业务档案资料数字化加工解决方案

档案整理和数字化加工解决方案目录21

2业务档案数字化处理总体方案业务档案数字化加工处理流程3

4资料安全及加工质量与效率保障方案业务档案数字化处理费用预算

5档案数字化加工项目案例介绍项目服务内容3业务档案数字化加工实体档案整理接收网点提交的资料对资料进行立卷拆除资料的装订资料扫描加工对资料进行扫描和图像处理对扫描影像进行类型的标记LR资料关键索引信息接口匹配资料业务数据影像数据挂接对每件资料的各类型影像数据的比对

为每件资料生成案卷编号并回填业务系统将电子影像数据提交到FTP服务器档案移交入库敲案卷编号、装订还原资料利用系统接口生成盒号，并打印卷内目录档案装盒并打印封面档案的移交入库档案整理和数字化加工外B服务专线网络连接档案整理加工中心总体解决方案4专业齐全的档整理加工设备--扫描仪、存储设备、服务器、打印机等)成熟专业的档案整理加工系统--企业内容管理系统庞大专业的档案整理加工队伍--上百名熟练、经验丰富的操作人员档案库房银行代办网点A银行代办网点B资料接收资料移交资料移交资料扫描影像加工数据匹配质量检查档案装盒档案影像索引数据企业档案管理系统1.使用专用车辆将档案送入库房并上架1.资料业务信息匹配接口3.回填资料案卷编号接口2.生成盒号及目录打印接口1.数据接口同步数据2.提交影像项目实施方案5项目实施服务方案档案生产服务方案项目运行保障方案项目产能保障方案档案交接运输方案整理加工软件方案加工质量控制方案档案安全保密方案加工质量验收方案层次清晰的管理组织结构明确质量管理和技术支持集中管理的机制严格的奖罚制度项目培训和协调工作机制全程的生产质量管理严格的档案物流控制规范的档案交接与管理客户至上的服务原则成熟专业的系统平台（超效影像系统）档案跟踪子系统质量控制系统完善的质量控制方法资料整理的质量控制加工数据的质量控制严格的质量验收标准成熟的验收实施方案严格的工作场地管理完善的资料数据保密挂牌工作制度严密的生产过程管理现场监督的工作机制细致的档案交接方案完善的安全保障措施人力备份项目机制项目加班工作制度完善设备保障措施企业业务档案整理和加工处理大体流程档案加工流程6资料接收资料扫描类型标记索引建立质量自检质量验收数据挂接档案装订档案入库将资料接收到加工中心.主要包括：档案接收资料立卷档案组箱生成卷标暂存管理资料借阅拆装整理对资料进行扫描,得到资料影像.主要包括：高速扫描平板扫描去空白页影像质检图像处理翻彩同步对扫描所得影像进行类型的标记.主要包括：自动标记一次标记二次标记自动比对错误处理为扫描的影像建立业务索引信息.主要包括：自动识别一次LR二次LR自动比对错误处理数据匹配对档案整理和加工质量进行检查.主要包括：比例设置质量抽检问题处理对加工完成的资料和数据进行验收.主要包括：抽检验收分批验收验收标准将加工完成的电子档案数据提交到用户系统：类型数据比对回填案卷编号提交影像错误处理对实体资料进行相关归档和包装处理.包括：敲案卷号还原装订打印目录生成盒号档案装盒封面打印将处理完成的档案放入指定的档案库房.包括：档案验收资料出库移送运输入库上架设备配备方案7目录81

2业务档案数字化处理总体方案业务档案数字化加工处理流程3

4资料安全及加工质量与效率保障方案业务档案数字化处理费用预算

5档案数字化加工项目案例介绍代办网点资料岗扫描岗标记岗LR岗质检岗验收老师挂接岗装订岗入库岗具体加工流程9资料规整定期提交资料接收资料立卷一次组箱二次组箱打印卷标资料扫描空白页去影像质检黑白彩色同步处理进入资料暂存管理系统OCR自动识别标记同步错误处理一次人工标记二次人工标记标记结果自动比对标记错误处理OCR自动识别LR一次人工LR二次人工LRLR结果自动比对LR错误处理数据及影像检查掺沙子电子成品质量验收验收次品返工处理同步成功结果一致YNYN结果一致合格验收合格YNYNYN开始挂接挂接成功数据挂接错误处理类型资料数量比对电子影像数据提交生成回填案卷编号敲案卷号资料出库实体资料质量验收生成盒号打印目录合并资料档案装盒打印封面验收合格YN验收次品返工处理档案运输入库清点档案上架确认签字NY自动工序人工工序数据匹配资料整理借出归还资料装订对资料进行整理，包括1.资料拆装，去除装书订等，使资料符合进行批量扫描的条件2.资料复核；检查材料信息是否完整，页码是否正确，如有问题，及时更正资料接收整理流程--实体资料安全保障&资料加工效率提升101.将多份主业务信息相同的资料组合成一卷资料，分配卷号2.需要LR：年度、所属部门、保管期限等信息3.对资料的数字化加工操作以卷为单位，提高效率1.将多卷资料组合成一箱，资料的物理流转均以箱为单位2.加强资料管理、保障资料安全、提高作业效率1.将多每卷资料的卷号打印为条码并放在一卷资料的首页2.自动识别条码区分劵、提高资料查找和作业效率3.该资料卷号仅供档案加工系统使用，不提交给用户设置专职对接人，负责与各客户网点人员进行资料的接收工作设置资料接收组，为主要负责资料的介绍工作安排专职资料接收员负责资料的接收处理工作设置资料整理岗，对资料进行扫描前整理资料接收资料立卷一次组箱二次组箱打印卷标进入仓库进入资料暂存管理系统资料整理归还借出资料暂存管理子系统--对资料进行全程监控管理，保证资料安全11所有使用实体资料的工作节点，都必须先从从暂存管理员那借出资料，并在使用完成后及时归还暂存管理系统可随时追踪到一卷资料的使用状态和所处的位置和责任人资料接收后，统一存入暂存仓库，并使用暂存管理系统对实体资料的流转路径和使用信息进行全面管理设置暂存管理员，负责资料暂存管理资料扫描流程--兼顾效率与质量12系统自动节点，自动将空白的影像删除，提高资料扫描作业效率作业人员只对黑白影像进行处理，系统会自动按照质检人员对黑白影像的处理步骤对彩色影像进行处理，确保黑白和彩色影像的一致性采用双流双出作业，扫描一张资料得到黑白正反面、彩色正反面四张影像，用户可选择最终所要的成品对扫描得到的影像进行检查，并对相关问题进行图片修正处理，确保资料影像的质量（清晰、可用的）资料扫描去空白页影像质检黑白彩色同步处理同步成功同步错误处理N进入类型标记流程Y专岗人员处理完成后资料扫描--批量高速扫描&人工质检处理，确保质量并保证效率13设置质检岗，对扫描影像进行检查系统支持复杂的图像处理，包括：纠偏、去黑边等，确保影像质量不清晰的影像，进行重扫处理使用高性能的高速扫描仪，每分钟最高可扫描120页资料配置平板、A0扫描仪，处理大版资料系统支持双流双出操作，一次扫描得到黑白正反、彩色正反四张影像类别标记流程--从流程设计上，确保类型标记的准确性14安排作业人员对每一份资料的每一张影像进行类型标记处理，可以看到自动识别标记的结果并可以修改系统会自动对两个作业人员类型标记的结果进行比对，如果结果一致则认为结果正确，如果不一致则会将任务流转给专岗进行再次确认和处理利用OCR识别技术，自动识别对应业务单据的特征信息，并自动标记出对应的资料类型安排另一个作业人员对每一份资料的每一张影像进行类型标记处理，可以看到自动识别标记的结果并可以修改安排两个不同的人员处理OCR自动识别标记一次人工标记二次人工标记二次标记结果比对结果一致标记错误处理N进入信息LR流程Y专岗人员处理完成后类型标记--自动类型标记&多次人工处理，确保质量并保证效率15内嵌国内外多种OCR识别引擎能根据内容特征选择识别支持各类条码，中文、数字、英文等打印体内容的自动识别支持手动标记表式类型资料影像的类型可在系统中自定义配置可定义类型编号和快捷键，支持快速的类型标记操作YN信息LR流程--从流程设计上，确保信息LR的准确性16安排LR人员LR每一份资料所对应的业务回单号信息，可以看到系统自动识别出的结果并能修改系统会自动对两个LR人员所LR的结果进行比对，如果结果一致则认为结果正确，如果不一致则会将任务流转到LR错误处理岗进行处理利用OCR识别技术，自动识别所需要的业务单据上的业务和索引信息（业务回单号）安排另一个LR人员LR每一份资料的业务回单号信息，LR人员可看到系统自动识别出的结果并能修改安排两个不同的人员处理OCR自动识别LR一次人工LR二次人工LR二次LR结果比对结果一致LR错误处理进入质量检查流程数据匹配安排专岗人员，对两次LR结果不同的任务进行确认并最终选择或LR正确的索引(业务回单号)基于所LR资料的业务回单号，利用系统接口从企业业务系统中同步资料所对应的业务信息（包括每份资料中各类型资料的张数等）索引LR--自动识别&多次人工LR&高效著录界面

质量&效率17采用两录&一核&终审的流程对于两次LR不一样的内容系统自动高亮显示，由错误处理人员进行最终处理高效的著录界面设计，可提高效率并简化培训LR人员可基于系统自动识别的结果进行确认或修正两次LR不一致的内容会自动红色高亮显示，由错误处理人员进行确认LR数据匹配--批量同步资料对应业务数据，为精确数据挂接做准备18业务系统档案数字化加工系统数据接口调用接口：以资料的业务回单号为键值，匹配业务数据1.根据业务回单号进行数据匹配2.将资料所对应业务数据同步到档案加工系统数据接口12支持多种接口方式：中间库、文件导入、Webservice等匹配同步的数据主要包括：资料对应业务的基本信息、每笔业务资料中各细分类型资料的数量质量检查流程--严格质量自检&现场客户抽检，保证成品质量可靠19电子数据质量抽检掺沙子质量合格质量次品返工处理电子成品质量验收质量合格进入数据挂接流程YNYN返工完成后再次提交，进行质量检查质检岗企业老师利用“掺沙子”技术，对质量抽检人员的工作进行监督，确保质检人员把所有质量问题都找出来了，形成一个质量控制流程的闭环提供专门的验收工具，供企业派驻加工在现场的老师对所提交的档案加工电子数据成品进行验收对于质量抽检或验收不合格的成品，我们将会对其进行返工处理，处理相应的质量问题，完成后再次提交质量检查，直至通过质量验收设置质量抽检专岗，对加工完成的档案电子数据进行质量抽查，而抽查的比例可根据实际需要设置，最多可100%即全部检查质量检查--自身质量抽检&客户质量验收&次品返工

质量保障20可设置的抽检比例“惨沙子”技术实现对抽检的监督,构建完整的质量控制闭环对不合格品进行返工处理提供专门的质量验收工具制订了严格的档案加工电子数据验收质量标准完善的数据质量验收实施方法和处理规则数据挂接流程--从流程上保障数据挂接的准确性21YYN定时挂接类型资料数量比对电子影像数据提交生成回填案卷编号数据挂接错误处理一致正常正常NN进入档案装订流程Y处理完成后再次提交进行数据挂接对数据挂接失败的任务，将会安排专人进行检查并针对不同的问题进行确认和修复（包括修改业务系统资料数量等），之后再重新提交进行数据挂接将加工系统中每份资料的各类型资料数量与从业务系统中匹配到的每笔业务各类型资料数量进行对比，如果不一致则需要进行确认和修复处理将加工生成的电子影像数据以每份资料为单位（一个文件夹），按企业的要求上传到所指定的（FTP服务器）目录中档案加工系统按照一定规则为每份资料都生成一个案卷编号（与业务回单号一一对应），并利用系统接口将案卷编号回填到企业的业务系统中数据挂接--提交电子成品：资料影像&每份资料的案卷编号22企业业务系统档案数字化加工系统按照要求将加工所得的资料影像数据上传到所指定的服务器目录中加工系统生成资料案卷编号并回填到企业业务系统中12案卷编号由档案加工系统生成，编号生成规则可配置资料案卷编号与业务回单号一一对应支持多种接口方式：中间库、文件导入、Webservice等影像上传影像存放目录业务系统数据库系统服务器数据接口影像上传接口档案装订流程--实现对实体档案资料的加工处理23将系统生成的每份资料的案卷编号写（敲印章）在每份资料的首页上利用系统接口在业务系统中生成盒号并打印每盒资料的卷内目录将处理完成的实体资料按批提交给在现场的企业的老师进行验收，如质量不合规则需要进行返工处理将打印目录（放在首页）和原始资料一起装到档案盒中，并填写盒号返工完成后再次提交进行质量验收质量次品返工处理实体资料质量验收质量合格进入档案入库流程YN装订岗公积金老师合并资料档案装盒敲案卷号生成盒号打印目录打印封面资料装订使用自动订书机，按份将资料进行装订，将资料还原为扫描加工之前的样子档案还原装订档案装订--敲案卷号&生成盒号、打印目录&档案装盒24实体档案加工处理敲案卷号档案装盒利用系统接口实现盒号的生成，并可在业务系统的接口界面中打印也可在档案加工系统中打印目录（业务系统传入盒号，加工系统设计格式进行打印)使用数字页码机进行案卷编号的敲印设计对应的案卷编号敲印管理界面采购专业的档案盒填写档案盒封面，包含：盒号、年份、保管期限等信息细致的档案装订操作规范设置装订检查岗完善的档案装订检查质量标准档案入库--专人专车运送档案入库并上架25填写入库单并签字资料出库档案运输入库清点档案上架在完成一批资料的电子数据加工以及实体资料处理并通过质量验收后，即可将该批资料出库，移送到企业仓库使用专业的档案运输车辆运送档案到企业指定的档案库房，并安排专职档案入库上架人员跟车档案运送到企业指定的档案库房后、卸车，并同企业的库房管理员一起清点和确认所移交入库的档案数量确认所移交入库的档案数量后，由随车的档案入库上架人员将档案按照企业的库房管理要求上架入库在完档案的上架入库操作后，填写档案移交入库确认单，并经由我方档案入库人员和企业库房管理人员签字档案入库--专车运输&专人上架&双方确认，保证档案安全26可使用无线PDA进行档案的入库上架操作上架完成后，填写相关档案入库确认单据并签字使用专业的档案运输车辆，保证档案运输安全并安排专职档案入库上架人员跟车及负责上架工作目录271

2业务档案数字化处理总体方案业务档案数字化加工处理流程3

4资料安全及加工质量与效率保障方案业务档案数字化处理费用预算

5档案数字化加工项目案例介绍项目核心要求28高安全、高质量、高效率企业业务档案数字化加工外B项目的最基本同时也是最核心的要求是：确保实体档案资料的安全--不丢失、不损坏；保证电子档案数据的安全--不损失、不扩散确保资料内容的安全--不泄露确保实体档案整理的质量–敲案卷编号、打印目录、档案装盒等；确保加工电子数据的质量

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影像和索引、影像数据挂接、查询系统等保证档案整理加工效率和产能，确保在项目按时内完成安全保障方案29项目服务.安全保障方案高度的生产安全保障30高安全数据资料的保密无盲区监控禁止外网连接禁止复印、翻拍、打印资料影像资料均打包加密配置CAS架构存储设备专人负责数据备份……纸质资料的安全保障专业的资料跟踪系统；细致完善的资料交接和运输方案工作区域的划分设计处理过程中的资料管理资料专用仓库专用回收箱……工作场地管理需携带工作证件进出不得携带光盘或等介质出入场地禁止在工作区域吸烟或者进食配备了多名保安，进行全天24小时值班……专门的场地布局设计31最短物流原则,减少资料移动范围保证实体资料安全全过程的资料监控管理32AO扫描扫描整理去空白页影像合并质检页码LR自动排序页码异常处理大幅面特殊处理卷封面LR二次封面LRLR结果比对卷封面

错误处理卷合并归档号拆分收件号LR抽检特殊处理缩略图数据匹配载入提交客户客户单位资料暂借资料归还资料暂存管理完善的资料存储管理33使用了资料跟踪子系统，并建立资料专用仓库：资料进入加工场地首先需要在资料跟踪子系统登录暂存资料的库房是不允许普通操作员进入所有纸质资料的操作领用和归还必须进行工号登记，当面清点，明确资料保管安全责任人全程跟踪记录，管理员可随时了解任意一卷资料的情况设立废弃纸品的专用回收箱严密的数据安全控制34无法复制、下载、打印和拷贝机器中的任何数据严格的系统权限控制，每个人只能查看到自己所处理任务的数据不能带任何电子存储设备进入加工场地使用特别研发的客户端权限控制系统，作业人员只能使用被授权的程序，无法看到硬盘和U盘，从技术手段上根本杜绝数据外泄全程无盲点摄像监控35全程无盲点电子监控质量保障方案36项目服务.质量保障方案完善的生产质量保障37生产管理ISO900015S人（人员）、机（设备）、料（原材料）、法（工作方法）、环（工作环境）GB2828国家批量产品检验标准

系统保障质量控制子系统全面监控质量执行抽检系统全面应用GB2828万分之一的错误率运营管理稳定的管理团队专门的技术支持团队完善的绩效考核制度高质量工作量统计质量控制“掺沙子”专利性质量自检技术38“掺沙子”随机添加自动监控自动剔除全面的质量保障手段39质量保障调研制度针对客户资料和业务进行调研，根据调研结果，定制适合的档案整理加工流程，保证档案加工质量质量验收严格的质量验收标准（包括：资料保管、资料整理、影像质量、索引质量、类型标记质量、数据挂接的验收）制定适应的验收实施方案验收不通过的资料将全部进行返工处理员工培训使用专门的培训系统员工通过培训考核后才能上岗不同岗位用不同题库细致的作业质量保障40档案加工作业质量保障使用了功能完善的系统软件采用分步式作业工序设计(流水式)制定了质量判定及问题处理手册制订了特殊情况的处理方法编制《作业指导书》设计使用《档案整理加工工作单》效率保障方案41项目服务.效率保障方案完善的产能保障方案42产能保障项目运作管理倒班工作机制人员备份机制制订了倒班工作机制，设有：一日一班、一日两班或一日三班，三种项目工作模式可根据实际项目工作量情况，选择相应的工作机制至少按照1对1的比例进行项目作业人员的备份组建项目预备组，以应对突发业务高峰及人员流失等情况组建专项项目组，由任命的专职项目经理对项目进行全面管理、统筹人力资料和工作安排，保障项目平稳运行加班应急预案制定了项目工作加班预案，应对突发工作量高峰和其他特殊情况全方位效率保证措施43项目作业效

率保障措施整个数字化中心配备了具有200TB在线高速存储能力的设备，近50台高性能服务器以满足24小时不间断扫描加工为了保证生产的顺利进行，生产现场所有的设备均采用“N+1”的备份方式，并对损坏机器及时进行修理（所供设备维修时间均低于1周）。注重设备的日常保养，每天都由专人进行设备维护工作。生产现场配备必要的不间断电源、防火等设施。选择高配置、耐用性好、可扩展性强、安全高速的优质生产设备。如柯达I1405、I260扫描仪，最高速度达20,000影像/日（200dpi）按照设备配置，日处理量可超50万页。OCR自动识别技术的使用，以及大量自动工序（去空白页、黑白彩色处理同步、数据挂接等）的设计，提供自动化处理程度，大大提高作业效率目录441

2业务档案数字化处理总体方案业务档案数字化加工处理流程3

4资料安全及加工质量与效率保障方案业务档案数字化处理费用预算

5档案数字化加工项目案例介绍场地相关费用45序号费用项目数量单价（月）年计费用1房租118,0002综合服务费12,5003公司水电16,0004其他12,0005总计/设备投入费用46序号设备名称数量单价金额折旧年限年摊费用1工作站8台5,000.003年2扫描仪（高速）2台50,000.003年3监控2套5,000.003年4打印机1台5,000.003年5自动订书机1台2,000.003年6高速扫描仪维护费2台3,000.001年7电脑设备维护费7台840.001年8打印设备维护费1台840.001年9塑封机维护费6台0.001年10网线及办公布置6套0.001年11总计/技术人员费用47序号项目技术人员人数工作量（人月）成本（/人月）年计费用1项目经理1个12开发工程师1个1.53测试工程师1个14维护工程师1个129总计管理人员费用48序号角色人数人均费用月均费用年计费用1组长1个8,000.002主管1个10,000.003保险2个23.00%4餐费2个125住宿费2个5006通讯费用2个2009总计作业人员费用49序号岗位人数人均费用月均费用年计费用1交接16,000.002整理26,000.003扫描26,000.004质检26,000.005人工识别26,000.006LR16,000.007特殊处理16,000.008数据上传16,000.009敲件号26,000.0010装订16,000.0011装盒16,000.0012员工保险1616.00%13员工餐费161214员工住宿费1650015总计￥1,685,760项目总体费用50序号费用类型预估金额1场地费用320,0002设备费用65,0533技术人员费用2340004管理人员费用315,1205作业人员费用1,685,7606耗材费用216,9277项目费用总计￥/8项目计划加工产品1000万页9项目平均单页费用￥0.283目录511

2业务档案数字化处理总体方案业务档案数字化加工处理流程3

4资料安全及加工质量与效率保障方案业务档案数字化处理费用预算

5档案数字化加工项目案例介绍非结构化数据管理方案我们通常将不方便用数据库二维逻辑表来表现的数据称为非结构化数据，也习惯称其为内容信息.比如：图片、电子文档、视频等。非结构化数据处理53档案加工服务54利用ECM系统和档案加工和服务外B能力为客户提供各类基于内容管理相关的外B服务