合同管理制度2

合同管理制度

第一章总则

第一条为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的

合法权益，特制定本制度。

第二条公司及公司下属各直属中心、法人单位及项目工程部对外签订的各类

经济合同一律适用本制度。

第二章合同的签订

第三条签订合同的主体

1、订立合同的主体必须是公司及各法人单位，其他部门不得以部门的名义擅

自签订合同。

2、订立合同前，应当针对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行

调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与

该单位履约能力明显不相符的经济合同。

3、公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司分

管副总裁同意（非危险物品采购合同除外）。未经审批与非法人单位签订合同从

而给公司造成损失的，由洽谈人和审批人承担相应的经济责任。

第三章合同的审查批准

第四条合同在正式签订前，必须按相关规定及审批权限上报，经审批后，方

能正式签订。

第四章合同的履行

第五条合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。

第六条各中心或法人单位应根据合同编号建立合同台帐，每一合同设一台帐,

分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。

第七条有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向合同签约批

准人汇报并通知法务室。

第八条合同生效后应将合同原本一份送财务部门，财务部门依据合同履行收

付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：

1、应当订立书面合同而未订立书面合同的；

2、收款单位与合同对方当事人名称不一致的。

第九条合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技

术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。

第五章合同的变更和解除

第十条变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、法

务室等相关职能部门负责人和合同签约批准人审核通过方可C

第十一条变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定

经审核后加盖公章或合同专用章。

第十二条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同

有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。

第十三条合同变更后，合同编号不予改变。

第六章合同纠纷的处理

第十四条合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，由洽谈单位和使用

单位负责处理。洽谈人和使用单位对纠纷的处理必须具体负责到底。涉及公司内

部几个单位的，应在内部协调好，做好配合工作，统一意见，可成立一个由各单

位代表组成的纠纷处理小组，由洽谈单位为主负责处理合同纠纷。

第十五条需要法律帮助的合同纠纷，可提请公司法务室协助解决，有关单位

必须主动提供所有相关的证据材料并协助配合。

第十六条对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双

方代表签字并加盖双方公章或合同专用章。

第十七条合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料

汇总、归档。

第七章合同的管理

第十八条洽谈人的主要职责：

1、在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；

2、对所签订合同的合法性、严密性和可行性负责；

3、对须报请上级部门审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意

见负责；

4、对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应立即上报，并积极想

办法解决，对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好；

5、负责保管好或委派专人保管好本人所签合同的一切资料；合同履行完毕后

应立即将资料归档。

第八章附则

第十九条在报批合同时，应将项目立项申请书随同合同一并报批。

第二十条公司涉及劳动关系的建立、变更、终止等相关事宜的合同管理，由

公司有关部门另行制订相应的管理办法。

第二H^一条本《制度》自公布之日起实施，山公司法务室负责解释。

沁水县鹏瑞装饰有限公司

信用（合同）管理工作简况

一、强化内部管理，适应市场竞争

进一步调整内部机构，初步建立了适应市场经济的管理机制，明

确部门分工，在合同管理和货款回笼上，认真做好每批订单的业务洽

谈，认真对待每份合同的起草、修改与签订工作，特别涉及垫资的协

议、合同，均经过专业法律人员审查、公司领导审核的严格程序。严

格执行超信用额度审批制度，确保资金回笼。建立并逐步完善了客户

费金管理系统，初步建立了客户资信评价管理体系，较好地控制了资

金风险，全年无较大的呆坏帐发生。

二、用营销策略，确保销量的提高

公司全体员工认清市场形势，真正树立〃以顾客为中心〃的经营理

念，真诚为每一位顾客服务，为客户提供强有力的各项服务。加强销

售区域和销售网络管理，对传统片区的销售区域和售价严格监控，及

时处理区域串货问题，使市场运作更为规范°在价格策略上，每天掌

握市场行情，了解市场信息，掌握竞争对手状况，有针对性采取灵活

的价格策略。

商海搏击犹如逆水行舟，不进则退。在业绩面前，销售人踌躇满

志，满怀百尺竿头更进一步的豪情，力争在下一年年书写更加亮丽的

篇章

合同管理制度

1总则

1.1为进一步规范集团有限公司合同管理、加强风险防范，保障公司经营活

动顺利进行，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》、《企

业内部控制基本规范》及其配套指引等相关法律法规和《公司章程》的规定，结

合公司当前实际情况，制订本合同管理制度。

1.2本制度所称合同，是指公司与自然人、法人及其他组织等平等主体之间

设立，变更，终止民事权利义务关系的协议。公司与职工签订的劳动合同，不适

用本制度。

1.3公司对外签订合同均适用本制度。公司控股子公司参照本制度执行。

1.4合同管理遵循以下原则：

1.4.1依法签订合同，保证合同的合法性，避免签订无效合同、效力待定合

同；

1.4.2切实履行合同，提高合同的履约率；

1.4.3及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。

1.5公司合同管理实行统一归口管理制、部门专项承办负责制、逐级审查会

签制。

1.6公司应加强合同管理，完善合同管理制度，指定部门、落实人员负责合

同管理工作，建立健全合同管理台账，提高合同管理水平。

2组织分工及职责

2.1公司法律部门是合同统一归口管理部门，统一负责公司合同管理，公司

其他部门是合同承办部门。

2.2法律部门作为公司合同统一归口管理部门，其主要职责为：

2.2.1宣传、执行国家有关合同及合同管理的法律法规知规章；

2.2.2承担公司合同综合管理工作，制定、完善公司合同管理制度；

2.2.3建立健全合同编号规则及合同签订程序，牵头组织公司标准格式合同

的制定、修订工作。

2.2.4审查合同，确保签订的合同合法、合规、完善，参与重大合同的论证、

谈判，起草，审查、签订工作。

2.2.5监督、检查公司各合同承办部门合同签订、履行情况，对存在的问题

提出意见和建议；

2.2.6负责合同纠纷的调解、仲裁、诉讼。

2.2.7负责将公司合同汇总、整理后于每年底交公司档案管理部门归档。

2.3行政管理中心的主要职责为：

2.3.1管理公司合同专用章并按规定使用；

2.3.2负责合同登记与档案管理；

2.4公司财务部门在合同管理中的职责：

2.4.1负责对合同遵守贬经、税务法规及公司财务制度的情况进行审查；

2.4.2协助合同承办部门进行合同调查，对需进行调查的重大合同的交易对

方的财务情况进行分析、评估并出具相关意见；

2.4.3负责对合同的价款、支付方式的合理性、可行性、资金预算及来源的

可靠性、财务手续的合法性、合规性，担保财产的合法性、安全性进行审查；

2.4.4严格按照合同约定及公司资金管理规定进行合同结算审查及办理支

付结算；

2.4.5协助合同承办部门对合同变更或解除的经济性进行评估。

2.5合同承办部门的主要职责如下：

2.5.1在签订合同前对签约事项进行充分调查研究，包括了解当事人的签约

资格和履约能力、合同构成要素的详细情况等并出具书面报告，且对其得出的结

论负责；

2.5.2对合同涉及交易的经济合理性和技术可行性负责，保证合同符合国家

和公司相关技术或质量标准、规范，协助法律部门对涉及各自业务范围内相关合

同内容的合法、合规性做出明确判断；

2.5.3负责合同的起草、会审签批、履行、变更、解除等具体工作；

2.5.4对已生效的合同出现不履行、不能履行和不完全履行及其他严重问题

时，及时将问题上报法律部门，协商处理办法；

2.5.5合同履行中如果出现对方违约事项，继续履行可能会给公司造成损失

的，应及时采取有效措施避免造成或扩大损失；

2.5.6配合法律部门和公司法律顾问对合同纠纷及涉诉案件进行协商、调

解、仲裁及诉讼；

2.5.7负责本部门签订合同的档案管理保存，同时应将本部门承办合同交法

律部门归档。

2.6其他相关业务部门应按照合同归口管理部门及公司领导的意见参与合

同会审（如需要），参与会审时按本部门职责，负责对合同所涉及的本部门业务

范围内的相关条款的可靠性、可行性、安全性进行评估，是否符合相关标准及政

府文件规定等问题提出审查意见。

3合同签订

3.1合同签订应当遵守国家法律法规，符合产业政策，遵循平等自愿、诚实

信用、协商一致、互利有偿及性价比择优签约的原则。

3.2合同方的确定应在充分的市场调查基础上进行。合同签订前，合同承办

部门及承办人员须切实了解对方当事人是否符合签订合同的主体资格，资信状

况是否良好,是否具备履约能力。具体内容包括：

3.2.1主体资格合法:对企业应审查其最近一年年检合格的营业执照、税务

登记证,其经营范围是否与实际相符；

3.2.2经营范围合法:拟签合同的标的应当符合当事人的经营范围，涉及专

营或特许经营项目的应具备相应的许可、等级、资质证书等；

3.2.3委托代理人必须出具真实有效的法定代表人身份证明书、授权委托书

（应审核清楚授权事项、范围、授权期限等）、代理人证明；

3.2.4资信能力可靠：审查对方实收资本情况，是否具有相应的履约能力、

支付能力、生产能力。必要时应要求对方出具投标保函、履约担保、注册会计师

签署的会计报告等相关文件。

3.2.5对有保证人的资格审查。合同签订要求有保证人担保时，还要审查保

证人的主体资格的合法性。

3.3合同谈判由承办部门组织。合同谈判人员由相关技术、财务、法律人员

参加。按先技术后商务的顺序进行，合同谈判内容应包括合同技术范围和内容、

交付日期、合同价款、付款方式、履行期限及地点、双方责任、违约责任、解决

争议的方法等所有合同要件。

3.4加强对公司谈判策略和谈判底线的保密工作，对谈判过程中的重要事项

和参与谈判人员的主要意见予以记录并妥善保存，作为避免合同舞弊的重要手段

和责任追究的依据。重要合同的谈判应由公司审计监察部门进行监督。

3.5签订合同，除小额且能够即时结清的外，应当采用书面合同形式。具体

金额由公司总经理办公会决定。

3.6签订合同应争取由我方起草合同，公司有标准格式合同文本的应尽量采

用标准格式合同。国家有标准或通用格式的合同应遵守国家规范。公司合同归口

管理部门负责组织格式合同的制定和定期修订，其他相关部门应积极配合参与。

3.7公司实行合同订立分类逐级审查会签制。审查会签部门和人员根据本部

门职责及本制度的规定应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确，对合同

项目中应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。相关会签部门提出

不同意见的，合同承办部门应当认真分析研究，慎重对待，并准确无误地加以记

录，必要时应对合同条款作出修改。

3.8公司各部门对其承办的合同，在完成合同文本拟定后，应按其部门管理

规定履行部门内部审查批准程序，在完成部门审查后，持合同流转单依次报法律

部门、财务部门、分管领导审签，重大经济合同还须财务负责人审签。完成上述

审查程序后，由合同承办部门依据内部权限规定报相关领导签署。法律部门及公

司领导认为合同有必要经其他部门审查会签的，应明确会签范围，承办部门应遵

照执行，其他部门应履行会签职贡。承办意见和审查手续须以书面形式进行并随

合同存档。

3.9合同文本由董事长、总经理及其他高级管理人员依据公司章程及公司

《权限指引》规定的权限审批、签署。

3.10需要通过总经理办公会通过才能生效的合同，由公司总经理在总经理

办公会决议基础上签署。需要通过公司董事会、股东大会通过才能生效的合同，

由公司董事长在董事会或股东大会决议基础上签署。

3.11公司董事长或总经理可以采取特别授权方式，将自己权限范围内的部

分或全部授予公司副总经理或其他高级管理人员，公司副总经理或其他高级管理

人员凭授权书在授权范围内签署合同，并对其签署的合同向授权人负责。公司法

律部门应将公司副总经理经授权签署的合同定期汇总向授权人报告。

3.12完善了审签手续的合同，由行政管理中心加盖公司合同专用章或公司

公章。未履行合同审签手续的合同，行政管理中心不得加盖公司合同专用章或公

司公章。未履行合同审签手续，禁止任何人以公司名义签订合同。

3.13行政管理中心负责公司合同专用印章保管并按规定使用。董事会办公

室负责公司法定代表人印章保管并按规定使用。公司合同专用印章管理实行印章

专人管理制、印章使用登记制、印章使用审批制。

3.14禁止无权代理和越权代理签署合同。

委托代理人以公司的名义代理公司对外签署合同，须有公司法定代表人书面

授权委托书，委托书应明确授权事项、权限及期限，并须加盖公司公章。无权代

理或超越代理权限签署的合同无效。

3.15公司所属部门、分公司一律不得以自己的名义对外签订合同或者其它

具有履约性质的任何书面文件。

3.16签订重大经济合同或涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，合同

承办部门及承办人员应组织公司领导、公司法律顾问、法律部门及其它相关部门

对合同进行综合审查，必要时可聘请外部专家参与相关工作C

3.16.1重大经济合同包括但不限于：

3.16.1.1合同金额在人民币100万元以上的；

3.16.1.2通过公司招标方式签订的；

3.16.1.3以公司资产而外投资的；

3.16.1.4以公司名义对外担保的；

3.16.1.5涉外合同；

3.16.1.6其它可能对公司形象、声誉、权益造成重大影响的。

3.17签订合同需要担保时，应当签订书面担保协议。担保人必须是能够承

担经济责任、具备法人资格的经济实体；对方以财产进行抵押的，抵押物必须是

抵押人的合法财产，并提供其产权证明，按规定办理相关手续。未经公司董事会

或股东大会决议通过，公司不得对外提供合同担保。

3.18对需要办理公证、完成登记才具备法律效力的合同，承办人员应及时

办理公证、登记手续。

3.19合同承办人员及合同管理人员对已生效的合同，要及时建立合同管理

台账及各类报表，实行分类管理。

3.20公司法律部门应对合同文本统一分类和连续编号，以防止或及早发现

合同文本的遗失。

3.21与合同有关的文书（含图纸、往来信函、电报、电传、报告、批示等）

应当附在合同卷内存档，合同履行完毕后，在每年年末交公司行政管理中心存档

保管。

4合同的履行

4.1公司对生效合同应全面履行，如合同不能履行，应当采取补救措施，减

少损失。

4.2发现对方不履行或不完全履行合同时，除催促对方继续履行外，应立即

将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报告法定代表人、总经理和法律部

No

4.3合同在履行过程中需要变更和补充的，合同承办部门及承办人员应当书

面通知对方，并说明理由。

4.4公司在接到对方要求变更合同的通知时，合同承办部门及承办人员应当

立即审查对方的理由是否正当，需要变更的，应当签订变更协议。因变更造成损

失的，应当及时向对方提出索赔。变更协议的签订应完善合同签订审签手续，合

同变更审批程序同该合同初始签订时的审批程序。

4.5合同的解除

4.5.1公司发生需要解除合同的情况时，应当书面通知对方，并说明理由。

4.5.2公司在接到对方解除合同的通知时，应当立即审查解除合同的理由是

否正当。如果因解除合同而损害了公司利益的，应当及时向对方提出书面索赔请

求，并报告法定代表人、总经理和法律部门。

4.6合同履行中，出现下列需变更、解除或终止合同情况的（包括但不限于）,

合同承办部门及承办人员应及时书面将情况报送法律部门。

4.6.1合同存在重大争议或该争议可能会导致仲裁或诉讼的;

4.6.2因情势变更须变更合同主要内容的；

4.6.3合同一方或双方均无法履行或继续履行的或履行已无实际意义的；

4.6.4合同的履行或继续履行将会对公司造成损失的；

4.6.5因不可抗力因此导致合同不能履行的；

4.7公司财务部门在合同履行期间的款项收支职责：

4.7.1涉及合同收付款的，必须按照财务规定，以正式的合同文本和财务凭

证对外收付款项；

4.7.2对未签订书面合同、未正式生效的合同不得对外付款。

4.7.3在收到书面终止付款通知后，立即终止付款。

5合同纠纷处理

5.1发生合同纠纷，合同承办部门及承办人员首先要协商解决，形成生效的

书面协议后执行，如协商不成，应完整保存各种资料，送法律部门、公司法律顾

问及公司领导研究处理方案。

5.2需通过仲裁或诉讼方式解决争议的合同，合同承办部门及承办人员应保

存、收集相关证据，报法律部门、公司法律顾问，以便及时维护公司权益。

5.3公司内部授权处理合同纠纷，应当签署授权委托书。纠纷处理过程中，

未经授权批准，相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。

6合同信息沟通与保密

6.1合同承办部门、法律部门、财务部门应当分别建立合同台账，履行履约

跟踪统计报告责任。合同承办部门每季度应向法律部门报告本部门合同的执行情

况。法律部门每季度汇总公司所有合同的执行情况向总经理司法定代表人汇报。

6.2法律部门与承办部门、财务部门应建立日常沟通机制，对合同的签署、

执行及纠纷解决进行动态及时通报、协调、管理。

6.3财务部门应于中期财务报告和年度财务报告日前与法律部门、合同承办

部门进行一次合同执行情况的核对，并按照会计准则及公司会计制度的规定进行

账务处理。

6.4合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合

同秘密。

6.5合同借阅、复印等须经公司总经理或董事长的审批，合同保管人应做好

借阅、复印、使用等记录工作。

7监督、奖惩与评估改进

7.1审计监察部门对合同管理与执行情况应进行定期或不定期审计，对合同

的履行负有监督检查职责，在合同履行过程中发现违规、违法、违纪行为的，要

及时向公司领导汇报，并进行查处。

7.2公司实行合同管理情况后评估制度，法律部门定期组织自评工作，至少

于每年年末对合同管理的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对

分析评估中发现合同管理中存在的不足，应当及时加以改进C

7.3公司应对合同订立，履行过程中出现的违法违规行为，应当追究有关机

构或人员的责任，责任追究方案由责任人部门经理或其直接上级拟定，经分管领

导审核后，报董事长或总经理批准后执行。

7.4合同承办部门、法律部门及其他会签审查的有关人员在合同的订立履行

中有下列情形之一的，且产生较大影响或严重后果的，对责任人及其部门领导给

予行政处分直至移交司法机关追究刑事责任：

7.4.1不按本办法规定签订、履行合同的；

7.4.2订有重大缺陷或无效合同的；

7.4.3未经有关领导批准，随意提供、转借合同正本、副本或复印件及有关

统计汇总资料的；

7.4.4审查人员无故延误审查时间或应当提出审查意见而未提出的；

7.4.5不按法律或本制度规定履行变更或解除合同职责的；

7.4.6应当追究对方违约责任而擅自放弃的；

7.4.7提供虚假资料的；

7.4.8不履行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的；

7.4.9未按规定进行授权或擅自转委托的；

7.4.10与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的；

7.4.11泄露合同意向、商业秘密或有关机密的；

7.4.12延误纠纷处理法定时效期间的。

8附则

8.1本制度由公司总裁办公会审议通过并负责修订和解释。

8.2本制度自发布之日起生效。

正对笈业

OPPORTUNUS

内蒙古正时生态农业有限公司文件

编号：ZSNY-XZZX-2015-001

合同管理制度

制定部门：行政中心

审核：刘守廷

审批：_______________________

实施日期：2015年9月份

内蒙古正时生态农业有限公司行政中心发布

内蒙古正时生态农业有限公司合同管理制度

第一章总则

第一条目的：

为规范公司合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司

的合法权益，特制定本制度。

第二条适用范围：

公司及下属分公司、子公司与公司外各类法人、自然人、其它

组织进行各类经济活动和非经济活动所签订的各类合同、协议、章程

等均遵守本办法。

公司内部签订的各种协议及劳动合同的管理，不适用本办法

第二章合同管理及职责

第三条公司总裁在董事会授权范围内负责公司各类合同的审批。

第四条采供中心负责采购合同的草拟、审查、谈判及根据公司法定

代表人授权签订采购合同。

第五条项目部负责工程项目相关的合同草拟、审查、谈判及根据公

司法定代表人授权签订合同。

第六条各事业部负责本事业部的销售合同的草拟、审查、谈判及根

据公司法定代表人授权签订合同。

第七条行政中心负责公司各类合同的管理工作，具体职责：

1、负责除采购合同、工程项目、销售合同以外，其他各类合同的谈

判工作并根据公司法定代表人的授权签订合同；

2、负责制定统一合同文本；

3、负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管

理；

4、负责与律师、财务中心沟通对各部门提交的各类合同的合法性、

可行性、有利性审查；

5、负责合同纠纷的处理（对接律师）；

6、负责合同的档案管理；

7、负责本制度的监督执行。

第八条财务中心在合同管理中的职责：

1、配合行政中心对合同进行审查；

2、对确属我公司签订并合法生效的合同，财务中心应及时结算、报

销付款。

3、对不按规定使用合同专用章或以部门名义对外签订的合同，财务

中心可暂不予结算并及时通知行政中心对合同的有效性进行审查。

4、我方先履行付款义务，有预付款或分批付款的合同，未见我方签

字、盖章的书面合同原件，财务中心不予付款。

5、对方需先履行义务，我方主要是付款义务的合同没有充分证据表

明对方已完全履行合同义务的，财务中心不予付款。

第三章合同的签订

第九条合同的主体

1、订立合同的主体必须是公司及所属子公司中具有法人资格，能独

立承担民事责任的组织，其他部门、机构、子公司等不得擅自签订合

同。

2、订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能

力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得

与法人单位签订与该单位履约能力明显不相附的合同

3、公司一般不与自然人签订合同，确有必要签订合同，应经公司总

裁同意。供应牧草的自然人除外。

第九条合同的形式：

1、订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应

当采用书面形式。

2、“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括

电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要

求采用正式的合同书形式。

第十条合同的内容：

1、当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提

供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。

2、合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约

定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服

务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附

件。

3、数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量,

常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、

传真、送货单、发票等）。

4、质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用

标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求

（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品

存放地点。

5、价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应

约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票

汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付

期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。

6、履行期限、地点和方式：履行期限应具体明确定，无法约定具体

时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对

本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公

司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；买卖合同在

合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库

保管员签单等。

7、合同的担保：合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当

事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手

续。

8、合同的解释：合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能

引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

9、保密条款：对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同

应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

10、合同联系制度：履行期限长的重大合同应当约定合同双方联系制

度。

11、违约责任：根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。

12、解决争议的方式：解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁

的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见

的，可选择第三地仲裁机构。

第十二条签订合同的工作程序：

1、签订合同前，相关责任人或公司指定的其他谈判人员应按照本制

度第九条对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法

人营业执照及专业资格证书留存。

2、采购、工程建设、销售合同分别由采供中心负责人、项目部负责

人、相应的事业部负责人与对方当事人商谈后拟好合同条款，附《合

同签约审报表》报总裁审批行政中心盖合同专用章，必要时，由总裁

指定责任人员对合同进行合法性审查。

3、除采购、工程建设、销售合同以外的合同由总裁指定责任人员会

同相关部门与对方当事人进行商谈，拟好合同条款，附《合同签约申

报表》报总裁审批，由行政中心加盖合同专用章。

4、法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后

由总裁办依法及时办理。

5、合同正式签订后，合同文本应当随《合同签约申报表》交存公司

行政中心统一保管，合同订立部门应复印存档一份，如需要付款的合

同应交财务中心待付款完成后又财务部交行政中心统一保管。

第四章合同的变更、解除

第十三条在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，

须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有

效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的

期限内作出书面答复。

第十二条存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同

1、因不可抗力致使不能实现合同目的；

2、在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履

行主要债务；

3、对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；

4、对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；

5、法律规定的其他情形。

第十四条变更或解除的合同，应当采用书面形式（包括书信、电报）;

第十五条变更或解除合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员

批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应

依法及时办理；

第五章合同的履行

第十六条公司及所属公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，

并随时督促对方当事人及时履行其义务。

第十七条在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录

并经对方确认。履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二

份的收货单，一份留存对方，一份交留本事业部备查。向对方当事人

交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。履行采购合同付款时应

由对方当事人出具增值税发票，公司原则上只开具限制性抬头的转账

支票或银行转账付款，不允许以现金形式支付。

第十八条在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对

方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司

行政中心处理。

1、经营状况严重恶化；

2、转移财产，抽逃资金，以逃避债务；

3、丧失商业信誉；

4、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；

第十九条债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认：

1、在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应

定期对帐，确认双方债权债务；

2、在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及

本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认

合同效力及双方债权债务。

第六章合同纠纷的调解、仲裁和诉讼

第二十条合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是

的原则，平等协商解决。

第二十一条合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的

处理达成一致意见或对方当事人无意协商解决的，经办部门应及时书

面报告总裁办，并拟定处理意见，报总裁办决定。如对方当事人涉

嫌合同诈骗的，应立即报告公司行政中心。

第二十二条公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当

事人起诉的，经办部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协

商情况整理成书面材料连同有关证据报公司行政中心。

第七章合同的日常管理

第二十三条公司实行二级合同管理，公司行政中心全面负责公司的

合同管理；合同经办部门负责所在部门的合同管理（一般为复印件）。

第二十四条公司的合同专用章由行政中心专人管理，公司的空白合

同、授权委托书也由专人管理，如因特殊情况需将合同专用章或已盖

章的空白授权委托书、空白合同携带出差，必须由总裁批准。合同专

用章、盖章的空白合同、授权委托书、（已签订的合同）遗失的，应

及时向当地公安机关报案，并登报声明。

第二十五条已签订的合同、增值税发票以及业务往来传真、信函、

对帐单等资料，合同经办部门应自行保管好；重要资料应将原件交公

司行政中心随合同保管，增值税发票收据应将原件交财务中心保管，

行政中心留存复印件随合同保管。

第二十六条合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及

名片、委托书移交完毕，经公司行政中心和相关部门确认后方可办理

有关手续。合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变

更的，公司行政中心应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。

第八章考核与奖惩

第二十七条公司及所属子公司全体职员应当严格遵守本制度，有效

订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司行政中心负责本制

度执行情况的监督考核。

第二十八条对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补

救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避

免或挽回重大经济损失的，予以奖励。

第二十九条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，

公司将依法向责任人员追偿损失。

1、未经授权批准或超越职权签订合同；

2、为他人非法提供合同专用章；

3、应当签订书面合同而未签订书面合同。

第三十条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司

酌情向有关人员追偿损失：

1、因工作过失致使公司被诈骗；

2、公司履行合同未经对方当事人确认；

3、遗失重要证据；

4、发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机

的；

5、合同专用章遗失未及时报告；

6、其他违反公司相关制度的。

第三十一条公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪

的，将依法移交司法机关处理。

本制度从2015年9月开始执行，本制度由行政中心负责解释。

行政中心

2015年9月7日

附则《合同签约申报表》

内蒙古正时生态农业有限公司合同签约申报表

合同名称合同编号

经办部门经办人

合同履行期合同价款

签约事由及目的：

单位联系信用

名称电话等级

签情况调查

约经营情况

人评议

单

位履行能力

情

况主要项目

姓名：是否法人代表：

合同签署人情况

授权权限：联系电话：

合同格式

附录资料目录

经办部门审核意见

部门负责人审核意见

财务中心审核意见

行政中心审核意见

总裁审批意见

备注：合同格式为注明采用格式化合同或非格式化合同

******有限公司

管理制度

合

同

编制时间:2017年7月

总则

合同的主要作用在于防范和控制企业交易和投资的风险，对于企

业运营的整个过程起着非常关键的作用；而合同管理则是规范合同签

订、降低合同风险、保证合同目的实现（包括达到既定的成果质量标

准和确保收付款项无误）的主要控制和保障手段，是公司内部管理系

统的重要组成部分。

本合同管理制度的适用范围：设计类、工程类、采购类、营销广

告类合同。

公司的合同管理系统主要包括四大内容：合同计划管理、合同签

订管理、合同档案管理、合同履行管理。

合同计划管理的主要目的在于做好合同签订及履行的规划和预

见工作，确保按计划、有序地安排合同的签订及履行工作，避免出现

遗漏或无序状况。

合同签订管理的主要目的在于做好客户信誉和综合能力的评估、

明确标的物的质量控制内容、优化合同价款及付款方式以及规范合同

条款的拟订，确保不因客户论证不到位、质量控制内容不完整、不准

确或合同条款表述方面的差错而给合同履行或救济造成困难。

合同档案管理的主要目的在于规范合同档案管理，使公司对合同

档案管理更加标准化、规范化、科学化。

合同履行管理的主要目的在于做好合同签订完毕实际履行过程

中的各项成果验收和付款内容的把关和跟踪工作，确保合同标的达到

既定的质量标准，付款项无差错，实现合同目的。

目录

第一章合同计划管理..............................................................27

第一条合同签订计划...........................................................27

第二条合同申请...............................................................27

第二章合同签订管理..............................................................29

第三条合同签订原则..........................................................29

第四条合同分类管理..........................................................30

第五条合同编号管理..........................................................31

第六条合同审签流程..........................................................32

第七条合同审签权限..........................................................34

第八条合同审签注意事项......................................................35

第三章合同档案管理..............................................................37

第九条合同归档及签收制度...................................................37

第十条合同台帐（电子版）登记制度...........................................37

第十一条合同借出、查阅制度.................................................38

第四章合同履行管理..............................................................40

第十二条质量控制............................................................40

第十三条付款控制............................................................40

第十四条合同履行结果评估...................................................41

第一章合同计划管理

第一条合同签订计划

L1合同签订计划的目的

为了统筹合理地安排合同签订各环节的时间，不影响合同的正常

签订，特要求各公司、各部门按年度及月度分别上报合同签订计划，

要求完整、合理、准确。

1.2合同签订计划提交日期

1）年度（半年度）合同签订计划：需求部门于每年的12月5日

前提交下年度部门合同签订计划（年中提交下半年度合同签订计划）,

由合同部归类整理后形成下年度公司合同签订计划（下半年公司合同

签订计划）。

2）年度合同签订计划表详见附表1；

L3合同签订计划上报流程

1）部门负责人审核；

2）中心负责人审核；

3）合同部登记备案。

第二条合同申请

2.1合同申请

需求部门须根据合同类别及金额大小，提前10-30天提出合同申

请。

2.2合同申请表（见附件2）应包括内容：合同期限、承包内容

及范围、承包方式、价格及付款方式批准、质量要求及标准、质保期

等相关内容。

第二章合同签订管理

第三条合同签订原则

3.1合同签订的前提

公司所有合同签订前，必须经过客户论证、招标（报价）或价格批

准（本制度有特殊规定的除外），确保合同签订的对象具备实现合同目

的的综合实力和信用等级，同时、在满足质量及技术要求的前提下，

获得最佳的合同价款和付款方式。

3.2合同签订过程中各责任部门及基本分工

3.2.1成本中心

1）合同部：负责合同文本起草或审核；组织合同谈判；审批发

起、督办；修改及校对。

2）预算部：负责工程类合同的价格批准、计价依据及结算办法

等的制定；工程量的统计。

3）招采部：负责采购类合同及分包工程的客户批准、采购内容、

价格批准、付款方式及结算办法等。

3.2.2工程中心

负责工程类合同（不含分包工程）的客户批准；付款方式、承包

范围及内容、工期、工程概况等。

3.2.3拓展中心

设计部：负责合同所需图纸；质量、验收要求及标准；设计类合

同的设计内容及要求、价格批准、结算方式、付款方式等。

综合部：负责与政府或其职能部门有关的合同的价格批准；合同

对外经办等。

法务部：对重要合同文本进行法律审核。

3.2.4营销中心

负责营销类合同的客户批准；合同范围及内容；价格批准、付款

方式等。

3.2.5财务中心

负责合同税务是否合法有利、审核付款方式是否合理。

3.3合同签订过程中的各类责任人

3.3.1主责任人：由合同部负责人担任。

3.3.2技术责任人：由合同所涉业务的专业技术人员担任。其中,

设计合同的技术责任人为设计部负责人，材料、设备采购合同的技术

责任人为设计部专项技术人员或工程部专项技术人员；工程承包合同

的技术责任人为工程中心负责人或其指定人员；营销类合同的技术责

任人为营销中心负责人或其指定的专业人员。若某些合同不涉及专业

技术条款的，则该类合同无需设技术责任人。

3.3.3财务责任人：由财务中心负责人担任。

3.3.4资产责任人：由成本中心负责人或其指定下属部门负责人

担任。

3.4各审核责任人必须按照审签的流程、权限行使权利、承担义

务，且验收、审核环节缺一不可。如若违反，则违反人员按照公司有

关追责制度及考评制度承担相应责任。

第四条合同分类管理

1）设计类合同

2）工程类合同

3）采购类合同

4）营销（广告、顾句、策划）类合同

5）行政服务类合同

6）土地出让类合同

7）房屋租赁类合同

8）其他类合同

说明：本合同管理制度主要适用于前4类合同。

第五条合同编号管理

5.1合同编号原则

合同编号从左向右，分别为公司集团拼音缩写、子公司拼音缩写、

项目名称拼音缩写、合同类别拼音缩写、提交审批的年份、序号。

5.2合同编号方法（从左向右排序）

1）集团公司拼音缩写：“KH”

2）子公司拼音缩写，具体如下：

子公司名称编号子公司名称编号

DCHT

HX.............

3）项目名称拼音缩写，具体如下:

合同类别编号合同类别编号

注：营销类及行政服务类合同无须项目编码

4）合同类别拼音缩写，具体如下:

合同类别编号合同类别编号

设计类SJ工程类GC

采购类CG营销类YX

行政服务类HF土地出让类TD

房屋租赁类FZ其他类QT

...................

5）年份+序号

例：***有限公司开发的***项目2017年签订的第5份，属设计

类的合同，则合同编号为：***-**SJ-2017005。

第六条合同审签流程

6.1合同审签流程（一），适用于设计类、工程类、采购类合同

6.1.1合同部根据合同申请（或评标结果）起草合同文本，并与

客户协商一致；

6.1.2合同部将合同文本分别提交各中心的负责人进行审核：

1）工程中心责任人审核确认合同文木所涉工程内容（包括验收等

内容）、现场管理是否完整、准确且与招标/报价结果一致，付款方式

是否合理；

2）拓展中心责任人审核确认合同文本所涉质量技术要求（包括验

收、服务等内容）是否完整、准确且与招标/报价结果一致；

3）成本中心责任人审核确认合同各项条款，合同文本是否符合

招标/报价结果；

4）财务中心责任人审核确认财务数据表述是否准确无差错，合

同所涉税务条款是否符合国家、省、市现行法务法规，符合公司利益;

6.1.3合同部整合各中心的合理修改意见，并形成新的合同文本;

6.1.4常务副总审核确认所有合理意见是否均已得到落实，确认

合同文本能否实现合同目的；

6.1.5公司总经理审核确认合同文本能否实现合同目的；

6.1.6董事长审核批准合同文本。

6.1.7合同文本批准后，合同部安排客户签订合同。在合同文本

交证章管理员盖章前，必须确保合同文本与审批后的合同文本完全一

致。

6.2合同审签流程（二），适用于营销类合同

6.2.1需求部门负责价格批准、客户确认并提出合同申请（除户

外广告发布合同外还须附合同样稿）；

6.2.2需求部门配合合同部起草或修改合同文本，并与客户协商

一致；

6.2.3合同部将合同文本分别提交各中心的负责人进行审核：

1）需求部门中心责任人审核确认合同文本所涉内容是否符合要

求；

2）财务中心责任人审核确认财务数据表述是否准确无差错，合

同所涉税务条款是否符合国家、省、市现行法务法规，符合公司利益;

3）成本中心责任人审核确认合同各项条款（付款方式）是否符

合公司利益。

6.2.4合同部整合各中心的合理修改意见,并形成新的合同文本;

6.2.5常务副总审核确认所有合理意见是否均已得到落实，确认

合同文本能否实现合同目的；

6.2.6公司总经理审核确认合同文本能否实现合同目的；

6.2.7董事长审核批准合同文本。

6.2.8合同文本批准后，合同部安排客户签订合同。在合同文本

交证章管理员盖章前\必须确保合同文本与审批后的合同文本完全一

致。

6.3特殊合同流程

所谓特殊合同是指需与政府职能部门推荐客户或公司董事会指

定客户签订的合同，凡各部门需签订该类合同的，均可适用本流程。

流程简述：

部门/项目经理提交《特殊合同申请》（详见附表4）并提交合同

文本至合同部负责人一总经理批准《特殊合同申请》f常务副总审核

合同文本一总经理审核合同文本一董事长批准合同文本一常务副总

核对无误后交证章管理员用章。

注：“特殊合同批准流程”为需授权的流程，仅取得授权后才

能启动该流程。

6.4合同特殊流程

此流程仅适用于税务、开票、办理手续及证件的合同。

需求部门负责价格批准（若有）并提出《合同特殊流程申请》一

合同部起草合同文本一总经理批准《合同特殊流程申请》一财务中心

负责人审核合同一总经理批准合同文本一常务副总核对无误后交证

章管理员用章。

注：“合同特殊流程”为需授权的流程，仅取得授权后才能启

动该流程。

6.5简易合同流程

合同金额低于（）万元的，适于本流程

需求部门负责价格批准（若有）并附合同样稿-合同部审核一常

务副总（或总经理）批准合同文本一证章管理员用章。

第七条合同审签权限

合同审批权限一览表

合同最终批准权限归属

合同类别

董事长

设计类

工程类

采购类

营销类

行政服务类

土地出让类

房屋租赁类

其他类

注：以上审批权限仅仅说明了合同的最终批准人，在实际报批合

同时，合同管理制度中规定的各专业审批环节仍缺一不可，各部门须

按公司审批流程执行。如任何合同须执行“特殊合同批准流程”的，

则最终审批权均归属董事长。

第八条合同审签注意事项

8.1合同审签时效

8.1.1总、分包合同及大额合同审批时间控制在10日以内，零

星合同（金额小于（）万元）审批时间控制在2天以内。

1）纸质审批（现行）

审批人员审批时间

各部门责任人2小时

各中心责任人半天

常务副总、总经理、总经办1天

董事长2~3天

2）0A系统审批

审批人员审批时间

各中心责任人及下属部门1天

常务副总、总经理、总经办1天

董事长2~3天

8.2合同用章制度

合同部在将合同文本提交证章管理员加盖公章（合同章）之前，

必须保证合同文本中所有须填写的内容已填写完整，所有已具备的附

件均与合同正文一起交证章管理员盖章（需双方盖章）；对于经批准后

同意在合同原文本上作修改的，则必须在修改处加盖双方公章（合同

章）。

证章管理员在加盖公章（合同章）之前必须核对须加盖公章（合

同章）的合同文本与经批准的合同文本是否一致，合同文本中所有须

填写的内容是否已填写完整，所有附件是否均已提供，核对无误后方

可加盖公章（合同章）；对于合同文本页数在两页以上的合同，除需

在签署页上加盖公章（合同章）之外，还需加盖骑缝章；对于合同文

本中有涂改之处的，经相关流程批准确认是经合同双方认可所做的修

改，则必须加盖双方公章（合同章），同时提醒主责任人要求合同对

方单位加盖公章（合同章）。

8.3合同移交

合同盖章后，由合同部在客户领取合同时，与需求部门进行移交;

在合同移交时，需求部门应在合同移交表（详附件5）中签字确认。

第三章合同档案管理

第九条合同归档及签收制度

9.1合同归档

证章管理员在合同盖章后，将合同移交给合同部，由合同交接至

其他相关部门。

1）合同原件

公司内部；财务中心1份、档案室1-2份。

客户：按客户要求

2）合同复印件

需求部门1份、预算部1份

3）合同电子版

归档部门：合同部

其它管理人：成本中心负责人、常务副总

合同部每月28日整理好本月签订的合同，将整理好的合同发送

给成本中心负责人、常务副总。

合同电子版统一密码：******

9.2合同签收

公司内部在进行合同交接时，应在合同交接表［详附件3）签字

登记；客户在领取合同时，须在合同移交表（详附件4）中签字。

第十条合同台帐（电子版）登记制度

10.1合同台帐管理部门及更新

合同台帐（电子版）由合同部进行管理，于每月28日定期更新

并发送至成本中心负责人。

10.2合同台帐（电子版）表单（详附件5）

第十一条合同借出、查阅制度

11.1合同借出期限

合同借出须先提出合同借出申请（附件6）,同意后方可借出；

其期限不得超过1天，超过1天的须运营总监批准同意后方可。

11.2合同查阅

合同查阅是指在档案室查阅合同的有关条款，但不得带出档案

室。

11.3特殊合同借出、查阅

凡属特殊合同的，均须运营总监批准同意后方可。

11.4合同借阅其它规定

1）借出的合同原则上不得带出公司，若确有须要的，须在合同

借出申请中注明；

2）借（查）阅人对所借出合同档案必须妥善保管，保守机密，

保证安全，任何人不得随意在所借资料上乱写、乱画、涂改、剪裁、

拆散，不得私自复制、调换、污损、划线等，更不能擅自复印转借，

更不得损坏和丢失。

3）在借（查）阅期间发生的一切问题，一律由借（查）阅人负

责。

4）合同档案仅供本公司利用，公司外单位或个人需借阅时:应

由本单位相关人员陪同，并由本公司人员办理相关借阅手续，所有合

同档案均需经运营总监批准后，方可借阅。

11.5合同借阅除上述规定外，还需遵守公司档案管理的相关规

定。

第四章合同履行管理

合同移交完成后，各项付款及成果验收的责任人及参与人员可通

过合同原件或复印件查询自己负责的合同相关工作内容，作为提示做

好本项工作及查询各项工作进展的辅助手段。

第十二条质量控制

12.1合同履行过程中，部门负责人及相关责任人必须共同就对

方所提供的各项阶段性成果或合同履行过程中的各关键环节进行严

格的质量把关，并按各类成果验收单的验收内容、流程及权限进行验

收，确保对方所提交的最终成果满足我方要求。

12.2合同履行过程中，若合同对方到期未履行其应履行的义务

（成果）的，则部门负责人必须在该项义务（成果）届期之日启动催告程

序，即向对方送达要求限期履行该项义务并（或）承担相应违约责任的

函告。

12.3合同履行过程中，我方向对方交付的任何资料或函件必须

经对方书面确认或签收，以确保证据效力。

第十三条付款控制

13.1合同需求部门、财务责任人及相关人员可以通过合同及其

复印件查询每笔付款是否到达应付时间，付款条件是否具备；

13.2对于已经达到付款时间，但对方相应的义务仍未履行完毕

的，参照本章10.2款执行。

13.3对于不设条件的付款（即到期即须付款的，如定金、预付款

等），按公司内部付款流程审批同意后可付款；对于设条件的付款，

则必须经成果验收程序，确保与该项付款相应的条件已成就后方可付

款，保证做到无成果验收合格证明及付款批准书不予付款。

第十四条合同履行结果评估

本条主要适用于总包合同、分包合同、大型设备采购合同等。

每份合同履行完毕，公司均由两个中心（拓展中心、财务中心）对

该份合同的履行结果联合作出评估，其中拓展中心负责评估合同约定的

每项成果是否均已验收合格且达到质量目标要求，财务中心负责评估合

同的履行结果有无给公司造成经济损失，由合同部统一负责向两个部门

征询评估结果。

合同管理制度

一、总则