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文档简介

合同档案管理制度第一章总则为加强合同档案的管理，确保合同档案的完整性、安全性和有效利用，根据国家法律法规、行业标准及公司内部管理规定，特制定本制度。合同档案是记录合同签署、履行及变更等重要信息的文件，是公司进行合同管理、风险控制及法律维权的重要依据。第二章适用范围本制度适用于公司所有部门、项目及员工在合同管理过程中的合同档案的收集、整理、保管、查阅、借用及转递等相关活动。第三章合同档案管理任务合同档案管理的主要任务包括：1.合同档案的收集与整理；2.合同档案的保管与维护；3.合同档案的查阅与借用；4.合同档案的转递与归档。合同档案管理工作由法务部具体负责，其他相关部门应配合提供必要的支持。第四章合同的收集和归档4.1合同的收集各部门在签署合同后，应及时将合同文本及相关附件（如补充协议、变更协议等）提交至法务部。合同材料应包括：-合同正本及副本；-涉及的授权文件；-相关的商务沟通记录；-其他需要归档的支持材料。4.2合同的归档合同材料的归档由法务部负责，归档内容应符合以下要求：-所有合同材料应完整、清晰，字迹工整；-合同材料应按照合同类别、签署日期等进行分类整理；-每份合同材料应逐一编号登记，并在档案管理系统中录入信息。第五章合同档案的保管5.1保管措施合同档案应妥善保管，由法务部专人负责。具体保管措施包括：-合同档案存放在专用的档案柜中，设置密码或锁具，确保防盗措施到位；-采取防潮、防火等措施，确保档案的安全性；-定期对合同档案进行检查，确保档案的完整性。5.2档案交接合同档案的交接需填写交接清单，并由交接双方签字确认。交接时应确保档案的完整性与准确性。第六章合同档案的查阅和借用6.1查阅规定员工如需查阅合同档案，需向法务部提出书面申请，说明查阅原因。法务部应在三个工作日内给予回复。查阅时应遵守以下规定：-不得对档案内容进行涂改、圈划、拆换；-查阅后应及时归还档案。6.2借用规定合同档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经法务部负责人批准。外借时应填写借用登记表，登记借用人、借用时间及归还时间。第七章合同档案的转递7.1转递流程合同档案的转递需按以下流程进行：-转递的合同档案需密封，并填写转递通知单；-转递的档案应通过公司内部机要途径进行传递；-收件方应及时核对合同档案的完整性，并在通知单上签字确认。7.2转递记录转递的合同档案应在档案管理系统中记录，确保可追溯性和透明度。第八章监督机制8.1监督职责法务部负责合同档案管理制度的实施监督，定期检查各部门合同档案的管理情况，确保制度的有效执行。8.2评估机制每年对合同档案管理制度进行一次评估，评估内容包括：-合同档案的完整性和安全性；-各部门的执行情况；-相关人员的满意度。第九章附则本制度由法务部解释，自颁布之日起实施。若有未尽事宜，按国家法律法规及公司相关规定执行。9.1修订说明本制度如需修订，需由法务部提出修订方案，经公司管理层审核通过后方可实施。9.2生效日期本制度自发布之日起生效，所有相关人员应严格遵守。结语合同档案管理制度的制定旨在提高合

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