园务会议管理制度

园务会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

为确保园务会议的有序、高效进行，提高园所管理工作水平，制定本管理制度。会议应遵循公开、民主、集体决策的原则，充分发扬民主，确保决策的科学性、合理性。

二、适用范围

本管理制度适用于园务会议的组织、召开、记录、落实及会议室管理等环节。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开，如每周、每月、每季度、每年等；

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议；

3.专题会议：针对特定主题或问题召开的会议。

四、参会人员

1.必须参会人员：园领导、各部门负责人及相关人员；

2.邀请参会人员：根据会议主题和内容，可邀请相关专家、教职工、家长等参加。

五、会议组织

1.会议的组织工作由园务办公室负责；

2.会议通知应提前发布，明确会议时间、地点、议程、参会人员等；

3.会议组织者应做好会议材料的准备、分发和收集工作。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音，不得随意离场；

2.会议期间，严禁吸烟、喧哗、交头接耳等影响会议秩序的行为；

3.参会人员应按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退；

4.会议发言应围绕主题，简明扼要，尊重他人意见，避免发生争执。

七、保密制度

1.会议内容涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的，应严格按照相关法律法规和园所规定进行保密；

2.参会人员应签订保密协议，不得擅自泄露会议内容和讨论情况；

3.会议纪要等材料应妥善保管，防止遗失或泄露。

八、本管理制度的解释权归园务办公室所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议组织者应根据园所工作计划和实际需要，提前征集议题，明确会议主题和讨论重点；

2.制定议程：会议组织者应根据征集到的议题，制定会议议程，包括会议时间、地点、议题、预计时长等，并提前发布；

3.通知参会人员：会议组织者应提前通知参会人员，明确会议时间、地点、议程等，并要求参会人员做好相关准备工作；

4.准备会议材料：会议组织者应收集与议题相关的背景资料、数据报表等，编印会议材料，并于会前分发至参会人员。

二、会议召开

1.会前签到：参会人员应在会议开始前签到，会议组织者应统计参会人员名单，确保会议的出勤情况；

2.会议主持人：会议主持人由园领导或指定人员担任，负责引导会议的进程，确保会议的有序进行；

3.会议发言：会议主持人按照议程安排，引导参会人员进行发言。发言应围绕议题，简明扼要，避免偏题；

4.会议讨论：会议主持人组织参会人员进行讨论，鼓励大家充分发表意见，形成共识；

5.会议决策：根据讨论情况，由园领导或会议主持人提出决策建议，经集体表决通过；

6.会议总结：会议主持人对会议讨论情况和决策结果进行总结，明确责任人和完成时间。

三、会议记录

1.会议纪要：会议组织者指定专人负责记录会议内容，包括议题、发言、讨论、决策等；

2.会议纪要应在会议结束后尽快整理、审核，并于规定时间内发送给参会人员；

3.会议纪要应详细、准确、完整，确保记录的内容真实可靠。

四、会议后续工作

1.跟进落实：会议组织者应跟踪督促会议决策的落实，确保各项工作按时完成；

2.反馈与汇报：责任部门或责任人应定期向园领导汇报工作进展，对存在的问题及时反馈，寻求支持与协调；

3.评估与总结：会议组织者应对会议决策的实施效果进行评估，总结经验教训，为今后工作提供借鉴。

五、会议流程优化

1.定期收集参会人员对会议流程的意见和建议，不断优化会议组织工作；

2.根据实际情况调整会议议程，确保会议的时效性和针对性；

3.探索运用现代信息技术，提高会议效率，降低会议成本。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由指定的记录人负责整理，确保内容准确、完整，体现会议讨论的要点和决策结果；

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、主要发言、决策事项、责任人和完成时限等关键信息；

3.会议纪要经会议主持人或园领导审核批准后，应在规定时间内通过邮件、公告等形式发布给所有参会人员和相关执行部门。

二、会议决策的分解与责任落实

1.会议纪要发布后，各责任部门应根据会议决策内容，制定具体的执行计划和措施；

2.将决策事项分解为具体的任务，明确任务目标、责任人、完成时限和验收标准；

3.责任人应主动认领任务，确保对会议决策的理解准确无误，并按计划推进实施。

三、会议纪要的跟踪检查

1.设立专门的跟踪检查机制，对会议决策的执行情况进行定期或不定期的检查；

2.会议组织者或指定的人员应跟踪了解决策实施进度，及时发现并解决执行过程中出现的问题；

3.对于未能按时完成的任务，应分析原因，制定补救措施，并报告园领导。

四、会议决策的反馈与汇报

1.责任部门或责任人在任务执行过程中，应定期向园领导或会议组织者汇报工作进展；

2.对于执行中的重大问题或需要协调的事项，应及时反馈，以便园领导及时作出调整和决策；

3.会议组织者应整理反馈信息，为下次会议提供参考。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，便于日后查询和追溯；

2.建立会议纪要管理台账，记录会议决策的执行情况和反馈意见；

3.定期对会议纪要进行回顾，总结执行效果，为园所管理提供持续改进的依据。

六、跟踪落实的激励机制

1.建立激励机制，对会议决策执行有力、效果显著的部门和个人给予表彰和奖励；

2.对于执行不力、影响园所工作进展的部门和个人，应视情况给予相应的批评和处罚；

3.通过激励机制，提高全园教职工对会议决策的重视程度和执行力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用采取预订制度，由园务办公室统一管理；

2.需要使用会议室的部门或个人，应提前向园务办公室提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数等信息；

3.园务办公室根据申请情况，合理安排会议室使用，避免冲突。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板、会议桌椅等；

2.会议室应保持干净、整洁，设施设备完好，确保会议顺利进行；

3.会议室的布置应根据会议类型和需求进行调整，营造良好的会议氛围。

三、会议室使用规范

1.会议室内严禁吸烟、进食，保持卫生；

2.使用会议室时，应爱护设施设备，不得随意损坏，如有损坏，需照价赔偿；

3.会议结束后，使用部门或个人应负责清理会议室，恢复原状，关闭电源和门窗。

四、会议室安全与保密

1.会议室应设置在易于管理、相对独立的位置，确保会议安全；

2.会议室使用期间，严禁无关人员进入，必要时可安排专人负责安保工作；

3.会议内容涉及保密事项时，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

五、会议室维护与更新

1.定期对会议室进行维护保养，确保设施设备正常运行；

2.根据实际需要，适时更新会议室设施设备，提升会议室使用效果；

3.鼓励采用环保、节能的会议室设备和材料，降低能耗。

六、会议室管理考核

1.建立会议室管理考核制度，对会议室的使用情况进行定期检查；

2.对于违反会议室管理规定的行为，给予通报批评或处罚；

3.通过考核，提高会议室使用效率，促进园所内部管理的规范化和制度化。

七、会议室预约与信息化管理

1.推进会议室信息化管理，通过预约系统实现会议室的在线预订、使用和反馈；

2.提高会议室使用透明度，方便各部门及时了解会议室使用情况；

3.逐步实现会议室智能化管理，提高管理水平和效率。

第五章附