2024年上市公司董事会秘书工作制度

2024年上市公司董事会秘书工作制度第一章总则为规范上市公司董事会秘书的工作，确保其在公司治理、信息披露、股东沟通及合规管理等方面的有效性，依据《公司法》、《证券法》及相关法规，结合本公司的实际情况，特制定本工作制度。第二章制度目标1.规范董事会秘书的职责和权限：明确董事会秘书的工作职责，提升其工作效率和规范性。2.确保信息披露的及时性、准确性和完整性：通过规范流程，确保公司信息披露符合相关法律法规的要求，维护投资者的合法权益。3.促进股东与董事会的沟通：建立有效沟通渠道，提高股东对公司决策的理解和参与感。4.加强合规管理：确保公司在法律法规框架内运作，降低法律风险。第三章适用范围本制度适用于本公司董事会秘书及其工作团队，涉及所有与董事会秘书相关的活动、流程和行为。第四章管理规范第1节职责分工1.董事会秘书：-负责董事会的日常事务，组织董事会会议，并做好会议记录。-负责信息披露，确保所有公开信息准确、及时、完整。-负责股东大会的组织与实施，维护股东的合法权益。-负责公司与监管机构、投资者及其他利益相关方的沟通。2.董事会秘书助理：-协助董事会秘书处理日常事务，整理会议资料，维护档案。-负责信息的初步审核和整理工作，确保资料的完整性。3.其他相关部门：-各部门应积极配合董事会秘书的工作，提供必要的信息和支持。第2节工作流程1.董事会会议的组织：-会议前1周，董事会秘书应提前通知董事会成员，并发送会议议程及相关材料。-会议期间，董事会秘书负责记录会议内容，并在会后整理会议纪要，确保内容准确。2.信息披露的管理：-根据法律法规要求，董事会秘书应定期更新公司的财务报告、重大事项公告等信息。-信息披露前，董事会秘书需与法律顾问及相关部门沟通，确保信息的合法性和准确性。-信息披露后，董事会秘书应及时回应投资者的相关咨询。3.股东大会的实施：-股东大会召开前，董事会秘书需准备相关材料，确保资料的完整性。-股东大会期间，董事会秘书应负责会议的组织、记录和公告会议结果。-会后，董事会秘书需及时向股东发送会议决议，确保信息的透明。第3节合规管理1.法律法规的遵守：-董事会秘书应定期参加法律法规培训，了解最新的法律动态，确保公司合规运营。-如发现违规行为，董事会秘书应及时向公司高层报告，并提出整改建议。2.内部控制的建立：-建立信息披露的内部控制流程，确保信息披露的合规性和有效性。-定期对信息披露过程进行审计，发现问题及时整改。第五章监督机制1.监督职责：-公司监事会应对董事会秘书的工作进行监督，确保其履行职责的有效性。-外部审计机构应对公司信息披露的真实性进行审计，维护投资者的权益。2.反馈机制：-建立董事会秘书的工作反馈机制，董事会成员、股东及其他利益相关方可通过邮件、电话等方式对董事会秘书的工作提出意见。-董事会秘书应定期总结反馈意见，及时调整工作方式。第六章记录和报告1.记录要求：-董事会秘书应妥善保管会议记录、信息披露资料及其他重要文件，确保信息的可追溯性。-重要文件应进行编号、分类，定期检查，确保档案的完整性。2.报告流程：-董事会秘书应定期向董事会汇报工作进展，尤其是在重大事项发生时，及时更新信息。-对于股东反馈的重要信息，董事会秘书应及时整理并报告给董事会。第七章附则1.解释权限：-本制度由公司董事会负责解释，具体实施细则由董事会秘书制定。2.适用条件：-本制度自发布之日起实施，适用于所有董事会秘书及其工作团队。3.修订流程：-本制度如需修订，须经董事会讨论通过，并在公司内部进行公告。结论本《2024年上市公司董事会秘书工作制度》的制定，旨在提升董事会秘书的工