基建档案资料管理制度

基建档案资料管理制度第一章总则为加强基建工程档案资料的管理，确保档案的安全、完整和有效利用，依据国家相关法律法规以及行业标准，结合本单位实际，特制定本制度。基建档案资料是记录工程建设全过程的重要文件，对项目的管理、评估和决策具有重要意义。第二章适用范围本制度适用于本单位所有基建项目的档案资料管理，包括但不限于建设规划、设计文件、施工记录、验收资料、变更文件及其他与基建项目相关的文书材料。所有参与基建项目的部门、个人均需遵守本制度。第三章管理规范第1节档案资料分类与收集1.档案分类档案资料根据项目阶段和性质分为以下几类：-立项阶段资料：包括立项报告、可行性研究报告等。-设计阶段资料：包括设计方案、设计变更、审核意见等。-施工阶段资料：包括施工合同、施工日志、材料进场记录、监理报告等。-竣工阶段资料：包括竣工验收报告、竣工决算、质量保证材料等。2.档案收集各相关部门需按项目进展及时收集、整理档案资料，并确保资料完整、准确。档案资料的收集应遵循以下原则：-及时性：资料应在相关工作完成后及时收集。-完整性：确保所有必要的文件均被收集。-准确性：资料内容应真实、准确，不得伪造或篡改。第2节档案资料的整理与归档1.整理要求收集的档案资料应按照类别进行整理，确保档案的系统性和可查性。每份档案资料应附上目录，说明资料的基本信息。2.归档流程-整理完成后，档案应由专人进行审查，确保资料的完整性和准确性。-经审核合格的档案，按规定的格式进行编号，并录入档案管理系统。-档案应集中存放在专用档案室内，确保环境适宜，防止损坏。第3节档案资料的保管与维护1.保管责任档案管理部门对档案资料的保管负有主体责任，必须指定专人负责档案的日常管理。2.安全措施-档案室应采取防火、防潮、防盗等安全措施，确保档案的安全。-定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的完好无损。3.档案借用管理-档案资料原则上不对外借用，如需借用，需填写借用申请，并经档案管理部门审批。-借用者需对借用的档案负责，确保其安全、完整，按时归还。第四章操作流程第1节档案资料收集流程1.责任分配-项目经理负责项目相关的档案资料收集与整理。-各部门协作，确保资料的及时、准确收集。2.资料提交-各部门需在项目阶段结束后，及时将资料提交至档案管理部门。-提交时需填写《档案资料收集登记表》，注明资料类别及数量。第2节档案资料整理与归档流程1.审核与整理-档案管理部门对提交的资料进行审核，确保资料的完整性与准确性。-审核合格后，按照规定格式进行整理，并进行编号和录入。2.归档及存储-整理完成后，档案应存入档案室，并进行系统化管理。-档案室应定期进行环境监控，确保档案存储条件符合要求。第3节档案资料查阅流程1.查阅申请-需查阅档案资料的人员应提交查阅申请，说明查阅目的及所需资料。-档案管理部门根据申请进行审核，审核通过后提供查阅。2.查阅管理-查阅档案时，需在档案查阅登记表上签字，记录查阅时间及资料名称。-查阅结束后，档案管理部门应对档案进行检查，确保未损坏。第五章监督机制第1节监督责任1.内部监督-档案管理部门应定期对档案管理工作进行检查，确保各项规定的落实。-各部门应设立专门的档案管理工作小组，负责本部门的档案管理。2.外部监督-定期接受上级部门及相关监管机构的检查与评估，确保档案管理工作合规。-对于检查中发现的问题，需及时整改，并形成书面报告。第2节评估与改进1.评估机制-定期对档案管理制度进行评估，收集各方意见，分析存在问题。-根据评估结果，对制度进行适时修订和完善。2.反馈机制-建立档案管理工作反馈机制，鼓励员工提出改进建议。-及时处理反馈意见，确保档案管理工作不断优化。附则1.本制度由档案管理部门负责解释，自颁布之日起实施。2.本制度如需修订，需经过审批，修订后的版本应及时发布并通知相关人员。3.本制度自颁布之日起生效。---以上为基