养老院采购管理制度

养老院采购管理制度1、目的为规范公司的采购流程，提高采购工作效率，加强与各部门之间的配合。保证采购工作的正常化、规范化，特制订本制度。2、适用范围适用于养老事业部所有项目的集中物资采购、日常物资采购、非日常物资采购及临时物资采购。3、各部门职责(1)部门负责人负责提报物资的审批及其质量监督；(2)项目负责人负责非日常采购及固定资产的审批、监督；(3)财务部负责对费用的审批工作。(4)采购部负责采购计划的统计和整理及物资采购工作；(5)库房负责人负责物资的验收、入库、领用手续的办理；4、采购类别(1)总部统采：项目在装修和进场前阶段的施工材料，设备设施，物品用品等；日常经营中涉及大批量采购的物资，如员工工装、统一更换床品等；其他董事长要求由集团集中采购的物资。(2)日常采购：项目在日常经营中使用的办公用品、总金额≤1000元的低值易耗品、水电五金、一次性耗材、医用耗材、劳保用品、食材、超市货品等。（3）非日常采购：除项目经营中日常使用物资以外，包括但不限于固定资产、总金额>1000元的低值易耗品、后勤福利等。（4）临时采购：项目在日常经营中需紧急使用的物品采购。5、采购流程及注意事项（1）需求提报1）由需求部门提报，填写《物资需求单》附表1。由出纳审批费用预算并签字，由部门负责人审批需求物品的用途、数量、规格等并签字。2）《物资需求单》应包含以下要素：请购部门、物品名称、数量、规格、预估价格及其他特殊备注。3）提报日期：日常采购提报次数2次/月，提报时间均为每月1-2日，15-16日；食材及超市日常采购按需提报；非日常采购提报次数2次/月，提报时间均为每月1-2日，15-16日。如特殊情况，经项目负责人同意可调整非日常采购次数及时间。4）《物资需求单》部门负责人签批后提交库房负责人。5）食材及超市货品《订货申请单》附表2部门负责人签批后直接提交采购部。（2）物资统计库房负责人收到由部门负责人签字后的《物资需求单》后，要对申请内容进行核对。根据库存、采购在途等进行统计，确定并统计需采购订单。（3）采购提报1）由库房负责人提报，按照公司规定，提报钉钉“日常/非日常采购申请”。涉及的采购物品种类、数量过多时可以用附件清单的形式进行提交，详见附表3《日常/非日常采购申请单》2）食材及超市货品无需提报钉钉，直接进入采购流程。（4）审批1）按照钉钉流程逐级审批，部门负责人对申请采购的物品品种、用途、数量规格等进行审核确认，财务部对费用预算等进行审核确认。2）日常采购审批签批至项目负责人，集团统采及非日常采购审批需签批至董事长。3）审批通过后，将审批单与同时提交的《日常/非日常采购申请单》电子文档一并提交采购部。（5）采购流程经常性使用，且使用量较大的物品或设备家具类等资产超过2千元的，均需选定供货商，并签订供货商合同。（6）询价、比价、议价：1）所有采购物品整理归类，按品类寻找供货商，必须直接向生产厂家或供货商直接询价，原则上不通过代理或中介机构询价。2）要求至少三家合格供应商进行询价、比价、议价，最终确定有竞争性的供货商。3）进行询价时应向供应商提供足够的资料，来方便其报价。报价应提供报价单（附表4），并保存备查。4）如有需要，需向供货商索样比对。5）根据多方供货商报价，进行比价，谈判议价，重新报价。6）根据产品品质，供货能力，售后服务，产品价格等多方面比对，最终确定质优价廉，可长期合作供货商。7）对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同，成本较低的替代品可以推荐需求部门采购替代品。需求部门同意，方可替代采购。（7）合同的签订1）签订供货商合同，拟定合同条款要将各种风险降低到最低。2）质保期一定要明确，并尽量要求延长质保期。3）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应按照预付款、验收款、调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等。（8）付款、报销按照合同约定付款需发货前付款的：采购部确定采购清单后，预估或与供货商确定采购金额，提报钉钉借款流程，将货款打到供货商对公账户。采购部负责索要发票冲账报销。收到货付款的：采购部确定采购清单后，将采购明细发给供货商，要求供货商按照时间及明细配货、送货。并索要发票，凭票提报钉钉报销流程，审批通过，上报财务部付款。分期付款：采购部钉钉提报借款申请预付款，审批通过上报财务部打款，根据合同规定在发货前/到货验货后提报借款申请付其他款，全款付款后要求供货商开具发票，由采购部提报钉钉冲账报销。（9）验收入库1）采购物品到货后，进行质量验收，采购负责人与库房负责人对物品的数量、规格、质量等进行验收。2）物品经检验合格，办理入库手续，库房负责人填写《出入库登记表》附表5，并进行妥善保管。3）对不合格物品，或出现数量短缺情况，采购部与供货商进行协调，办理退换货。4）食材到货后，由采购员、膳食部负责人及供货商三方对食材进行复称检斤、食材品质、数量等进行检验。并索票索证。5）超市货品到货，由采购员、超市负责人及供货商三方对产品的数量、规格、质量等进行验收。（10）出库采购物资入库后，根据《日常/非日常采购申请单》，通知各需求部门领取物资，并填写《物资领用单》附表6，库房负责人填写《出入库登记表》。6、临时采购（1）如有特殊情况，需要临时采购，需求部门可提出《临时采购申请单》附表7，如情况紧急可先电话微信沟通确认后，经项目负责人同意后，采购部与行政部先预支备用金，进行采购。（2）采购后索要发票，采购员提报钉钉报销流程，审批通过后，上交财务部。报销后采购员将备用金还予行政部。7、其他（1）价格复核1)对长期合作供货商，采购部应定期调查市场价格，作为采购及价格审核的参考；2