医院员工人事档案管理制度

医院员工人事档案管理制度第一章总则为加强医院员工人事档案管理，保障档案的安全性、有效性和可追溯性，确保人事管理工作的规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《劳动合同法》及医院内部相关规章制度，制定本制度。第一条目的本制度旨在明确医院员工人事档案的管理规范、流程和责任，确保档案的完整性和实用性，为医院人力资源管理、人才选拔和绩效考核提供可靠依据。第二条适用范围本制度适用于医院全体员工的人事档案管理，涵盖新员工入职、在职员工档案更新、档案借阅及转递等各个环节。第二章档案管理职责第三条责任分工1.人力资源部：负责全院员工人事档案的收集、整理、保管和使用。2.部门负责人：协助人力资源部收集员工相关材料，确保材料的真实性和完整性。3.员工：负责提供个人信息及相关材料，确保信息的及时更新。第四条档案工作任务人事档案管理的主要任务包括：-收集员工的各类人事材料；-整理、归档和保管人事档案；-负责档案的查阅、借用和转递；-定期对档案进行检查和更新。第三章档案的收集和归档第五条收集材料人事档案应包括但不限于以下材料：-员工登记表-个人简历-劳动合同-职业资格证书及复印件-考核材料-奖惩记录-兼职情况说明-其他相关证明文件第六条归档要求1.收集的材料必须字迹工整、内容完整，符合归档标准。2.归档材料应逐一编号登记，并由人力资源部进行审核。3.不符合归档要求的材料，需及时纠正和完善。第四章档案的保管第七条保管要求1.人事档案由人力资源部专人负责保管，存放在专门的档案室内。2.档案室应具备防火、防潮、防盗等安全措施，未经授权人员不得随意进入。3.每年对档案进行一次全面检查，确保档案的完整性和安全性。第八条交接管理1.档案交接时，需填写交接清单，并由交接双方签字确认。2.交接档案时，应进行核对，确保档案数量和内容的一致性。第五章档案的查阅和借用第九条查阅流程1.员工或外部人员需查阅档案时，应提前向人力资源部提出申请，并说明查阅目的。2.人力资源部应在5个工作日内审核申请，给予答复。3.查阅档案时，必须遵守医院的保密规定，严禁对档案进行涂改、圈划。第十条借用规定1.任何档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经医院领导批准。2.借用档案的人员需填写借阅登记表，并确保在指定时间内归还。第六章档案的转递第十一条转递流程1.人员内部调动时，档案随人转递，由人力资源部负责。2.档案转递时需密封处理，禁止个人携带，确保档案的安全。3.转递的档案需填写转递通知单，并通过机要途径进行转递。第十二条收到档案的管理1.对转进的档案，应及时核对无误，并办理通知单回执。2.收到档案后，需将其归档至相应员工的人事档案中。第七章档案的更新和维护第十三条更新流程1.员工信息发生变化时，如岗位变动、联系方式更改等，需及时向人力资源部反馈。2.人力资源部对更新信息进行审核，并做相应的档案更新。第十四条定期检查1.每年开展一次档案全面检查，确保档案信息的准确性和完整性。2.对发现的问题，应及时进行整改，并记录整改情况。第八章监督机制第十五条监督责任1.医院应成立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查。2.监督小组应对档案管理的合规性、有效性进行评估，并提出改进建议。第十六条反馈机制1.员工可对档案管理工作提出意见和建议，医院应予以重视并及时处理。2.定期召开档案管理工作会议，通报工作进展和问题。附则第十七条解释权本制度由人力资源部负责解释。第十八条生效日期本制度自发布之日起实施，所有员工应遵守执行。第十九条修订流程制度的修订需经过人力资源部及医院管理层审核，确保制度