杭州会议室管理制度规定

杭州会议室管理制度规定第一章总则

为加强杭州会议室的管理，提高会议效率，确保会议有序进行，特制定本管理制度。本规定适用于杭州公司内部所有会议室的使用及相关管理活动。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范会议组织、召开、服务和管理工作，保障公司会议的顺利进行。

2.会议管理遵循高效、务实、节俭、环保的原则，提高会议质量，降低会议成本。

二、适用范围

1.本制度适用于杭州公司内部各类会议，包括但不限于：董事会、总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

2.本制度适用于公司内部会议室的预定、使用、维护和管理。

三、责任主体

1.会议的组织者、参与者及服务管理人员应遵守本制度，共同维护会议秩序。

2.各部门负责人对本部门的会议管理工作负责，确保会议的顺利进行。

四、会议分类

1.按照会议的性质和内容，会议分为：例行会议、专题会议、临时会议等。

2.各类会议的组织、召开、服务和管理工作应遵循本制度的相关规定。

五、会议纪律

1.会议参与者应按时参加，不得无故缺席、迟到或早退。

2.会议期间，手机等通讯工具应关闭或调至静音状态，保持会场安静。

3.会议参与者应尊重发言者，不随意打断他人发言，积极参与讨论，提高会议效率。

六、本制度的解释权归杭州公司行政管理部门。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者根据会议目的和内容，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等。

2.会议组织者提前至少三个工作日向行政管理部门提交会议申请，包括会议相关信息及所需资源。

3.行政管理部门收到会议申请后，负责安排会议室、会议设备、会议资料等，并在会议前至少两个工作日通知参会人员。

二、会议通知

1.会议组织者通过电子邮件、电话、即时通讯工具等方式，将会议通知发送给参会人员。

2.会议通知应包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员、会议要求等。

3.参会人员收到会议通知后，应及时回复确认，如有特殊情况需提前向会议组织者请假。

三、会议签到

1.会议开始前，行政管理部门负责设置签到台，准备签到表、会议资料等。

2.参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到。

3.会议组织者应在会议开始前5分钟，对参会人员进行点到，确认参会人员是否到齐。

四、会议进行

1.会议主持人按照议程主持会议，确保会议有序进行。

2.会议主持人应引导参会人员积极发言，控制会议时间，避免跑题。

3.会议记录员负责记录会议内容、发言要点、决议等。

五、会议总结

1.会议结束时，会议主持人对会议内容进行简要总结，明确会议成果、决议及下一步工作安排。

2.会议主持人征求参会人员对会议的意见和建议，以便改进会议组织和服务工作。

六、会议纪要

1.会议结束后，会议记录员应在48小时内完成会议纪要的整理，包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程、讨论内容、决议等。

2.会议纪要由会议组织者审核后，发送给参会人员，抄送相关部门。

3.参会人员应在收到会议纪要后48小时内，对纪要内容进行确认，如有异议，应及时提出。

七、会议资料的归档

1.行政管理部门负责将会议资料、会议纪要等归档，保存期限为至少一年。

2.如有需要，会议资料可提供相关部门查阅或复印。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议决议执行

1.会议纪要中明确的决议和任务分配，相关责任部门和个人应在规定时间内予以执行。

2.会议组织者应定期检查决议执行情况，对执行不力的部门和个人进行督促和指导。

3.如遇特殊情况导致决议无法按时完成，相关责任部门和个人应及时向会议组织者报告，并说明原因及解决方案。

二、会议纪要的跟踪

1.行政管理部门负责建立会议纪要跟踪机制，确保会议决议的落实。

2.会议纪要跟踪应包括但不限于以下内容：决议执行进度、存在的问题、需协调的事项、预计完成时间等。

3.会议组织者应根据跟踪情况，对会议纪要进行更新，并在必要时召开补充会议，以确保决议的顺利实施。

三、反馈与评估

1.会议纪要执行过程中，相关责任部门和个人应及时向会议组织者反馈执行情况，以便掌握整体进度。

2.会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析存在的问题，提出改进措施。

3.对于执行效果良好的决议，应予以肯定和表扬；对于执行不力的，应查找原因，制定整改措施。

四、沟通与协调

1.在会议纪要执行过程中，如遇到跨部门协作问题，会议组织者应主动沟通协调，确保决议顺利推进。

2.各部门应积极配合会议组织者，共同解决会议纪要执行过程中出现的问题，提高工作效率。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要跟踪完成后，行政管理部门应将相关资料整理归档，便于今后查阅。

2.公司员工有权查阅会议纪要及相关资料，了解公司决策和执行情况。

3.会议纪要的归档和查阅应遵循公司保密规定，确保信息安全。

六、定期回顾与总结

1.会议组织者应定期组织回顾会议纪要的执行情况，总结经验教训，提高会议决策的质量和效率。

2.定期回顾会议纪要执行情况，有助于发现潜在问题，为公司决策提供有益参考。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部门提交会议室申请。

2.行政管理部门根据会议室使用情况，合理安排会议室资源，确保会议需求得到满足。

3.预订会议室时，申请部门需提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便行政管理部门做好会议室布置和设备准备。

二、会议室使用

1.会议室使用遵循“先用先得”原则，已预订的会议室不得随意占用或更改。

2.会议开始前，申请部门应提前到场检查会议室设备、环境等，确保会议顺利进行。

3.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，保持环境整洁，遵守会议纪律。

三、会议室设备管理

1.行政管理部门负责会议室设备的维护、管理和更新，确保设备正常运行。

2.会议组织者应提前向行政管理部门报备所需设备，行政管理部门负责在会议前调试设备，确保设备满足会议需求。

3.如会议过程中出现设备故障，应及时向行政管理部门报告，以便及时处理。

四、会议室卫生与安全

1.行政管理部门定期对会议室进行清洁、消毒，保持会议室环境整洁、卫生。

2.会议室应配置消防设施、安全通道等，确保会议安全。

3.参会人员应遵守会议室安全管理规定，不得在会议室内吸烟、乱扔垃圾等。

五、会议室使用情况的反馈

1.会议结束后，申请部门应对会议室使用情况进行反馈，包括设备运行情况、环境整洁度等。

2.行政管理部门根据反馈意见，及时改进会议室管理工作，提高会议室使用效率。

六、会议室的临时调配

1.如遇特殊情况，行政管理部门有权对会议室进行临时调配，以保障公司重要会议的顺利进行。

2.会议室临时调配时，行政管理部门应提前通知受影响的部门，并尽量协商解决。

七、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门和个人，行政管理部门有权进行提醒、警告等处理。

2.违规行为严重者，将按公司相关规定予以处罚，并纳入个人或部门绩效考核。

第五章附则

一、本制度的解释权归杭州公司行政管