通信公司会议管理制度

通信公司会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为加强通信公司会议管理，提高会议效率，确保公司决策的及时性和准确性，根据《中华人民共和国公司法》及公司章程，特制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于通信公司各级会议的管理工作，包括但不限于董事会、监事会、总经理办公会、部门例会等。

第三条会议原则：

-会议应坚持精简、高效的原则；

-会议内容应围绕公司中心工作，注重决策和执行；

-鼓励采用现代化信息技术手段，提高会议效率。

第四条会议分类：

-定期会议：按照规定周期和时间召开的会议；

-临时会议：因特殊情况需要临时召集的会议；

-紧急会议：针对重大突发事件或紧急事务召开的会议。

第五条参会人员：

-与会议议题相关的公司员工、外部专家及顾问；

-会议主持人视议题需要邀请相关人员列席。

第六条会议通知：

-会议召集人应在会议召开前，通过书面或电子方式向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议题、议程等；

-参会人员收到会议通知后，应及时反馈是否能参加会议。

第七条会议纪律：

-参会人员应准时参加会议，确有特殊情况不能参加的，需提前向会议召集人请假；

-会议期间，参会人员应保持会场秩序，尊重发言者，禁止私下交谈或喧哗；

-会议内容应严格保密，未经许可，不得泄露会议内容。

本制度的其他章节内容，将在后续规定中详细阐述。敬请关注。

第二章会议流程

一、会议筹备

-议题征集：会议召集人应在会议召开前，向相关部门和人员征集会议议题，并对征集到的议题进行筛选、整理。

-议程制定：根据征集到的议题，会议召集人应制定会议议程，明确各议题的讨论顺序和预计时间。

-会议通知发放：在确定会议时间、地点、议程后，会议召集人应及时向参会人员发送会议通知，确保参会人员提前了解会议内容。

二、会议召开

-会议签到：会议开始前，参会人员应进行签到，以便统计参会人数。

-会议主持人开场：会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

-议题讨论：按照会议议程，逐项讨论议题。发言人应围绕议题发表观点，其他参会人员可对议题进行补充、提问。

-决策与表决：针对需要决策的议题，会议主持人应组织参会人员进行表决，形成会议决议。

三、会议记录

-记录员职责：会议记录员应详细记录会议内容，包括议题讨论、决策结果等。

-会议记录整理：会议结束后，记录员应及时整理会议记录，确保记录准确、完整。

四、会议总结

-会议主持人总结：会议主持人应对会议成果进行总结，强调会议决议和下一步工作要求。

-参会人员反馈：参会人员可就会议内容、组织等方面提出意见和建议，以不断提高会议质量。

五、会议资料的归档与分发

-会议记录归档：会议记录应按照规定进行归档，以备查阅。

-会议决议分发：会议决议应及时分发给相关部门和人员，确保决议的执行。

六、会议督办

-跟踪落实：会议召集人应对会议决议的执行情况进行跟踪督办，确保决议落到实处。

-反馈与汇报：相关部门和人员应定期向会议召集人反馈会议决议的执行情况，会议召集人视情况汇报给上级领导。

本章详细阐述了会议流程的各个阶段，旨在提高公司会议的规范性和有效性。后续章节将继续介绍会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。敬请关注。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

-会议纪要应由指定的记录员在会议结束后及时编制，确保内容详实、准确。

-会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、主要观点、决策结果等关键信息。

-会议纪要编制完成后，应提交给会议主持人或相关负责人进行审批，确保纪要内容准确无误。

二、会议纪要的发布与通知

-审批通过的会议纪要应通过公司内部通讯系统、邮件或其他方式及时发布给所有参会人员及相关执行部门。

-会议纪要发布时，应明确要求各部门和个人按照决议内容执行，并对执行过程中的疑问和问题提出反馈。

三、决议执行的跟踪与监督

-会议纪要中明确的决议和任务分配，应由相应责任人负责执行。

-会议召集人或指定专人应定期跟踪决议的执行情况，确保各项任务按时按质完成。

-对于执行过程中出现的困难和问题，责任人应及时上报，由会议召集人协调解决。

四、执行情况的反馈与评估

-责任人应在规定时间内向会议召集人提供执行情况的反馈，包括已完成的任务、未完成的任务及原因、需要协调解决的问题等。

-会议召集人应根据反馈情况对会议决议的执行效果进行评估，并在必要时调整执行计划。

五、后续会议的衔接与改进

-会议纪要的跟踪落实情况应作为下一次会议的讨论内容之一，以便对决议执行中的问题进行持续改进。

-通过对会议纪要的持续跟踪和评估，不断完善会议管理制度，提高公司决策执行的效率和质量。

本章强调了会议纪要的跟踪落实的重要性，并详细描述了从纪要编制到执行反馈的整个过程，旨在确保公司会议决策能够得到有效执行。后续章节将继续介绍会议室管理规定等相关内容。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

-会议室使用需提前预订，预订者需向行政部门或指定的会议室管理人员提交申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

-预订者应合理预估会议时长，避免会议室资源的浪费。

-行政部门或会议室管理人员负责审核预订申请，合理安排会议室使用。

二、会议室配置与维护

-会议室应根据会议需求配置相应的设施，如会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等。

-定期对会议室设施进行检查和维护，确保设备正常运行，提高会议效率。

-会议室内应保持整洁，设置足够的垃圾桶，并在会议结束后及时清理。

三、会议室使用规范

-参会人员应遵守会议室使用规定，不在会议室内吸烟、饮食，不在白板、墙壁上随意涂写。

-会议室内禁止大声喧哗，手机应调至静音或振动模式，以免影响会议进行。

-遵循节能减排原则，会议结束后应关闭所有设备电源，确保门窗关闭。

四、会议室安全管理

-会议室管理人员应定期检查会议室的安全设施，如消防器材、紧急疏散指示等，确保安全通道畅通。

-会议期间，参会人员应了解并熟悉会议室的安全逃生路线，遇紧急情况时有序撤离。

-对于涉及敏感信息的会议，会议室管理人员应采取相应措施，如设置密码保护、限制人员进出等，确保信息安全。

五、会议室服务与反馈

-会议室管理人员应提供优质的服务，包括会前准备、会中协助和会后整理。

-鼓励参会人员提出会议室使用过程中的问题和建议，以持续改进会议室的管理和服务。

本章针对会议室管理提出了具体规定，旨在提高会议室的使用效率，为会议的顺