员工信息与档案管理制度

员工信息与档案管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范员工信息与档案管理工作，确保员工信息及档案的安全性、准确性和完整性，提高企业管理水平，订立本制度。本制度依据相关法律法规和公司管理要求订立，适用于公司全部员工的信息和档案管理。第二条适用范围本制度适用于公司全体员工的信息和档案管理，包含招聘、入职、在职期间和离职的各个环节。第三条部门职责人力资源部门负责订立和执行员工信息与档案管理制度，组织员工信息和档案的收集、登记、整理和保密工作；相关部门负责按规定的程序和要求供应员工信息和档案；各部门负责管理本部门员工的信息和档案，并确保安全、准确和完整。第四条保密义务全部涉及员工信息和档案的工作人员都应遵守公司的保密要求，不得擅自泄露、窜改、丢失或有意损毁信息和档案。一旦违反保密义务，将承当相应的法律责任，并接受公司的纪律处分。第二章员工信息管理第五条信息手记入职前，应向招聘人员供应真实、准确的个人信息，包含身份证复印件、学历证书、工作经过证明和其他相关证明料子；入职后，应向人力资源部供应相关信息，包含联系方式、家庭住址、紧急联系人等。第六条信息登记人力资源部门应将员工供应的信息进行登记，并及时更新；全部信息登记必需采用统一格式，确保信息的全都性和统一性；人力资源部门应定期核对员工信息的准确性，并在发现问题时及时矫正。第七条信息存储和保密员工信息应存储在特地的信息管理系统中，并设置相应的权限掌控，对不同级别的信息进行保密；人力资源部门应定期备份员工信息，确保信息的安全性和可靠性；未经本人同意，员工信息不得向外界公开或供应。第八条信息查询和使用员工可以向人力资源部查询和申请使用本身的个人信息；其他部门需要查询员工信息时，必需提出合理的申请理由，并经过人力资源部门的审批。第三章员工档案管理第九条档案整理和存储档案室的设立应满足防火、防潮、防霉、防鼠等要求；档案室应定期进行整理和清理，确保档案的整齐、完整和易于查询；档案应分类存储，采用编号和索引方式进行管理。第十条档案的编制每个员工建立一份档案，内容包含但不限于个人基本信息、招聘资料、合同信息、培训记录等；新入职员工的档案应在入职后十个工作日内建立；员工离职后，档案应及时归档，并按规定保管肯定期限。第十一条档案查询和使用员工可以向人力资源部门申请查询本身的档案，但必需符合规定的程序和要求；其他部门需要查询员工档案时，必需提出合理的申请理由，并经过人力资源部门的审批。第十二条档案保密和遗失处理档案室应加强对档案的保密工作，禁止非授权人员进入；假如档案遗失或损坏，应立刻报告相关部门，并依照规定进行处理。第四章违规处理和责任追究第十三条违反制度的处理对违反本制度的人员，人力资源部门将依照公司相关管理规定进行处理，可采取警告、记过、记大过、解聘等措施；对于涉嫌泄露、窜改、丢失或有意损毁员工信息和档案的人员，将依法追究其法律责任，并采取相应的纪律处分措施。第十四条管理责任人力资源部门负责订立和执行员工信息与档案管理制度，并监督各部门的执行情况；相关部门负责员工信息和档案的准备、供应和保管工作；各部门负责管理本部门员工的信息和档案，确保安全、准确和完整。第五章附则第十五条其他增补规定依据员工信息与档案管理的具体需要，可以订立相应的增补规定，并报人力