企业采购供应活动财务预警

企业采购供应活动财务预警一、采购供应业务活动分析企业采购供应业务包括供应商的选择、合同签订、组织采购、验货收货和付款等一系列业务活动。通过分析其业务流程和资金流动规律，把握关键环节和问题，建立采购供应财务预警指标体系。（一）采购供应活动总流程根据调查和分析，参照相关资料，我们认为采购供应活动资金管理总流程如图6-1。销售计划生产计划采购计划采购部门供应商组织采购签订合同验收部门仓库财务签订合同发货NY入库记账付款收款出库记账收货盘点盘点验收领料图6-1企业采购供应资金管理总流程其关键财务管理流程为制定计划、签订合同、验收、入库保管、出库、付款和盘点。下面我们进一步分析其关键流程。（二）采购供应计划制定流程采购供应资金计划流程如图6-2。销售计划销售计划生产计划阿质量部门配料标准阿生产部门组织生产阿仓库库存采购计划阿审批部门审批N采购部门Y财务部落实资金阿分解计划阿资金计划阿计划执行阿客户需求图6-2采购供应资金计划流程图其关键财务管理流程为采购计划制定、计划审批、资金计划分解和落实。（三）签订合同业务流程从企业采购业务来看，主要是固定资产和材料的采购，固定资产采购我们会专门介绍，本章重点阐述材料采购的财务预警。在材料采购中，最典型的是原材料采购，这里我们以原材料采购业务流程为例进行分析。原材料采购一般业务流程如图6-3。其关键财务管理流程为合同签订、合同审批、资金落实等。客户需求客户需求销售生产计划仓库计划分解采购部门寻找货源取得样品质量部供应商检验NY合同谈判草签合同审批部门审批NY盖章合同确认财务部门备货发货合同确认准备资金准备收货采购计划图6-3原材料采购一般业务流程（四）发货、验收、入库业务流程采购合同签订后，供应商应按照合同组织生产，及时备货发货，为了保证双方合作和信息的沟通，供应商应随时向购买方传递发货信息，购买方也应随时向供应商提出新的要求和标准。其业务流程如图6-4。其关键财务管理流程为验收、入库和付款。合同合同供应商发货采购部门通知验收部门仓库财务部门验收入库YN通知协商记帐付款通知收款YN确认债务图6-4发货入库业务流程图（五）仓储、出库、盘点业务流程材料入库后，应按照规定摆放整齐，做好防火防盗和日常管理，严格出库手续，进行定期和不定期盘点。其一般业务流程如图6-5。其关键财务管理流程为记账和盘点。（六）付款业务流程材料采购一般分为现款采购和赊购，在此我们不涉及以货易货等其他采购方式。下图（图6-6）为一般企业采购付款业务流程。其关键财务管理业务流程为编制资金计划、审核、付款和对账。在付款业务过程中，企业应当合理安排资金，充分考虑供应商的需求，计划周密，信誉为本，同时应尽量优化业务流程，简化中间环节，提高工作效率。生产计划生产计划生产部门领料申请仓库配货出库运输运输部门收料财务部门记帐盘点清点复核审批部门差异审批处理处理图6-5仓储、出库、盘点业务流程合同资金计划采购部门付款申请审核N财务总监资金部门合同资金计划采购部门付款申请审核N财务总监资金部门Y审核财务部门付款YN供应商收款通知销账图6-6付款业务流程二、采购供应活动财务管理存在的一般问题（一）采购计划方面没有采购计划或采购计划形同虚设采购计划不科学，执行不彻底（二）签订合同方面采购价格和费用高，不能充分利用批量采购、优惠付款方式等条件采购数量、供货时间不科学比质比价招标采购物品范围小，执行不彻底合同签订不规范，执行不严肃（三）发货验收入库方面1、采购验收标准不科学，把关不严，经常出现人情采购，例如某供应商即使出现被退货现象或质量责任事故，在没有彻底改善的情况下，依然继续从其采购。2、库存量高，占用资金多，管理费用高。目前一般企业合理库存量按照一个月或者一个半月的消耗量制定。根据调查分析和咨询，事实上按照0.7个月的消耗量制定比较合理，有的企业已经向零库存逼近。较高的库存量不仅占用资金大，影响资金流动和使用效率，而且容易造成损失。据统计，原材料的订货费用和存放费用平均约占材料成本的20%。（四）仓储管理、出库和盘点方面1、仓库内部管理混乱，存在各种隐患，丢失报废现象司空见惯。2、没有定期盘点，造成长期混乱，有的单位即使进行盘点，对盘点结果也不进行处理，责任也不落实，失去了盘点的意义。3、对过期和报废物品长期不进行处理，造成新的浪费。如有的单位有大量商标已经不可能再使用，企业仍然在仓库摆放着；有一食品生产企业，有一大批产成品超过保质期，企业却专门租赁仓库保管；某啤酒生产企业，有大量不合格包装瓶在仓库堆积着，而且还经常被搬来搬去，发生新的运输费。（五）付款方面采购资金不落实，长期占用供应商资金，逾期现象严重，信誉较差，造成采购工作的被动，影响生产经营的正常开展。（六）其他方面1、财务部门记账管理不规范，没有起到反映、监督作用。2、内部控制失效。有的企业有很好的内部管理制度，但往往是形同虚设，企业领导经常带头不遵守规范。三、采购活动财务预警指标体系设置和对策采购环节财务预警指标应根据企业实际情况，经过深入调查分析确定。根据目前企业业务开展情况和存在的主要问题，我们列举了以下财务预警指标，并提供了相应对策建议。一般情况下，轻度报警应在财务部门中层解决为宜，同时必须马上通知相关部门；中度预警可由财务总监负责解决，较严重的应报经理办公会；高度预警必须交经理办公会解决，严重的应报公司董事会。采购供应活动财务预警指标体系可参照表1。表1采购供应活动财务预警指标一览表预警指标标准值确定和合理波动期间实际值获取及计算口径对策建议备注采购计划变化率按照期初资金计划根据经验确定。（实际额－计划额）/计划额。做好市场预测，加强信息收集，提前应变。一般区间在20%内招标采购比率根据比较分析法、结构分析法等确定。定期计算，招标采购额/实际采购额。有计划有步骤地扩大范围。逐步提高比率采购价格差异率根据市场调查，制定计划标准价格。进行内部审计。重视信息管理，加强市场预测，与供应商建立长期战略合作伙伴关系。动态调整大宗商品采购批量根据数量折扣、价格折扣和资金成本等制定经济订货批量，采用ABC法。主要物品一次采购数量。采用成本分析、随机模式、经济批量等方法。主要物品实行供货时间差异根据仓储量、消耗量、供货期等计算确定，由合同约束。提前时间天数和滞后期限。加强信息沟通，做好工作的跟踪落实。存货与流动资产比例根据比较分析法、结构分析法等确定。存货/流动资产，从账表中获取。从采购、生产、销售等多方面找原因和落实措施，重点管理。应付账款周转率结合应收账款、行业资料、市场情况、历史趋势确定。销售收入/应付账款，从账表中获取。在保证信誉的基础上，尽量多占用供应商资金。主要原材料、库存量根据比较分析法、调查法等确定标准值和合理波动区间。ABC分类法、分类记帐等。制定主要原材料合理库存量，加强内部信息沟通，并动态调整，严格执行。低值易耗品库存量比较分析法、结构分析法、调查法等。根据会计核算数。总量控制物品报废损失额（率）趋势分析法、经验取值法等。报废损失额或（报废损失额/库存额）。将存货归类清楚，重新制定库存方法，进出库有凭据，严格考核。可分类盘