企业人力资源信息系统操作规程

企业人力资源信息系统操作规程TOC\o"1-2"\h\u24082第1章系统概述与登录 4100211.1系统简介 4171081.2登录与退出 4163831.2.1登录 4309871.2.2退出 46321第2章员工信息管理 510392.1员工基本信息录入 589492.1.1新员工入职时，应由人力资源部门负责将员工基本信息录入企业人力资源信息系统。录入内容包括但不限于：姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式、家庭住址、学历、专业、毕业院校、入职时间等。 590692.1.2信息录入时应保证数据的真实性、准确性和完整性。人力资源部门需对新录入的信息进行审核，审核无误后予以保存。 5189372.1.3员工基本信息录入后，系统将自动员工编号，该编号作为员工在企业内部的唯一标识，不得随意更改。 5246152.2员工信息查询与修改 5151272.2.1人力资源部门及员工本人有权查询、修改个人信息。查询、修改时需遵循以下规定： 5248422.2.2人力资源部门可根据工作需要，查询、统计员工信息。查询、统计时需遵循以下规定： 5239002.3员工离职操作 598792.3.1员工离职时，人力资源部门应及时办理以下事项： 5138922.3.2离职员工个人信息应在系统中保留一定时间，以备查询。保留期限根据企业规定及法律法规要求执行。 649462.3.3离职员工再次入职时，人力资源部门应重新录入其基本信息，并按照新员工入职流程办理相关手续。 611604第3章招聘管理 629383.1招聘需求管理 6280213.1.1需求提出 639483.1.2需求审批 6231053.1.3招聘计划制定 636543.2招聘渠道管理 61603.2.1渠道选择 6231743.2.2渠道维护 6259603.2.3渠道优化 6145183.3应聘者信息管理 6271003.3.1简历筛选 61053.3.2面试安排 7320593.3.3面试评估 7189523.3.4录用通知 7193973.3.5录用候选人信息录入 7144163.3.6招聘数据分析 724283第4章培训与发展 788094.1培训计划制定 7325464.1.1需求分析 7194504.1.2培训目标 7288914.1.3培训内容设计 76864.1.4培训时间安排 791574.1.5培训预算 8299504.1.6培训计划审批 8315594.2培训资源管理 8297644.2.1培训师资选拔 8145154.2.2培训教材及设备 893114.2.3培训场地安排 884204.2.4培训费用报销 8280104.2.5培训资源库建设 8326454.3培训效果评估 8267204.3.1培训过程评估 8321864.3.2员工满意度调查 814374.3.3培训效果评价 8120464.3.4培训反馈与改进 8257534.3.5培训档案管理 93792第5章考勤管理 9200525.1考勤规则设置 9146545.1.1考勤规则设定原则 941715.1.2考勤时间设定 9182315.1.3考勤方式设定 991985.1.4缺勤、迟到、早退处理 9103105.2考勤数据录入与查询 9120175.2.1考勤数据录入 9302815.2.2考勤数据查询 927935.2.3考勤数据统计与分析 9222695.3请假、外出与加班管理 9141035.3.1请假管理 9253955.3.2外出管理 9279885.3.3加班管理 921795.3.4请假、外出与加班记录 107023第6章工资福利管理 10168176.1工资方案设置 10195916.1.1设定原则 1089966.1.2设定流程 10107866.1.3工资结构 10256256.2工资核算与发放 10151216.2.1核算流程 1047356.2.2发放流程 10303086.3福利项目管理 11201236.3.1福利项目设置 11130426.3.2福利项目实施 115351第7章绩效管理 11757.1绩效考核指标设置 1140397.1.1指标分类 1171797.1.2指标制定 11307297.1.3指标权重分配 1238097.1.4指标调整 125917.2绩效考核流程管理 1258427.2.1绩效计划制定 1222557.2.2绩效目标分解 12287927.2.3绩效考核实施 12235677.2.4绩效反馈与沟通 12243947.3绩效结果统计与分析 12149817.3.1绩效数据收集 1254377.3.2绩效数据统计 12118507.3.3绩效数据分析 12236037.3.4绩效改进建议 1318747第8章组织结构管理 13143528.1部门管理 13151598.1.1部门设立 13119018.1.2部门调整 13234028.1.3部门信息维护 1324518.2岗位管理 13175968.2.1岗位设立 13217638.2.2岗位调整 14263308.2.3岗位信息维护 1444818.3员工调动管理 14144578.3.1员工调动申请 14144548.3.2员工调动实施 14237468.3.3员工调动记录 1414914第9章权限与安全管理 14238169.1用户角色与权限设置 14132079.1.1用户角色分配 14248829.1.2权限设置 14150369.1.3权限变更 15257319.2操作日志查询 15275629.2.1操作日志记录 1545269.2.2操作日志查询 15210999.2.3操作日志保存 1521199.3数据备份与恢复 1533679.3.1数据备份 1579639.3.2数据恢复 1529969.3.3备份文件管理 1546009.3.4定期检查 1516562第10章系统维护与升级 161609610.1系统参数设置 163083810.1.1参数设置原则 163015010.1.2参数设置流程 162772510.1.3参数设置权限管理 161414910.2系统故障处理 16739510.2.1故障报告 162507010.2.2故障排查 16532510.2.3故障处理 16284610.2.4故障记录与总结 163188610.3系统升级与更新 172649910.3.1升级更新原则 172957810.3.2升级更新流程 17222210.3.3升级更新培训 173219610.3.4升级更新记录 17第1章系统概述与登录1.1系统简介企业人力资源信息系统（以下简称“系统”）是一款集成信息技术与管理理念，旨在提高企业人力资源管理效率、优化人力资源配置的信息化管理平台。系统涵盖了员工基本信息管理、招聘选拔、绩效考核、培训发展、薪酬福利及离职管理等模块，为企业提供全面、实时、准确的人力资源数据支持。1.2登录与退出1.2.1登录（1）打开浏览器，输入系统网址，进入系统登录页面。（2）在登录页面输入用户名、密码和验证码。（3）“登录”按钮，进入系统主界面。（4）为保证数据安全，首次登录或密码过期时，需修改密码。新密码需符合密码策略（如：密码长度、复杂度等）。1.2.2退出（1）在系统主界面上，右上角的“退出”按钮。（2）系统提示确认退出，“确定”后，退出系统。（3）退出系统前，请保证已保存并关闭所有操作页面，避免数据丢失。注意：为保障信息安全，请勿在公共场合或他人电脑上保存登录信息，离开电脑时请及时退出系统。如有密码泄露或账号异常情况，请立即联系系统管理员。第2章员工信息管理2.1员工基本信息录入2.1.1新员工入职时，应由人力资源部门负责将员工基本信息录入企业人力资源信息系统。录入内容包括但不限于：姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式、家庭住址、学历、专业、毕业院校、入职时间等。2.1.2信息录入时应保证数据的真实性、准确性和完整性。人力资源部门需对新录入的信息进行审核，审核无误后予以保存。2.1.3员工基本信息录入后，系统将自动员工编号，该编号作为员工在企业内部的唯一标识，不得随意更改。2.2员工信息查询与修改2.2.1人力资源部门及员工本人有权查询、修改个人信息。查询、修改时需遵循以下规定：（1）查询、修改个人信息需通过企业内部合法渠道，如企业人力资源信息系统；（2）查询、修改个人信息时应保证操作合规，不得泄露他人信息；（3）修改个人信息时，需经人力资源部门审核确认，保证信息的准确性。2.2.2人力资源部门可根据工作需要，查询、统计员工信息。查询、统计时需遵循以下规定：（1）查询、统计员工信息应遵循保密原则，不得泄露员工隐私；（2）查询、统计员工信息时，需保证数据安全，防止信息泄露；（3）查询、统计结果仅用于企业内部人力资源管理，不得用于其他非法用途。2.3员工离职操作2.3.1员工离职时，人力资源部门应及时办理以下事项：（1）通知相关部门，了解员工离职原因，收集离职证明等相关材料；（2）在系统中更新员工状态为“离职”，并记录离职日期；（3）根据企业规定，办理相关手续，如工资结算、社会保险及公积金转移等；（4）保证离职员工在企业人力资源信息系统中数据的完整性和准确性。2.3.2离职员工个人信息应在系统中保留一定时间，以备查询。保留期限根据企业规定及法律法规要求执行。2.3.3离职员工再次入职时，人力资源部门应重新录入其基本信息，并按照新员工入职流程办理相关手续。第3章招聘管理3.1招聘需求管理3.1.1需求提出各部门根据业务发展及人员离职情况，向人力资源部提出招聘需求。需求提出应包括岗位名称、岗位职责、任职资格、招聘人数、到岗时间等详细信息。3.1.2需求审批人力资源部对各部门提出的招聘需求进行审核，并根据公司发展战略、人力资源规划及预算进行审批。审批通过后，发布招聘公告。3.1.3招聘计划制定人力资源部根据审批通过的招聘需求，制定招聘计划，包括招聘时间、招聘渠道、招聘预算等。3.2招聘渠道管理3.2.1渠道选择根据招聘计划，人力资源部选择合适的招聘渠道，包括但不限于招聘网站、社交媒体、校园招聘、内部推荐等。3.2.2渠道维护人力资源部负责招聘渠道的维护，包括定期更新招聘信息、与渠道方沟通协调、评估渠道效果等。3.2.3渠道优化根据招聘效果，人力资源部对招聘渠道进行优化调整，提高招聘效率，降低招聘成本。3.3应聘者信息管理3.3.1简历筛选人力资源部根据招聘需求对应聘者的简历进行筛选，筛选出符合任职资格的候选人。3.3.2面试安排人力资源部负责通知符合条件的候选人参加面试，并做好面试时间、地点的安排。3.3.3面试评估面试官根据面试情况对应聘者进行评估，并将评估结果反馈给人力资源部。3.3.4录用通知人力资源部根据面试评估结果，向录用候选人发送录用通知，并与其沟通薪资、福利等相关事宜。3.3.5录用候选人信息录入人力资源部将录用候选人的基本信息、面试评价等录入企业人力资源信息系统，并建立员工档案。3.3.6招聘数据分析人力资源部定期对招聘过程的数据进行分析，包括招聘渠道效果、简历筛选率、面试通过率等，为优化招聘流程提供数据支持。第4章培训与发展4.1培训计划制定4.1.1需求分析根据企业战略发展目标及员工绩效评估结果，开展培训需求分析，明确培训方向及内容。4.1.2培训目标根据需求分析结果，设定具体、可衡量的培训目标，保证培训计划的实施能够满足企业及员工的发展需求。4.1.3培训内容设计结合培训目标，设计具有针对性的培训课程，包括理论培训、实操培训、在线培训等，保证培训内容的全面性和实用性。4.1.4培训时间安排根据企业及员工的工作安排，合理规划培训时间，保证培训计划的顺利实施。4.1.5培训预算结合培训内容、时间等因素，制定合理的培训预算，并在预算范围内保证培训质量。4.1.6培训计划审批将制定的培训计划提交相关部门进行审批，审批通过后予以实施。4.2培训资源管理4.2.1培训师资选拔选拔具备丰富经验、专业素养高的培训师，保证培训质量。4.2.2培训教材及设备根据培训内容，选用合适的培训教材及设备，提高培训效果。4.2.3培训场地安排合理选择培训场地，保证培训环境的舒适度及便利性。4.2.4培训费用报销按照企业财务制度，对培训相关费用进行报销，保证合规性。4.2.5培训资源库建设逐步建立并完善培训资源库，包括培训课程、教材、师资等，为培训工作提供持续支持。4.3培训效果评估4.3.1培训过程评估对培训过程中的各项环节进行监控，保证培训内容的实施与培训目标的一致性。4.3.2员工满意度调查通过问卷调查、访谈等方式，了解员工对培训的满意度，为培训改进提供依据。4.3.3培训效果评价采用考试、实操考核、工作表现等多种方式，评估培训效果，保证培训目标的达成。4.3.4培训反馈与改进根据培训效果评估结果，及时给予培训师及员工反馈，针对存在的问题进行改进，不断提升培训质量。4.3.5培训档案管理对培训计划、培训记录、培训评估等相关资料进行归档管理，以便于查询和追溯。第5章考勤管理5.1考勤规则设置5.1.1考勤规则设定原则根据国家法律法规、企业规章制度以及员工岗位特点，合理设定考勤规则，保证公平、公正、公开。5.1.2考勤时间设定规定企业作息时间、上下班打卡时间、休息日及法定节假日等，并根据实际情况调整。5.1.3考勤方式设定采用生物识别、卡片识别等考勤设备，保证考勤数据的准确性。5.1.4缺勤、迟到、早退处理明确缺勤、迟到、早退的定义及处理办法，包括扣款、警告等。5.2考勤数据录入与查询5.2.1考勤数据录入人力资源部门负责定期收集、整理考勤数据，保证数据准确、完整。5.2.2考勤数据查询提供员工考勤记录查询功能，便于员工了解个人考勤情况。5.2.3考勤数据统计与分析对考勤数据进行统计与分析，为人力资源决策提供依据。5.3请假、外出与加班管理5.3.1请假管理规定请假类别、请假流程、请假审批权限及请假期间工资待遇等。5.3.2外出管理明确外出申请流程、外出期间考勤处理及外出期间工资待遇等。5.3.3加班管理规定加班认定标准、加班申请流程、加班工资计算及加班调休等。5.3.4请假、外出与加班记录对请假、外出及加班情况进行详细记录，保证数据真实可靠。第6章工资福利管理6.1工资方案设置6.1.1设定原则根据国家相关法律法规及企业薪酬政策，结合企业实际经营状况及行业特点，合理设定工资方案。6.1.2设定流程（1）人力资源部门收集相关资料，进行市场薪酬调查，制定初步工资方案；（2）初步工资方案提交至公司领导层审批；（3）根据审批意见，调整并完善工资方案；（4）将最终确定的工资方案录入人力资源信息系统。6.1.3工资结构工资结构包括基本工资、岗位工资、绩效工资、加班工资、奖金等，具体设置如下：（1）基本工资：根据员工岗位及职级设定；（2）岗位工资：根据员工所在岗位的工作性质、技能要求等因素设定；（3）绩效工资：根据员工工作业绩、工作态度等因素设定；（4）加班工资：按照国家相关规定及企业实际情况设定；（5）奖金：根据企业经济效益及员工个人贡献设定。6.2工资核算与发放6.2.1核算流程（1）人力资源部门收集员工考勤、加班、绩效等数据；（2）根据工资方案，计算每位员工的应发工资；（3）对工资核算结果进行复核，保证无误；（4）将工资核算结果录入人力资源信息系统。6.2.2发放流程（1）人力资源部门根据工资核算结果，制定工资发放表；（2）工资发放表经公司领导审批后，提交给财务部门；（3）财务部门按照工资发放表，将工资发放至员工指定账户；（4）工资发放后，人力资源部门对工资发放情况进行汇总及分析。6.3福利项目管理6.3.1福利项目设置根据国家法律法规及企业政策，设置以下福利项目：（1）社会保险：养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险；（2）住房公积金；（3）企业年金；（4）补充医疗保险；（5）员工培训；（6）带薪年假；（7）节假日福利；（8）其他福利项目。6.3.2福利项目实施（1）人力资源部门制定福利项目实施方案，明确福利项目享受条件、申请流程等；（2）员工根据自身情况，向人力资源部门申请相关福利；（3）人力资源部门审核员工申请，符合条件的予以批准；（4）福利项目实施过程中，定期对福利项目进行评估，根据实际情况调整福利政策。第7章绩效管理7.1绩效考核指标设置7.1.1指标分类根据企业战略发展目标和各部门职责，将绩效考核指标分为通用指标和个性化指标两大类。7.1.2指标制定（1）通用指标：包括工作态度、工作能力、团队协作、学习与成长等方面；（2）个性化指标：根据各部门工作特点，制定相应的工作量、工作质量、客户满意度等指标。7.1.3指标权重分配根据各指标对企业目标实现的贡献程度，合理分配指标权重。7.1.4指标调整定期对绩效考核指标进行评估和调整，保证指标的科学性和合理性。7.2绩效考核流程管理7.2.1绩效计划制定每年年底，各部门根据企业战略目标和部门职责，制定下一年度的绩效计划。7.2.2绩效目标分解将绩效计划分解为季度、月度绩效目标，保证各部门目标与企业目标的一致性。7.2.3绩效考核实施（1）设立绩效考核小组，负责绩效考核的组织实施；（2）绩效考核周期分为季度考核和年度考核；（3）采用自评、互评、上级评价等多种评价方式；（4）保证绩效考核的公平、公正、公开。7.2.4绩效反馈与沟通（1）及时向员工反馈绩效考核结果；（2）针对绩效不足之处，与员工共同制定改进措施；（3）定期跟进改进措施的实施情况。7.3绩效结果统计与分析7.3.1绩效数据收集（1）收集员工绩效考核数据；（2）保证数据的准确性和完整性。7.3.2绩效数据统计（1）对绩效考核结果进行量化统计；（2）计算各指标的加权平均分；（3）形成各部门和员工的绩效排名。7.3.3绩效数据分析（1）分析各部门和员工绩效的优劣势；（2）找出企业整体绩效的瓶颈；（3）为人力资源规划、培训、激励等提供决策依据。7.3.4绩效改进建议根据绩效分析结果，提出针对性的绩效改进建议，推动企业绩效持续提升。第8章组织结构管理8.1部门管理8.1.1部门设立（1）用户需根据企业发展战略及组织架构调整需求，向人力资源部门提出部门设立申请。（2）人力资源部门审核通过后，由系统管理员在系统中创建新部门，并设置部门相关信息，如部门名称、部门代码、上级部门等。（3）部门设立时应遵循公司组织架构的层级关系，保证部门之间的协同与沟通。8.1.2部门调整（1）当企业发展战略或业务需求发生变化时，可对现有部门进行调整。（2）用户需向人力资源部门提出部门调整申请，经批准后，由系统管理员在系统中进行部门信息的修改或删除操作。（3）部门调整过程中，应保证部门内部及部门间的沟通畅通，避免影响企业正常运营。8.1.3部门信息维护（1）系统管理员负责定期检查部门信息，保证其准确性和时效性。（2）如部门信息发生变更，系统管理员应及时更新，以保证人力资源信息的准确性。8.2岗位管理8.2.1岗位设立（1）根据企业业务发展和部门需求，用户可向人力资源部门提出岗位设立申请。（2）人力资源部门对岗位设立申请进行审核，通过后，由系统管理员在系统中创建新岗位，并设置岗位相关信息，如岗位名称、岗位代码、岗位职责等。8.2.2岗位调整（1）当企业业务调整或部门职能发生变化时，可对现有岗位进行调整。（2）用户需向人力资源部门提出岗位调整申请，经批准后，由系统管理员在系统中进行岗位信息的修改或删除操作。8.2.3岗位信息维护（1）系统管理员应定期检查岗位信息，保证其准确性和时效性。（2）如岗位信息发生变更，系统管理员应及时更新，以保证人力资源信息的准确性。8.3员工调动管理8.3.1员工调动申请（1）员工如需调动，应由所在部门负责人向人力资源部门提出调动申请。（2）人力资源部门对调动申请进行审核，并根据企业政策和员工实际情况进行审批。8.3.2员工调动实施（1）经批准的员工调动，由系统管理员在系统中进行调动操作，包括更新员工所在部门、岗位等信息。（2）员工调动过程中，应保证相关手续的办理，如工作交接、合同变更等。8.3.3员工调动记录（1）系统将自动记录员工调动信息，包括调动时间、调动前后的部门、岗位等。（2）人力资源部门可定期查看员工调动记录，以便对员工职业生涯进行跟踪管理。第9章权限与安全管理9.1用户角色与权限设置9.1.1用户角色分配系统管理员应根据企业组织结构和岗位职责，合理分配用户角色。用户角色分为系统管理员、部门管理员、普通用户等，不同角色拥有不同的操作权限。9.1.2权限设置系统管理员可为各用户角色设置相应的权限，包括但不限于：查看、修改、删除、导入、导出等操作权限。权限设置应遵循最小权限原则，保证用户仅能访问和操作其职责范围内的人力资源信息。9.1.3权限变更当用户岗位或职责发生变化时，系统管理员应及时调整其角色和权限。权限变更过程需记录在案，以备查阅。9.2操作日志查询9.2.1操作日志记录系统应自动记录用户的所有操作行为，包括但不限于登录、查询、修改、删除等操作。操作日志应详细记录操作时间、操作用户、操作类型、操作对象等信息。9.2.2操作日志查询系统管理员和部门管理员有权查阅操作日志，以便了解用户操作行为，发觉和防范潜在的安全风险。9.2.3操作日志保存操作日志应定期进行备份，保存期限至少为一年。在备份过程中，应保证操作日志的完整性和可追溯性。9.3数据备份与恢复9.3.1数据备份系统管理员应根据企业实际情况，制定数据备份策略，包括备份频率、备份范围、备份介质等。数据备份应保证人力资源信息的完整性和安全性。9.3.2数据恢复在数据丢失或系统故障的情况下，系统管理员应按照备份策略，及时进行数据恢复，保证人力资源信息系统正常运行。9.3.3备份文件管理备份文件应妥善保管，防止未经授权的访问、修改或删除。备份文件存储场所应具备防火、防盗、防潮等安全措施。9.3.4定期检查系统管理员应定