高职院校新校区基建档案全过程管理探析

【摘要】随着高职教育的快速发展，越来越多的高职院校开始新校区的建设，基建档案管理问题也随之出现。明确基建档案管理的地位，使档案管理成为建设项目管理的重要环节，规范基建档案管理，实施高职院校新校区基建档案全过程管理十分必要;同时采取系列措施，逐步建立和完善高职院校新校区基建档案管理机构、管理部门，落实相关的基建档案管理制度，不断提升相关人员的档案管理意识和档案管理水平，创新管理模式与推进基建档案管理信息化等，以保障高职院校新校区基建档案全过程管理的顺利实施。【关键词】高职院校新校区

基建档案

问题

全过程管理

保障措施一、目前高职院校新校区基建档案管理中存在的问题（一）基建档案多且杂，档案管理较为混乱近年来，职业教育的不断发展，催化了新校区的项目建设，在项目建设全过程中形成的基建文件数量自然成几何级数增长。这些基建文件本来就基数庞大且类型众多，而且专业性强，整理难度高，稍有不慎，就会导致档案管理工作中的混乱，比如，单体工程中的部分材料与其他工程掺杂在一起，难以区分;多家单位共同从事一项施工项目，导致档案整理规格与标准不尽相同，带来归档中的困难;还有一些档案不符合归档要求，公章欠缺、图纸不符以及乱涂乱改现象严重。（二）重视程度不高，管理水平亟待提高高职院校新校区建设过程当中，不论是作为业主的校方，还是站在建设施工角度的发包方、承包方，其关注的工作重点无不在工程进展方面，对于项目推进过程中形成的基建档案的管理工作却“不闻不问”，这种“重施工而轻管理”的思想误区，直接导致了当前高职院校基建档案管理的困境。目前，高职院校基建档案很少被看作是专业类型的档案而被单独管理，工作中经费不足、人才不足等问题较为突出，很多基建档案没有专人负责，也没有专业化的档案室进行存放，这就导致基建档案管理水平常年止步不前。此外，由于缺乏有效的监督机制和责任机制，因此档案管理制度难以落实，工作的规范性和标准性也往往不佳。（三）归档周期较长，档案流失严重高职院校新校区建设周期往往需要几年甚至更长的时间，建筑项目数量多，建设规模大，而传统基建档案的管理工作，工作人员习惯于采用“事后管理”的方式，总是等到基建项目完成之后，再进行各类文件的统计和整体，“战线”拉的太长，很多资料都在项目推进过程中遗失或者损毁了，这就导致后期基建档案的完整性不足，基建档案对工作完整性的反映不佳，这在很大程度上降低了高职院校新校区基建档案的管理价值。二、实施高职院校新校区基建档案全过程管理针对高职院校新校区基建档案管理工作中的种种问题与困难，笔者根据多年档案管理工作经验，结合高职院校新校区建设实际和档案工作规律，提出了基建档案全过程管理方法，即根据基建项目的推进步骤，与项目建设同步进行各类文书资料的收集和整理工作。具体来说，就是将档案管理深入到基建项目的勘察、设计、施工、竣工验收等各个环节当中，全程参与基建文书资料的跟踪、检查、指导和收集等工作，待项目完全结束之后，再将资料进行系统的归档处理并移交相应档案管理部门。（一）明确基建档案管理的地位，使档案管理成为建设项目管理的重要环节在基建项目开始之前，高职院校就应该有意识地建立专业化的基建档案工作队伍，并使其成为新校区建设指挥部的一份子，只有首先明确基建档案管理的重要性，才能提升档案管理部门的话语权，才能实现内部无障碍的沟通和联系。另外，高职院校档案管理部门应该不断向相关单位宣传档案法规与管理要求，建立明确的档案收集、整理及借阅制度，并通过专门的档案室的建立，做好前期的档案收集、保管工作，保证高职院校新校区基建档案的安全与完整。（二）强调高职院校档案部门的基础作用，实现对基建档案管理的全过程介入由于建设单位对于档案的重要性认识不足、档案管理工作中的专业性不强，因此，要保证高职院校新校区基建档案管理的质量，还是要依靠高职院校档案管理部门的专业力量。高职院校档案管理部门必须克服“等、靠、要”的消极态度，主动投入到基建工程建设全过程当中，从场地勘察、方案设计、招标合同制定之时起，就要提前入手，打好招呼，督促、指导做好前期文件的整理、录入等工作，并按照相关规范，保障每一个工作步骤中的档案都符合分类清晰、目录明确、顺序一致、范围合理等原则，以为后续基建档案管理工作打下良好的基础。三、高职院校新校区基建档案全过程管理的保障机制（一）提升相关人员的档案管理意识和档案管理水平高职院校新校区基建档案管理水平的提升，与建设项目相关人员的档案意识提升息息相关，为此，应有意识地强化对于建设项目文书管理单位和文书管理人员的档案法规宣传与培训，促有使相关人员具备一定的档案专业知识，明白档案管理在施工建设以及后期学校发展中的重要作用，并以规范的形式，强调相关单位对于基建档案管理工作的配合要求，保证基建档案收集工作的顺畅，这是保证全程档案管理模式顺利实施的必要条件。（二）建立高职院校新校区基建档案管理机构，完善基建档案管理相关制度为了确保高职院校新校区基建档案全程管理的顺利进行，应当建立专门的基建档案管理机构，从而根据工程项目的特点，编制符合实际的基建档案分类及管理方案，做好档案法规的宣传、档案统一标准的制定等工作;此外，还要重视基建档案管理制度的建立，明确档案审核、移交、结算制度，规范档案借阅流程，从而从保证基建档案管理工作有法可依、有章可循。（三）创新管理模式，推进基建档案管理信息化技术手段的创新，是高职院校基建档案管理水平和管理效率提升的关键，为此，高职院校应大力推进基建档案管理信息化、电子化管理。如通过电子扫描的方式，将纸质档案转化为电子档案，从而方便查阅、避免损毁;開发更加智能的办公软件和档案管理系统，实现内部工作系统之间的有效衔接，保证实现对基建档案的随时跟踪、随时传递和随时获取，以此提高