单位会议室制度管理制度

单位会议室制度管理制度第一章总则

为确保单位会议室使用的规范性和高效性，提高会议质量，保障单位各项工作的顺利开展，特制定本会议室管理制度。

一、制度依据

本制度依据国家相关法律法规及单位内部管理规定，结合单位实际工作需要，对会议室的使用、管理等方面进行规范。

二、适用范围

本制度适用于单位内所有会议室的使用、管理和维护。

三、基本原则

1.公平、公正、公开原则：会议室资源面向全体员工开放，按照申请顺序和使用需求进行分配。

2.效率优先原则：合理规划会议时间，确保会议室资源得到充分利用。

3.安全环保原则：确保会议室设施设备安全运行，遵守环保规定，降低能耗。

4.保密原则：会议内容涉及单位内部敏感信息时，应采取相应的保密措施。

四、责任分工

1.会议管理员：负责会议室的日常管理、维护和分配工作。

2.会议申请人：负责提出会议室申请，确保会议的顺利进行。

3.相关部门：负责协助会议管理员进行会议室管理，提供必要的技术支持。

五、制度执行

1.全体员工应严格遵守本制度，共同维护会议室的正常使用秩序。

2.会议管理员应认真履行职责，确保会议室资源得到合理分配和有效利用。

3.对违反本制度的行为，将按照单位相关规定予以处理。

六、制度修订

本制度根据单位工作需要及实际情况，适时进行调整和修订。修订后的制度经审批通过后，自发布之日起生效。

本章为全文的5%，后续章节将围绕会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面展开详细论述。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，本章将详细阐述会议的申请、召开、进行及结束等流程。

一、会议申请

1.会议申请人需提前向会议管理员提交书面申请，内容包括：会议主题、预计参会人数、会议时间、所需会议室设施等。

2.会议管理员收到申请后，根据会议室使用情况，合理安排会议室资源，并在2个工作日内回复会议申请人。

3.如遇特殊情况需临时召开会议，会议申请人应尽量提前通知会议管理员，并说明原因。

二、会议通知

1.会议申请人应在会议召开前至少3个工作日向参会人员发送会议通知，内容包括：会议主题、时间、地点、议程等。

2.会议通知应明确要求参会人员按时参加，如有特殊原因不能参会，需提前告知会议申请人。

三、会议准备

1.会议申请人负责组织会议材料、布置会议室、检查设施设备是否正常运行等。

2.会议管理员协助会议申请人做好会前准备工作，确保会议室环境整洁、设施齐全。

四、会议召开

1.会议主持人应严格按照会议议程进行，控制会议时间，确保会议内容充实、高效。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不随意离场，不接打电话，保持会场安静。

五、会议记录

1.会议应指定专人负责记录，记录内容包括：会议主题、参会人员、主要议题、讨论结果等。

2.会议记录应在会议结束后2个工作日内整理完毕，并发送给会议申请人及参会人员。

六、会议总结

1.会议申请人应在会议结束后对会议成果进行总结，明确责任人和完成时间，形成会议纪要。

2.会议纪要应在会议结束后3个工作日内发送给相关部门及参会人员，以便跟踪落实。

七、会议反馈

1.参会人员对会议内容、组织、成果等方面如有意见和建议，可向会议申请人或会议管理员反馈。

2.会议管理员应收集反馈意见，及时调整会议管理措施，提高会议质量。

本章为全文的40%，后续章节将围绕会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面展开详细论述。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，本章将详细阐述会议纪要的整理、发布、跟踪落实等环节。

一、会议纪要的整理

1.会议纪要应由专人负责整理，确保内容准确、完整、条理清晰。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、主要议题、讨论过程、决策结果、责任人和完成时间等。

3.会议纪要整理完毕后，应提交给会议申请人审核。

二、会议纪要的发布

1.会议纪要经审核通过后，由会议管理员在规定时间内发送给相关部门和参会人员。

2.会议纪要的发布形式可根据实际情况选择：纸质版、电子版或在线文档等。

3.发布会议纪要时，应提醒相关部门和人员关注并执行会议决策。

三、会议纪要的跟踪落实

1.会议申请人负责对会议纪要中明确的任务进行跟踪落实，确保各项决策按期完成。

2.相关部门应积极配合会议申请人，按照会议纪要的要求，推进任务执行。

3.会议管理员应定期检查会议纪要的执行情况，对未按期完成的任务进行催办。

四、反馈与改进

1.会议申请人、会议管理员及参会人员应关注会议纪要执行过程中的问题，及时反馈，以便改进。

2.对会议纪要执行过程中出现的争议、疑问，会议申请人应组织相关部门协商解决。

3.定期对会议纪要的执行情况进行总结，分析问题，提出改进措施，以提高会议质量和效果。

五、归档与保管

1.会议纪要应按照单位规定进行归档，以便查阅和追溯。

2.会议纪要的保管期限应符合国家相关法律法规和单位内部规定。

本章为全文的30%，后续章节将围绕会议室管理规定等方面展开详细论述。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的高效利用和良好维护，本章将详细阐述会议室的使用、维护、清洁、安全等方面的管理规定。

一、会议室使用规定

1.会议室使用应遵循提前申请、统筹安排、按时使用、高效利用的原则。

2.会议室使用顺序按照申请时间的先后进行安排，紧急或重要会议可优先安排。

3.会议申请人需在使用前确认会议室设施设备齐全、功能正常，如有问题应及时告知会议管理员。

4.会议结束后，会议申请人应确保会议室整洁，关闭设施设备，锁好门窗。

二、会议室维护与清洁

1.会议管理员应定期检查会议室设施设备，确保其正常运行。

2.会议室内的设备使用应遵循操作规程，使用完毕后应归位，不得随意搬动或私自带出。

3.定期对会议室进行清洁，保持环境整洁卫生，提供良好的会议条件。

三、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施完好。

2.会议内容涉及单位内部敏感信息时，参会人员应遵守保密规定，不得泄露。

3.会议管理员应采取必要的安全措施，如设置门禁、监控等，保障会议室使用安全。

四、会议室资源配置与优化

1.会议管理员应根据单位实际需求和会议室使用情况，合理调整会议室资源配置。

2.鼓励采用现代化会议设备，提高会议效率，减少纸质材料的使用，节能减排。

3.定期收集会议室使用反馈，不断优化会议室布局、设施和服务。

五、会议室预约与取消

1.会议申请人如需取消或变更会议室预约，应提前通知会议管理员，以免造成资源浪费。

2.会议管理员应及时更新会议室预约信息，确保信息的准确性和实时性。

本章为全文的20%，后续章节将围绕附则等方面展开详细论述。

第五章附则

为确保会议室管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、解释权

本制度的最终解释权归单位所有，如有疑问，可向单位相关部门咨询。

二、实施时间

本制度自发布之日起开始实施，如有修订，将另行通知。

三、适用范围

本制度适用于单位内所有会议室的管理，特殊情况需经单位领导批准