印章证照管理制度

印章证照管理制度第一条为加强印章和证照管理，有效控制印章及工商证照使用风险，现结合公司实际，制定本制度。第二章适用范围第二条本制度适用于养老服务有限公司。第三条本制度所称印章管理是指行政类印章、财务类印章及其他辅助性实物印章和电子印章的管理；证照管理是指营业执照、开户许可证、机构信用代码证、企业法人身份证件等证照管第三章职责分工第四条综合管理部为行政类印章及档案辅助印章的管理部门,财务采购部为财务类印章及财务类辅助性印章的管理部门。印章管理部门负责人和保管人是印章保管双重的责任人，印章保管人是第一责任人。第五条综合管理部职责（一）制定公司印章管理的规章制度；（二）刻制、分发、收缴、销毁公司所有印章；（三）提供电子印章的统一模板；（四）集中管理公司各业务所有行政类印章。第六条综合管理部和财务采购部职责（一）监督印章保管人用印情况；（二）任何情况下不得将印章交给保管人之外的人员使用或保管，承担由于违规用印产生的法律风险和责任；（三）印章的保管和使用应严格遵守岗位不相容规定，用印审批和印章保管必须严格分离；（四）审核经授权领导或执委会审批同意的签批件与用印事项是否一致，如不一致仍需履行印章使用审批手续。第七条印章审批人职责（一）确保在依法合规的前提下使用印章，维护公司权益；（二）有权拒绝审批与公司有关管理规定相违背的文件、证第八条印章保管人职责（一）对所保管印章的用印负直接责任，按规定流程用印；（二）严格遵守印章使用登记程序，建立用印台账，保存用印记录备查。第四章印章管理流程第九条印章分类与刻制（一）印章分类（1）公司公章：公司公章；2.财务类印章：财务专用章、发票专用章、法人印鉴章；3.辅助性印章：财务账号章、报销附件章、档案归档章等不具有对外法律效用的辅助性印章。（二）印章刻制规范1.因公司注册、名称变更，首次申请刻制印章，取得营业执照后由综合管理部至公安机关办理；2.因印章使用磨损、损毁、遗失、被盗，申请重新刻制的，由印章保管部门将《印章刻制审批表》（附件1）填写完整，相关领导签字后，由综合管理部凭审批同意的《印章刻制审批表》第九条印章规格与样式（一）所有印章上的名称，都必须与营业执照上的机构名称一致，印文均使用简化的宋体字（另有规定的印章除外）。（二）行政类印章1.公司公章为圆形，直径为4.0cm，中央刊五角星，圆边宽为0.1cm，五角星外刊机构名称，自左而右环行；2.合同专用章为圆形，直径为4.0cm，中央刊五角星，圆边宽为0.1cm，五角星外刊机构名称，自左而右环行。合同专用章须在印章下方横刊“合同专用章”字样。（三）财务类印章1.财务专用章为正方形，2.2cm*2.2cm，边线宽0.1cm。文字分三到四行自左至右进行横排；外刊纳税人名称，自左而右环行，下刊“发票专用章”，自左而右环行。中间横刊纳税人识别号。发票专用章所刊汉字，应当使用简化仿宋字体。（四）辅助性印章能使用五角星图案，不得刊有机构名称。必须在形状和规格上与行政类印章、财务类印章有明显区别。辅助性印章的印泥颜色均使用蓝色印油，用以区分。每枚印章都必须纳入《印章管理交接登记表》（附件2）作为印章管理档案，随印章进行流转，并建立印章保管信息台账，实时掌握印章保管部门和保管人以及印章的刻制、更新、发放等具体信息。（一）印章保管1.公司、有限合伙企业及各所属公司的公章，公司合同专用章、法人印鉴章由综合管理部负责保管。2.公司、有限合伙企业及各所属公司的财务专用章、发票专用章由财务采购部负责保管。3.印章保管应使用保险柜，保险柜钥匙分两人保管。用印后应及时将印章放入柜中，防止他人盗用。如发现印章被盗用或遗失，印章保管部门负责人应立即向分管领导及董事长报告，及时采取补救措施，并依有关规定公告作废。印章被盗的应立即向公安机关报案。4.印章保管人请假、公出或出差的，应由印章保管部门负责人指定临时保管人，不得出现印章无人监督、随意使用的现象。印章保管人员调动或临时变更保管人，应办理印章交接手续并登印章的使用必须履行审批登记手续，由申请人在OA上发起“使用印章证照申请流程”，经申请人确认，部门负责人签署意见，交相关部门审核。审批通过后方可用印。（一）有下述情况，可精简审批手续：1.凭OA公文管理流程审批同意的发文文件可直接用印；2.凭审批同意的《录用审批表》、《员工离职审批表》、《转正考核审批表》、《劳动合同续签通知及审批表》，办理员工入离职相关手续：签订劳动合同/保密协议，办理工资卡、开通工资卡网银、转正通知、合同续签、开具离职证明、退工单，退还劳动手册以及办理用工、社保、公积金开户/存缴/封存可直3.凭审批同意的《转正通知书》和《员工离职审批表》，办理商业保险人员的变更可直接用印；4.凭审批完成的业务审批单（业务审批单中须备注用印可直接用印，用印文件包括：合作方报价单/函件、递交政府涉及费用的非合同文件等。5.个人证明（收入、在职等）、介绍信、公司人员变更登记的人事类一般事项，由人力资源部审批同意后直接用印；6.公司注册、变更、注销等重要事项，凭审批同意的《工商事项审批表》（附件5）在相关资料上直接用印；（1）公司注册/变更/注销相关资料：企业名称预先核准申请书、公司登记（备案）申请书、公司注销登记申请书、合伙企业登记（备案）申请书、指定代表或者共同委托代理人申请书、代理委托书、承诺书等；（2）其他重要事项相关资料按照公司要求执行。7.如因同一工商事宜多部门申请用印的，由综合管理部提交用印申请，并完成工商事宜，再由财务采购部至银行完成银行变更事宜，无需重复提交用印申请。（二）严禁在空白纸张、介绍信、授权委托书、合同、业务报表、邀请函等处加盖印章。（三）因工作需要外带印章的，凭审批同意使用印章证照申请流程，由综合管理部或风控合规中心或财务采购部派人押章。业务类用章由风控合规中心派人押章，非业务类用章由综合管理部派人押章，必须至少有两人外出办理用印事宜。（四）外带印章事宜按工作需要主要分为：财务类、人力资源类和行政类和项目/合资公司类，由风控合规中心审核，相应部门分管领导和执委会审批后方可办理。1.办理常规银行业务）；（2）银行账户预留信息变更（公章、印鉴章、工商信息、法人及财务联系人信息、网银经办复核人信息）；（3）网银开立、重置密码、解锁；（4）税务代扣代缴、证券账户等与银行三方关联业务；（5）柜台转账及购买支票业务；（6）领取、补办单位结算卡、开户许可证等银行材料。2.办理税务业务（1）税务登记、变更、注销；（2）税控盘/CA证书办理、重置密码、解锁；（3）纳税申报的相关问题。日常人力资源类用章办理外带事项包括：1.办理公积金汇缴、公积金和社保账户开户；2.办理落户事项；3.办理人事档案相关事务。日常行政类用章办理外带事项包括：1.办理有限合伙类企业注册、变更、注销所需要提交的工商资料及现场校验证章，由相关部门对接办理，综合管理部协办；2.办理有限公司注册、变更、注销所需要提交的工商资料及现场校验证章；因证照信息变更、印章磨损等所需办理的印鉴变第十二条印章更换及销毁（一）有下列情况之一的，印章须停用，按规定公告声明作废，并及时申请刻制新印章：（1）机构变动或机构名称更改的；（2）印章损毁、遗失或被盗的。（二）重要印章作废或更换的，应交由综合管理部办理，确认作废印章应截角销毁或封存，印章销毁由综合管理部负责人监销，停用和恢复使用印章应发文通知。第十三条为加强公司工商管理、规范工商登记及证照管理，维护企业合法权益。合并、停业、注销、年报公示等在工商行政管理部门办理登记事项的行为。第十五条公司综合管理部是办理工商登记的部门，工商登记事项应符合国家相关法律规定，公司发生设立、合并或收购、分立、停业、注销或公司名称、住所、注册资金、法定代表人、公司股东、经营范围、经营期限发生变更等事项时，应由综合管理部指定专人承办，综合管理部负责人为工商主办责任人。第十六条公司设立基本流程（一）根据合作框架协议或合作方商务洽谈意向（会议纪要等）经相关领导书面批准后，启动公司注册申请；（二）办理过程中，由经办人按照企业工商登记注册相关的必要信息填写《关于成立xx公司的请示》（附件4），其中须明1.企业名称：应填写确保该名称可由当地工商部门获批的企2.注册地址：应填写能提供工商部门认可的注册地证明材料3.注册资本：按照合作协议书或经讨论确定的注册资本填写；4.经营范围：按照合作协议书或商务洽谈（会议纪要等）确定的经营范围规范填写，如无特殊需求，尽量避免出现须办理特种行业许可证的经营项；5.出资或认缴时间：一般出资或认缴时间为延后3至5年，特殊情况填写当年出资或认缴的，须与财务采购部确认，并经请示领导同意后填写，最后与公司综合管理部沟通；6.董事及监事：董事（执行董事）、监事、财务负责人等人选，由综合管理部负责请示相关领导后确定；如有对方董事及监事人员名单由经办人负责协调落实；7.总经理：章程中明确总经理（经理）人选或虽未明确总经8.经营期限：合作协议书中有明确约定的按照约定期限填写，没有约定期限的一般填写“长期”；9.公司章程：新设立公司章程应按照统一模板规范填写，根据合作协议书或当地工商部门要求须变更章程模板内容的，须将变更后的公司章程内容，经风控合规中心审核确认。10.工商变更、注销等事项经公司相关领导批准后，由综合管理部行政人员主办，财务采购部及综合管理部人力等部门配合，按照当地工商规定流程办理；11.产品类有限合伙企业的变更、注销等事项，经公司相关领导批准后，由财务采购部主办，综合管理部等部门配合，按照当地工商规定流程办理。第十七条根据《企业信息公示暂行条例》相关规定，公司日，通过法人登录“国家企业信用信息公示系统（江西）”报送前一年年度报告并公示。对于未按规定期限报送及公示年度报告的单位，工商行政管理部门、市场监督管理部门会将其载入经营异常名录或标注经营异常状态并公示。税务、财务、资质及各相关的行业许可证照应入柜妥善保管，其中综合管理部保管公司的营业执照及相关工商资料、相关行业许可证等；财务采购部保管税务、财务证照、产品类有限合伙企业营业执照及工商材料等；综合管理部及财务采购部应分别指定专人保管，并做好证照台账登记，标注基本信息及有效期限等内容。第十九条各类企业证照管理参照印章管理相关要求，证照原件原则上不允许借出，如因业务必须携带外出使用的，除相应的审批手续外，应由保管人携带与借用人随行办理。第二十条工商登记信息及证照资料属公司保密文件，承办者应切实履行保密义务，承担相应保密责任，保管人应严格控制证照复印件及电子版的使用，凡扫描件、证照图片等电子类文件必须妥善保存，严禁在未经许可的情况下，将电子版证照发于他以便混淆。需使用证照复印件的，应按规定办理审批手续，OA线上提交使用印章证照申请流程，经审批同意后方可使用，办理过程中由证照保管人亲自复印或打印。第二十一条办理工商事务涉及公司法人身份证原件及复印件的，同属保密文件，借用身份证件原件的须明确归还日期，在取得身份证原件或复印件的申请人，须禁止用于事由之外的其他用途。第二十二条公司证照复印件须外借加盖公章的，印章保管人必须查验证照使用手续后方予以用印。第二十三条各类证照、身份证件外借时，除加盖公章外，必须在复印件文字区域加盖“本复印件仅用于办理再次第五章附则第二十四条本制度由综合管理部负责解释和修订，如有与国家现行法律法规相冲突的，按照国家相关法律法规执行。第二十五条本办法自下发之日起施行。附件：1.印章刻制审批表2.印章管理交接登记表3.印章证照申请表4.印章证照使用登记表5.工商事项审批表6.关于成立xx公司的请示7.工商办理基本流程（注册/变更/注销）印章管理交接登记表印章样式章称印名章型印类接门交部交接记录□公章□合同章□财务专用章□法定代表人章□法人身份证□开户许可证营业执照（正/副本）印章证照使用登记表工商事项审批表根据公司发展战略规划实际情况，