建立档案管理制度

建立档案管理制度档案管理制度第一章总则为加强本组织档案管理，提升档案使用效率，保障档案的安全与有效利用，依据国家相关法规、行业标准及组织内部规范，特制定本档案管理制度。档案是组织在运营过程中形成的重要文件材料，记录了组织的历史、决策及员工的工作情况，是实现科学管理和决策支持的重要依据。1.1目标本制度旨在规范档案的收集、整理、保管、查阅和借用流程，确保档案管理工作符合国家法律法规和组织内部的要求，提升档案管理的科学化和现代化水平。1.2适用范围本制度适用于组织内所有档案的管理工作，包括但不限于人事档案、财务档案、业务档案及其他相关文档。所有部门、员工均应遵守本制度。1.3法规依据本制度依据《档案法》、《企业档案管理办法》、《劳动合同法》等相关法律法规制定，并结合组织实际情况进行调整。第二章档案工作任务档案管理的主要任务包括：1.档案的收集与整理：负责收集、整理、归档各类档案材料，确保档案的完整性和可追溯性。2.档案的保管：确保档案的安全存放，定期检查和维护档案的完好状态。3.档案的查阅与借用：按照规定程序，提供档案查阅与借用服务，确保信息的合理使用。4.档案的转递：确保档案在人员调动或部门变更时的顺利转递。5.档案的销毁：依据相关规定，对不再保存的档案进行合法销毁。第三章档案的收集和归档3.1收集档案材料的收集由各部门负责，内容包括但不限于：-员工登记表-个人简历-考核材料-各类证书复印件-奖惩材料-劳动合同及其他相关材料3.2归档归档材料必须满足以下要求：-字迹工整、内容完整；-由专人进行审核，确保材料的合规性；-归档后，材料需按类别、时间顺序进行编号与登记。第四章档案的保管4.1保管责任档案的保管由综合服务部负责，需指定专人进行管理。档案应存放于专用的档案库房，并采取以下安全措施：-防火、防潮、防盗；-定期检查档案的完好性；-每年进行一次全面的档案清查。4.2交接管理档案交接时需填写清单，并由交接双方签字确认。任何档案的转移均需记录在案，确保档案流转的可追溯性。第五章档案的查阅和借用5.1查阅流程员工或外单位人员申请查阅档案时，应提交书面申请，经过综合服务部的审批。查阅档案时需遵循以下原则：-保持档案的完整性，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换；-记录查阅人员的信息及查阅内容。5.2借用规定档案原则上不外借，特殊情况需借用时，需经执行总裁批准。借用档案时，借用人员需填写借用登记表，规定借用期限，并确保在借用期内妥善保管。第六章档案的转递6.1转递程序档案的转递工作需谨慎，内部调动时档案随人转递。转递档案需遵循以下程序：-综合服务部负责密封转递档案，禁止个人自行携带；-转递的档案需填写转递通知单，确保档案的安全送达。6.2核对与反馈接收档案的部门或人员应及时核对档案的完整性，并在转递通知单上签字确认。若发现档案缺失或损坏，应及时反馈给综合服务部。第七章档案的销毁7.1销毁条件对已超过保存期限或不再具备保存价值的档案，需按照相关法规进行合法销毁。销毁前需经过综合服务部的审核，确保档案的销毁符合规定。7.2销毁记录销毁档案时，需填写销毁记录表，记录销毁档案的种类、数量及销毁日期，并由相关人员签字确认。第八章监督和评估机制8.1监督机制为确保制度的严格执行，组织设立档案管理监督小组，负责定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。8.2评估流程档案管理工作的评估每年进行一次，评估内容包括：-档案的完整性与安全性；-查阅与借用的合规性；-档案管理人员的工作效率。第九章附则9.1解释权本制度由综合服务部负责解释，自颁布之日起实施。9.2修订流程如需对本制度进行修订，需组织召开相关部门会议，充分讨论并形成书面意见，最终由执行总裁审批后实施。结语档案管理是组织运营中不可或缺的重要环