

3.责任人应按照实施计划推进工作，并及时向总经理办公室汇报进展情况。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.总经理办公室负责对会议决策的执行情况进行定期跟踪，确保各项决策按期推进。

2.总经理办公室应建立会议决策跟踪表，记录每项决策的执行情况，包括完成情况、存在的问题及解决措施等。

3.对于未能按期完成的决策事项，总经理办公室应及时了解原因，督促责任人采取整改措施，并报告给总经理。

四、会议纪要的反馈与评估

1.责任人完成决策事项后，应向总经理办公室提供完成情况的书面报告。

2.总经理办公室组织对会议决策的完成情况进行评估，必要时可邀请相关人员进行现场核查。

3.评估结果作为对责任人工作绩效的参考，对于未按要求完成的，应提出相应的处罚措施。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.总经理办公室负责会议纪要的归档工作，并提供查阅服务。

3.公司员工因工作需要查阅会议纪要时，应向总经理办公室提出申请，经批准后进行查阅。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，由总经理办公室统一管理。

2.需要召开会议的部门或个人，应提前向总经理办公室提交会议室预订申请，内容包括会议时间、参会人数、所需设备等。

3.总经理办公室根据预订申请，合理安排会议室，并在会议前做好相关准备工作。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，严禁吸烟、进食。

2.会议室内设备使用完毕后，应恢复原状，确保设备完好。

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持手机静音，不得随意离场。

4.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭投影仪、空调等设备，并将垃圾带走。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由总经理办公室负责维护和管理。

2.使用会议室设备前，应确保设备处于良好状态，如有问题，及时向总经理办公室报告。

3.非会议时间，会议室设备应保持关闭状态，以节约能源。

四、会议室安全与保密

1.会议室钥匙由总经理办公室统一保管，严禁私配钥匙。

2.会议室内的文件、资料等涉及公司机密，参会人员应遵守保密规定，不得泄露。

3.会议结束后，参会人员应带走个人物品，防止遗漏。

五、会议室维护与保洁

1.总经理办公室定期对会议室进行维护，确保设备正常运行。

2.会议室保洁工作由专人负责，保持会议室环境卫生。

3.会议室内物品损坏，应及时报修，确保会议室的正常使用。

六、会议室使用费用

1.会议室使用费用由使用部门承担，具体标准由总经理办公室制定。

2.使用部门应在会议结束后，按照实际使用情况向总经理办公室支付会议室使用费用。

3.总经理办公室定期公布会议室使用费用情况，接受监督。

第五章附则

1.本制度的解释权