费用报销流程－记账实操

会计实操文库费用报销流程－记账实操1.费用发生前的申请阶段-填写费用申请表：员工在计划产生费用前，如业务招待、差旅费、办公用品采购等，需要填写费用申请表。申请表应包含详细信息，如申请人姓名、部门、申请日期、预计费用金额、费用用途（具体的业务事项说明）等。例如，员工计划参加外地的行业展会，在申请表中要注明展会名称、时间、地点，预计的差旅费用（包括交通、住宿、餐饮等各项费用的大致金额），以及参加展会对业务的预期帮助等内容。-审批流程：申请表填写完成后，根据公司规定的审批权限进行审批。一般情况下，小额费用（如低于一定金额的办公用品采购）可能只需部门主管审批；而较大额的费用（如大额的业务招待费或国际差旅费）可能需要部门主管、财务负责人甚至公司高层领导审批。审批人需要仔细审查费用的必要性、合理性和预算情况，在申请表上签署意见并注明日期。例如，对于一笔5000元的业务招待费申请，部门主管审批同意后，还需提交给财务负责人审核费用预算是否充足以及是否符合公司的招待标准，最后由分管副总批准。2.费用发生阶段的凭证收集阶段-获取合法有效的票据：员工在发生费用后，要及时索取合法有效的票据。对于不同类型的费用，票据要求有所不同。例如，购买商品或服务应取得增值税发票，发票上应注明商品或服务的名称、数量、单价、金额、税率、税额等信息，并且发票的开具单位应与实际交易对象一致；对于交通费用，乘坐飞机要有航空运输电子客票行程单，乘坐火车要有火车票等。如果因特殊原因无法取得发票，如在一些小额零星支出（低于500元）场景下，应取得收款凭证，收款凭证上需注明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等信息。-整理相关附件（如有）：除了票据外，有些费用报销还需要提供相关的附件来证明费用的真实性和合理性。例如，差旅费报销除了交通、住宿发票外，还可能需要提供出差审批表、会议通知（如果是参加会议）、工作行程安排等；业务招待费报销可能需要提供招待对象名单、招待事由等。这些附件应与票据一起整理好，为后续的报销流程做准备。3.费用报销阶段的提交与审核阶段-填写报销单：员工将收集好的票据和附件按照公司规定的格式填写报销单。报销单应详细列出各项费用的日期、金额、用途等信息，并与费用申请表（如果有）和实际发生的费用相对应。例如，在差旅费报销单中，分别列出往返交通费用、每日住宿费用、餐饮补贴等各项明细，计算出总报销金额。同时，报销人需要在报销单上签字确认。-提交报销单：将填写完整的报销单及相关票据、附件提交给指定的部门或人员。一般先提交给部门的行政助理或财务对接人，由他们进行初步的收集和整理。-财务初审：财务部门收到报销单后，首先对报销单据的真实性、合法性、完整性进行审核。检查发票是否真实有效，票据金额与报销单金额是否一致，附件是否齐全等。例如，财务人员发现一张发票的开票日期与费用发生日期不符，或者报销单上缺少必要的附件，会将报销单退回给报销人要求补充或更正。-部门负责人审核：财务初审通过后，报销单会流转到部门负责人处进行审核。部门负责人主要审核费用是否与业务相关、是否符合公司的费用政策和预算安排。例如，部门负责人需要判断业务招待费的支出是否是为了拓展业务而必需的，差旅费的行程安排是否合理等。如果审核不通过，部门负责人会注明原因并将报销单退回。-高层领导审批（如有需要）：对于一些金额较大或特殊的费用报销，可能还需要经过公司高层领导的审批。高层领导会从公司整体战略、资源分配等角度考虑费用的合理性，审批通过后报销单才会进入下一流程。4.报销支付阶段-财务复核与记账：在经过所有必要的审批后，财务部门会对报销单进行最后的复核，确认无误后进行记账。例如，将差旅费报销费用计入相应的费用科目（如管理费用-差旅费、销售费用-差旅费等），同时减少员工的备用金（如果是使用备用金支付费用）或记录其他应付款（如果公司先支付费用后再与员工结