第六章秘书的工作职能

第六章秘书的工作职能秘书的基本职能是服务，“参与政务，掌管事务”，为领导提供综合辅助服务。

传统的三项职能：办文、办事、办会。1985年国务院召开的全国秘书长和办公厅主任会议上提出了“四个转变”：

由传统的低层次、事务性服务向高层次、智能型服务转变；由偏重办文办事，向既办文办事又出谋献策转变；由收发传递信息向综合处理信息转变；由一般性事务管理向辅助管理、辅助决策转变。第六章秘书的工作职能

现代秘书工作的基本特征：以调查研究为方法，以信息工作为基础，以参谋咨询为方式，以辅助管理辅助决策为根本。

给领导“减压”还是“帮倒忙”影片《生死抉择》中有这样一件事：一名老职工写给李高成市长的反映中阳纺织厂领导班子腐败问题的信件被市长秘书“截留”了，由此引发了群众对李高成的误解，也给李高成的工作带来了被动，负面影响很大。当李高成责问秘书为何扣住他的信件时，秘书解释说：是为了减轻领导的工作压力。问题：１．市长秘书“截留”了反映中阳纺织厂领导班子腐败问题的信件，是给领导“减压”吗？为什么？２．在你心目中，秘书有哪些职能？怎样才能履行好这些职能？第一节办公室事务辅助第一节办公事务辅助

秘书是为领导工作服务的，其工作职能必须围绕着领导工作需要展开。概括地说，在领导履行职责、行使职权所需要的辅助和服务领域内，都属于秘书工作的职能范畴。从这个意义上讲，秘书职能范畴是：（１）具有从属性。它从属于直接服务对象———领导者的职责和职权范围。（２）管理辅助性。无论何级何类的领导者，都有确定的管理范围，秘书的职能范畴，就是在领导者的管理范围内发挥辅助作用的空间。（３）既有近身综合辅助的确定性又有领导需要差异的选择性。开展正常的领导活动，就必须借助会议、文件、处理事务等形式以行使职权，必须依据信息进行沟通以实施管理，这就需要秘书办文、办会、办事、沟通信息等职能辅助。办公事务辅助在秘书职能活动中是大量的、经常性的、基础性的。秘书办文、办会、办事在整个秘书职能活动中要占全部工作时间和精力的三分之二左右，所以说是大量的；这类工作是每天或每周、每月往复出现的，所以说是经常性的；秘书的参谋智能辅助和综合协调辅助不少都渗透和包容在办公事务辅助中或者与办公事务辅助相配合，所以说是基础性的。因此，从事秘书工作的人，首先必须要尽职尽责地完成办公事务辅助工作任务。办公事务辅助主要包括办文、办会、办事，以及办公环境管理等，它是领导活动和管理组织运转不可缺少的辅助和服务环节，它对领导工作和管理运作的效率和有序性、规范性有着不可低估的影响。一、办文办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用。自秘书性工作萌生开始，办文就成为秘书性人员为领导和管理工作服务的重要手段，成为其辅政的主要方式。文字产生之后，国家行使其统治权力、管理主体行使其管理和支配权，都必须以文书为载体并以文书为重要依据。即使在高度集权的封建君主时代，君权的行使也需要秘书性官吏的辅助和操办，在办文的过程中也必然存在秘书性官吏不同程度的参谋建议的智能辅助。随着社会的发展，文书应用的范围越来越广泛，数量和要求也不断地提高。因此，办文成为了秘书工作极为重要的业务内容。即使在信息化社会，使用了网络化的文字处理技术后，采用以计算机为主要工具的秘书办文，也是领导和管理者不可缺少的辅助环节。办理文书是秘书部门的传统工作。（1）起草撰写公文及公务应用文。（2）文书处理，包括收文和发文。（3）文书的立卷归档工作。（4）信息工作，包括信息简报、内参编写、材料整理。（一）文稿撰拟【案例】方老师原是一中远近闻名的才子，不仅自己经常在报刊上发表文章，而且他教的学生，个个语文成绩优秀，特别是作文写得好，经常在省市中学生作文竞赛中拿名次。由于书教得好，被提拔到市教育局当了科长，又由于会写文章，又选任为陈书记的秘书。陈书记的儿子就是方老师教出来的，考入了国家重点大学中文系。陈书记出于对老师的尊重，对方秘书仍然称方老师。方老师第一次为陈书记写讲话稿，是他至今难忘的。陈书记向他交代写作意图、主要观点和有关材料。他表面虚心在听，心里却在想，写文章还用你来教我吗。虽然他十分自信，但毕竟是第一次给县委书记写讲话稿，必须一炮打响。于是他熬了两个通宵，反复修改润色。改好后自己又读诵了几遍，直到自己完全满意，才算完稿。开会那天，方老师坐在台下，准备欣赏陈书记宣读他笔下的杰作。只见陈书记把讲话稿放在桌上根本没有打开，开口就说：“今天我讲８个字，第一个字是……”８个字全是讲话稿上没有的，整场讲话内容完全按“８个字”展开。半个钟头后，台下响起雷鸣般的掌声。方老师给惊呆了，但心里又很不服。讲语言、讲结构、讲文采，我写的哪点不如他？为什么……他带着迷惑去听与会干部讨论陈书记的讲话。干部们对陈书记讲的“８个字”记得清，理解得透，并能与各自的实际工作紧密地联系起来。方老师这才服气了。事后，方老师见了陈书记感到有些惭愧。陈书记笑着说：“方老师，你的文稿很有文采，但不对路，不要紧，慢慢就会对路的。”方老师为了将文稿写“对路”，仔细学习了不少文件、讲话稿，认真地分析各种应用文体的风格，虚心地向领导和老秘书请教，经过很长时间的努力，他才认为自己在秘书写作上能够得６０分了。

问题：１．方老师反复润色的讲话稿为什么没有被陈书记采用？２．怎样才能写出与领导“对路”的文稿？代单位立言，非个人意愿集体成果，非个人创作上司授意——秘书拟稿——上司审核；秘书不署名内容真实、实用、客观，符合政策有针对性，能解决实际问题，符合法规政策。语言流畅、平实、简洁、规范不允许语言风格个性化；用单句、陈述句和判断句。讲究文体格式正式公文按照《国家行政机关公文处理办法》要求（掌握15种公文格式）秘书写作的特点一般写作的表现手法记述叙述描写抒情说明议论秘书写作的表现手法多用说明，少用议论；多用记叙，少用描写；基本不用抒情。秘书写作的表现手法（一）文稿撰拟秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导草拟各种表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字材料。秘书在撰拟文稿的过程中应注意以下几个方面：（１）要明确自己代笔者的地位。秘书在撰稿过程中必须认真领会和准确表达组织和领导者的意图，不允许掺杂个人利益取向而与领导和管理目标相悖。在公务文稿形成中，组织和领导是立意者，文稿表达内容的确定者、相关权责的承担者，是文稿的作者；秘书是领导和组织意图的表达者、代笔者，承担的是忠实、准确、规范、按时限表达之责。（２）要准确使用规范的文种。要根据行文目的、对象、内容、行文关系和行文规范，选用恰当的文体种类并严格按照其格式要求草拟成文。（一）文稿撰拟（３）要选用准确而不含混、庄重而不易产生歧义的语言表达。公务文稿特别是公务文书，是决策、执行、谋求合作、经营管理的工具，文字表达上稍有偏差若不能得到修正，其产生的负面影响是难以估量的。领导人讲话稿的草拟，不仅要忠实于领导者的授意，而且在语言运用上还要充分考虑到领导者的个人风格、听众的特征及场合、气氛渲染及感召力等。秘书草拟的讲话稿要使照稿演说的领导者演讲时感到自然流畅，是自己的思想，便于自己的情感表达；要使听众感受到领导人真实思想的流露和领导人人格的魅力；要使演讲者与听众产生情感的交融进而形成共识。这样才算出色地完成讲话稿草拟的任务。要达到这种境界，草拟文稿的秘书没有高超的文字表达水平是不行的，对其领导者没有全面、透彻的了解也不行。（一）文稿撰拟（４）要反复进行认真修改。公务文稿的修改过程是领导与其秘书主辅配合、紧密合作的过程。领导者提出修改的指导性意见和修改要求，在关键性观点和提法上也可亲笔修改；秘书则应在篇章、结构、文字语言上反复仔细修改，既要使领导者满意，又要符合规范要求。（５）要有可靠依据。法治社会要求依法行政、依法经营管理。

①秘书草拟公务文稿必须以国家法律、法规及有关规章制度为依据，与相关方针政策保持一致，要遵从行业管理规范、公文规范、保密规范等。②秘书撰拟文稿时必须有可靠的信息依据，特别对有关数据、事实、人物、地点、时间、绩效等，要反复核对，做到准确无误。③务实求真是有效进行管理和领导工作的关键，也是秘书准确草拟文稿的关键性要求，在这方面的任何疏漏和失误，都会造成不良的影响。④秘书草拟公务文稿必须以组织公利目标为依据，文稿的具体内容必须与组织的整体公利目标保持一致，必须与相关文件内容相协调，这样才能保持组织运转的有序性和整体性。（一）文稿撰拟（６）要有精益求精认真负责的态度。秘书草拟公务文稿，不是个人感受的随意宣泄，而是组织和领导意图的郑重表达，不仅限于笔下成文或键盘点击，而且要全面、透彻地领会和理解领导的意思，综合收集处理有关资料、准确把握相关依据，是精心构思，认真撰拟的过程。在这一过程中，若发现材料不足、依据不准、立意领会不清等问题，就必须反复做事实调查、文献调查、专家咨询或请示领导者等，不得有半点马虎。草拟公务文稿体现了组织者和领导者对执笔秘书的信任，准确表达是秘书应尽之责。执笔秘书只有认真负责、精益求精，才能不辜负领导和组织的信任。【案例】张秘书请李副总到阅文室看机密文件。李副总说：“我正忙着哩，请你把文件送到我办公室来吧。”按规定，重要机密文件应在阅文室看，但领导说了，张秘书只有送了过去。李副总说是看了就还过去，没有签字，后来又外出开会去了。几天后，上级要收回那份文件。张秘书找李副总收回文件，可李副总把此事忘得一干二净，说是他没拿此文件，是不是张秘书自己弄丢了。秘书若丢了机密文件，可是个大事故，急得张秘书满头大汗，四处寻找。后来，还是在李副总办公室里找到了它。张秘书这才体会到，办文无小事，必须按照规章制度办事。

问题：

★在对机密文件的传阅中张秘书错在哪里？（二）文书运行（二）文书运行文书运行包括收文和发文两个程序化运行过程。收文程序的主要环节有：签收—登记—分办—传阅—拟办—批办—承办—催办—注办发文程序的主要环节有：授意—拟稿—审核—签发—复核—缮印—校对—用印—登记—封发文书运行可根据机关规模、文件流量、沟通往来的需要等具体情况，对上述收文、发文程序进行调整，增减其中的某些环节。但无论如何安排公文运行程序，都必须注重以下方面：（二）文书运行（１）程序的有序衔接性。收文和发文程序中的各个环节都要环环紧扣，不能随意颠倒顺序，不能相互脱节，不能任意增删，不能重叠混乱；要分工明确、责任到人，运行制度化、规范化，要确保无差错运行，做到及时、准确、高效。（２）领导与秘书的主辅协同性。无论收文还是发文，都是领导与秘书协同完成的。领导者负责收文中的批办和发文中的授意、签发等决定性环节；秘书负责其他操办性辅助性环节。两者必须主辅协同，密切配合，才能确保文书运行的时效。（３）程序运作的规范性。要用规范的制度管理文书的运行，管理包括领导人、秘书、相关管理人员等在内的一切参与文书运行人员的批文、阅文、办文行为，特别要强调严格按保密规定办理。程序各环节的要求和标准要长期切实执行，一以贯之。（二）文书运行（４）文书运行中智能辅助的渗透性。秘书操办文书运行，主要是在文书运行各环节中从事办公事务辅助。但在收文中的分办、拟办，发文中拟稿、审核等环节，有不少都需要秘书发挥参谋作用，进行智能辅助的机会和空间。若秘书将智能辅助渗透到这些环节中去，对领导者签发、批办等决定是极有针对性的补益，对提高办文质量、优化办文效果也是极为有利的。（５）文书运行的反馈性。发文若需要行文对象回应的必须关注相关收文，告知性文书也要了解发文后对方的反应；收文对需要回复的必须关注相应的发文。特别对一定时段的发文量及文书流量过多且出现文牍主义偏向时，应将此偏向反馈给有关领导，以便领导者克服“文山”现象，提高办公效率。【案例】秘书科长指导秘书小石整理公司来客登记簿时，看到小石的来客登记簿按客人的姓氏笔画排列，让小石将已经排好的客人名单按他所在公司的笔画顺序排列重排，小石不理解，认为都是一样的，科长说：这些来访的客人，是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的。他们个人有可能在将来的某一天，会离开他们现在所在的公司，但是，他们的公司则有可能是我们公司永久的客户，所以我们的重点是应该记住他们的公司，因此，在整理来客名录时，应该以客人所在公司的笔画来排列顺序。比方昨天第一个来访的客人是IMC公司的副总经理刘钢。将来只要一看到刘钢的姓名，首先应该想到是IMC公司。IMC是2019年注册成立的，注册资金2000万元人民币，代理销售我们东方公司的产品，平均每年的销售额在800万元人民币左右，他们的董事长兼总经理叫李明，刘钢昨天与张总会谈的主要议题是希望成为我们东方公司产品的一级代理商，已经与张总达成初步共识……（三）文书整理小石轻轻地叹了口气，她没想到来客登记簿上“刘钢”这么简单的两个字，在科长的头脑里竟包含了这么多信息。她以为只要把刘钢的姓名和电话号码往计算机里一存，就算是完成了“文件整理”工作。（《一个外企女秘书的日记》）

问题１．小石对来客登记簿的整理错在哪里？２．怎样才能将文书整理得利于查考利用？文书整理主要指将已经办理完毕的文书的处理，主要包括文书立卷和案卷归档。文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、特征和一定的规律组成案卷。它是整理和保存文书的一种重要方法。案卷是有关某一问题或某一工作活动的系统的、具有密切联系的文件材料的组合体。它是文书档案的基本保管单位。从文书立卷及案卷的基本含义中我们理解到：（１）凡是需要立卷的文书，必须是办理完毕的，也就是完成了收文和发文程序各环节的文书；正在办理中或未经办理的文书不能立卷。（２）凡是需要立卷的文书，必须具有一定的查考利用价值；无查考利用价值的文书，不需整理立卷。（三）文书整理（三）文书整理（３）凡需要在立卷中组合在一个案卷中的文书，必须在其自然形成过程中有一定联系，并按其一定规律组成案卷；没有一定联系不存在一定规律的文书不能组合在一个案卷中。（４）通过文书立卷所组成的案卷是文书档案的基本保管单位，又为文书档案的价值鉴定、数量统计、编制检索工具打下了基础；单份文书不便于保管，也不是文书档案的基本保管单位。（三）文书整理文书立卷的范围，也是文书归档的范围，主要包括：（１）本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文书、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、声像材料等；（２）上级机关发来的与本机关业务有关的决议、决定、指示、命令、重要通知、通报、条例、规定等；（３）下级机关送报的各种报告及统计报表等。重份文件、未成文的草稿、事务性临时性无查考利用价值的文件、与本机关无关的外来文等均不需立卷。（三）文书整理文书立卷的原则是保持文书间的历史联系，区别保存价值，便于保管和利用。这一原则是把握文书立卷的标尺，并从文书立卷的结构、质量、目标提出了原则性要求。根据这一立卷原则，我国文书立卷的方法常用的有按问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯者特征六种特征立卷。这六种特征立卷的方法，符合我国文书档案工作的实际，鲜明地反映出文书产生的历史面貌及文书之间的历史联系，又有利于查找和利用，给领导和秘书调阅文书档案提供方便，也给档案工作者有效地保管文书档案及提供文书档案服务奠定了基础。经过整理的文书案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。归档能保证机关档案的完整，便于查找利用，为社会积累档案财富。在归档之前，整理文书案卷的人员，应按要求填写案卷目录、编制各种检索工具，并按归档制度将案卷目录、检索工具同所有案卷一起向机关档案室移交，移交完毕，文书立卷工作完结。文书材料从现行处理阶段转入档案管理阶段。（三）文书整理归档的时限要求是办理完毕的文书经整理组合成案卷后，一般在第二年的上半年向档案部门移交。归档的质量要求是要维护文书材料的齐全、完整；要按文书内容上的联系合并整理、立卷；要保持文书间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷要简明确切，便于保管和利用。文书立卷和归档是一个紧密相连的过程。它将尚有保存价值的已经办理完毕的文书整理为一个有机联系的更能揭示事物全貌的系统，以便形成文书档案信息资料库，继续发挥其凭证和依据作用，体现其原始记录价值和参考价值。在纸质载体为主的文书时代，文书立卷归档主要是以手工操作方式。到了文书档案信息化时代，借助电子计算机为中心的网络系统，建立了超大容量、运作快捷的文书档案信息库和远程自动化查寻系统，这是文书档案工作的一次划时代的革命。

（四）文献材料的保管和利用【案例】孙总催着要“HX公司情况介绍”的材料。也许是时间太急，材料中不仅有错别字，还有一些语法上的错误，秘书小于把材料的文字稍为润色了一遍，重新打印送给孙总。孙总将材料翻了翻，就皱起眉头说：“小于，这份材料你加工处理过是吧？”“是的，我只是对其中的文字润色了一下”小于回答。“小于，你应该知道我要这份材料的目的。我想了解HX公司的资产状况，但是更想了解HX公司目前管理层的状况。他们现在有多少管理人员，管理人员的年龄结构如何，知识结构如何，管理、开发和销售各占什么比例，他们对我们将要进行的控股投资的态度如何……我要的是他们目前实实在在的真实情况，而不是这么几个干巴巴的数字和几条标语口号，你知道吗？”小于没吱声。孙总的批评没错，但总觉得自己委屈。

问题：１．为什么经过小于润色后的材料不是孙总需要的材料？２．文件材料在提交领导之前需要润色吗？如果需要，如何润色得让领导满意？（四）文献材料的保管和利用秘书要收集保管一定数量的文献资料，以便在领导工作需要时提供给领导参考，并在自身开展业务活动中查阅。秘书保管和利用的文献资料，除了在一定期限内的有关文书档案材料外，主要是与领导工作相关的、秘书业务中要经常使用的参考书、工具书、工作手册、年鉴、事典、百科全书，往来单位和人物的电话号码、邮编、住址及相关背景资料，办事指南、业务最新动态、相关报道和秘书的要事记录、剪报等。这些文献资料能给秘书开展业务工作提供极大的方便，也能在领导工作需要时提供给领导参考。秘书的文献资料工作与图书管理和档案管理有较大的差异。它是秘书为领导工作提供辅助和服务的一部分，不是专门化的图书档案工作。因此，秘书文献资料工作中必须注重以下几个方面：（四）文献材料的保管和利用（１）要注重针对性。必须收集保管的是对所服务的领导工作和秘书自身业务活动有参考价值的文献资料。（２）要注重前沿性。文献资料要能反映有关领域的前沿动态，反映新情况、新经验、新成果，以便启发领导和秘书工作跟上发展潮流，进行创新思维；陈旧过时的文献资料的参考价值不大。（３）要注重系统性。对所拥有的文献资料要分门别类，系统排列，要制作简明的检索工具，以便查找。（４）要注重动态性。要根据社会发展的态势不断地收集保管新出现、新产生的文献资料，并将已经过时的文献资料从资料库中清除，使文献资料库存储的信息具有鲜明的时代发展特征，更具参考价值。（四）文献材料的保管和利用（５）要注重消化应用性。秘书收集、保管文献资料的目的是提供领导工作和自身业务活动中参考，也就是这些文献资料只有在使用中才能体现出它的价值。在知识经济日益走近现实生活的时代，文献资料更是领导和秘书获取知识资源的重要途径。学习型组织、学习型社会首先要求领导者具有学习和吸纳新知识并运用新知识的能力，以带动全体组织成员和社会成员形成学习进取的风气。为此，秘书还应为其领导者获取所需要的知识提供服务，其自身也应在提供文献资料工作中坚持学习消化有关新知识。学习消化新知识，对提高秘书为领导工作辅助和服务的水平是极为有利的。二、办会会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常而广泛的活动形式；是公众议事的重要社会活动和管理手段；是沟通、集散信息、形成共识、作出决议、发布决策指令、行使权力、布置或商洽工作、增强组织凝聚力或推进工作实现管理目标的重要形式。

﹠会议是三人以上聚集在一起讨论和解决问题的一种群体活动方式。

﹠会议是交往需要的一种形式。

﹠会议是一种权利的角逐。

﹠会议是解决问题的途径。

﹠会议是一种易于接受的约束。

﹠会议是一种耗时费力的活动。秘书办会指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有序进行和取得预期的会议效果提供服务。秘书办会即会务工作的内容十分纷繁，主要包括会前准备、会间服务、会后事务及在会前、会间、会后大量的会议文字工作和文件材料处理事务。（一）会务工作的原则和任务会议是在领导者主持下进行的。领导者是决定是否召开会议、确定会议议题和内容、确定会议目的、时间、地点、与会者及会议形式等主要问题的决策者；秘书是将领导决定召开会议的有关事项付诸实施的操办者、辅助者和提供服务的工作人员。因此，秘书会务工作，必须遵从以下原则：（１）与领导者主辅配合。一切会务工作都必须围绕领导者召开会议的决定和意图展开，要为实现领导开会的目的提供全面、周密的服务。（２）周密安排，有序运作。会议事务头绪很多，时限要求和质量要求都很高。必须精心组织，周密安排，做到忙而不乱，运作有序，准确无误。会场是公众会集的场所，稍有差错或失误，都会造成消极影响。操办、组织会务工作的秘书必须统筹全局，分工合作，协助领导人圆满完成各项会议事务。（一）会务工作的原则和任务（３）热情服务，提高效率。开会必然要面对各类与会公众，对与会公众热情周到的服务，有利于营造亲和的会议气氛，强化会议的凝聚力，也有利于优化和传播组织形象。提高会议效率是以精心组织、有序运作、指挥有方、密切配合为前提的。提高效率不仅可以节省时间、人力、物力、财力等重要的资源，而且有利于实现会议目的，优化会议效果。秘书通过会务工作协助领导者主持和召开好会议，对提高会议效率方面是能有所作为的。（４）涉密会议的安全、保密。涉密会议保密工作关系重大，秘书必须根据国家的保密法规和组织的保密规范，实施相关保密措施，准确控制涉密范围，向相关公众宣传和传达保密法规和保密纪律，强化各相关人员的保密意识，与窃密行为作斗争，杜绝一切失密和泄密行为。会务工作中还要特别注重会间与会公众的安全。会前要认真检查会场，对各种可能发生的突发事件要事先作好应对方案，注意防患于未然。（一）会务工作的原则和任务（５）在操办会议事务中要注重发挥参谋建议和拾遗补阙作用。秘书在操办会议事务中，有大量发挥参谋建议的机会，如收集议题、拟订会议预案、准备会议文件、会前调查研究、会后收集反馈信息等工作，都有利于秘书在会议事务工作中，为领导者献计献策和拾遗补阙，提供智能辅助。比如，当领导者开会决定与管理实际需要不相符合、或开会条件不具备、或不用召开会议时，秘书应向领导及时反映真实情况，供领导者重新考虑开会决定；当领导者的开会目的、意图，与其决定的会议名称、内容、与会者存在一定矛盾，或可能产生不良效果时，秘书发现问题，应及时向领导提出，并提供修改、完善的对策建议，供领导者参考；当领导对某些会议事务的安排出现疏漏，不够协调、不够周密或有所失误时，秘书应及时拾遗补阙，协助领导者加以补充完善。（一）会务工作的原则和任务（６）要注重规范性与灵活性的结合。秘书在会务工作中，对有关权限界线、法纪要求、经费使用、保密要求、会风问题，特别是政治倾向、安全举措等，必须坚持原则性，按规范办事；对随机发生的临时事件、个别要求或特殊情况，则应作灵活变通的处理，使问题尽快得到妥善解决，维护会议的正常秩序。总的来说，会议具有决策功能、指挥功能、沟通功能、协调功能、动员功能、宣传功能、控制功能、公关造势功能、强化凝聚力功能、树立组织形象功能等等。要有效地发挥会议的功能，首先决定于领导者要科学准确地运用会议形式有的放矢地解决所针对的问题，作好有关如何开好会的各项决定，组织和领导好会议；其次是全体与会者和领导者一起，努力解决会议所针对的特定问题，共同努力优化会议效果；再次是秘书周密、高效、有序地操办会务工作，也是使会议发挥其应有功能的重要保证。（二）会前筹备1.会议前的组织工作

☆安排议题，确定步骤；

☆确定与会人员；

☆办理会议报批手续；

☆确定会议方式；

☆确定会议时间、地点。

☆准备会议文件:（1）会议程序性资料，日程表、议程表。（2）会议中心文件，如开（闭）幕词、领导讲话稿、工作报告、典型报告、会议讨论稿。（3）会议指导性文件，如相关法律、法规、政策等。（4）会议参考性资料，如技术资料、统计资料等。（5）会议管理性资料，如会议通知、会场示意图、会议须知、作息表等。三、秘书的专项职能·会务工作☆制发会议通知。☆布置会场。☆准备会议必需品。☆办妥后勤服务事宜。（二）会前筹备2.会前筹备的原则：（１）要准确把握领导决定的会议目的、内容、议题、要求及其他有关决定，以领导对为什么开会、开怎样的会及如何开会等问题作出的决定为依据，设计拟制具体的会议筹备预案。（２）要具体、周密、有序、分工明确、责任到人，拟定的各项工作，要切合实际需要，具有可操作性。（３）对各种资源要素要作比较精确的预算，如时间、人力、物力、财力、空间等，都应预算出比较准确的数额，要计算会议成本。只有会议的效益值大于会议成本时，会议才是有效的。（４）将各项必须准备的事务一一列出，按需要在规定的时限内按倒计时序列排出进程时间表，并对各项事务标明操办人和督导人，以便各负其责。（二）会前筹备（５）最少要作两次预案实施情况的检查，一次为中期检查，全面了解中期进度以及时限要求、质量要求是否完全达到。若不合乎要求，就要及时做出有效的调整。还有一次为开会前的全面检查，对音响、照明、空调设备、安全设施等都应一一进行试运行，必须保证一切会议设备能够正常使用。对检查中发现的差错和疏漏，必须及时采取弥补措施。（６）秘书拟定的会议预案草稿，必须经领导修改、审核、签批后，才能作为筹备会议的计划方案。经领导审批了的会议预案就是筹备会议的计划书和行动指南，必须严格按会议预案上提出的时限要求、质量要求不折不扣地完成。只有每个人都能完成确定的任务，整个会议筹备方案才能按预期的要求成为现实。为了具体介绍会议预案的制作方法，请参看下面相关链接中的会议预案。【相关链接】××省秘书理论与实践研讨会预备方案为了准备好这次会议，会议筹备处提前１５天筹备，按倒计时时序将各项会务工作分工排列。各项会务工作分工各项会务工作分工序号时间任务操办人督导人备注111月16日

筹备会议大会秘书长会议主席211月16日确定会名、主题、时间、地点、规模、与会者议程大会秘书处会议主席311月17日确定会议组织领导机构、食宿安排标准、经费预算大会秘书处会议主席411月18日

制发会议通知，准备会议文件材料组大会秘书长任务到人７天内完成511月19日工作报告起草，领导讲话准备大会秘书长大会主席611月20日清理、挑选与会者提交的会议交流论文理论组、材料组大会秘书长确定大会交流发言人711月21日清理、分装代表文件袋材料组大会秘书长811月22日制作会议证件后勤组后勤组长911月23日与会代表食宿安排后勤组后勤组长1011月24日布置会场：主席台及座次排列大会秘书处大会秘书长1111月24日布置会场：主席台下会场安排后勤组后勤组长1211月25日布置会场：会标、标语、旗帜、花卉等后勤组后勤组长1311月26日会议筹备中期检查大会秘书长大会主席1411月27日与会代表研讨分组确定小组负责人秘书处大会秘书长1511月28日音响、照明、通风、空调设备调试后勤组后勤组长1611月29日接站车辆和人员准备后勤组后勤组长1711月30日

会前检查大会秘书长大会主席1812月1日大会开幕会议召开期间，有以下工作必须办好：１.会场签到。以便了解与会代表的人数。２.会间调度。这是指对会议程序、内容、会场服务的安排和调整。３.会议记录。这是指会议情况的原始记录，它是贯彻会议精神的依据，形成会议文件的基础。４.会议简报。这是反映会议进程、动态，通报会议情况的文书。５.会议选举。６.会议总结。７.后勤保障。这些工作都是会议正式召开期间的事务，必须在规定的时间内将这些工作做好。（三）会间事务（四）会后工作１.草拟和印发会议纪要，以记载和传达会议的主要精神。２.清理会议文件。３.组织会议代表离会，为其提供各种方便。４.搞好宣传报道，扩大和传播会议影响。５.会议工作总结。６.会后催办工作。

某股份有限责任公司股东大会日程安排

日期

时间

内容安排

地点主持参加人备注3、9上午9：00报到花园酒店大会议厅李总XXX、XXXXXXXX、XXX、XX9：30会议开始，张董事长致开幕词大会议厅张董全体股民9：40李总：年度经营报告大会议厅张董全体股民11：00年度决算表大会议厅总会计师全体股民11:30大会结束

知识点会议成本包括“显性成本”和“隐形成本”两种。“显性成本”包括：场租、文件材料费、与会者的交通、食宿、活动费以及工作人员的工资等。“隐性成本”是指与会人员花费在会议期间的时间价值，这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。有人提出了会议成本的计算公式：（2x3）x参加会议人员平均每小时工资x参会人员到会时数x参会人数+会议实际经费总支出=会议成本假如参会人员的平均工资为1600元，参加会议110人，会期10天，仅租用会议室的费用是1.5万：（2x3）x10x80﹡x110+15000=543000万（80是按月工资1600，每月20个工作日，每天80元计算）【案例】办公室主任老宋把一切准备工作都作了安排，也具体组织操办了各项会务工作。到会前检查那天，突然因公外出。临行前，他反复交代要认真仔细地检查，秘书们都点头答应，可他仍不放心。大会开幕那天，老宋赶了回来。到主持大会者宣布奏国歌时，扩音器里传出的却不是国歌。在场的人都惊呆了。原来音响设备未作检查。这时，老宋一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑的声音唱道：“起来，不愿做奴隶的人们……”指挥与会者唱国歌。人们这才从国歌声中，将注意力集聚到会场上来。请思考：１．影响会议进程的是哪些环节？２．老宋临行前的反复交代和会场上及时处理反映了秘书会务工作的什么原则？

会前准备如何做

波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租借公司，要求租借公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚……

1.假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？2.假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？3.向总经理报告后，你还应该做些什么？4.召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间安排？5.有人说，会议上要用到的各种东西，最好公司都买齐。假如要借，应提前一天送到。你认为如何？思考题三、办事秘书为领导操办事务的范围相当广泛，大体上可分为日常事务、随机性事务和受权理事三类。【案例】小李从政府职能部门从事文字工作转岗到企业总经理办公室任秘书。他认为只凭自己的笔下工夫，就能出色完成任务。他应对电话不耐心，接待来客态度冷漠，办理琐事粗心大意常出疏漏，有时跟不上领导工作的节奏，有时又自作主张违背领导意图，有时还擅离岗位外出。在试用的半年中，小李虽然草拟过一份很不错的文稿，但这位大学本科毕业并在政府部门工作被认为是才子的青年人，却被总经理以不称职为理由，调离秘书岗位。问题：案例中小李不称职的主要原因是什么？（一）日常事务日常事务指秘书每天都要操办的事务。如整理领导办公室，保证领导办公不受干扰，处理公务电话，收发、传递领导阅知、审批、签发的各种文件，根据领导工作需要协助领导安排工作日程并做好准备，整理机关内务，值班事务、内外沟通和来客接待工作等。这些日常事务虽然具体内容不同，但却有着共同的特征：（１）直接为领导工作服务，围绕领导工作需要展开。凡是有利于提高领导工作效率的，就应该尽力做好，凡是可能产生不利影响的，就应该尽快改进，具有领导工作需要的选择性。（２）这类工作是经常出现往复进行的，每项工作都有相对稳定的内容、要求、程序和领导者认可并习惯了的方式，不少还形成了相应的制度。哪些工作秘书应该做，哪些事务秘书不该过问，哪些工作该怎样去做等，都是确定的，具有操作的规范性。（一）日常事务（３）这类工作都与领导活动密切相连接，有的是领导活动的铺垫，有的为领导工作提供良好的办公环境，有的是领导工作的延伸和后续性事务。这类工作的成效直接影响领导工作成效，必须理解领导工作，把握领导活动规律，具有与领导工作的主辅协同性。（４）由于领导工作受客观环境影响，工作内容发生变化，对秘书事务服务的需要和要求也会出现一定的变化。秘书必须适应这种变化，日常事务也要具有运作的适应性。（５）这类事务头绪很多，每一项工作任务的疏漏和失误都会给领导和管理工作带来不良的影响，秘书必须认真负责、全面仔细地完成各项事务。这类工作具有服务的周密性。（一）日常事务（６）领导和管理工作是公众最为关注的，秘书为领导和管理工作服务的日常事务又是最接近公众的。公众往往根据秘书应对电话、接待等日常事务的表现来评价领导和管理机关，由此影响到组织的公共形象。因此，秘书必须按组织公利约束和规范其工作行为，其工作行为的影响具有公众性，不允许有“门难进、脸难看、话难听、事难办”等行为失范影响组织形象。（７）领导者随时可能指派秘书操办事务，各部门和有关公众也随时需要通过秘书与领导者沟通。秘书不得随意离岗，即使因公离岗也要得到领导认可并作代岗安排。这就表现出秘书尽职守岗的严格性。秘书日常事务虽然十分琐细，但上述特征则是带规律性的、必须遵从的，否则，就不能成为一名称职的秘书。刚考进局机关时，主任找我谈话，说看你考试成绩不错，智商应该不低，才把你留在局办公室工作。虽说这是全局最忙的部门，但只要你牢牢记住六个字，也乱不到哪儿去。“哪六个字？”我怯生生地问。主任一笑：“办文、办会、办事啰。”六个字说来简单，真要做好不易。比较而言，最难是办事。因办文和办会都有固定格式，办事则全靠临场发挥。记得第一次跟局长外出，我赶紧上前几步，将驾驶室副座门打开，站一旁恭候。局长瞪我一眼，径直开了右后座门钻进去。我有点懵。回来问主任，他大笑：“那是保镖的位子，怎能让局长坐？咱国家治安好，要在伊拉克，你那位子是挡枪子儿的。右后座却是全车最保险的地方，我们称它首长席。”看来，机关学问大着呢，得用心学。譬如，招待客人吃饭，领导座位要正对门脸儿，其左手边是第一主客，右手边是第二主客。为什么？主任解惑：“这样方便领导给客人布菜，先左后右，顺手。”又说：“你作为买单的，座位在领导下首，即上菜的缺口处，如果有点油汤滴身上了，得忍着。”机关的学问再如，局长和副局长一共七人，文件先送谁看？看完后那七个大爷都签署了意见该怎么执行？或都不签署意见，文件却必须贯彻又该怎么办？又一次，上海一家集团公司老总领一干人来本局拜访。主任那天出差，行前交待我，机关虽经费紧张，但面子还得绷，今晚饭局你去打点，总价控制在千元左右，一句话，既要客人吃好又不能太贵。我想这不是逼公鸡下蛋吗？当晚入酒楼，我见主客40多岁，长的粗黑，心中暗揣，只要把他的嘴哄好了，其他的鸟男女我才懒得管呢。于是，点了活水豆花、大椒鲢鱼、折耳根拌凉皮等江湖菜。没想到主客连声说好吃。他身边那些鸟男女却被辣得香汗淋淋，连声喊受不了。主客就对下属说，到了新地方，就得呷江湖菜，海鲜哪里没有，跑这里来吃有啥意思？一席话，说的咱局长满面油光，笑可鉴人。饭后结账，才400多元，加上一瓶五粮液，离千元还剩一百六，主任把我认真打量了一番，“不错，你开始长学问了！”问题1.机关的学问是什么？2.机关学问当中包含了哪些内容？（二）随机事务【案例】值班秘书小吴突然接到装配车间电路短路起火的报告。由于小吴不熟悉电路防火规程，一时不知所措，后来感到水火无情，就代表领导命令全厂拉闸断电。结果，火灾是制止了，其他车间的生产及正在运转的计算机系统在突然断电中却受到了损失。领导严厉地批评了小吴。问题：案例中小吴处理此突发事件不当的直接原因是什么？（二）随机事务秘书的随机事务指难以预测的、不经常发生的或在职能分工边界上难以确定由谁处理的事务。如突发性冲突、灾变、事故，冲击正常办公秩序的来访，干扰领导工作的无原则纠纷及其他随机出现的影响组织和领导工作正常秩序的现象和问题。针对这些问题，作为综合办公部门的秘书，都应主动进行处理，控制事态的扩散和蔓延，协助领导妥善地解决问题。秘书处理随机事务要注重以下几个方面：（１）要注重预防性。如对火灾、工伤事故等，秘书应协助领导采取有效的预防措施，设计科学合理的处理程序，以便减少这类事故的发生和妥善地处理这类事故，将损失降低到最低限度。（２）要注重反应的敏锐性。随机事务出现突然，发展变化迅速，稍有迟缓，就可能贻误妥善处理的时机。秘书对此应反应敏锐，行动迅速，尽可能防患于未然或将其处理在萌芽状态，尽可能减少损失。（二）随机事务（３）要注重整体配合性。秘书部门被称为不管部，其他部门不宜按职权管理的事，秘书都能进行综合处理；但仅凭秘书之力也是难以彻底解决问题的。秘书必须注重向领导请示并得到领导的支持，取得相关部门的配合，才能使问题得到彻底解决。（４）要注重辅助地位的制约性。秘书处理随机事务，仍处于辅助地位，主动采取应对措施或提出应对方案是正确的，但作出决定或以领导者的口吻表态是越权行为，是有害的。秘书只有从辅助地位出发，才能把握处理随机事务的准绳。（５）要注重沟通枢纽性。每当遇到随机发生的重大事项，秘书必须协助领导者，向上级单位、有关部门及下级单位沟通。及时有效的沟通可以得到有关方面的支持和配合，可以防止事态的扩散和蔓延。秘书必须熟悉各种突发事件沟通联系的对象、渠道，才能做到及时、准确地进行沟通。（三）受权理事秘书受权理事，指的是领导者根据工作的需要，将自己权限范围内的事务，授权秘书代表自己去处理，秘书根据领导的意图和委授的权力及要求，代表领导去处理交办的事务。由于工作内容和领导需要不同，授权方式也不同。领导对秘书授权理事授权方式任务内容目的要求步骤方法秘书理事行为确定授权确定确定确定确定确定依令照办弹性授权确定确定确定不规定不规定变通理事不确定授权抽象规定抽象规定不规定不规定不规定自主理事（三）受权理事无论是何种授权方式，领导对秘书授权理事都是一次性针对办理特定事务的授权，该事务办理完毕，所授权力自然消失。同类事务再次出现，经领导再次授权后秘书才能去办理。秘书授权理事与法定权力配置的区别如下表所示。法定权力配置与领导对秘书授权理事的区别比较要素比较项权力来源方式范围有效期用权依据稳定程度法定权力配置组织法定程序确定的职责范围任期时限内职能分工任期内稳定

领导对秘书授权理事领导个人个人委授特定的交办事项任务完成时限内领导意图一次性有效

（三）受权理事【案例】总经理授权秘书小王主持招聘新秘书的初试，要以秘书业务基本知识和能力为主，通过笔试从100名应聘者中选拔出10名进行由总经理亲自主持的复试，并强调若有疑问和难题可随时找他商量。小王接受任务后，决心在出这份试卷中表现出自己名牌大学毕业生的水平，出了一些管理学前沿的理论问题，亲自作出评分标准，亲自监考、阅卷。结果，初录的10名应聘者在总经理主持的复试中，对“秘书是干什么的？”、“你将如何做好秘书”等基本问题，也不能准确回答。总经理将初试试卷调来一查阅，说：“小王代表我选人，却没有用我的尺度，只有重新选。”问题：秘书小王受命主持招聘新秘书的初试，错在哪里？（三）受权理事秘书受权理事，完成领导交办事项，是其近身综合辅助地位和参谋助手功能决定的，是领导工作拓展和伸延的重要形式，是领导高度信任秘书的体现。秘书应尽职尽责，达到应达到的目的，圆满完成任务。秘书受权理事的过程，是为领导分忧代劳的过程，又是领导考验秘书的能力与忠诚度及促进其成长的机会。秘书在受权理事中，特别要注重以下方面：（１）要准确理解领导的授权意图，把握目的、要求和授权范围以及相关的法纪规范，正确地把握理事的依据。（２）要分析客观环境要素和完成任务的各种条件，谋划办理的思路和选择有效的工作方法。（三）受权理事（３）要明确受权理事的双重角色。在理事的指导思想上，作为领导的代表，要站在领导者的高度，从全局出发，坚持事业整体公利，坚持原则；在待人的态度上，要不忘秘书身份，以协商的口吻，尊重对方，不要以势压人，不要以长官的身份指手画脚。（４）要与领导者保持密切沟通，特别是当环境变化或其他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向授权者请示，并遵从其新的指示办理。（５）要主动争取其他方面的配合与合作，但遇到受权以外的事务，秘书不得自作主张，不得擅作决定。秘书办事涉及方方面面，虽然可分为日常事务、随机事务和授权理事三类，但三者不是截然分开的，没有清晰的边界。有些事务中还融入了参谋智能辅助和综合协调辅助。因此，高明而富有经验的秘书，往往在及时、周密、有效的事务辅助中，不露形迹地进行参谋智能辅助和综合协调辅助，以达到全面对领导提供工作服务和辅助的目的。有些秘书人员绝大部分时间是在从事事务服务工作，因而认为参谋智能辅助与综合协调辅助与自己是无关的。这种看法是错误的。只要在事务辅助中积累经验、勤于学习、广泛收集处理信息，就可能在办理事务的同时，发挥参谋智能辅助和综合协调辅助作用。四、网络办公【案例】某省是个洪灾频仍的省份，过去每到防汛期间，省水利水电厅防汛指挥部要根据水情的变化，不断向省委报送有关汛情报表，以便省委领导作出正确的决策。自2019年初，省委办公厅与省水利水电厅联网后，领导在自己的电脑上可随时查询全省各个水文站详细的水情、气象及灾情等最新的资料，可以查看最新的卫星云图、江河截面图及水位和水位调度曲线图等。这在过去需要秘书人员搜集资料编辑成报表，报送有关部门，再送到领导手中，费时、费力，还容易出差错。而现在，所有这些工作只需在联网的计算机上操纵相应的软件就可迅速完成，整个过程不用一张纸、不要跑一步路、不需打一个电话。省委办公厅信息秘书老王平时只满足于埋头在报刊和各部门报送的信息简报中收集信息，每次办公自动化和信息网络化学习总是以自己已经四十岁了推脱，办公厅与各省直属单位联网后，随着办公形式和手段的变化，老王在工作中有些茫然和失落。

问题：１．老王如何应对网络办公的新形势？２．网络办公推广后秘书们要做些什么？四、网络办公随着社会信息化和经济全球化的发展，办公活动中需要处理的信息量飞速增长，跨区域、跨部门的协同办公在办公活动中的比例也不断提升，社会的进步对提高秘书办公的效率和质量提出了更高的要求。与此同时，计算机技术和网络通信技术的发展，特别是互联网的推广和普及，使人们超越时空限制进行信息共享和交流的梦想变成现实，因此将秘书办公工作和计算机网络相结合进行网络办公是未来秘书工作发展的必然趋势。显而易见，秘书工作中比较常见的如重大事项的通知、日程安排、工作协调、商务洽谈等项工作转移到网络平台来办理比起传统的方式在效率、成本和质量上都有着巨大的优势。随着企业电子商务和政府电子政务的不断发展和成熟，如果秘书不能利用先进的网络技术实现网络办公，就很有可能无法顺利地开展工作和为领导服务。因此掌握一定的网络知识，能够利用网络办公软件处理办公室的各项事务对秘书工作来说是十分必要的。（一）网络办公的特点１．高效管理。网络办公的最大特色是信息交流和共享的便捷性，因依托网络，诸如日常信息收集、办事效果反馈、部门工作协调、多人协同办公等活动的效率无疑会得到极大的提高。２．规范管理。实现网络办公不仅需要计算机网络的支持，同时更离不开优秀的网络办公软件，毕竟秘书是使用网络办公软件来处理各项事务，而不是直接使用网络。而在网络办公软件的设计过程中，会对办公活动中的各种规章制度、工作流程、数据结构进行系统的分析、重组和优化以实现软件的开发。因此可以说软件设计中的“机械化”直接导致了办公活动的规范化。３．跟踪管理。作为组织的管理者，不仅要向员工布置工作，也要经常了解工作的进展状态。一般高级的网络办公系统允许将一项工作分解为若干个步骤或分配给多个员工完成，而且每个步骤或员工的完成状态、完成进度和完成质量在系统中都有清晰的记录，从而可以实现复杂工作从布置任务到最后完成整个过程的动态跟踪管理。（一）网络办公的特点４．知识管理。通过网络办公系统可以将办公活动中产生的有价值的信息、决策和经验进行收集、整理以形成格式规整的档案，再通过相应的手段对档案加以分析和加工从而形成知识供办公人员参考和借鉴。５．更新灵活。组织内部的网络办公平台往往与组织外部网站协同工作，组织可根据外部网站上收集的客户意见来不断更新和改善内部的办公系统从而实现更好的服务，也可利用组织内部的网络论坛、网络问卷等形式听取自身员工对组织管理制度、事务工作流程的建议来完善办公系统，提高办公质量。６．成本低廉。虽然网络办公需要电脑设备、网络支持以及网络管理人员的维护，但从长远看网络办公可实现无纸办公、电子会议、免费信息的交流和共享等等，大大节省了办公经费、会议经费、信息处理等经费的开支。（二）网络办公系统的结构

虽然具体的办公环境、办公事务的差异以及所采用的开发手段的不同，导致了目前网络办公系统呈现出百花齐放的局面，但是经过对比和分析，我们可以发现大多数的网络办公系统在功能上还是有一致的地方。下面我们给出一般性的网络办公系统应该具有的系统结构。网络办公系统结构图（二）网络办公系统的结构通过以上示意图可以看出，根据日常办公事务的种类将整个办公系统划分为若干模块，每个模块完成相对独立的功能，然后通过intranet将所有的模块集成到统一的网站界面供办公人员使用。针对不同企业和行政组织，各种应用模块的功能可以弹性变化。下面对各个模块的功能做简单介绍：（二）网络办公系统的结构１．公文管理公文管理主要负责公文的撰写、发送、接收、审批与归档工作。公文管理模块最基本的功能是提供撰写公文的文本编辑环境和文档模板，同时由于不同公文涉及的收发对象和审批流程不同，所以公文管理模块一般还需要得到流程建模管理模块的支持。２．邮件管理邮件管理即邮件的发送与接收工作。根据目前办公活动的要求一般网络办公系统的邮件管理功能可分为电子邮件管理和即时消息管理两大类。电子邮件管理又可分为内部邮件管理和intranet邮件管理，内部邮件管理主要是指在组织的网络内部进行邮件的收发，一般可以通过局域网的协议实现，而intranet邮件管理则是指通过intranet来进行全球性的邮件收发，在这种模式下发送与接收是两个独立的部分，分别依靠SMTP协议和POP3协议实现。（二）网络办公系统的结构同时电子邮件管理还需要解决电子邮件的保密性、虚假性、不可否认性和发送接收的确认性，所以一般电子邮件管理模块中都会涉及数字证书、数字签名和日期与时间戳功能。即时消息管理可以让组织内的员工实现实时的在线交流，类似于目前比较流行的聊天软件QQ，即时消息管理对于员工间交换意见、沟通协调、小型的信息传递和共享都有良好的支持。如图所示。电子邮件管理模块结构图（二）网络办公系统的结构３．日程管理日程安排是办公系统的一个必不可少的辅助功能，可分为个人日程，部门日程等，主要解决以电子日历为基础的日程的安排、存储、到时提醒任务和需要说明的事项等。４．档案管理档案管理主要是实现对准备归档的公文或者企业各类合同、协议、文件、指示、资料等的电子化的存储和管理。_____需要存为档案的信息一般都具有一定的价值和长期保存的要求，因此档案管理模块需要提供较高的访问安全性和访问权限设置，同时应该提供丰富的档案检索和查阅手段，使用户方便快捷地获得所需的信息。５．日常管理日常管理主要是指对办公活动中经常发生的事件和办公资源和设备的管理。一般包括考勤管理、办公用品领用和办公设备的维护和更新等。６．会议管理会议对于任何一个公司的重要性是不言而喻的。在网络办公系统中除了传统的会议，还有网络视频会议方式。虽然传统的会议最终需要人与人在一定场地面对面的交流，但是会议管理功能可以将通知与会人员、分配会议筹备任务、安排会议地点、会议筹备工作进度检查等会议前期工作通过网络化的形式来简洁高效的实现。而且在网络视频技术的支持下，新型的网络视频会议为办公人员提供了跨越时空的会议交流方式，大大节省了会议成本，提高了会议效率。７．系统管理系统管理主要是由网络办公系统的管理员所使用。系统管理员是伴随着网络办公系统的开发和使用而产生的一个新角色，一般管理员的工作有负责为每个用户分配用户名、邮件地址、设置访问权限，保证网络的正常访问以及系统内部的数据安全等，系统管理模块应该能对管理员的所有工作提供支持。８．流程建模管理任何一项办公活动都由一定的流程组成。在办公系统设计过程中已经对组织内的各项活动的流程进行了分析、重组和优化形成具体的工作流。但是也应该认识到，一方面随着组织结构和办事方法的改变，一些已有的工作流程可能会发生变化；另一方面一些新开展的工作需要全新的流程支持。流程建模管理的功能就是让用户能够根据实际情况的变化维护和更新已有的流程，设计生成新的流程来更好地完成自己的工作。电脑办文好张主任问小李，如果我要求你今天回家起草一份公文，明天上午就印发，用什么办法效率最高?小李想了一下，回答到，我先写好提纲，连夜到你家去征求意见，然后回家写成初稿，明天上班就交给你审核定稿，行吗?张主任笑笑说，不错，要在过去，秘书人员这种方法是最好的了。但现在有了电脑，就不应当再用此法了。第一，无纸化办文应当成为秘书部门办文的趋势，我们应当树立牢固的应用现代办公手段的观念；第二，即使秘书人员连夜写成初稿，明天上班后，还要经过审核、签发、印刷、用印等程序，能不能在上午发出，也是个问题。小李点点头，我懂了。我应当在家用电脑打成初稿，上网发给领导征求意见，修改后拷盘，明天上班后即交领导过目签发。这样，印刷的过程也基本完成了，能保证上午发出。张主任说，网上办文，要注意保密。秘书人员看能采取哪些措施?小李想了一下说，第一，要注意网页加密，一般不要采取办公室房间号或电话分机号作为密码，这种密码容易被猜出破译；第二，设置密码要及时更换；第三，公文中涉及有关机密情况，如人名、地名、事件名、统计数据等，网上初稿中要用空格表示，到机关审核定稿时再填实。案例分析网络技术的运用使秘书工作形式和效率发生了很大的改变。但是，科技的先进是一把双刃剑。在给我们带来方便、快捷的同时，网络传递信息也成为当今泄密渠道最为广泛和常见的方式，在所有的失泄密案件中，网络泄密占的比例最大。目前，我国大量进口美国的信息化产品，包括软件，硬件网络及操作系统，引进设备中的核心系统及逻辑编程都掌握在美国人手中，我们在系统安全不完备的情况下进行操作，人家可以一览无余，这必须引起我们的高度重视。因此，本案中，虽然小李知道网络信息保密的基本方法，但是，若遇网络黑客，那也是不堪一击的。对于涉密程度高的文件起草，一般所用计算机应与互联网物理隔离，确保信息安全。第二节参谋智能辅助第二节参谋智能辅助自古代秘书性活动始，秘书性人员就被称为领导者身边的参谋助手。在秘书工作历史发展中，秘书对领导工作辅助的方式、内容等虽然一直处于变化发展中，但参谋智能辅助一直是秘书职能范畴中的重要组成部分，而且随着社会的发展，领导者对其秘书参谋智能辅助的需要越来越强烈。在当代社会，大凡事业有成的领导者身边，都有精于办事、善于参谋的秘书人员。从现代秘书对领导者参谋智能辅助的内容来看，大体可分为对决策的辅助、对信息利用的参谋智能辅助和对领导正身洁行的辅助三个方面。这三个方面的参谋智能辅助对领导和管理都是极为重要的。一、决策过程中的参谋智能辅助（一）决策准备阶段从领导者产生决策意向进行决策准备开始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协助领导者做好以下工作：（１）作出此项决策是否应该。从权责与法规的角度分析这项决策是否在本组织的领导者的权责范围内，是否与国家方针、政策、法规相悖，是否与上级、相关职能部门及本机关的其他决策相冲突。依法行政、依法经营管理，在权责范围内决策，是对当代领导者管理者最基本的要求。（２）此项决策是否必须。秘书应协助领导者分析此项决策的重要性和必要性，一些偶然出现的个别问题，尚未弄清其来龙去脉，不明其成因和影响，草率决策，就可能造成失误或混乱。秘书应协助领导分析问题的性质、成因、影响，并作出准确的判断。（一）决策准备阶段（３）此项决策应何时作出。秘书应协助领导者分析此项决策的时机是否成熟，是否要马上决策，是否还需要观察事态的变化，若不立即决策会不会带来不良后果等等。在实践中，时机成熟的决策能够取得主动；时机不成熟的决策往往会遭受挫折而陷入被动；该断不断贻误时机的决策很可能酿成全局的失败和难以估量的损失。秘书应协助领导审时度势，把握事物发展规律，抓住时机，适时决策，取得事业发展的主动。（４）此项决策依据的信息是否全面、真实、充分。秘书在为领导收集处理信息资料的同时，特别要注重协助决策者考虑决策所依据的信息是否具有使用价值，是否存在以偏概全、以假乱真的信息干扰，还有哪些重要参考资料尚未掌握，应到何处去获取这些资料并立即去寻求这些资料等等。秘书在此方面的辅助，对领导者科学决策的补益作用是不可低估的。（一）决策准备阶段（５）此项决策的目的、意义和影响是什么。秘书在分析和掌握了以上四个方面的问题和情况之后，再来理解和思考此项决策的出发点和归宿，预测其引起的反应和效果会更为准确。秘书要协助领导者思考决策意向与客观环境条件是否相符，需要取得的决策成果与可能取得的预期成果是否大体相近，为了获取满意的决策成果有哪些途径可供选择，怎样的途径是最为满意的选择等等。（６）对此项决策应提出什么建议。秘书可根据掌握的信息和有关依据，按领导的决策目的拟制供决策者选择的多套建议方案，可对别人提出的多套可行方案进行补充、修正和完善，可对选择最佳或满意方案提出建议等等。在管理决策实践中，决策的准备越充分越可靠，作出决策的风险就越小。秘书在领导决策前的参谋智能辅助，是对领导者正确决策有益的铺垫。在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的领域和渠道：（１）可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择。（２）可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的方案。（３）可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸纳到有关决策方案中。（４）可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征求意见，并根据各方面的意见进修改。（５）对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，到基层进行小规模试验、蹲点探索，取得成功经验后，再由点到面地进行推广。（二）决策形成阶段（二）决策形成阶段（６）对各种供选择的方案进行一一对应的比较，比较其投入成本和产出效益，比较风险值与效益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受性，等等。在决策形成阶段，秘书应协助领导广泛地吸纳来自广大群众和各方面专家的群体智能，吸纳各种创新成果，以提高决策方案的科学水平。在实践中，往往站在不同的角度对同一决策方案，可能会有不同的看法和意见。秘书应对这些不同的意见和看法进行梳理和归纳，并向决策者反映，供其抉择时参考。

（二）决策形成阶段决策形成阶段还包括科学、严密的决策论证。在决策论证中，秘书的参谋智能辅助也是必要的。（１）可以协助决策者选优，将各备选方案的损益值作准确测算之后，按统一的标准和参数由优到劣的依次排列。由于决策者选优的角度不同，其选优的价值尺度也不同。秘书可从多个角度按不同的价值尺度将各可行方案作多种选优排列，为决策者抉择作铺垫。（２）可以协助决策者将各备选方案分析比较的量化结果测算出来，按组织发展的需要与可能，拟定出在投入、产出、时空、风险值、效益值等方面可以接受或满意的数据，然后淘汰不符合各种需要的方案，剩下的就是可以接受或比较满意的方案了。这就为领导者进一步选优打下了基础。（３）经过选优的方案也不一定是完美无缺的，还必须进行反复论证和优化。秘书可协助领导者对初选方案进行否定质疑的论证，即请一些有关专家、内行和负责人对初选方案提出各种问题或质疑，由方案拟订和设计组成人员一一作答，双方交流，直至满意。

（三）决策实施阶段决策是为实现特定目的对未来工作的选择与安排，而真正使决策目标变为现实，还取决于有效的实施决策。领导者作出决策之后，必须全力组织、引导、指导和调控决策的实施，随时把握实施决策各阶段的效果，纠正各种偏差，适应各种变化，协调各类矛盾，克服各种困难和阻力，以确保决策目标的实现。在此过程中，秘书的参谋智能辅助具有独特的作用，它贯穿决策实施的全过程：（１）对谋求认同的辅助。当一项正确决策作出后，若不能及时得到执行者的认同，其实施就会出现困难和阻力。秘书通过办文、办会、办事和信息沟通，一旦发现执行者对决策的不理解、误解或偏见，可以立即进行疏导、宣传，更重要的是建议领导者对容易产生疑点、误解或歧义之处，执行者难以理解之处，要加强宣传力度，以便尽快获得执行者的认同。只有这样，才能整合和强化决策实施的合力。（三）决策实施阶段（２）对纠正偏差的辅助。在实施过程中，执行者难免会出现种种偏差。秘书要协助领导者及时发现偏差，深入分析其原因，并对照决策的实施安排各环节的具体要求，寻求补救的办法。（３）对行为失范的辅助。实施中执行者若违章办事，就会造成实施混乱。秘书较容易发现这类情况，一旦发现，应及时建议领导加以纠正。最好能准确发现某种实施行为失范的苗头，协助领导者防患于未然。（４）对克服重大失误的辅助。所谓重大失误，大多是执行者违背了决策的原则所造成的。对此失误，秘书应协助领导者尽快查清造成失误的原因及其影响，要尽快消除不良影响。要建议领导采取有力措施，避免这类失误引发的连锁反应。（三）决策实施阶段（５）对克服运行失调的辅助。决策实施过程中，各执行子系统可能因工作进度、能力、条件、节奏、方法等方面的差异而造成整体实施运行失调。秘书从各方面的反映中若发现这种失调，应及时协助领导进行及时调控，尽快使各子系统恢复协同运行状态。（６）弥补决策疏漏的辅助。尽管决策中作过周密的准备和科学严密的论证，在决策实施中还可能发现决策方案的某些失误或疏漏。尽早修正和弥补决策的失误和疏漏，才能取得良好的实施效果。秘书处于决策与执行的中介、信息沟通的枢纽位置，既可以发现方向偏差，也可以发现决策内容或结构方面的不足，还可以发现局部的疏漏。无论发现了哪一方面的问题，都应及时向领导沟通，提供有效的参谋智能辅助。（三）决策实施阶段（７）对适应环境变化的辅助。有时决策实施中出现的困难和问题，不是决策偏差也不是实施失误造成的，而是客观环境出现了决策时未曾预料到的变化，打乱了决策有序的安排进而给实施决策带来了困难。当客观环境出现重大变化时，既定的决策方案必须作出应变性调整。正确的应变调整越快，组织越能迅速摆脱困境，取得主动。秘书在内外沟通联络中，要协助领导者敏锐地观察环境的动向，特别是对重大的经济环境和自然及社会环境的突变，要尽可能把握突变前的征兆，冷静观察分析，提醒领导者早作准备，制订应变对策。关键是要具体地分析环境可能要向哪些方向变化，变化的程度如何，对本组织决策的实