《秘书实务》课件 项目五 秘书礼仪

秘书实务项目五

秘书礼仪主讲教师：目录01.个人礼仪02.接待礼仪03.会见、会谈礼仪04.宴请礼仪主要内容一览01

个人礼仪学习目标知识目标掌握仪容、服饰、姿势表情、言谈举止的基本要求能力目标能够掌握个人礼仪的基本要求素质目标提升礼仪素质,陶冶个人情操任务引入小王是国内某知名公司的职员,应上司要求,他要和同事与法国当地的客户在法国一家高级餐厅就餐,以便谈成一笔生意,这笔生意不仅关系到小王的升职问题,更关系到该公司后期的跨国发展,其重要性可见一斑。当天晚上,小王一直恪守法国商务餐饮中的一些重要礼仪,一切看上去都很和谐,眼见一笔大生意就要谈成。然而就在品尝甜点的环节,一向不爱吃甜点的小王下意识地向同事使了个眼色,暗指自己实在受不了法国甜点的甜腻。就这么一个小动作,被一旁的法国人看在眼里,一向对本国美食无比骄傲与自豪的法国人实在不太喜欢这个举动。于是,合作没有谈成,小王也因此竹篮打水一场空。仪容

仪容是指仪表姿容,包括发型、面容、气味及总体精神面貌。仪容发型和面容要求秘书应根据自己的职业、年龄、气质、脸型及场合的不同选择合适的发型。根据不同的场合,可适当化妆修饰面容,对各种化妆品的使用,一定要适合自己的肤质、肤色、气质和工作环境昂扬健康和谐自然基本要求干净卫生服饰服饰选择的原则着装要求(1)男装:①

正式场合,男装多为深色西服、白衬衣、黑领结、黑皮鞋。②

全身上下服装的颜色不宜超过三种。③男士的皮鞋必须与服装协调。(2)女装:

①

在正式场合,女装以穿西装套裙或长裙为宜。②搭配简单的发型和高跟、半高跟的船式皮鞋或盖式皮鞋。(1)T.P.O原则

(2)整洁原则

(3)和谐得体原则姿势表情站

姿姿势表情坐

姿姿势表情走

姿姿势表情表情要求1.既要“察言观色”,敏锐捕捉对方的情绪,以使自己适当应对,招待得体,又要注意自己的眼神所传达的精神面貌,要努力传达自己的诚意及合作的意愿。2.要注意目光的适当运用。3.进出重要场合时要目不旁视,不能东张西望,在坐定之后才能四处打量。言谈举止言谈要求1.时时有礼，句句有理2.口齿清晰，声音适宜3.注重交流，善于倾听举止要求1.自然得体2.在公务场合,秘书不宜双腿抖动、掏耳和挖鼻、打哈欠、剔牙、搔头皮、频频看表等。02接待礼仪学习目标知识目标1.掌握有约接待的礼节2.掌握无约接待的礼节3.掌握接待重要宾客的礼节能力目标能够掌握接待礼仪的要求素质目标1.具备接待过程中的应对能力2.掌握交流与沟通的技巧任务引入秘书小董毕业于某学校文秘专业,参加工作后,他虚心好学,把秘书接待来访的过程认真记在心里。在接待方面,特别注意迎客、待客、送客这三个环节,力求使客人满意。一天,办公室来了一位下级单位的工作人员。刚听到叩门声,小董就赶忙放下手中的工作,说声“请进。”同时起身相迎。客人进入接待室后,小董并未主动与对方握手,而是热情地招呼对方:“请坐,请坐,您有什么事需要我帮忙吗?”小董的热情接待给对方留下了深刻的印象。有约接待的礼节热情有礼招呼客人的礼节具体内容引导礼节端茶帮助上司中止会客无约接待的礼节分流婉言拒绝具体内容会客中又来新客接待投诉者的礼节(1)热情招呼(2)耐心倾听(3)诚恳答复(4)相送接待重要来宾的礼节确定规格迎接具体内容陪车注意事项送客事宜掌握来宾基本情况拟订接待方案接待重要来宾的礼节迎宾介绍握手献花迎接陪车座次只有一位来宾一位上司陪同两位来宾有三位来宾,由上司亲自驾车接待重要来宾的礼节注意事项1.不宜久留2.要关心来宾3.约定见面方法4.不对客人提要求购妥车票、船票、机票话别送行送客事宜03会见、会谈礼仪学习目标知识目标1.掌握会见或会谈的程序2.掌握签字仪式的要求能力目标能够掌握会见或会谈的礼仪要求素质目标1.培养会见或会谈过程中的应对能力2.熟悉国际交往礼仪任务引入美国加州W大学同我国上海S大学已合作多年,双方经常开展工作和学术交流,合作富有成效。一次,W大学分管教学的副校长与S大学进行工作交流。抵达上海当晚,S大学国际交流处处长和教务处处长受分管教学的副校长的委托前往宾馆拜访,表示欢迎。到访第二天,主方安排分管教学的副校长与其进行工作会谈,晚上安排校长出面会见并宴请。会见和宴请时S大学分管教学的副校长、国际交流处处长和教务处处长均出席。第三天,客人在S大学教务处处长的陪同下参观了S大学在郊区的一个技术学院。考虑到对方的身份,技术学院的院长亲自出面拜会了客人,并设午宴招待。任务引入W大学分管教学的副校长到访第一天,S大学便派两位处长代表副校长前往拜访,表示诚挚的欢迎,礼节甚重。第二天的会谈双方身份相同,礼节上恰到好处。当晚S大学校长亲自出面会见并宴请对方,这是一种高规格接待,以示友好。陪同人员的安排也与业务相关。第三天的活动,因为客人的身份比技术学院的院长高,因此,必须由院长亲自出面拜会并宴请客人。会见或会谈会见或会谈的含义和分类会见或会谈在国际上的区分：(1)拜见或拜会是指客方来会晤主方,或身份低者来会晤身份高者。(2)召见是指主方请客方来会晤,或身份高者主动会晤身份低者。(3)回访或回拜是指一方主动会晤另一方后,对方出于礼节,再去会晤一次。按会见或会谈的内容划分：(1)礼节性的会见或会谈:着重于双方彼此或向外界公开相互关系及其对某一问题的态度。其时间较短,一般在半小时左右,话题较广泛、自由,气氛较为轻松。(2)事务性的会见或会谈:着重于双方或多方对共同的业务事项进行具体、实质性的洽谈。三资企业和涉外单位中的会见或会谈一般都属于这一类。会见或会谈会见或会谈的程序1.本方作为提出会见或会谈要求的一方时通过电话、邮件、传真或直接派人面谈的形式,将会见或会谈的相关信息告知对方，请对方及时予以回复，并在可能的情况下进一步商定会见或会谈的时间。2.对方要求与本方负责人会见或会谈本方负责联络的人员应及时将对方所表示出的会见或会谈的意向向本方主管做出报告,报告的内容包括提出会见或会谈方的基本情况、对方要求会见或会谈的本方人员、对方所关心的问题及希望通过会见或会谈所达到的目的等。会见或会谈会见或会谈的程序3.本方作为提出会见或会谈要求的一方时将初步决定的会见或会谈具体内容及有关事项告知对方。如果对方提出会见或会谈的要求后,本方因故不能会见或会谈,则应向对方讲明情况,并希望对方予以谅解。如果可以,则可商量采取其他办法。4.同意会见或会谈之后双方计划参加会见或会谈的人员应分别就会见或会谈中可能涉及的有关问题、本方对这些问题的基本立场和态度、谈话的基调、节奏的掌握和应变的措施等进行周密的商议,以保证在会见或会谈中本方的意见表达能够做到明确和得体。会见或会谈——会场布置半月形会场加排半月形会场“门”字形座次安排会见或会谈——合影合影座次安排签字仪式制订文本商定参加仪式的人员内容秘书的工作秘书的工作1.我国通常用一张长方桌为签字桌。2.有的国家也用一张长方桌为签字桌,但是会安排双方参加仪式的人员坐在签字桌前方两旁,双方国旗则挂在签字桌后面。3.也有的国家布置两张长方桌作为签字桌,双方签字人各坐一桌,双方的国旗分别悬挂在各自的签字桌上,参加仪式的人员坐在签字桌的对面。4.如有三四方签约,其签字仪式大致如上所述,只要增加签字人座位即可。5.若是签订多边条约,一般只设一个签字人座位,先由条约保存方代表签字,然后各方代表轮流签字。04宴请礼仪学习目标知识目标1.掌握宴请的准备内容2.掌握宴会桌次、席次的安排3.掌握出席宴请的礼节能力目标能够掌握筹办宴请和出席宴请的要求素质目标1.培养在宴请过程中的应对能力2.提高自身的礼仪修养任务引入英国某大学几位有关人员要来秘书小王所在的学院洽谈合作办学事宜。学院领导将这次接待任务交给了小王。为了不辜负领导的信任,小王早早地做好了准备。他先对英国某大学的情况进行了解,并根据对方提供的来宾有关资料进行了研究,最后写出了接待方案,并交给领导,请领导审批。方案主要有以下内容。……为表示我院对此次活动的重视,决定使用高规格接待的方式,接待英国客人。请市教委有关领导与我院领导一同迎接外宾。为更多地了解我国的美丽河山,尽量多组织一些参观游览活动。……任务引入在接待来宾的宴会上,院领导拿着小王为他精心准备的讲话稿首先发表了简短的祝词:“先生们、女士们、同志们……”双方祝词后,大家开始就餐。小王身边坐的是一位50岁左右的女士,为活跃气氛,小王不停地与她交谈,聊到高兴时,小王说:“看您身体真好,真是老当益壮啊!您老人家今年高寿啊?”当译员翻译完毕后,对方顿起怒意。宴请的筹办宴请的准备宴请的规模、地点和人数根据宴请的目的和主客双方的身份而定。宴会厅的布置与装饰根据宴会的类型来定。祝酒词由主人先讲,主宾后讲。需要特殊照顾的外宾了解来宾的国籍及文化背景，应主要考虑主宾的爱好与禁忌。订菜请柬或邀请函邀请根据活动的形式和规格,在规定的预算标准内安排。一般分为两种：①酒会、茶会的邀请函；②餐会的请柬或邀请函。一般提前一周至三周发出,以便被邀请者尽早安排。宴会桌次、席次的安排正式宴会一般均需排席位,也可以只排部分来宾(主宾)的席位,其他人只排桌次或自由入座。桌子的安排宴会可以用圆桌,也可以用长方桌。一桌以上的宴会,桌子之间的距离要适当,各个座位之间也要距离相等。冷餐会冷餐会的菜台用长方桌,通常不安排席位,也可根据宴会厅的情况,摆在房间的中间。酒会一般摆放小茶几或小圆桌,以便放花瓶、烟灰缸、干果、小吃等。宴请的筹办桌次的排法宴会圆桌的排法宴请的筹办桌次的排法宴会长桌的排法宴请的筹办席次的排法宴会长桌的排法一桌上只有一位主人作陪一桌上有两位主人作陪宴请的筹办席次的排法长桌席次的排法一桌上只有一位主人作陪宴请的筹办席次的排法一桌上有两位主人作陪宴请的筹办席次的排法西餐宴会席次的排法男、女主人都出席宴请的筹办席次的排法西餐宴会席次的排法只有一位男主人出席宴请的礼节

答复邀请和出席

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答复邀请收到宴会请柬后应尽早答复对方,以便主人安排。接到请柬后,应立即核实宴请的主人对时间、地点及服饰的要求,以及是否邀请了配偶等。·

赴宴①赴宴前要修饰外貌。②按时出席宴会。③抵达时间和逗留时间能在一定程度上反映对主人的尊重,应根据活动的性质和当地的习惯掌握。④到达宴请地点后,先到衣帽间脱下大衣、外套和帽子,然后前往主人迎客处,向主人问好。·

就座①在进入宴会厅之前,先了解自己的桌次和座位。②入座时,应注意桌上的座位卡是否写着自己的名字,不可随意乱坐。③入座后,两只脚不可随意伸出或交叉,更不可在桌子的下面乱蹬。④在进餐前,不可玩弄餐桌上的餐具。⑤坐下后,可以和邻座的客人相互认识、交谈。·

随身物品的摆放①来宾随身穿的大衣、外套等都应存放到衣帽间。②宴会的桌子上,一般不可放置餐具之外的其他东西,椅背上也不可搭外套或挎包、袋等物品。