《秘书实务》教案全套 黄喜平 项目1-6 文书写作 -日常工作

《秘书实务》电子教案项目一教案设计项目课题项目一文书写作授课时间授课对象学习目标熟悉应用文书写作的基本理论;掌握常见的公务文书写作;掌握常见的事务文书写作;掌握常见的商务文书写作。熟悉文书处理的总流程和特点;了解发文处理的基本概念;了解收文处理的基本概念;熟悉文书整理与归档的基本概念。了解印章的含义、分类和制发;掌握印章的保管和使用程序;了解印章的启用和停用;了解介绍信的含义和作用;熟悉介绍信的类型;掌握介绍信的保管和使用程序。了解档案的定义和档案保管机构;掌握档案收集、档案鉴定、档案整理和档案保管工作;熟悉档案统计工作,熟悉档案检索工具;熟悉档案利用工作;掌握电子文件的处理工作。学情分析此章是介绍文书写作内容，包括文书写作、文书处理、印章和介绍信管理以及档案管理，分为四个任务开展教学活动。重、难点重点1.能够掌握常见的公文结构和写法。2.能够掌握发文处理、收文处理、文书立卷整理的主要程序。3.能够掌握印章、介绍信的保管和使用程序。4.能够掌握档案的整理、保管、统计、检索等工作。难点掌握档案的整理、保管、统计、检索等工作教学方法讲授法教学用具教材、课件等教学流程教学环节教学内容备注讲授新知任务一文书写作应用文书写作的基本理论文书的含义和种类文书,也被称为应用文书,是机关、团体、企事业单位和个人在日常工作、生活中,为办理各种公私事务而形成并使用的、具有实用价值和一定惯用文章体式的文字信息载体。文书的种类众多,在各种各样的管理活动中,为适应不同公务的需要形成了不同种类的公文。文书的格式公务文书是指法定机关与组织在公务活动中形成和使用的书面材料,程式化是公务文书的显著特征。根据规定,一份完整的公务文书由版头、主体、版记三个部分组成。行文制度行文制度是指应用文书在运行传递过程中应该遵循的有关制度和原则,主要包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则。常见的公务文书写作包括命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要以及议案。常见的事务文书写作包括传真、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结以及述职报告。常见的商务文书写作包括意向书、合同、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书以及可行性研究报告。任务二文书处理文书处理的总流程和特点文书处理的总流程文书从拟写文稿到最后转化为档案或者销毁,其间要经历一套完整的处理流程。不同类型的文书,其具体处理环节会有所不同,但就一般文书而言,其处理流程总体上是相同的。文书处理的特点方向性、阶段性、规范性、稳定性。发文处理发文处理是指各单位根据工作需要向其他单位发出文件或答复来文的过程,即公文的创制、处置与管理活动。收文处理收文处理是指对来自其他单位的文书实施的接收、处置和管理活动。文书的整理与归档文书整理与归档的概念文书整理与归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料,按照它们在形成过程中的联系,以件为单位进行装订、分类整理,并进行装盒、归档,使之有序化的过程。文书立卷文书立卷是指将办理完毕并具有查考保存价值的文书,按照其在形成过程中的联系和一定规律组合成为案卷的工作过程。纸质归档文件的整理包括修整、装订、编页、装盒以及排架。归档电子文件的整理要求1.归档电子文件的组件(件的组织)、分类、排列、编号、编目,应符合《归档文件整理规则》中的规定。2.归档电子文件的格式转换、源数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求,参照《数字档案室建设指南》(2014年)、《电子文件归档与电子档案管理规范》、DA/T48、DA/T38等标准执行。3.归档电子文件的整理应使用符合《数字档案室建设指南》(2014年)、《电子文件归档与电子档案管理规范》等标准的应用系统。任务三印章和介绍信管理印章印章是印和章的合称,我国古代称之为印信,现代印章是指刻在固定材质上的代表机关、组织、单位和个人权力的图章。秘书部门掌管的印章主要有三种:第一种是单位印章(含钢印);第二种是单位领导公用的私章;第三种是秘书部门的公章。其中,单位印章是单位对外行使权力的标志。介绍信介绍信是机关、企事业单位联系工作和业务的一种专用书信,具有介绍和证明的作用,是一种简化了的公文。一个单位的有关人员如果需要到其他单位联系工作、洽谈业务,则通常都要持有本单位的介绍信,以证明自己的身份及前往该单位的目的,从而取得对方的支持和配合。任务四档案管理档案的整理和保管工作档案整理工作的原则：充分利用原有基础；保持文件之间的历史联系。档案的其他工作包括档案统计工作、档案检索工具、档案利用工作。电子文件处理电子文件管理应遵循五个基本原则：统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密巩固练习【师】“通过此章节的学习，相信同学们对文书写作有了一个具体的了解。接下来同学们可以仔细阅读一遍自己的听课记录，回忆一下本节课所讲内容”作业布置请完成本章课后练习。教学反思《秘书实务》电子教案项目二教案设计项目课题项目二信息工作授课时间授课对象学习目标掌握信息的概念、特征及分类;了解信息对秘书工作的作用;掌握秘书获取信息的范围。掌握信息处理的流程;掌握信息传递的方式和要求。掌握信息分类的知识和技巧;掌握著录的方法;掌握信息检索系统的建立;掌握信息保管中的问题和方式。掌握对秘书的保密要求;掌握文件保密工作的内容;掌握通信保密、会议保密、宣传报道保密、计算机保密、商务保密的要求。掌握沟通的基本方法和技巧;掌握与领导、同事、客户沟通的方法。学情分析此章是介绍信息工作内容，包括信息获取、信息传递与处理、信息存储、保密工作以及沟通与协调，分为五个任务开展教学活动。重、难点重点1.能够掌握信息获取的方法。2.能够掌握信息处理与传递的方法。3.能够掌握信息分类的方法。4.能够掌握工作中可能遇到的保密要求。5.能够掌握有效沟通的原则,与领导、同事、客户进行有效沟通,形成和谐关系。难点掌握有效沟通的原则,与领导、同事、客户进行有效沟通,形成和谐关系教学方法讲授法教学用具教材、课件等教学流程教学环节教学内容备注讲授新知任务一信息获取信息的概念、特征及分类信息有广义与狭义之分。广义的信息是指对物质世界中的各种事物特征、形态和运动变化的客观描述,是一种客观存在,与人们主观上是否感觉得到它的存在没有关系。狭义的信息是指信息接受主体所感受到并能理解的东西。信息一般有四种形态,即数据、文本、声音和图像。信息包括以下特征：普遍存在性、可传播性、可存储性、可再生性、可共享性、价值时效性。信息可以按信息源的性质、按人对信息的感知方式、按信息的运动状态、按信息的作用时间、按信息来源的方向、按信息的反映形式划分。信息对秘书工作的作用对于秘书而言,秘书工作中的信息就是指反映秘书活动及其变化、发展情况,以及为满足秘书活动的需要而提供的消息、情况、动态、问题等相关知识。信息与信息处理渗透在秘书工作的各个方面。秘书对信息的获取秘书应该具有经常性收集信息的意识并养成这种习惯,以日常收集、积累、加工有关背景性和基础性的信息资料为基础,做到日积月累、持之以恒、有备无患;也要根据工作需要,相对集中地突击查询和整理一些专业性的信息资料。秘书应将经常收集和临时查询这两个方面的信息资料很好地结合起来加以使用,从而保证在工作中发挥积极的作用。任务二信息处理与传递信息处理信息处理是整个信息工作的核心,是保证信息全面、真实、有效的决定性环节之一。信息处理主要有四道程序,即信息筛选、信息校核、信息加工、信息编制。信息传递信息经过有效加工后,需要通过各种传播途径及时提供给信息接收者和使用者。传递使信息收集、加工成为有效的劳动。一般而言,信息传递的速度越快、范围越广,信息的利用率就越高。在信息传递中,要注意合理分流,即将各方汇集的信息经综合和科学分类后合理投送,从而更适合接受者利用。任务三信息存储信息资料的分类按信息资料的加工程度分类,可以分为原始资料和加工资料。按信息资料的内容分类,即根据资料的内容性质来划分不同的类别,应根据收集、积累的资料情况和本人工作中需要的情况来确定类别。按信息资料的来源或部门分类,即先按信息产生的地区(地域或行政区划)或部门进行分类,再按字母先后顺序排列的方法。按信息资料的时间分类,即按信息资料内容形成时间的先后进行排序的方法,对于史料、重大活动事件的资料、工作动态性资料及法令法规和政策性资料,可以采用这种分类方法。按信息资料的密级分类,主要适用于对文件资料和内部参考资料的分类。按信息资料的依附形式分类的方法是形式分类法。信息的著录著录是对具体的信息资料进行如实的记载。一般按照一定的格式制成分类卡片,用简明扼要的语言填写。建立信息检索系统信息检索是根据使用者的特定需要从大量的信息合集中获取所需信息的过程。建立信息检索系统,可使大量的信息资料归类存放,需要时按类查找。信息的保管信息的保管是指信息资料入库的存放和维护。信息存储的方法有书面存储、声像存储、计算机存储等。任务四保密工作保密工作的内容及要求从宏观角度来看,保密工作的内容包括制定保密条例及组织内部相应的保密规章,建立保密机构,开展宣传保密教育,研制、开发和应用保密技术,进行检查督促,查处泄密事件,开展保密理论研究等方面。从微观角度来看,根据秘书的实际工作需要,其内容主要有文件保密、通信保密、会议保密、宣传报道保密、计算机保密、商务保密等。保守国家秘密是每个公民特别是公职人员的基本义务,也是一条重要的政治纪律和工作纪律。综合全局性工作来看,秘书部门处于各单位的枢纽地位,是文字和信息中心,其保密范围也比其他部门广泛。因此,保密工作是秘书工作的重要组成部分,保守国家秘密是秘书的职责和义务。文件保密文件保密是指文件在撰制、传递、办理和保管的保密工作。通信保密使用前应对通信线路和设备采取防窃措施;对进口的通信设备进行严格的安全保密检查。不得在普通的固定电话、无绳电话、移动电话、电视电话、对讲机中传递秘密信息。会议保密包括会议准备阶段的保密、会议期间的保密、会后的保密。宣传报道保密对不宜公开宣传报道的事项或介于密与非密之间的事项,原则上都不宣传报道。必须公开报道时,应按程序报请上级领导批准,不得擅自行事。计算机保密为防止电磁信号泄密,机房应设置在有安全保障的地方,并加装屏蔽网络或电子干扰仪。计算机在安装使用之前,必须由专门的机构对计算机进行安全和保密的技术检测,对资料进行加密,并设定屏保方案。商务保密商务保密包括商业秘密文件和资料、科研技术、经营策略、生产工艺等方面的保密。任务五沟通与协调沟通概述沟通是指信息传递和交流的过程,是人们为了达到既定目标,用恰当的语言符号,把信息、思想和情感进行传递的过程。与领导沟通与领导沟通、协调关系包括三个原则：相互尊重的原则；服从领导的原则；辅助领导的原则。与同事沟通与同事沟通、协调关系包括以下三个原则：对待同事一视同仁,不区别对待,不分亲疏远近；以诚待人,胸怀坦荡；待人接物,宽容豁达。与客户沟通客户沟通、协调关系包括以下四个原则：正确认识秘书与客户之间的关系,不是简单的服务与被服务关系,而是合作关系；区分不同客户,有针对性地选择待客方式、接待程序；准确地了解不同客户的需求；对待客户一视同仁,保持高水准的服务态度和质量。巩固练习【师】“通过此章节的学习，相信同学们对信息工作有了一个具体的了解。接下来同学们可以仔细阅读一遍自己的听课记录，回忆一下本节课所讲内容”作业布置请完成本章课后练习。教学反思《秘书实务》电子教案项目三教案设计项目课题项目三会议工作授课时间授课对象学习目标了解会议的含义及作用;掌握会议活动的基本要素;了解会议的类型。掌握会议计划的拟订内容;掌握拟订会议议程、日程、程序的方法;掌握布置会场的要点。掌握会议的报到与引导工作;掌握组织会议进行的工作;掌握会议期间的生活服务工作。掌握送别会议代表的要求;掌握会场的善后工作;掌握整理会议文件的要求;掌握会务工作的总结和反馈工作。掌握谈判的准备工作、过程;掌握秘书受权谈判的策略。学情分析此章是介绍会议工作内容，包括会议相关知识、会前工作、会中工作、会后工作以及谈判工作，分为五个任务开展教学活动。重、难点重点能够掌握会议的基本知识。能够掌握会前工作的流程和要点。能够掌握会中工作的内容和要点。能够掌握会后工作的内容和要求。能够掌握谈判工作的要点。难点掌握谈判工作的要点。教学方法讲授法教学用具教材、课件等教学流程教学环节教学内容备注讲授新知任务一会议相关知识会议的含义及作用会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的有组织、有计划的活动。会议有狭义和广义之分:狭义的会议是指至少有三人参加的集体性商议活动,即传统的会议;广义的会议包括两人或双方之间的会见、会谈。召开会议的主要作用是集思广益、有效沟通,传达信息、资源共享,表彰先进、树立典范,解决问题、推广经验等。会议活动的基本要素会议人员、会议名称、会议议题、会议时间、会议地点、会议方式、会议结果。会议的类型会议的类型可按会议的规模划分，按会议的内容划分，按会议的性质划分，按会议的时间划分，按会议的阶段划分，按会议的方式划分。任务二会前工作拟订会议计划根据会议预期达到的目的与效果,确定会议的名称、议题、与会人员、时间和地点等。拟订会议议程、日程、程序会议议程是指对会议议题的顺序安排,一般由会议的领导者或主办方确定。会议日程是指把会议议程规定的各项活动按单位时间进行具体的落实和安排,它不仅包括围绕会议议题的全部活动,还包括会议过程中其他的辅助活动,如聚餐、参观、考察、娱乐等。会议程序是指一次具体的会议活动中按照时间先后排列的详细工作步骤,它可以让与会人员了解具体的会议活动内容及时间,同时也是会议主持人掌握会议流程的依据。发放会议通知会议通知的类型与方式多种多样,必要时还可以同时使用两种以上的方法,以确保有效性。准备会议材料与物品需要准备的会议物品和设施主要包括常用文具、印刷设备、会场基本设施、会场装饰用品、视听器材、通信设施、交通工具、生活卫生用品、特殊专门用品(如奖品、证书、选票)等。制发会议证件会议证件是表明与会议直接有关人员的身份权利和义务的证据,供会议有关人员在开会期间佩戴使用的证件。安排会议生活与会人员需要集中住宿的会议,要做好与会人员的生活安排工作,让他们宾至如归。布置会场会场形式的布置要根据会议的规模、性质和需要来确定。任务三会中工作会议报到与引导工作重要领导或外宾前来参加会议,要事先确定迎接的规格,主办方应当派有一定身份的人士前往机场、车站、码头迎接。组织会议进行的工作会议当天准备情况的检查主要包括设备性能安全工作情况、桌椅数量是否足够、烟灰缸的准备、水和水杯的准备、会标和花卉的准备等细节。会议期间的生活服务工作与会人员是否订购回程票,会务组可在会议通知的回执中列明,也可在会议签到时列明或确认,收费后(如与会人员路费自费)帮其订票。任务四会后工作送别会议代表会议结束时,应通知与会人员到会务组领取代为预定的回程车(机)票,同时,提前安排车辆和人员根据与会人员的离去时间组织送站,会议组织者应根据车辆的承载量安排合适的车辆为与会人员送行。会场的善后工作清理会场、归还所借物品、结算会议开支费用。整理会议文件将完成的会议记录经会议领导修改确认后,按单位规定发送给相关人员。会议结束后要打印出会议记录,交由会议主持人审查、定稿。会务工作的总结和反馈工作在会议结束后,秘书应该协助领导做好会议总结。通过总结发现问题、分析问题、总结经验,提高办会水平,为以后的会务工作打下基础。会务工作总结应当及时、全面、公正、客观、准确。任务五谈判工作谈判的准备了解对方的总体状况:包括对方组织的性质、规模、发展状况；正确把握对方的需求；全面了解对方的谈判人员状况。谈判的过程开局、磋商、终结。秘书受权谈判秘书受权谈判是指秘书经上司授权,代表上司的意志,以主谈人的身份参与谈判。巩固练习【师】“通过此章节的学习，相信同学们对会议工作有了一个具体的了解。接下来同学们可以仔细阅读一遍自己的听课记录，回忆一下本节课所讲内容”作业布置请完成本章课后练习。教学反思《秘书实务》电子教案项目四教案设计项目课题项目四接待工作授课时间授课对象学习目标掌握日常接待的准备工作;掌握日常接待的程序。掌握重大活动的主要内容;掌握重大活动接待的基本原则;掌握重大活动接待的基本程序。了解信访工作的内容;掌握信访工作的流程;掌握信访信息分析和反馈的方法及要求。学情分析此章是介绍接待工作内容，包括日常接待、重大活动接待以及信访工作，分为三个任务开展教学活动。重、难点重点能够掌握日常接待的准备工作和程序。能够掌握重大活动的主要内容及重大活动接待的基本原则和程序。能够掌握信访工作的流程和要求。难点掌握信访工作的流程和要求。教学方法讲授法教学用具教材、课件等教学流程教学环节教学内容备注讲授新知任务一日常接待日常接待的准备工作接待工作所需要的物品大致分为两种,即必备接待用品和辅助用品。接待程序接待程序为：迎接客人、热忱待客、礼貌送客。任务二重大活动接待重大活动的主要内容重大活动的主要内容有重要人物或团体(包括上级或贵宾)来本单位检查工作、参观、慰问等;重要客户的参观考察、谈判签约等;兄弟单位间的参观学习、友好访问等;大中型各种会议的承办等。重大活动接待的基本原则重大活动接待的基本原则是充分准备、周密安排、认真实施。重大活动接待的基本程序重大活动接待的基本程序为：接受任务、制订接待方案、准备工作、实施方案、接待总结。任务三信访工作信访工作概述信访是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式,向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况,提出建议、意见或者投诉请求,依法由有关行政机关处理的活动。信访工作的流程信访工作流程为：信访受理、信访办理和督察、信访办结。信访信息的分析和反馈信访信息分析和反馈的方法包括地区分析法、单位分析法、时间分析法、问题分析法和因素分析法等。巩固练习【师】“通过此章节的学习，相信同学们对接待工作有了一个具体的了解。接下来同学们可以仔细阅读一遍自己的听课记录，回忆一下本节课所讲内容”作业布置请完成本章课后练习。教学反思《秘书实务》电子教案项目五教案设计项目课题项目五秘书礼仪授课时间授课对象学习目标掌握仪容、服饰、姿势表情、言谈举止的基本要求。掌握有约接待的礼节;掌握无约接待的礼节;掌握接待重要宾客的礼节。掌握会见或会谈的程序;掌握签字仪式的要求。掌握宴请的准备内容;掌握宴会桌次、席次的安排;掌握出席宴请的礼节。学情分析此章是介绍秘书礼仪内容，包括个人礼仪、接待礼仪、会见、会谈礼仪以及宴请礼仪，分为四个任务开展教学活动。重、难点重点能够掌握个人礼仪的基本要求。能够掌握接待礼仪的要求。能够掌握会见或会谈的礼仪要求。能够掌握筹办宴请和出席宴请的要求。难点掌握筹办宴请和出席宴请的要求教学方法讲授法教学用具教材、课件等教学流程教学环节教学内容备注讲授新知任务一个人礼仪仪容仪容是指仪表姿容,包括发型、面容、气味及总体精神面貌。仪容的基本要求是昂扬健康、和谐自然、干净卫生。服饰秘书工作时的服饰属于职业服饰,它应当具有实用性、审美性和象征性的特点,其基本要求是整洁、大方、和谐、雅致。为了达到这一要求,秘书在选择服饰时应遵守三个原则：T.P.O原则、整洁原则、和谐得体原则。姿势表情面部表情是体态语言中最丰富的部分,眼的传神作用是在面部表情的基础上进行的。一般认为,面部表情对人的语言起着解释、澄清、纠正和强化的作用。言谈举止言谈的要求是时时有礼,句句有理;口齿清晰,声音适宜;注重交流,善于倾听。举止的要求是自然得体。在公务场合,秘书不宜双腿抖动、掏耳和挖鼻、打哈欠、剔牙、搔头皮、频频看表等。任务二接待礼仪有约接待的礼节秘书日常接待的客人大致分为事先约好的和没有预约的两部分。无论有约还是无约,秘书都应给予尊重和礼遇,面带微笑、温和亲切、热情有礼地接待。除此以外,秘书应打扮得体、精神饱满,把接待室整理得整整齐齐,这也会给客人一种井然有序的良好感觉。无约接待的礼节有些客人事先未预约就找来,而且不分事情大小,一开口就要找上司。这时,秘书就是上司的“屏障”或“过滤口”,要对这些不速之客甄别后分别处理,以减轻上司的压力。接待重要来宾的礼节秘书有时会陪同上司到机场、车站或码头迎接来自国内外的重要来宾。这类接待与前述的日常办公室接待不同,它正规而隆重,秘书在其中起着组织或负责的作用,更应认真对待。任务三会见、会谈礼仪会见或会谈会见或会谈是指双方或多方单位的上司、代表就共同关心的问题交换意见的会议。签字仪式签字仪式是指本组织与对方组织经过会谈、协商,形成了某项协议、协定,任务四宴请礼仪宴请的筹办宴请包括正式宴会、便宴、冷餐会、酒会、茶会、工作餐等形式。为了表示欢迎、答谢、祝贺及融洽气氛和联络感情,可根据不同的需要采取不同的宴请形式。宴会桌次、席次的安排正式宴会一般均需排席位,也可以只排部分来宾(主宾)的席位,其他人只排桌次或自由入座。出席宴请的礼节收到宴会请柬后应尽早答复对方,以便主人安排。赴宴前要修饰外貌,使自己衣衫整洁、精神愉快地前去,这样既给宴请活动带来了隆重的气氛,也使主人感受到了尊重。在进入宴会厅之前,先了解自己的桌次和座位。巩固练习【师】“通过此章节的学习，相信同学们对秘书礼仪有了一个具体的了解。接下来同学们可以仔细阅读一遍自己的听课记录，回忆一下本节课所讲内容”作业布置请完成本章课后练习。教学反思《秘书实务》电子教案项目六教案设计项目课题项目六日常工作授课时间授课对象学习目标掌握办公室环境管理的原则和内容;掌握办公用品的管理内容。掌握常用办公软件的使用方法;掌握办公设备的使用和管理方法。掌握通话工作的程序与要求;掌握邮件的处理程序与内容;掌握传真的处理程序。了解值班工作的内容;掌握值班工作的制度;掌握值班工作应具备的素质。了解时间表的编制;掌握约会的时间管理。了解督查工作的基本内容;掌握督查工作的流程和要求;掌握督查工作的原则。了解公务旅行的准备工作;了解公务旅行的费用管理;掌握秘书随从旅行工作的内容。学情分析此章是介绍日常工作内容，包括办公室管理、办公自动化、通信工作、值班工作、日程管理、督查工作以及公务旅行，分为七个任务开展教学活动。重、难点重点能够掌握办公室管理的内容。能够掌握办公软件和办公设备的使用方法。能够掌握通信工作的程序与要求。能够掌握值班工作的主要内容和制度。能够合理地进行日程安排并制作工作日志。能够掌握督查工作的程序。能够掌握公务旅行相关工作的要点和方法。难点掌握公务旅行相关工作的要点和方法教学方法讲授法教学用具教材、课件等教学流程教学环节教学内容备注讲授新知任务一办公室管理办公室环境管理办公室环境管理是指对办公室环境加以合理的设计、组织和控制,使其符合秘书工作的需要,进而提高工作效率,完成组织欲达到的使命。在对办公室环境进行管理的过程中,要坚持方便省时、舒适整洁、和谐统一、健康安全的原则。办公用品管理办公用品是指工作人员在办公过程中需要用到的各种消耗品和设备。任务二办公自动化常用办公软件的应用应用于办公事务的计