财务费用报销流程-企业管理

YOURLOGO企业标志财务费用报销流程培训务报销流程培训费用发生前的申请阶段

填写费用申请表：员工在计划产生费用前，如业务招待、差旅费、办公用品采购等，需要填写费用申请表。申请表应包含详细信息，如申请人姓名、部门、申请日期、预计费用金额、费用用途（具体的业务事项说明）等。例如，员工计划参加外地的行业展会，在申请表中要注明展会名称、时间、地点，预计的差旅费用（包括交通、住宿、餐饮等各项费用的大致金额），以及参加展会对业务的预期帮助等内容。审批流程：申请表填写完成后，根据公司规定的审批权限进行审批。一般情况下，小额费用（如低于一定金额的办公用品采购）可能只需部门主管审批；而较大额的费用（如大额的业务招待费或国际差旅费）可能需要部门主管、财务负责人甚至公司高层领导审批。审批人需要仔细审查费用的必要性、合理性和预算情况，在申请表上签署意见并注明日期。例如，对于一笔5000元的业务招待费申请，部门主管审批同意后，还需提交给财务负责人审核费用预算是否充足以及是否符合公司的招待标准，最后由分管副总批准。费用发生阶段的凭证收集阶段

获取合法有效的票据：员工在发生费用后，要及时索取合法有效的票据。对于不同类型的费用，票据要求有所不同。例如，购买商品或服务应取得增值税发票，发票上应注明商品或服务的名称、数量、单价、金额、税率、税额等信息，并且发票的开具单位应与实际交易对象一致；对于交通费用，乘坐飞机要有航空运输电子客票行程单，乘坐火车要有火车票等。如果因特殊原因无法取得发票，如在一些小额零星支出（低于500元）场景下，应取得收款凭证，收款凭证上需注明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等信息。整理相关附件（如有）：除了票据外，有些费用报销还需要提供相关的附件来证明费用的真实性和合理性。例如，差旅费报销除了交通、住宿发票外，还可能需要提供出差审批表、会议通知（如果是参加会议）、工作行程安排等；业务招待费报销可能需要提供招待对象名单、招待事由等。这些附件应与票据一起整理好，为后续的报销流程做准备。费用报销阶段的提交与审核阶段

填写报销单：员工将收集好的票据和附件按照公司规定的格式填写报销单。报销单应详细列出各项费用的日期、金额、用途等信息，并与费用申请表（如果有）和实际发生的费用相对应。例如，在差旅费报销单中，分别列出往返交通费用、每日住宿费用、餐饮补贴等各项明细，计算出总报销金额。同时，报销人需要在报销单上签字确认。提交报销单：将填写完整的报销单及相关票据、附件提交给指定的部门或人员。一般先提交给部门的行政助理或财务对接人，由他们进行初步的收集和整理。财务初审：财务部门收到报销单后，首先对报销单据的真实性、合法性、完整性进行审核。检查发票是否真实有效，票据金额与报销单金额是否一致，附件是否齐全等。例如，财务人员发现一张发票的开票日期与费用发生日期不符，或者报销单上缺少必要的附件，会将报销单退回给报销人要求补充或更正。部门负责人审核：财务初审通过后，报销单会流转到部门负责人处进行审核。部门负责人主要审核费用是否与业务相关、是否符合公司的费用政策和预算安排。例如，部门负责人需要判断业务招待费的支出是否是为了拓展业务而必需的，差旅费的行程安排是否合理等。如果审核不通过，部门负责人会注明原因并将报销单退回。高层领导审批（如有需要）：对于一些金额较大或特殊的费用报销，可能还需要经过公司高层领导的审批。高层领导会从公司整体战略、资源分配等角度考虑费用的合理性，审批通过后报销单才会进入下一流程。报销支付阶段

财务复核与记账：在经过所有必要的审批后，财务部门会对报销单进行最后的复核，确认无误后进行记账。例如，将差旅费报销费用计入相应的费用科目（如管理费用差旅费、销售费用差旅费等），同时减少员工的备用金（如果是使用备用金支付费用）或记录其他应付款（如果公司先支付费用后再与员工结算）。支付报销款：根据公司的财务支付流程，通过银行转账、现金支付（较少情况）等方式将报销款支付给员工。支付完成后，在报销单上注明支付日期和支付方式，报销流程结束。

在日常工作中，部分员工对财务知识比较欠缺，对公司财务报销流程及报销规定不太了解，出现报销单据填写不规范、报销内容不明确等情况，由于单据填写错误导致的重复填写工作也多次发生，给本部门、财务部及相关部门工作带来不必要困扰。前言PrefaceCONTENTS目录一、费用报销四大流程二、报销凭证填写规范三、报销凭证票据粘贴方法费用报销四大流程Part02费用报销四大原则01020304谁批准谁负责原则手续完整原则即时清结原则先审批后支出原则费用报销四大原则这几个原则分别是什么意思？凡支出项目均需事先申请经批准后才可支出；没有申请或未经批准的费用不得支出。审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的费用支出负责任。凡借用公款者，前账不清、后款不借。报销必须有经办人、规定各级审核人及审批人的亲笔签名，财务不得受理手续不全的报销单据。先审批后支付原则谁批准谁负责原则即时清结原则手续完整原则Part02报销凭证填写规范报销凭证填写规范1、费用报销单除出差费用外的所有费用都填写《费用报销单》若一张报销单上有多个报销项目，如交通费、餐费等，可以填写在一张报销单上，但需分行填写清楚；如有奖金，提成，补贴或者其它需要用替代票代替报销的情况，报销项目按粘贴票据的性质分栏填写如办公用品、餐饮费、车费等；“备注”栏按实际情况用便签纸填写后粘贴；如果是拿替代发票报销，请附上原印章清晰的收据。单据及附件张数填写票据的总数量。报销凭证填写规范1、费用报销单金额：类别相同的票据上的金额合计数，采用阿拉伯数字填列，保留两位小数，如100元，填写为100.00，最后一栏合计金额也采用阿拉伯数字填列，保留两位小数，并在数据前加人民币符号“￥”，如合计金额为100元，填写为￥100.00。金额大写：本张费用报销单合计金额的大写数字，大写金额前必须加“￥”或，大写后的如为零也必须填零，不能为空白。壹贰叁肆伍陆柒捌玖零原借款：如有借支请填写。应退余款：如借支金额大于报销金额请填写。报销凭证填写规范1、费用报销单报粘贴票据性质分类汇总分行填写用便签纸填写实际内容，然后粘贴在备注栏：额度，奖金，提成，补贴，替代票或其它需注明情况等部门主管

捌柒陆伍肆零综合管理部

201X

12318765.40必需填写

餐饮费65.40

加油费2000.00办公用品费

2000.00交通费4000.0005部门经理部门总监副总经理总经理正楷签字正楷签字正楷签字报销凭证填写规范2、付款申请书单据及附件张数填写附件的总数量。付款原因：应填写清楚，不能过于简单，内容必须包括“使用目的及对应业务项目”，业务项目若涉及到类似采购等事项，必须述明“采购数量及对应单价”（有对账单附件的除外）。填写要求基本上和费用报销单一致，需注意的是“收款单位”必须为全称，“账号”与“开户行”要如实填写，如**银行**支行等。所有付款项目必须附有对应的原始合同复印件、采购申请单复印件、原始凭证、发票。报销凭证填写规范2、付款申请书

公司全称

1111222233334444

XXX银行XXX支行

捌柒陆

伍

肆零

8765.40

XX

直接用签字笔写在此处：应填写清楚，不能过于简单，内容必须包括“使用目的及对应业务项目”，业务项目若涉及到类似采购等事项，必须述明“采购数量及对应单价”（有对账单附件的除外）。

部门主管部门经理部门总监副总经理总经理正楷签字

201512

30

报销凭证填写规范3、差旅费报销单差旅费报销单需付出差申请单，除“出差补助”不需要付发票及票据外，其他均需有票据。出差起讫日期必须填写清楚，以便于财务方便核算出差补助费用。已发放出差补助，不再报销餐饮费用。如确实需要招待客人的，经主管领导审批后可凭餐饮发票报销。餐饮费用填写在“其他”一栏。报销凭证填写规范3、差旅费报销单1/1-1/10

公司-长沙10

xx

xx

xx

xx

xxxx1/11-1/15

长沙-济南5

xx

xx

xx

xx

xxxxxxxxx

2015

xx

xx

xxx

xxx

2014

01

01

2014

01

15

15

xx

xx

xx

xx

xx

1999.00

壹玖玖玖零零

xx

xx

参加长沙XX展会

报销凭证填写规范4、借款审批单借款审批单为各部门相关人员备用金申请、出差或业务接等借支申请时使用，填写要求如同前几种单据。出差或者业务接待完成后，填写报销单抵销借款。入借款金额多余实际使用金额，则由借款人将应退余款转账至公司账户。借款事由需要填写详细，内容必须包括“使用目的及对应业务项目”。报销凭证填写规范4、借款审批单XXXX部XXX

201X1130

出差北京环保展会、4人

壹零零零

1000.00201X年12月15日正楷签字

201X1131部门主管部门经理部门总监副总经理总经理

报销凭证票据粘贴方法Part03报销凭证票据粘贴方法1、粘贴要求大张的票据只需固定票据的左上角，小张的票据需均匀的粘贴在粘贴单上，不能厚薄不匀。粘贴的票据要求正面朝上，便于审核与日后查阅；按照发票种类纸张大小顺序进行粘贴，以此是小-中-大。票据粘贴方法多样，粘贴票据时应根据票据的多少、纸张的大小，选择合适的方法。但应以整个单据平整、美观为准，以便财务部装订成册。请用胶水粘贴，不可用订书针装订。报销凭证票据粘贴方法2、整理票据粘贴前将票据上面所有的钉书针，回形针，夹子等外在的东西全部去掉。票据分类，加油票，交通票，住宿票，餐饮加油票等，都要分好类别。如果票据较多可采用多张粘贴单粘贴。对于比粘贴单大的附件，例如：合同、采购申请单。应将超出部分按粘贴单大小折叠在粘贴单内。3、粘贴方法报销凭证票据粘贴方法日期填写完整3、粘贴方法报销凭证票据粘贴方法3、粘贴方法报销凭证票据粘贴方法12343、粘贴方法报销凭证票据粘贴方法3、粘贴方法报销凭证票据粘贴方法大张的发票贴上面小张的发票先贴4、折叠票据报销凭证票据粘贴方法将单据固定在封面的左上角，齐封面的底边线将长出部分对折齐上边沿线将长出部分折起，使上下两段长短相当票据折叠，使大小、长短与单据封面保持一致123报销凭证票据粘贴方法将票据折叠，使大小、长短与单据封面保持一致13244、折叠票据报销凭证票据粘贴方法5