主干课3-秘书学概论

《秘书学概论》复习大纲一、课程在本专业教学计划中的地位作用：“秘书学概论”是汉语言文学专业高级文秘方向的必修基础科目与核心教学环节，是突出文秘方向的专业特色、为文秘实务知识学习奠定基础的关键课程。本课程的主要作用在于：第一，有助于学生迅速掌握秘书学核心理论，培养起文秘方向的专业能力；对于进一步学习秘书实务和有效开展自学，具有奠定基础和提供指南的重要意义。第二，有助于增强实践能力，促进理论储备和文化素养顺利转化为秘书工作中的现实执行力与创造力。第三，有助于形成职业素养和进行职业规划，即通过课程的学习，可以使学生了解现实秘书工作的定位、宏观原则与一般经验等信息，初步形成职业认知；而且，课程的学习对于学生参加国家秘书资格考试也具有一定的帮助。第四，有助于拓宽视野、丰富知识，这是因为“秘书学概论”涉及管理学、行政学、档案学等多个学科的理论，该课程的学习一定程度上可以拓展汉语言文学专业学生的知识面。二、课程的教学目的和要求：“秘书学概论”课程是展现高级文秘方向专业特色，形成文秘方向核心理论储备的重要环节，因而教学中涉及知识点较多，同时涵括理论与实务两大方面。概括而言，其教学目的在于：引导学生掌握文秘学科的基本理论，使其初步了解各种主要秘书实务工作的内容、原则与注意事项，并形成一定的实践能力。具体而言，通过本课程的学习，学生至少应有如下所得：第一，对于“秘书”、“秘书工作”的概念有清晰的界定，进而形成关于秘书工作定位的认知；第二，了解秘书工作的发展历史与当前秘书工作的发展趋势；第三，掌握并能够灵活运用秘书工作的基本原则与主要技巧；第三，熟悉秘书人员的素养要求（宏观），进而初步形成一定的职业素养与职业心态；第四，了解办公室管理、接待服务、会务组织、信访处理及督查管理等实务性工作的操作原则，尤其应掌握公文写作、调查研究、信息搜集整理等工作的方法，并能从事相对熟练的操作。在课程学习中，总的要求是：应坚持实事求是的态度，坚持理论与实践相结合的方法，积极思考，勇于创新，在把握基础知识和广泛涉猎秘书学理论研究成果的基础上，形成合理的个性化认知。具体而言，要求：第一，牢固掌握秘书学理论的基本观点及其表述方式；第二，能够有意识地运用理论知识来解决现实问题（实际操作或分析案例）；第三，注重锻炼实践操作能力，特别是公文写作能力和调查研究能力，能够灵活运用所学知识从事实务工作；第四，尽量参与社会实践，尤其应开展与专业密切相关的实习活动。三、课程考核方式和题型设置：“秘书学概论”课程的考核方式为开卷考试，考试时间为100分钟。试卷满分为100分。卷面题型包括五种：单项选择题、多项选择题、简答题、案例分析题、论述题。各种题型的分值分别为：单项选择题20分，包括10个小题；多项选择题15分，包括5个小题；简答题40分，包括5个小题；案例分析题10分，包括一到两个小题；论述题15分，包括一个小题。四、课程知识要点：第一章绪论第一节秘书学的研究对象与内容重点内容：（一）秘书学的定位：秘书学是以秘书和秘书工作为研究对象的一门综合性社会应用学科。（二）秘书学的研究对象：1.秘书人员（主体因素）；2.秘书工作（客体因素）。（三）“秘书”的概念：秘书是在各级各类社会组织中辅助领导机构、领导者或私人办公、办会、办事的参谋和助手，是职务名称之一。需要注意：“秘书”的概念有狭义和广义之分，狭义的秘书指的是直接服务于领导，并有正式职务任命的人员，而广义的秘书则是从秘书工作的角度来加以定义的，即所有实际从事秘书工作的人员。（四）“秘书工作”的概念：秘书工作是以为领导决策及其实施和领导机关工作运转服务为宗旨，通过办文、办会、办事等工作为领导者提供参谋和辅助服务的活动。（五）秘书工作的根本目标：秘书工作的根本目标在于，为领导决策服务，为领导者组织实施决策的工作服务。（六）秘书工作的范围：1.智囊性工作（参谋工作）；2.程序性工作；3.临时性工作。第二节秘书学的学科特征与学习、研究方法重点内容：（一）秘书学的学科特征：1.实践性特征；2.综合性特征；3.发展性特征。（二）秘书学的学习原则：1.理论联系实际的原则；2.坚持科学态度；3.努力创新的原则。（三）秘书学的研究方法：1.事实积累法；2.经验分析法；3.案例研究法；4.横向研究与纵向研究结合法。第二章秘书工作的起源与发展第一节秘书活动与秘书工作的起源重点内容：（一）秘书活动产生的社会历史根源：1.社会组织领导部门的出现是秘书活动产生的社会基础；2.文字的产生和使用是秘书活动形成的直接推动力。（二）秘书活动萌芽阶段概况：最早的秘书工作大约出现于殷商时代后期，其主要内容涉及：1.记言记行得史官活动；2.听取意见的信访活动；3.上传下达的纳言活动。第二节历代秘书工作概况重点内容：（一）“秘书”一词的最早出现：最早见于《汉书》，如《汉书》卷十《成帝纪》有“光禄大夫刘向校中秘书”等。（二）中国古代历朝的秘书人员与秘书机构：1.秦汉时期：尚书、博士、谒者令、主玺令史、记室令史、主簿、掌书记、长史与尚书台、金马门、石渠阁；2.魏晋南北朝时期：秘书令；3.隋唐两宋时期：中书舍人、通事舍人、起居舍人、主书、给事中、起居郎、符宝郎与中书省、门下省、翰林院、枢密院、地方幕府；4.辽金元时期：译史、通事；5.明清时期：内阁，军机处，以及各类私人幕僚。（三）明代有关官府文书程式与行文关系的立法规范：1.《行移署押体式》；2.《行移往来事例》；3.洪武十七年（1384）对公文用纸的规定。第三节现代秘书工作概况重点内容：（一）民国时期的秘书工作改革（相关法规条例）：1.《公文程式条例》；2.《暂行公文格式办法》；3.《公文改良办法》；4.《处理案件注意要点》。（二）抗日战争时期党的秘书工作的发展：1.电报签批制度；2.文件传阅制度；3.文件登记、编号与批阅批办制度；4.文书存档制度；5.改革公文程式（《陕甘宁边区新公文程式》）（三）解放战争时期党的秘书工作的主要特点：1.秘书工作机构逐渐健全；2.文书处理工作日趋系统化；3.文件种类和行文关系逐步统一。（四）建国后党领导下秘书工作的发展：1.秘书工作制度逐步统一并进一步完善；2.建立文书部门立卷制度；3.开展对文书档案工作的理论研究；4.加强秘书工作队伍的建设。（五）改革开放以后秘书工作的新发展：1.秘书工作理念的发展；2.秘书工作的服务领域不断拓宽；3.秘书工作内容构成发生变化；4.秘书工作手段极大丰富；5.秘书人员培养方式发生变化。第三章秘书工作的职能与作用第一节秘书工作的性质和职能重点内容：（一）秘书工作的性质：1.在领导工作中具有辅助性；2.在机关工作中具有枢纽性。（二）秘书工作辅助性特质的内涵：1.秘书工作的从属性；2.秘书工作的被动性；3.秘书工作的非决策性。（三）秘书工作的基本职能：1.辅助决策，即发挥智谋性的参谋职能；2.处理事务，即发挥事务性的助手职能。第二节秘书工作的内容和作用重点内容：（一）秘书工作的主要内容：1.撰拟公文；2；办理公文（文书处理）；3.办理会务；4.调查研究；5.信息工作；6.督查工作；7.协调工作；8.信访工作；9.公文接洽（接待工作）；10.办公会事务。（二）秘书工作的主要作用：1.参谋智囊作用；2.事务助手作用；3.中心枢纽作用；4.公务协调作用；5.门面窗口作用；6.耳目信息作用。（三）秘书工作事务助手作用的表现：1.做好日常公文处理、会务服务和档案管理工作；2.做好信息加工和筛选工作；3.做好领导临时交办的工作；4.做好公务接洽、信访接待和领导活动安排工作；4.做好领导的某些生活服务工作，为之排忧解难。第三节秘书工作职能作用的发挥重点内容：（一）秘书工作职能作用的发挥：1.明确职责，不断加强学习，根据实际需要和自身专长，不断提高个人能力和素养；2.要安于职分，同时又能主动开展工作；3.分清工作主次，科学合理地安排工作；4.迅速果断，讲究时效。（二）秘书部门参谋职能与专业咨询机构参谋职能的区别：1.辅助性与专业性的区别；2.参谋主题重要性的区别；3.辅助领导需求与独立开展工作的区别。第四章秘书工作的特征与规律第一节秘书工作的特征重点内容：（一）秘书工作的本质特征：综合辅助性是秘书工作的本质特征。（二）秘书工作的一般特征：1.具有很强的机要性；2.具有典型的从属性；3.具有突出的被动性；4.具有明显的事务性。（三）秘书工作综合辅助性特征的表现：1.贴近领导（服务于决策工作）；2.参谋而不决断（非决策性）；3.辅助而不擅权。（四）秘书工作从属性特征的内涵：1.从秘书工作产生与发展的历史来看，自从秘书工作产生之日起，就一直从属于某个统治集团、某个社会组织、某个领导群体或领导人，其服务对象始终是领导者和领导活动；2.从秘书与领导关系的本质来看，领导居于权力的核心，是权力的主体与主宰，处于主动位置，而秘书居于权力的边缘，是权力的助手，没有真正掌握权力，处于从属地位；3.从秘书工作的地位来看，它历来不能脱离领导工作的需要而独立存在，不能替代领导做出决策或做与领导意图相悖的工作。（五）秘书人员的角色意识：1.服从意识；2.全局意识；3.创新意识；4.奉献意识；5.学习意识；6.独立人格意识；7贯彻领导意图的意识。第二节秘书工作的规律重点内容：（一）秘书工作的基本规律：秘书人员的综合辅助性服务水平，必须适应领导工作的需求，这是秘书工作的基本规律。（二）秘书工作基本规律的内涵：1.领导工作对综合辅助性服务的需求，是秘书工作赖以存在的客观基础；2.秘书工作高质量的综合辅助性服务，是领导工作正常开展的必要条件；3.不断满足领导工作对综合辅助性服务的需求，是改进秘书工作的根本动力；4.领导者对综合辅助性服务的满意程度，是检验秘书工作水平的主要标志。第五章秘书工作的基本原则与要求第一节秘书与领导的关系重点内容：（一）秘书与领导的关系：1.人格上的平等关系；2.组织上的上下级关系；3.工作上的主辅关系；4.角色地位上的从属关系；5.个人之间的朋友关系。（二）正确处理秘书与领导关系的原则：1.服从领导，不越位用权；2.贴紧服务，自觉忠于职守；3.善于沟通，实现与领导的默契配合；4.及时谏言，恰当拾遗补缺。（三）正确处理秘书与领导集体关系的原则：1.既为主要领导服务，也为领导集体服务；2.维护领导集体团结，努力化解矛盾；3.妥善处理多头指示；避免产生矛盾；4.明确领导职权分工，注重请示规范。（四）秘书与领导进行沟通的注意事项：1.选择恰当的时机；2.选择恰当的地点；3.根据领导的个性差异确定沟通的方式方法；4.以恰当的方式传达信息、进行表达。（五）秘书谏言的艺术性：1.谏言前，要做好充分准备，做到建议真实、科学、有操作性；2.提高谏言质量，讲究预见性和见解的深刻性；3.有创新意识，要勇于提出新的观点与措施；4.注意谏言的场合与时机。（六）妥善处理多头指示的一般原则（方法）：促使领导群体发现多头指示问题的存在，进而促成领导群体的协商，以实现统一认识；对于多位领导各执己见、相持不下的问题，要整理好材料，请主要领导人定夺，由主要领导人出面，加以协调和解决。（七）请示工作的规范：1.一般情况下，应首先向直接领导请示；2.针对全局性的重大问题，应向主持全面工作的主要领导请示或报告，并向与该项工作有关的领导传递信息；3.办理某一项具体工作时，应根据领导的分工与职权，做到对口请示；4.当某一领导已经给出了具体指示时，就不应再向其他领导请示，切忌多头请示、交叉请示。第二节秘书工作的指导思想重点内容：（一）秘书工作的指导思想：秘书学理论将“三服务”作为秘书工作的指导思想，同时也视其为秘书工作的根本宗旨。（二）“三服务”指导思想的内容：1.为领导和领导机关服务；2.为与本机关相关的各个部门服务；3.为人民群众服务。（三）“三服务”的基本要求：1.准确把握领导在不同时期的工作中心与重点，深刻理解当前工作的目的和意义；2.对服务对象的情况有全面掌握，熟悉相关领导或领导群体的分工、风格、习惯等；3.熟悉本机关及其内部组织机构的职能、设置与负责人情况，尤其应了解各职能部门运转的基本规律；4.一丝不苟地做好大量细致的事务性工作。第三节秘书工作的改革要求重点内容：（一）“四个转变”的内容：1.从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策；2.从收发传递信息转变为综合处理信息；3.从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；4.从被动服务转变为主动服务。（二）“四个转变”的核心思想：强化秘书工作的参谋职能。第四节秘书工作的基本原则重点内容：（一）秘书工作的基本原则：1.准确周密；2.迅速及时；3.安全保密；4.实事求是。第六章秘书工作的组织及管理第一节秘书工作系统的组织重点内容：（一）秘书机构的设置要求：1.因事设岗，讲究精简；2.合理分工，指责明确；3.注重高效，精干务实，强兵为主。（二）配置秘书人员的指导思想和总体要求：1.智能结构比例要合理；2.专业结构比例要合理；3.年龄结构比例要合理。（三）秘书人员的配置原则：1.适应性原则；2.职能性原则；3.类型性原则。（四）按职能性原则配置秘书的主要操作方法：1.专业对应法，即根据领导者的管理职能及其专业分工，选择相应的秘书人员；2.层级选配法，即对于正职位置、级别较高的领导，考虑配置专业职务较高、工作经验丰富的秘书人员，对于副职位置、级别相对较低的领导，可选配专业职务和工作经验程度稍低的秘书人员。第二节秘书工作的运行与管理重点内容：（一）秘书工作的组织形式：1.集中形式，即将秘书工作的各项内容全部集中到办公室（或类似机构）来完成；2.分工形式，即将秘书工作的内容按照工作环节和工作性质划分为若干部分，分别交给不同部门完成。（二）秘书工作的常规方式（从管理角度）：1.专项分工制；2.值班制；3.专项分工与值班混合制；4.临时交办制。（三）秘书工作管理制度的基本内容：1.具有强制执行性质的法规，如《国家行政机关公文处理办法》等；2.工作程序性质的规章制度，如《公文信函收发登记规程》等；3.工作标准类的规章制度，如《打字员工作标准》等；4.岗位责任制度，如《秘书处处长指责》、《保密室工作守则》等；5.工作环节的操作规范，如《文件校对制度》等；6.奖惩类制度。第七章秘书人员的智能素养与工作艺术第一节秘书人员的知识结构重点内容：（一）秘书人员合理知识结构的特征：1.中心性与整体性；2.广博性与专业性；3.比例性与层次性；4.动态性与开放性。（二）秘书人员知识结构的模式（层次）：1.基础知识，包括科学文化基础知识、政治哲学知识、法律政策知识、外语及计算机知识等；2.专业知识，包括秘书业务知识与所在单位相关的业务知识；3.辅助性知识（拓展性知识），涉及管理学理论、公共关系学知识、心理学知识、经济学知识等。（三）秘书人员构建合理知识结构的原则：1.适应性原则；2.比例性原则；3.层次性原则；4.动态性原则；5.个性化原则。（四）秘书人员的智力要求：1.思维力；2.观察力；3.注意力；4.记忆力；5.想象力。（五）秘书人员的基本能力要求：1.表达能力；2.听知能力；3.组织管理能力；4.应变能力；5.交际能力（六）秘书人员智力结构的核心要素：思维能力第二节秘书人员的基本修养重点内容：（一）秘书人员政治思想修养的基本内容：一种表述方式为，秘书人员的政治思想涉及两个方面，即理论知识和理性思维能力；另一种表述方式为，秘书人员的政治思想素养指的是法纪意识和政策水平。（二）秘书人员作风修养的主要要求：1.工作雷厉风行；2.为政清正廉洁；3.注重调查研究；4.处处谦虚谨慎；5.严格遵纪守法；6.办事一丝不苟。（三）秘书人员职业道德的主要要求：1.培养角色意识，忠于职守，严守本分；2.实事求是，谨慎细致，严守机密；3.树立效益意识，培养开拓精神；4.重诺言，守信用，树立公关意识；5.自尊自立，终身学习；6.服从领导，顾全大局；7.增强服务意识，提高服务质量。（四）秘书人员的不良心理现象：1.畏上心理；2.自负心理；3.厌倦心理；4.焦虑心理；5.过分讨好领导的心理。（五）秘书人员的心理调试：1.善于调节和控制自己的情绪与行为；2.控制和驾驭个人情绪；3.培养健康的体魄，保证充沛的精力和脑力。第二节秘书人员的工作艺术重点内容：（一）秘书工作“越位”错误的表现：1.决策越位；2.表态越位；3.工作越位；4.答复问题越位；5.场合越位。（二）秘书人员处理个人与领导群体关系的艺术：1.在工作上，对领导要一视同仁，一律尊重；2.在组织上，一定做到下级服从上级；3.在态度上，无论是主管领导还是非主管领导，要一律平等对待，同样热情；4.在汇报和请示工作时，应按照权限和程序办事，遵守请示工作的规范。（三）秘书人员提出建议（谏言）的正确方法：1.时间恰当；2.场合适宜；3.逐步引入；4.态度谦逊。（四）秘书人员处理领导之间矛盾的工作艺术：1.注重沟通，包括消极沟通和积极沟通，思想沟通和情感沟通；2.折中，即促成不同意见之间的妥协；3.回避，即避免卷入某些长期积累、无法沟通的矛盾中；4.中立。（五）秘书人员处理个人与同事之间矛盾的工作艺术：1.及时沟通；2.注意自我反省和自我激励；3.通过“中间人”来消除各种不满情绪。第八章秘书队伍的建设与管理第一节秘书人员的应聘与试用重点内容：（一）秘书试用期工作的注意事项：1.进一步了解与职业发展有关的信息；2.详细了解工作单位的各种规章制度和纪律要求；3.坦率地向直接领导汇报必须说明的情况；4.尽快进入角色，熟悉工作；5.保持沉稳，适可而止，注意适应工作环境与氛围；6.考量个人是否适合工作岗位，就职业规划问题做出判断；7.选择恰当时机向直接领导表达希望被录用的意愿。第二节秘书人员的审查与考核重点内容：（一）涉外秘书的工作原则：1.坚持“和平共处五项原则”；2.坚持“不卑不亢，内外有别”的原则；3.坚持“维护民族尊严，维护国家荣誉”的原则；4.坚持“严格执行外事纪律”的原则。（二）我国秘书职业资格考试的级别：我国目前的秘书职业资格考试，分为五级秘书、四级秘书、三级秘书、二级秘书四个层次。二级秘书的等级最高。一般来说，报考者应从低至高，逐级考取相应的秘书资格。不过，有大学本科学历者，可以直接报考三级秘书或二级秘书。（三）我国引进的重要秘书资格考试：1.英国的剑桥秘书证书考试；2.英国的NVQS秘书考试，即英国国家职业资格证书制度中的秘书类考试。第九章办公室日常工作及接待第一节办公室日常工作重点内容：（一）办公室工作的特点：1.服务性；2.繁杂性；3.分散性；4.灵活性；5.专业性。（二）值班工作的组织形式：1.专职性值班；2.轮流性值班；3.领导电话值班。（三）值班工作的主要内容：1.通信联络；2.公务接待与咨询；3.处理介介问题和突发事件；4.承办领导临时交办的工作。（四）应对突发事件的基本原则：1.做好预案；2.确保通信畅通；3.及时请示汇报；4.处变不惊，保持镇静。（五）值班工作制度：1.岗位责任制度；2.值班记录制度；3.交接班制度；4.请示报告制度；5.安全保密制度。（六）印章的概念与作用：印章是组织机构职权的象征，具有标志作用、法律作用和辨伪作用。（七）印章的使用与保管：印章的启用，必须经过上级机关批准并有正式行文，私刻公章是违法行为；秘书人员在使用印章之前，必须经过领导批准，并做登记；在公文上用印时，一定要注意位置准确，印文端正清晰；印章应有专人保管，并遵循保密原则，存放于保险箱或专门的箱柜里；印章因损坏或单位撤并等缘故停止使用时，应及时上交原制发单位，按规定封存或销毁。（八）介绍信的管理：介绍性需要由专人负责保管和开具；在开具介绍信前，须经主管领导批准，不得私自开具；秘书人员应认真填写介绍信，若有涂改，应在相应位置加盖公章；一封介绍信一般只能写给一个单位；不能开具空白介绍信。（九）办公室日程安排工作的主要内容：1.拟定工作计划；2.安排领导约会；3.巧妙挡驾。第二节办公室的机要保密重点内容：（一）秘书人员职业秘密的范畴：1.公文秘密；2.决策秘密；3.商业秘密；4.会议秘密；5.信访秘密；6.领导秘密。（二）秘密的等级：根据《中华人民共和国保守国家秘密法》（《保密法》）的规定，国家秘密分为绝密、机密和秘密三个等级。（三）公文保密的要求：制发秘密文件，必须准确划定密级，明确印制份数、编号，确定发送与阅读的范围，并交由有保密条件的单位印刷；传递秘密文件，应由机要通讯部门或通讯人员递送，不得使用普通邮政，电子文件应做加密处理，携带秘密文件外出，应采取保密措施，携带机密文件要实行双人护送制度；收发秘密文件，应遵守登记签收制度，并确保文件在规定的地点阅读；复制秘密文件，须经过有关部门批准，履行审批手续，其保存与管理视同原件；秘密文件的保存，须提供安全、保密设施齐备的处所，并执行定期清退、归档等制度；秘密文件的销毁，须经有关领导批准，做好登记，在指定地点销毁，并有专人监销。（四）通信保密的要求：1.秘密公文、材料的传递，不得使用普通邮政，须由机要部门或机要通讯人员负责；2.密码、密码机与电报译稿，须严加保密；3.必须执行“密电密复”、“明电明复”，不得明密混用；4.不得在普通电话内传递秘密信息。（五）会议保密的要求：1.会前应对与会人员进行保密教育，尤其是会议的服务人员，更要严格审查、重点教育；2.选择具有保密条件的会场；3.要做好与会者的审查和监控工作；4.对于会议文件要统一发放、统一回收、统一保管5.未经同意，不得记录整理讲话发言。（六）电脑保密的要求：1.电脑应设置在有安全保障的地方；2.在安装使用之前，应请专业部门进行安全技术检查，并加装合适的防泄密软件；3.第三，电脑的显示器不要正对门窗或通道；离开时应关闭电脑或加密后使电脑休眠；4.电脑中的数据要有加密保护，存有特别重要秘密的电脑应专人专用；5.在网络上传送秘密信息时，要注意应用加密技术；6.秘密信息、数据软件及其存放介质，应标有密级标志。（七）涉外保密工作的要求：1.注意内外有别，强化保密意识；2.涉密单位不得擅自接待外国人员参观访问；3.参加外事活动或离境出国，未经领导批准不得携带涉密文件、涉密资料等；4.中方人员也不得在外国人员面前谈论秘密事项。（八）保密工作的原则要求：1.不该说的机密，绝对不说；2.不该问的机密，绝对不问；3.不该看的机密，绝对不看；4.不该记录的机密，绝对不记录；5.不在非保密本上记录机密；6.不在私人通信中涉及机密；7.不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；8.不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；9.不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；10.不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。第三节办公室接待服务重点内容：（一）接待服务的原则：1.平等待人；2.热情周到；3.内外有别；4.相互尊重；5.精简务实；6.确保安全；7.合理“挡驾”（二）主要接待活动的礼仪原则：1.称呼与问候时，应遵照由尊到卑、女士优先的顺序，对于领导、长辈和客人不得直呼其名；2.做介绍时，须遵循“尊者优先了解”的原则，并注意言语简练，动作礼貌；3.握手时，也要遵循“尊者决定”的原则，并保持注意力的集中；4.使用名片式，遵照“先尊后卑、先近后远”的顺序发放；5.安排乘车时，遵循“后高前低，右高左低”的原则；6.安排用餐时，遵循“以右为上、面门为上、远门为上”的原则、“尊者优先”的原则，注意文明用餐（三）国际礼仪的基本原则：1.在人际交往中，遵守“信守时间”的原则；2.在公共场合，遵守“不妨碍他人”的原则；3.在社交活动中，遵守“女士优先”的原则；4.在相互关系中，遵守“不得纠正”的原则；5.在言谈话语中，遵守“维护个人隐私”的原则；6.在位置排列上，遵守“以右为尊”的原则；7.在日常生活中，遵守“保护环境”的原则；8.在对外交往中，遵守“爱护动物”的原则。（四）涉外接待工作的原则：1.统一领导，服从政治；2.热情友好，礼遇适度；3.相互尊重，不卑不亢；4.内外有别，区别对待；5.遵守纪律，不谋私利；6.有的放矢，讲究实效。（五）接待活动中秘书人员行为举止的总体要求：1.文明；2.优雅；3.得体；4.适度；5.敬人。第十章公文撰拟与文书处理第一节公文概述重点内容：（一）公文的特点：1.由法定作者制作和发布；2.是其具有权威性与时效性；3.有明确的制作目的和特定的阅读对象；4.具有严格的体式和规范的行文程序。（二）公文的主旨及其基本要求：公文主旨是公文所要表达的基本观念和中心思想，是公文的灵魂；公文的主旨，要求正确、务实、集中、鲜明、符合领导的意图。（三）公文的种类：公文的划分标准很多，按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，目前我国通用的行政公文共有13种，分别为：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。第二节公文撰拟的要求及过程重点内容：（一）公文写作的特征：1.必须严格忠于领导或组织的意图；2.写作目的要明确；3.必须遵循特定的行文格式；4.文字简洁，文风庄重，内容真实；5.重视时效性，应尽可能迅速而高质量地完成写作。（二）公文的外观格式：1.“眉首”部分，包括份数序号、秘密等级与保密期限、紧急程度、发文机关标识（公文名称）、发文字号、签发人等；2.“主体”部分，包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、公文生效标识（签署）、成文时间、无正文说明、附件等；3.“版记”部分，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等。（三）发文字号的正确形式：发文机关代字+发文年度+发文序号，如“渝府发﹝2010﹞123号”。（四）公文标题的标准形式：发文机关+发文事由+文种；在实践中，发文机关和发文事由在某些情况下是可以省略的。（五）公文正文的结构形式：1.篇段合一式；2.分层表达式；3.分条列项式。（六）公文语言表达的基本要求：1.准确性要求；2.规格性要求；3.简练性要求；4.鲜明性要求。（七）常见公文惯用词语：1.开头用语：兹为（兹因、兹介绍、兹定于等），欣闻（欣悉、欣值、欣逢等），根据（据悉、据闻、据查、据核实、据了解等），遵照，按照等；2.结尾用语：特此（函告、函商、通知、报告、通告、公告、批复等），现予公布，以……为要（用于下行文），以……为盼（用于平行文），以……为荷等；3.称谓用语：我，本，你（局、处），贵，该等；4.征询用语：当否，是否可行，可否，是否同意，意见如何等；5.表态用语：（不）可行，（不）同意，准予等；6.期请用语：希予（希将、希能），尚希（尚请、尚盼、尚祈），希即遵照，即请查照，拟请，务请，特请，恭请，恳请，诚请等；7.期复用语：请批示，请函复，请指示等；8.谦请用语：承蒙（惠允、协助、慨允、大力支持）等。（八）撰拟公文的基本步骤：1.接受任务，明确公文主旨；2.围绕主题，广泛收集资料；3.总体构想，拟定写作提纲；4.落笔撰文，进行草稿写作；5.加工润色，完成修改审核。第三节文书处理概述重点内容：（一）文书处理的基本流程：1.发文阶段，包括会稿、核稿、签发、复核、注发、缮印、校对、用印、签署、发文登记、装封分发、立卷归档、传递公布、对外催办等工作；2.收文阶段，包括签收启封、收文登记、分送传阅、拟办、批办、承办、注办、对内催办、立卷归档等工作；3.对于需要答复的公文，从收文阶段的承办工作开始，又进入新一轮的发文阶段。（二）行政公文的行文规则：1.根据机关之间的工作关系准确行文；2.维护机关之间正常的工作秩序，上下级机关之间以逐级行文为基本方式，一般不得越级行文；3.明确行文的主要次要责任，正确选择主送机关与抄送机关；4.贯彻党政公文分开行文的原则；5.联合行文时，发文者应是同级机关，并在行文前就有关问题协商一致；6.严格控制公文数量，简化行文手续。（三）采用越级行文的情况：1.情况特殊紧急，若逐级上报或下达会延误时机造成重大损失；2.上级领导交办并指定越级上报的具体事项；3.需要直接询问、答复或联系的具体事项；4.多次请示直接上级机关，长期未予解决的事项；5.与直接上级有争议而又急需解决的问题；6.揭发、检举、控告直接上级机关。（四）采用多级行文的情况：为了使包含重大事项和需要不同层次的机关同时办理的公文尽快到达多级上级或下级机关，可采用多级行文的方式。第四节文书处理概述重点内容：（一）公文审核工作的重点：1.确定是否行文，该由哪一级部门行文，行文方式是否得当；2.确定文稿是否符合现行的方正政策和法律规范；3.确定文稿反映的情况是否准确、真实，提出的措施要求是否明确、具体、可行；4.确定文种是否正确，文字表达是否准确简明、条理清楚、合乎语法，先关信息是否准确无误；5.确定公文格式项目是否符合有关规定。（二）签发公文的注意事项：1.以机关名义发出的公文，必须由机关领导人签发；2.以机关内某部门名义发出的公文，由该部门负责人签发；3.机关主要领导人外出，可以授权或委托其他负责人代为签发；4.党委机关的某些重要公文，往往由几个负责人共同签署同意，或讨论通过后由主要负责人签发；5.对于涉及重要问题的公文，经部门负责人签发后，还应交上级负责人核签和加签；6.签发公文，应署全名，并标注签发日期。（三）公文传阅的基本原则：1.一般按照先主要领导，再主管负责人，再具体负责的业务部门，然后其他人员的顺序传阅；2.文件传阅应以秘书人员为中心，要避免公文不经秘书人员之手，在单位内部随意传递的现象；3.在传阅过程中，秘书人员要注意对文件进行检查，以便及时发现领导批示。（四）拟办工作的要求：1.认真研究公文内容和发文机关的要求，以便有针对性地提出拟办意见；2.熟悉有关政策和规定，力求提出的拟办意见既符合实际又符合政策规定；3.掌握本机关及机关内各部门的职责范围和业务分工，熟悉办文程序和有关规定；4.拟办意见要周到细致，综合考虑各方面因素；5.拟办意见应抓住关键，以简明扼要的形式表达出来。（五）承办工作的要求：1.经过领导批办的公文，根据领导批示的意图、意见，具体办理；2.未经领导批办的公文，遵循有关方针政策精神或有关部门的规定以及相关惯例，酌情处理；3.若需要承办的公文较多，则应分清轻重缓急，有条不紊地有序处理；4.已经承办和处理完毕的公文，应及时清理，并注明有关情况；5.已经承办、处理完毕的公文与等待答复的公文，应分别保存，不能混淆。第五节文书立卷与归档重点内容：（一）文书立卷工作的含义与作用：文书立卷，亦即公文立卷，是指文秘部门将处理完毕的、具有保存价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和规律进行系统的整理编目，组成案卷的工作。它是整理与保管档案文件的一种重要手段和方法；做好立卷工作，对于保持文件之间的历史联系，保证档案的完整与安全，便于日后的各种查考工作等，都具有重要的作用。（二）文书立卷工作的要求：1.保持公文之间的内在联系与完整性；2.正确反映机关工作的历史面貌；3.区分文件材料的保存价值；4.便于保管、查找和利用。（三）公文立卷的方法：1.根据公文特征立卷，主要包括（1）按问题特征立卷，（2）按时间特征立卷，（3）按名称特征立卷，（4）按作者特征立卷，（5）按地区特征立卷，（6）按通信关系特征立卷；2.组合式立卷，即将根据“六个特征”分别立卷的单项方法组合起来，在一个案卷内照顾到两个或多个特征；3.根据公文的保存价值立卷。（四）公文立卷方法的发展趋势：1.在编制类目时，主要设定年度、保管期限、组织机构或有关事项性质等类别；2.在平时归档工作中，注意以“件”为单位来整理公文；将公文保存于档案盒内3.在公文保存形式上，以“案盒”取代“案卷”。（五）公文归档的要求：1.归档的公文材料应齐全完备；2.按公文内容的联系，合并整理立卷；3.保持公文间的历史联系，区分保存价值，分类整理归档。第十一章会务工作第一节会务工作概述重点内容：（一）会议的构成要素：1.会议时间；2.会议地点；3.会议组织者；4.参会人员；5.会议议题；6.会议程序。（二）工作会议的特征：一是会议时间、地点和参与者基本固定；二是会议议题的具体性和针对性。第二节会务工作内容重点内容：（一）会务工作的基本内容：1.会前准备工作，涉及制定会议计划、准备会议文件（材料）、会场布置与设施准备、发送会议通知等；2.会中服务工作，包括签到工作、材料发放工作、接待工作、会场服务工作、信息工作等；3.会议善后工作，包括会场清理工作、送行工作、整理会议信息、撰写会议纪要或会议总结、会议文件立卷、会议精神传达以及检查、催办等。（二）办会方案的基本内容：1.确定会议名称，明确表现会议的性质与主题；2.确定会议时间和地点；3.确定与会人员及其总数；4.确定会议筹备人员组成及其职责分工；5.初步确定会议议程，并预估所需物资。（三）拟定会议程序的基本原则：1.符合惯例，即设计会议程序，可以适当创新，但不要太过标新立异；2.有可行性，即各项程序能够被实现，与现有的设备、资源等相适应；3.设计要细密、全面，考虑到会议过程的每一项内容，将程序安排不断细化。（四）会场座位安排方法：1.日常工作会、座谈会的会场形式（小型会议）：圆形布置、椭圆形布置、长方形布置、T形布置、U形布置、口字形布置等；2.中型会议的会场形式：而字形布置、倒山字形布置、半圆形布置；3.大型茶话会、团拜会的会场形式：星点形布置；4.大型正式会议的会场形式，一般多沿用会议地点的固定安排。（五）会议记录方法：1.摘要记录；2.详细记录；3.录音记录。（六）会议简报编写方法：1.归纳法；2.报道法；3.摘录法；4.排比法。（七）会议记录的写作方法：1.记录式写法；2.概述式写法；3.条款式写法；4.归纳式写法。第二节会议筹备工作技巧重点内容：（一）拟定会议筹备方案的原则：1.整体性原则；2.动态性原则；3.超前性原则。（二）会议程序细节安排的重点：1.在会场布置上注重细节安排；2.在会议议程设置上注重心结安排，以实现突出某项内容的效果；3.在会议举办前落实程序规定的有关细节，做好检查、论证工作。第十二章秘书调研与信息工作第一节秘书调研概述重点内容：（一）秘书调研的含义：秘书调研是指秘书人员根据领导指令和工作需要，运用各种方法和技术手段，对某一客观事物或问题进行系统的考察和分析，从而把握事物本质特征与发展规律，寻求科学的解决方法的一种社会实践活动；它由调查和分析研究两个阶段构成。（二）秘书调研的特点：1.被动性；2.随机性；3.政策性。（三）秘书调研的根本宗旨：秘书人员从事调研活动，其宗旨就在于为领导者的决策工作提供咨询和参谋的服务。（四）秘书调研工作的意义：1.秘书调研能够为各级领导制定决策方案或研究方针政策提供重要信息与合理依据，是秘书部门发挥决策辅助职能的根本途径；2.秘书调研是解决实际问题的重要方法之一，能够为现实工作提供备选方案，促进部门各项业务的开展；3.秘书调研是避免和纠正主观主义的有效方法，它能够获得客观的一手资料，防止领导工作中出现片面、孤立、静止看问题的不良现象。（五）秘书调研与领导调研的区别：1.秘书调研是一种参谋行为，即秘书开展调研活动及其调研工作的具体方案，必须在征得领导同意或授权后，才能进入具体实施阶段，而领导调研则是行使权力的行为，可以自主决策和设计调研方案；2.秘书调研必须围绕领导工作展开，即秘书调研的主题和目的都是服务于领导需要的，秘书人员不可自行其是，而领导调研则是实现决策的重要工作方式和推动决策落实的有效手段，以领导人员的主观意图和思考为推动力量；3.秘书调研所形成的结论或方案，是建议性、咨询性的，其能否贯彻实施，取决于领导的最终认可，秘书人员本身无权推动调研结论的被采纳，而领导调研所形成的结论或方案，是可以直接推行、应用于具体实践的。第二节秘书调研的实施重点内容：（一）调研工作中常用的调查方法：1.会议调查法；2.个别访问法；3.专家调查法（德尔菲法）；4.文献调查法；5.实地考察法。（二）调研工作中常用的研究方法：1.综合归纳法；2.分析法，包括因果分析法、系统分析法、矛盾分析法、定性分析法与定量分析法等；3.统计法；4.比较法。（三）秘书调研的基本程序：准备阶段，相关工作包括确定调研主题、选择调研对象、确定调研人员、收集资料、拟定调研计划与调查大纲、联系调查对象；实施阶段，主要是实际开展调查工作，并在调查所得材料的基础上进行分析研究；完成阶段，相关工作包括对调研工作进行总结和评估、撰写完成调查报告、促进调研成果的推广和应用。（四）秘书调研工作的实施原则：1.客观性原则；2.科学性原则；3.理论与实践相结合的原则。（五）秘书调研的注意事项：1.端正指导思想；2.应如实反映情况；3.调查中注意安排适当的场合；4.维护被调查者的利益；5.注意掌握谈话技巧；6.严格遵守调查纪律。第三节信息工作概述重点内容：（一）信息的特征：1.客观性；2.价值性（有用性）；3.时效性；4.共享性；5.可开发性。（二）秘书信息工作的作用：1.信息工作是领导科学决策的依据与基础；2.信息工作对于其他部门的业务工作具有辅助作用；3.信息工作是实施科学管理的重要保障；4.信息工作有利于提升秘书人员的能力水平。（三）秘书信息工作的基本原则：1.真实原则；2.时效原则；3.实用原则；4.系统原则；5.保密原则。第四节秘书信息工作的实施重点内容：（一）信息工作内容的确定：秘书部门所搜集的信息，主要是领导决策信息。所谓“领导决策信息”，指那些能够在一定时段内为领导人员的决策行为和科学管理提供依据和支持的各种类型信息。以此类信息作为信息工作的主要内容，是由秘书工作的本质特征和基本规律所决定的。（二）收集信息的渠道：1.组织内部渠道，如内部刊物、机关的公文资料、党政系统内部建立起的专业化信息网络等；2.大众传媒渠道，如广播、电视、报刊等新闻媒体；3.会议渠道；4.通过实地考察或调查研究获得信息；5.群众来信来访；6.商业性的专业信息机构；7.互联网络及其他新媒介。（三）信息加工工作的主要内容：1.鉴别和筛选信息；2.提炼和综合信息。（四）信息文稿的编写要求：1.立意新颖；2.主题集中；3.表述完整；4.行文庄重。（五）信息文稿的编写技巧：1.对信息进行综合处理；2.加工高层次信息；3.捕捉高价值信息；4.采集针对性信息；5.提供预测性信息；6.反馈专题性信息；7.整理专业性信息；8.发掘“鲜活”信息；9.把握信息反馈技巧。第十三章办公室信访与督查工作第一节信访工作概述重点内容：（一）信访与信访工作的含义：信访是指公民、法人等采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向党政机关或其他组织反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，要求有关部门依照规定进行处理的一种社会活动；而对于各种信访的受理，就是信访工作。（二）信访工作的基本要素：1.信访者；2.信访受理者；3.信访事项；4.信访方法；5.信访结果。（三）信访工作的特点：1.群众性；2.政策性；3.长期性；4.思想性。（四）信访工作的主要原则：1.以政策为准绳；2.以事实为依据；3.以分级负责、归口办理为原则；4.以就地解决问题为原则。（五）信访工作的制度：1.登记、呈阅制度；2.交办、转办制度；3.催办、回告制度；4.总结、归档制度。第二节信访工作的实施重点内容：（一）信访中转办工作的注意事项：1.检举揭发信要转给被告单位、被告人的上一级机关处理，决不允许转给被检举揭发的单位或本人。2.批评信一般转给被批评单位或个人的上级单位处理；有的可隐去姓名信息，将相关内容抄转给被批评单位或个人，直接要求其做出检查。3.上级认定不宜下转的信件，不再向下转办；信访人要求不下转的信件，不应下转；确实需要下转的，应隐去信访人的身份信息，誊抄后下转。4.附有身份证件的信件，转办时应以挂号形式寄送；涉及机关内部情况和检举揭发的，转办时应用机密件发出。5.对于内容反动的信件，应转交公安机关查处。6.对于错转的信件，收信单位可直接转交对应的负责单位，并将转交情况通知错转信件的原单位。（二）信访复信的基本要求：1.反映的问题或情况重要、且较为可靠的，应复信给信访者，告知已经交由相应部门处理；2.提出发明创作或合理化建议、且较有价值的，应复信鼓励，并说明处理情况；3.对领导机关及工作人员提出批评建议的，当领导者做出正确处理后，应复信给信访者，表示感谢，并告知处理情况；4.属于认识问题或其他可以直接答复的信访，应复信宣传有关政策法规，或针对信访的具体问题做出准确解答；5.对于询问信访中所附证件、票据、物品等去向的，应复信告知具体去向，并告知不要再附类似证件或物品；6.对于群众申诉、要求解决具体问题的，一般都要予以答复，力求做到件件有着落，事事有结果。（三）立案交办的情况：1.上级机关或本级机关领导批示交办的问题；2.揭发检举国家工作人员违法乱纪，情节比较严重的问题；3.发明创造、批评建议涉及国家或地方重要事项的问题；4.对社会生产生活有重要影响的问题；5.对所受处分或政治结论提出申诉，并有正当理由的问题；6.按政策应予以解决，但涉及几个单位相互推诿，需要协调的问题；7.涉外统战人士的信访问题。（四）处理来信来访的注意事项：1.对待来信来访群众，要热情、诚恳、耐心；2.冷静分析，防止主观片面，先入为主；3.认真负责，防止发生意外；4.坚持原则，秉公办事；5.反对官僚主义和拖拉推诿作风。第三节督查工作概述重点内容：（一）秘书部门督查工作的内容：1.决