传达室文件归档

传达室文件归档合同目录第一章总则1.1本合同的签订宗旨1.2合同各方的权利和义务1.3文件的定义及分类1.4归档的原则和标准第二章文件归档范围与要求2.1文件归档的范围2.2文件归档的要求2.3文件归档的格式和规范2.4文件归档的时效性第三章文件归档流程3.1文件的接收与审核3.2文件的分类与编码3.3文件的整理与装订3.4文件的归档与存放第四章文件归档责任人4.1归档责任人的确定4.2归档责任人的职责4.3归档责任人的培训和考核4.4归档责任人的更换和调整第五章文件归档的监督与检查5.1归档工作的监督机制5.2归档质量的检查与评估5.3归档问题的发现与处理5.4归档工作的改进与优化第六章文件归档的安全与保密6.1文件归档的安全措施6.2文件归档的保密规定6.3文件归档的权限管理6.4文件归档的应急预案第七章文件归档的信息化管理7.1信息化管理系统的选型与配置7.2信息化管理系统的使用与维护7.3信息化管理系统的安全与保密7.4信息化管理系统的升级与改造第八章文件归档的培训与宣传8.1归档工作的培训计划8.2归档工作的宣传活动8.3归档工作意识的培养8.4归档工作成果的展示与交流第九章文件归档的协作与沟通9.1归档工作中的协作机制9.2跨部门归档工作的沟通与协调9.3归档工作中问题的协商与解决9.4归档工作改进的意见和建议征集第十章文件归档的考核与奖惩10.1归档工作的考核指标10.2归档工作的考核流程10.3归档工作的奖励措施10.4归档工作的惩罚规定第十一章合同的生效、变更与终止11.1合同的生效条件11.2合同的变更程序11.3合同的终止条件11.4合同终止后的相关事宜第十二章争议解决与法律责任12.1合同履行中的争议解决方式12.2合同履行中的法律责任12.3合同履行中的纠纷处理12.4合同履行中的权益保护第十三章附则13.1合同的解释权归属13.2合同的修订与补充13.3合同的签署与盖章13.4合同的生效日期第十四章附件14.1文件归档的具体目录14.2文件归档的相关表格14.3文件归档的样例文件合同编号_________第一章总则1.1本合同的签订宗旨为明确传达室文件归档工作的管理要求，确保文件的安全、完整和可追溯性，提高文件管理效率，特制定本合同。1.2合同各方的权利和义务合同各方应严格遵守国家有关法律法规，履行合同约定的权利和义务，共同维护文件归档工作的正常进行。1.3文件的定义及分类1.4归档的原则和标准归档工作应遵循真实性、完整性、及时性和保密性原则，按照文件的重要程度、时效性、格式和内容等标准进行分类归档。第二章文件归档范围与要求2.1文件归档的范围文件归档范围包括传达室收到的各类文件、内部发文、外来文件、电子邮件、会议纪要等。2.2文件归档的要求文件归档应确保文件的真实性、完整性、及时性和保密性，做到分类清晰、编号准确、存放有序。2.3文件归档的格式和规范文件归档应遵循统一的格式和规范，包括文件封面、文件目录、文件内容、附件等。2.4文件归档的时效性文件归档应及时，确保文件在需要时能够迅速找到，避免因拖延归档导致的重要文件丢失或损坏。第三章文件归档流程3.1文件的接收与审核文件接收人应对收到的文件进行审核，确认文件的真实性、完整性，并进行登记。3.2文件的分类与编码文件分类应根据文件内容、形式和来源进行，并对各类文件进行唯一编码。3.3文件的整理与装订文件整理应确保文件顺序清晰、页面完整，对破损、污染的文件进行修复，并进行装订。3.4文件的归档与存放文件归档后，应按照分类顺序存放于指定的档案柜或档案室，并建立索引目录，便于查找。第四章文件归档责任人4.1归档责任人的确定归档责任人应由具有相关责任心和文件管理能力的人员担任。4.2归档责任人的职责归档责任人负责文件接收、审核、分类、归档、查询等工作。4.3归档责任人的培训和考核归档责任人应定期参加文件管理培训，提高归档工作能力，并进行考核。4.4归档责任人的更换和调整归档责任人如有特殊情况，可根据实际情况进行更换或调整。第五章文件归档的监督与检查5.1归档工作的监督机制建立归档工作监督机制，对归档工作进行定期检查和评估。5.2归档质量的检查与评估对归档文件的完整性、准确性、及时性进行定期检查和评估。5.3归档问题的发现与处理发现归档问题，应及时分析原因，采取措施进行整改。5.4归档工作的改进与优化根据检查和评估结果，不断改进和优化归档工作流程和方法。第六章文件归档的安全与保密6.1文件归档的安全措施采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保文件安全。6.2文件归档的保密规定对涉及国家秘密、企业机密的文件，应按照国家相关法律法规和公司保密制度进行保密管理。6.3文件归档的权限管理建立文件归档权限管理制度，明确归档人员的查阅、复制、删除等权限。6.4文件归档的应急预案制定文件归档应急预案，预防突发事件对文件归档工作的影响。第八章文件归档的培训与宣传8.1归档工作的培训计划每年制定归档工作培训计划，包括培训内容、培训时间、培训对象等。8.2归档工作的宣传活动定期开展归档工作宣传活动，提高员工对归档工作的重视程度。8.3归档工作意识的培养通过培训、宣传等方式，培养员工的归档工作意识，养成及时归档的好习惯。8.4归档工作成果的展示与交流定期举办归档工作成果展示与交流活动，分享归档工作经验。第九章文件归档的协作与沟通9.1归档工作中的协作机制建立跨部门协作机制，确保归档工作顺利进行。9.2跨部门归档工作的沟通与协调针对跨部门归档工作，定期召开沟通会议，协调解决归档工作中的问题。9.3归档工作中问题的协商与解决遇到归档问题，及时与相关部门协商解决，确保归档工作不受影响。9.4归档工作改进的意见和建议征集广泛征集员工对归档工作改进的意见和建议，不断优化归档工作。第十章文件归档的考核与奖惩10.1归档工作的考核指标设定归档工作考核指标，包括归档及时性、归档准确性等。10.2归档工作的考核流程明确归档工作考核流程，确保考核公平、公正、公开。10.3归档工作的奖励措施对归档工作表现优秀的员工，给予适当奖励，激发工作积极性。10.4归档工作的惩罚规定对归档工作不力的员工，根据规定给予相应惩罚，以示警示。第十一章合同的生效、变更与终止11.1合同的生效条件本合同自双方签字盖章之日起生效。11.2合同的变更程序合同变更应经双方协商一致，并签署书面变更协议。11.3合同的终止条件合同终止条件应符合国家相关法律法规和双方约定。11.4合同终止后的相关事宜合同终止后，双方应按照约定办理相关事宜，确保归档工作顺利进行。第十二章争议解决与法律责任12.1合同履行中的争议解决方式合同履行中的争议，应通过友好协商解决，协商不成时，可向人民法院提起诉讼。12.2合同履行中的法律责任双方应依法履行合同，违反合同的一方应承担相应的法律责任。12.3合同履行中的纠纷处理合同履行中的纠纷，应严格按照国家法律法规和合同约定处理。12.4合同履行中的权益保护双方应保护合同履行中的合法权益，不得损害对方利益。第十三章附则13.1合同的解释权归属本合同的解释权归双方共同所有。13.2合同的修订与补充合同的修订与补充，应经双方协商一致，并以书面形式进行。13.3合同的签署与盖章本合同自双方签字盖章之日起生效。13.4合同的生效日期本合同的生效日期为签字盖章之日。第十四章附件14.1文件归档的具体目录14.2文件归档的相关表格14.3文件归档的样例文件合同编号_________甲方：（签字）乙方：（签字）签订日期：____年____月____日多方为主导时的，附件条款及说明附加条款一：甲方为主导时的特殊条款1.1甲方指定的归档责任人应在合同签订后一周内完成文件归档流程的制定，并提交乙方审核。1.2甲方应确保归档责任人对文件管理的相关法律法规和公司保密制度有充分的了解和掌握。1.3甲方应对归档责任人进行定期的文件管理培训，提高其归档工作的专业能力。1.4甲方应定期对归档工作进行现场检查，确保归档工作的质量和效率。附加条款二：乙方为主导时的特殊条款2.1乙方应提供必要的文件管理培训和指导，帮助甲方建立和完善文件归档体系。2.2乙方应对甲方的归档责任人进行定期培训，提高其文件管理的意识和能力。2.3乙方应协助甲方制定文件归档相关的流程和规范，并确保其顺利实施。2.4乙方应对甲方的归档工作进行定期评估，提出改进意见和建议，协助甲方优化归档工作。附加条款三：第三方中介为主导时的特殊条款3.1第三方中介应确保归档工作的独立性和公正性，不偏袒任何一方。3.2第三方中介应根据合同约定，按时完成归档工作的监督和检查。3.3第三方中介应对归档工作中的问题进行及时通报，并提出合理的解决方案。3.4第三方中介应定期向甲方和乙方报告归档工作的进展和结果，确保双方的知情权。附加条款四：归档责任人的更换和调整4.1当甲方归档责任人有特殊情况需要更换时，应提前至少一个月通知乙方。4.2乙方应在收到甲方更换通知后，及时协助甲方完成归档责任人的更换手续。4.3甲方更换归档责任人时，应确保新任责任人具备相应的文件管理能力和责任心。4.4乙方应对新任归档责任人进行必要的培训和指导，确保其能够顺利接替工作。附加条款五：文件归档的保密措施5.1甲方应确保归档文件中的国家秘密和企业机密得到充分保护，防止泄露。5.2乙方应协助甲方建立和完善文件归档的保密制度，确保文件的安全。5.3第三方中介应遵守相关的保密法律法规，对归档工作中的信息保密。5.4归档责任人应签署保密协议，承诺在合同履行期间对归档文件保密。附加条款六：合同的变更和终止6.1任何一方提出合同变更或终止时，应提前至少三个月通知对方。6.2双方应就合同变更或终止的事宜进行充分协商，并达成一致意见。6.3合同变更或终止后，双方应按照协商结果办理相关事宜，确保归档工作的顺利进行。6.4合同变更或终止的原因应符合国家相关法律法规和双方约定。附加条款七：争议解决的方式7.1双方在履行合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决。7.2如果协商不成，任何一方均可向合同签订地的人民法院提起诉讼。7.3双方应遵守国家法律法规，不得采取任何违法手段解决争议。7.4双方应尊重对方的合法权益，不得损害对方利益。附件及其他补充说明一、附件列表：1.文件归档的具体目录2.文件归档的相关表格3.文件归档的样例文件5.归档责任人的培训资料6.文件管理的相关法律法规7.保密制度的相关规定8.文件归档流程的制定说明9.文件归档质量评估标准10.归档工作的考核指标和方法11.文件归档的保密协议12.合同变更和终止的协议13.争议解决的协议二、违约行为及认定：1.甲方未按照约定时间完成文件归档。2.甲方归档责任人对文件管理不力，导致文件丢失、损坏或泄露。3.甲方未按照约定对归档责任人进行培训。4.乙方未按照约定提供文件管理培训和指导。5.乙方未协助甲方制定文件归档相关的流程和规范。6.第三方中介未按照约定完成归档工作的监督和检查。7.归档责任人在保密协议中违反保密规定。8.任何一方未按照约定时间通知对方合同变更或终止。9.任何一方在争议解决过程中采取违法手段。三、法律名词及解释：1.文件归档：指将文件按照一定的规定和标准进行分类、整理、装订、归档的过程。2.保密制度：指为保护国家秘密、企业机密等敏感信息，采取的一系列措施和规定。3.归档责任人：指负责文件归档工作的人员，负责文件的接收、分类、归档等。4.违约行为：指合同一方或双方未履行合同约定的义务或违反合同条款的行为。5.争议解决：指合同履行过程中双方发生分歧时，通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决争议的过程。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.文件归档流程不清晰：重新制定文件归档流程，明确归档的步骤和责任分工。2.归档责任人能力不足：加强对归档责任人的培训，提高其文件管理能力。3.文件丢失或损坏：建立健全文件管理制度，定期检查和维