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文档简介
时间的有效管理21一、什么是时间管理二、如何进行有效的时间管理目录33一、什么是时间管理目录时间管理理论是个人管理理论的一部分,即如何更有效地安排自己的工作计划,掌握重点,合理有效地利用工作时间。简而言之,时间管理的目标是掌握工作的重点,其本质是管理个人,是自我的一种管理。方法是通过良好的计划和授权来完成这些工作。
5二、如何进行有效的时间管理目录680/20法则精简法则四象限法则方圆法则目标法则自省法则韵律法则1、自省法则时间管理的方法7
自省是行为者通过自我意识来省察自己时间使用情况的过程,是自我意识能动性的表现自省法则自省法则8自省法则追踪时间使用状况规划我的时间管理认识时间管理扫除时间管理心理障碍用好情绪提升时间利用率自省法则123459认识时间管理时间的4个特性:无法积蓄:时间无法像人力,财力,物力和技术那样被储藏。不论行为者是否愿意,他都必须消费时间。供给毫无弹性:时间供给量固定不变,每天都是24小时,不会增加或是减少。无法取代:时间是任何活动所不可缺少的基本资源,因而无法被取代。无法失而复得:时间的丧失是永久性的,任何人无力挽回。项目时间睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队6年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其他3年一个活到73岁的人对时间的使用情况:10认识时间管理不珍惜小额时间的时间浪费不专心的时间浪费效率不彰的时间浪费情绪不佳的时间浪费时间浪费包揽工作的时间浪费随意出借的时间浪费11认识时间管理规避时间管理不善的问题工作缺乏计划。从来不做计划或不重视做计划组织工作不当。工作内容重复、事必躬亲、沟通不良、工作时段时续。时间控制不够。最大恶习就是拖延时间。整理整顿不足。办公室的杂乱与大小无关,是人为原因。进取意识不强。缺乏对工作的进取意识、责任感、认真态度。12扫除时间管理的心理障碍用自尊心强化时间意识让拖延得到有效控制决策时不再犹豫13追踪时间使用状况
其实,了解自己的时间使用状况并非什么难事,列一份在一周内花费时间的清单,并非计算每一分钟的“时间难题”,而只是记录下一周内每隔半个小时的所有活动。只要持之以恒地记录,即可获得一份完整的时间开销单,接下来就可以进行时间开销清单的分析和诊断。14NO.工作任务预计花费时间实际花费时间两项时间之差占总工作时间的百分比1上下班交接2开会3打电话4阅读文件5整理通信6帮助下属7接待宾客8向上级汇报9公务出差10拜访客户11……统计追踪时间使用状况每周时间开销清单15时间周一周二周三周四周五9:00—9:309:30—10:00……17:00—17:3017:30—18:00一周事件记录表追踪时间使用状况16规划时间管理1、收集任务3、管理任务清单4、回顾与检查5、开始行动2、整理任务五步完成个人时间规划17规划时间管理个人时间规划六种方法将一天要做的任务列成清单重新安排未完成的任务规划好本月和下月的优先事项设置时间规划的提示保持办公室的整洁清理暂时不用的文件材料18用好情绪提升时间利用效率消除“忧虑”改变“妒忌”远离“自卑”19谨记“自我形象决定表现”谨记“新习惯的养成需要重复练习”做出时间承诺改变阻碍进步的时间管理恶习培养新的时间管理习惯采用“试对法”,而非“试错法”。他们建议员工从失败中吸取教训相信自己是出色的时间管理者。用好情绪提升时间利用效率提高时间效率七项练习2080/20法则精简法则四象限法则方圆法则目标法则自省法则韵律法则2、目标法则时间管理的方法21目标法则目标法则没有目标是时间管理的最大禁忌,明确目标则是时间管理的一大法宝。不仅要有目标,还要让目标达到SMART标准。S--specific具体的M--measurable可度量的A--actionable可实现的R--realistic结果导向T--time-based时间限定225W1H让目标明确What:目标是什么?When:什么时候执行最合理Where:选择什么地点最适宜Who:选择最合适的人选Why:这样操作的原因How:怎样做才最有效率specific具体的23measurable可度量的目标可衡量的三个关键指标期限、天数、周期等时量指标数量、产量、次数、频率、额度等准确性、满意度、通过率、达标率等数量指标质量指标24actionable可实现的可实现目标应该在能力范围内
目标应该有一定的难度可实现的含义在于两重25time-based时间限定给出任务完成的最后期限必须给出最后期限给予的时间越多,工作完成的速度越慢全程监控目标执行的进度时间目标的确定跟踪进度情况分析进度落实的偏差调整进度反应敏捷,行动快速采取理性的速度,确定速度目标从小处着手解放员工的能力提升员工速度2680/20法则精简法则四象限法则方圆法则目标法则自省法则韵律法则3、方圆法则时间管理的方法27方圆法则“没有规矩,不成方圆”方圆是一种做事的坚守和策略。也就是说,要想做事成功必须坚守一定规则,以不变应万变。当员工以“方”来坚持做事的原则,以“圆”来灵活处理问题时,工作效率将大大提高。方圆法则28方圆法则用纪律保证工作的按时完成好习惯利于时间的控制未雨绸缪的计划控制无规则,不成方圆将隐藏的时间充入计划方圆法则1234529未雨绸缪的计划控制1、制定高可行性计划2、设置计划的关键控制点30无规则,不成方圆一时只做一件事做了就一定要做完工作中要有节奏感31用纪律保证工作完成
纪律培养员工纪律性没做到时的“惩罚”消灭偶发的懈怠之心32好习惯利于时间的控制1、保持良好的肢体语言2、让精力更集中3、今日事,今日毕33将隐藏的时间充入计划1、善用空档时间2、创造时间区3、逆势操作换来时间3480/20法则精简法则四象限法则方圆法则目标法则自省法则韵律法则4、四象限法则时间管理的方法35四象限法则将工作按照“重要”和“紧急”两个维度进行划分,让行为者很容易分出轻重缓急,是一种极有效的时间规划方法四象限法则重要但不紧急重要且紧急既不紧急也不重要紧急但不重要紧急重要四象限法则37包括:交通事故、安全因素、人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机、上级要求立即处理的事情、活动现场调度与配合事宜等。处理原则:此类事项必须立刻处理!第一象限重要且紧急38包括:长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、建立人际关系、制定改进措施及计划等处理原则:只要是没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。平时,要把精力和时间集中放在第二象限,即处理重要但不紧急的工作上,这样可以防微杜渐,避免重要的事进入第一象限,变得紧急。第二象限重要但不紧急39包括:闲谈、上网、写博客、网络游戏等处理原则:有闲工夫再说。第三象限不重要也不紧急40包括:电话、会议、突然访客处理原则:这一类的事情表面上容易与第一象限重要又紧急的事情相混淆,因为迫切的事情会让我们产生错觉,认为这件事很重要。二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标,如果答案是否定的,便应归入第四象限。只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。学会辨别,然后学会说“不”。第四象限紧急但不重要41重要性紧急性二:重要但不紧急65%-80%一:重要而且紧急20%-25%四:不重要且不紧急
<1%三:紧急但不重要15%成功的时间分配管理四象限法则4280/20法则精简法则四象限法则方圆法则目标法则自省法则韵律法则5、精简法则时间管理的方法43精简法则
“崔西定律”是指任何工作的困难度等于其执行步骤数目的平方。如完成一项工作任务需要3个步骤,则该任务的难度是9,如果完成一项工作需要5个步骤,则该任务难度是25。所以必须简化工作流程。无论对于个人的工作流量还是部门工作流量,都应该奉行“能省就省”的精简法则。精简法则Strengths(优势)Opportunities(机会)Threats(威胁)
Weaknesses(劣势)
SWOT分析法运用SWOT分析法明确流程作业的时间,从时间的角度进行分析45划繁为简地优化流程去除流程中的冗余环节合并可简化的环节对不合理的环节重新排序
简化流程46推到重来也是流程优化深层次理解现有流程设计新流程检验新流程运作效果重新设计流程让新流程运作更协调47工作环境的简化看到这样的办公桌,你的工作效率如何提升?!48工作环境的简化文件柜资料架名片册文件袋装订工具笔筒49善用网络网络日程管理电子邮件为办公助力学会搜索
善用网络提高工作效率5080/20法则精简法则四象限法则方圆法则目标法则自省法则韵律法则6、韵律法则时间管理的方法51韵律法则特定的做事习惯、态度、节奏。重点是一要保持自己的韵律,二要与合作者的韵律相协调。韵律法则52确认自己的工作韵律工作任务工作计划时间实际工作时间是否与预期有差距是否被打扰被打扰的时间长度和原因19:00-10:009:00-10:20是是20分钟/任务咨询210:00-11:0010:20-11:20是否——311:00-12:3011:20-12:50否否——414:00-15:3014:00-16:30是是1小时/请求帮助515:40-16:30是否原计划取消616:40-18:3016:40-18:30否否——1、截至第四项工作,完成的时间延长了1小时;2、直接导致第五项工作取消。53如何保持韵律4321公示自己的忙碌时间,建立工作氛围;安排一段可以被打扰的时间;快速排除外来干扰;不浪费他人时间。54如何快速处理电话干扰研究表明,人们平均每8分钟会受到1次打扰,每小时大约7次,平均每次打扰时间大约是5分钟!五种方法过滤电话:拒接:在处理重要工作时切断电话线路;处理:有条件请秘书来回答;转接:转给团队其他人员处理;暂缓:由团队人员记下问题,在其他时间回复;速办:特别紧急或来电者特别重要,可以直接接听尽量压缩办理时间。55应对突然来访突然来访不受欢迎,因为他打乱了被访者的工作韵律,但是如果被访者处理不当,要么影响自己的工作,要么造成人际关系的恶化。2、迅速起身4、安排特定的会面时间1、为工作创造安静的时间3、结束讨论5680/20法则精简法则四象限法则方圆法则目标法则自省法则韵律法则7、80/20法则时间管理的方法5720/80法则
80%的价值来自20%的因素,其余20%的价值来自80%的因素。因此,做事时,要避免为了那20%的效果,花去80%的时间,而应关注少数重要问题,只需花20%的时间,取得80%的效果。20/80法则5880%最佳效果的工作20%较为次要的工作80%的时间20%的时间来自花去普通人时间分配5980%最佳效果的工作20%较为次要的工作80%的时间20%的时间高效率人员时间分配60分析工作价值预期成果数量个人成就感对达成目标的影响最
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