合同印章和合同文本管理制度

合同印章和合同文本管理制度第一章总则为确保合同印章和合同文本的安全、有效管理，维护公司合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部规章制度，特制定本管理制度。合同印章和合同文本是公司在市场活动中开展业务、保护自身权益的重要法律文件，必须加强管理，确保其合法性和有效性。第二章适用范围本制度适用于公司所有部门、各类合同的印章管理及合同文本的管理。包括但不限于：1.供应商合同2.客户合同3.人力资源合同4.其他涉及公司权益的法律文件第三章管理规范第三节责任与权限1.合同管理部门职责：负责合同文本的审核、存档及印章的管理。确保合同文本符合公司政策及法律法规。2.各部门职责：各部门需按照本制度规定，及时提交合同文本，并配合合同管理部门进行审核与存档。3.印章管理人员职责：负责印章的保管、使用记录及印章使用的监督。第四节合同文本管理1.合同文本的制定：各部门需根据业务需求，制定合同文本，并需经合同管理部门审核后方可生效。合同文本应包含必要的法律条款及双方权利义务的详细描述。2.合同文本的存档：所有合同文本需在签署后及时归档，归档资料包括：合同原件、相关附件、审核记录等。合同管理部门负责建立电子档案系统，确保合同文本的完整性和可查阅性。3.合同的变更与解除：合同变更或解除需经双方协商一致，变更或解除协议需以书面形式提交，并由合同管理部门审核批准后归档。第五节合同印章管理1.印章的使用：合同印章由公司指定的印章管理人员负责使用，印章使用需填写使用申请表，注明使用目的、使用人、合同编号等信息。2.印章的保管：印章应存放在专用保险箱中，印章管理人员需定期对印章进行检查，确保印章的完好性与安全性。3.印章的记录：每次印章使用后，应详细记录使用情况，包括使用时间、使用人、使用目的、合同编号等，确保可追溯性。4.印章的遗失与损毁：如发生印章遗失或损毁，使用人需立即报告合同管理部门，合同管理部门应采取相应措施，包括向公安机关报案及进行公示，必要时重新刻制印章。第四章操作流程第三节合同签署流程1.合同起草：各部门根据业务需求起草合同文本，确保合同内容的准确性与完整性。2.审核：合同文本需提交合同管理部门审核，审核时间不得超过五个工作日。审核内容包括合同条款的合法性、合规性及合理性。3.印章使用申请：合同审核通过后，使用人填写印章使用申请表，提交给印章管理人员。4.印章使用：印章管理人员审核申请，确认无误后方可使用印章。合同签署后，合同管理人员需及时归档。第四节合同变更与解除流程1.合同变更申请：如需变更合同，相关部门需提交变更申请，合同管理部门负责审核。2.双方协商：合同变更需经双方协商一致，并形成书面协议。3.归档：变更协议需在合同管理部门归档，并更新电子档案。第五章监督机制第三节监督与检查1.定期检查：合同管理部门每季度进行一次合同印章及合同文本的专项检查，确保制度的有效实施。2.不定期审计：公司内部审计部门可不定期对合同印章及合同文本进行审计，发现问题及时整改。3.反馈机制：各部门可对合同管理制度提出意见和建议，合同管理部门应定期收集反馈并进行评估。第四节违规处理1.违规使用印章：如发现印章被违规使用，相关责任人将受到公司相应的处罚，情节严重者，移交法律机关处理。2.合同不合规：如合同内容不符合公司政策或法律法规，合同管理人员有权拒绝签署，并要求相关部门进行整改。附则1.解释权：本制度由合同管理部门负责解释。2.生效日期：本制度自发布之日起生效。3.修订程序：如需对本制度进行修订，需经合同管理部门审核，并报公司领导批准后方可实施。---通过以上制度的制定与