怎样炼成秘书公文写作高手(全套专业技术方案)

/怎样炼成秘书公文写作高手一、为什么要学习公文写作（一）公文是美而有趣的（二）公文是什么（公文不是什么）（三）公文能给企业和员工个人带来什么（四）公文的重要性二、公文的种类及选用（一）如何快速记住13种公文（二）常用公文的写法（三）如何区别不同公文的文种（四）公文写作要掌握哪些规范三、公文写作中常犯错误的避免与修改（工作中案例及课堂练习）（一）公文的标题错误（二）公文的文种错误（三）公文的术语及文字错误（四）公文的版面错误（五）如何避免常用公文的写作错误（让规范变成习惯）四、如何提高公文写作技巧（一）高效写作公文五步法收集材料→构思大纲→起草初稿→修改润色→定稿发出（二）高效公文写作的工具——思维导图的应用

一、为什么要懂公文？（秘书为什么要懂公文写作）

二、要学些什么公文？（常用公文写作基本知识）

三、应如何写好公文？（常用公文写作几个要领）

首先说一下“题外话”――当前秘书工作基本现状（活多、人缺、精少）一是机关工作离不开秘书从年初工作计划制定――年初大会筹备、召开到落实（有的部门还要向“两会”提供材料）――工作开展中的信息上报――年中工作检查――向上级领导汇报工作进展情况（有的要报经验介绍与典型材料）――工作评比材料――年末工作总结――档案归纳等等二是机关秘书人员十分欠缺――大多单位缺少会写的秘书人员、好多方面都要秘书人员，写好的秘书人员更少。三是机关秘书工作人员进步快（当领导机会多）所以必须重视秘书人员的素质培养，要提高素质必须重视秘书人员的文字水平。下面开始讲三点：一、为什么要懂公文？（秘书为什么要懂得公文写作）秘书的概念――秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。秘书有九大任务――撰写文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调。（简称办文办事）秘书怎样写好文章――邓小平有句话：“写文章也不是很困难，主要是要意思好，自己努力，别人帮助，慢慢就会提高”。他说的比较实在。只要肯学，文章总会进步的。秘书的六个要素――求实、刚直、谦逊、妙笔、博学、善谋。其中“妙笔”与“博学”最重要。历史记载武则天有一次读到一篇声讨她的文章时，惊问：“这文章是谁写的？”左右回答是“骆宾王”，武则天长叹一口气，对身边的宰相说：“怎么会失掉这个人才？”在处于敌对状态下，对方骂得她狗血喷头，她还希望得到好文人。我曾经在龙港印刷协会秘书培训班上说了三个字――勤――勤学、勤看、勤写善――善于思考、善于调查研究、善于积累资料巧――巧取他人之长、巧用精炼之字、巧借多方之技（具体下面另说）那么秘书为什么要会公文？（一）工作开展需要1、工作联系――布置怎么做？做什么？做的怎样？需要用公文来传达与告知。2、信息联络――了解情况、反馈意见、反映工作程度。需要用公文来联系。3、公务往来――提要求、分任务、告之情况、排计划、作总结、记录事项等等，需要用公文来表达。（二）服务上下需要1、为上级服务――工作汇报、信息反馈、请求事项等，需要用公文来传递。2、为横向服务――联系工作、互通情况等，需要用公文来沟通。3、为下级服务――布置工作、答复事项等。需要用公文作为载体。

（三）提高自身需要1、可以获得信息――了解诸多信息、掌握更多情况与动态2、可以锻炼能力――把握大局、开阔视野、提高观察分析能力等3、可以增加知识――领导艺术、讲话与思维、计划性与条理性、分析与解决问题能力这第一点就这样简单说一下。

二、要学些什么公文？（公文写作基本知识）（一）公文的概念所谓公文，它是公务文书的简称，是国家机关及其他社会组织在行政管理过程中为处理公务（行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书）而按规定格式制作的书面材料。

主体――国家机关及其他社会组织

条件――行使职权和实施管理（公务管理需要）

要求――有规定格式（不能自己想怎么写就怎么写的）（二）公文的分类（总的类型分“上平下”。常用的也有十几种。其中各文种中还有细分类。1、指挥类――命令、指令、指示、决定、决议、计划、布告2、报请类――报告、请示3、批转类――批复、批转、转发4、知照类――公告、通告、通报、通知5、记述类――会议记录、会议记要、总结、大事记6、联系类――函、介绍信7、规范类――章程、规定、条例、办法、规则（三）常用公文写作1、做到“四了解”（1）为什么要发文？（为了告知、为了布置、为了汇报？）（2）向谁发文？（向上级、向部门、向下级、向社会？）（3）发什么文？（用什么文种？）（4）怎样发文？（写哪些方面的内容？）2、不忘“三部分”：分书写文（初稿――有拟稿人、会签人、签发人、打字、校对等）、打印文；有红头文、白头文；单独文、联合文；有传真文、网络文、文本文。一是眉首――密级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。二是主体――公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、生效标识、附注。三是版记――主题词同、抄送单位、印发单位一是。3、掌握“十重点”（1）通知――是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行公文。种类――发布性通知、指示性通知、传达性通知、转发和批转性通知、会议通知、任免通知等。通知应用范围最广。通知与“通告”、“公告”、“通报”是不同的。通知一般是有特定对象的，要求执行与照办的；通告的对象范围很广，也是要求执行遵守的；公告的对象更广，一般为全社会，一般不要求强制执行，只要求知晓就行了。有点“告示”“布告”的样子。现实中“通告”使用还是比较多的。如森林防火、交通管制、停水停电等等。通告是属于周知性的文种之一，是在一定的范围内，对人民群众、机关团体公布应当遵守和周知的事项的文件。通告与布告、公告都同属于周知性公文，但它们之间相比还有其特点。通告所宣告的事项多属于专业性或业务性的，多涉及公安、交通、金融方面，而布告内容广泛得多，涉及面较广；公告为重大事项的发布。通告适用的范围，不仅仅限于上级对下级，不相隶属的单位也可使用。它有具体范围和时限性。通告发布的形式较多，可登报，可广播，可张贴。布告以张贴为主，公告多广播、登报。公告一般为政政法部门使用较多。如法院判决公告、人事局录用公务员公告、基金、股票公告、公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。

公告主要有两种，一是宣布重要事项，如最近我国将在东海进行地对地导弹发射训练；二是宣布法定事项，如宣布某项法规或规章，宣布国家领导人选举结果。

有一类公告是属于专业性的或向特定对象发布的，如经济上的招标公告，按国家专利法规定公布申请专利的公告，属专业性公告；也有按国家民事诉讼法规定，法院递交诉讼文书无法送本人或代收人时，可以发布公告间接送达，是向特定对象发布的，这些都不属行政机关公文。通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。如表彰通报、批评通报、情况通报等等。通报的运用范围很广，各级党政机关和单位都可以使用。它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。其目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。曾有一部门同志向上级反映工作错用“通报”，闹出笑话。

通知、通报、通告、公告。相同之处――一般都是下行文，结构大体相同，都具有告知与知照性质。不同之处――通知是有特定对象并要求执行的。通报对象范围大一些，一般不需要执行；通告适用的范围，不仅仅限于上级对下级，不相隶属的单位也可使用。它有具体范围和时限性。（2）函――适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问与答复问题，向有关主管部门请求批准等。多用于平行文，种类――便函、商洽函、问答函、请批函。（3）报告――是下级机关向上级领导机关，业务主管机关、部门向机关领导，执行机关向权力机关汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。特点――向上，一般不提出建议或意见，可一文多事，沟通上下种类――汇报性报告（综合报告、专题报告）；答复性报告、呈报性报告、例行性报告，按内容分：工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、递送报告。(4)请示――是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈报性公文。特点――针对性、呈批性、单一性、时效性种类――请求指示性请示。请求批准性请示。请求批转性请示。报告与请示的异同――相同处：都是上行文、结构相同――不同处：报告是陈述性，工作汇报、可一文多事，可一文多报，不用批复请示：是呈批性、工作事前行文，请求问题，要求批复，一事一文。主送一个机关。（5）批复――批复的性质和特点批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文。特点－――1、权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。―――2、针对性。凡是批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。―――3、指示性。批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。

（6）会议记录――一快、二要、三省、四代。（发言实录、不公开）（7）会议记要――平列式、鱼贯式。写法――条文式、综述式、摘记式（记要点、是法定行政公文、在一定范围内传阅并贯彻执行）（8）总结（以下几种有专门讲课，这里只作简单说明）（9）典型材料一是经验材料――1、要符合当前的形势，要有鲜明的时效性；2、要具有典型的意义，要有自己的创新与特色；3、要有明显的先进性，要比别人好。做到：虚实结合，以虚促实――有优美的词句。段落清楚，条理分明――做好标题，最好要对称语言丰富，朗朗上口――话语不宜太长二是专项工作汇报材料（接受考核检查）――――1、要针对考核要求写――2、要找出自己主要的做法与成效写――3、要突出重点写存在的主要问题――4、要写好下一步工作建议与决心做到：实――实事求是，不得弄虚作假；高――站的角度要高，要从上级的要求来写全――尽量做到全面反映成绩三是阶段性工作总结材料――1、要针对部署文件写，但不得照抄原文；2、要结合本职工作写，但不得面面俱到；3、要找出自己亮点写，但不得轻重不分。

（10）领导讲话稿――导向性讲话、指导性讲话、总结性讲话（要注意前后页文字连接――笑话）如果是为领导写讲话稿，应该先向领导咨询一下，一要征求意见，抓住要点。要讲几个重点，领导的基本思路最好要知道。如果你是领导的秘书，平时就要收集领导活动与讲话的重点，并且还要了解领导喜欢哪些话题，不能把领导平时都不知道，不感兴趣，甚至不喜欢的话写进去。二要注意对象，针对性强。对什么样的听众，就应该要用什么样的话语。对公务员讲的不能用在一般农民讲。层次不同讲话也是不同的。三要打好框架，确定篇幅。有的要长，有的要短。有的要深，有的要浅。四要收集材料，力求丰富。博采众长，即有上级精神，又有群众语言；既有古代精典，又有现代名人名句。有的还应该穿插一些笑话。五要生动翔实，符合实际。举例要新要近要实，不能道听途说，糊编乱造。又恰到好处，恰如其分。六要文字精炼，给人好记。如分题目文字精练，好读易懂。七要易于表达，突出口语。语言不能太深，太坳口，要让人听的明白，一听就懂。这些都要在实践中积累。

简报、新闻、信息、公告、通告、命令、布告、方案、议案、决定、意见、计划、制度、说明等等

三、应如何写好公文？（秘书写公文的几个要领）我把它总结归纳为“四五六七”四个方面（一）借用四个要领总的要求――要学设计师的思维要学建筑师的技术要学美术师的眼光下面就如何写好综合性公文讲几点体会――（总结、调查报告、典型材料、论文、领导讲话搞等）写文章与建房子道理是一样的，设计、测算、购料、取材、打基础、搭排架、砌墙、做门窗、粉刷、装修、验收等等，基本过程差不多。设计、摆预算、选料是施工前的重要前提；打桩、做模板、布钢筋、浇水泥、砌墙是质量的重要保证；粉刷、安装门窗、装修是产品验收前，合格不合格，能不能过关的关键步骤。这四个要领是――一是要设计方案――层高、面积、结构――文章的意图、立意、篇幅、段落。二是要选好材料――主料、副料、配料――本单位现有的材料、本人平时收集的材料、其他有关方面提供的参考材料。三是要重视施工――打桩、做模板、布钢筋、浇水泥、砌墙――打好文章框架、初步取好分题目、几个主要问题、经验、成绩与论点论据内容充实。四是要严格装修――粉刷、安装、修补、装饰――多检查文章前后是否连贯（应该前呼后应）、有无漏洞、矛盾与过头话（论文材料观点是否一致、经验与典型材料是否正确等等）、重点的内容有否遗漏、用词是否恰当、文字是否精炼（多余的可要可不要的话应该删掉）。做到短而精（不少好文章不但内容好，文字也很精，如题目前后文字排列整齐、对称、美观）。

（二）掌握五个要点关于如何写好公文，网上的内容很多，资料不少。但归根到底就是要自己多看、多练。还有就是要有一种精益求精的精神。常用的几个公文（通知、报告、请示、批复等）主要应该把握几点：1、真实――内容必须真实，语言必须翔实；不夸张，不形容，不用修词。2、准确――政策、事情、要求都必须交待准确无误，不能用“大概”“大约”“估计”等概念不清的用语（预备通知除外）。3、精练――干脆利索，一是一二是二，条理清楚；4、简明――文不在多，而在言简意赅，能少则少，能短则短。5、规范――要符合各种公文规定格式，不能随意增减。如数字、条目、排列等都要严谨讲究。

（三）注意六个毛病―――公文写作中容易出现的几种毛病1、文种错误――如报告与请示混杂，简报与报告混杂，上下行文错误等。（2000年国务院有统一规定）2、语言毛病――时间概念不清（去年，上年，最近）；形容词太多；自相矛盾；观点、材料、语言不准确。最常见的有以下几种：（1）废话连篇。说空话、说废话，有的“甲乙丙丁，开中药铺”，通篇不得要领；有的则重复罗唆，叫人看了生厌。特别是重复语言多，没有自己的特色。（2）华而不实。粉饰做作，不懂装懂，华而不实。文章应该具有生动性，但生动应该以充实的内容做基础；文章也应该有充沛的感情，但这感情应该来自内心。应该是真情实感。如果是生编硬造，雕琢粉饰，任意夸张，那就适得其反。（如把“天怎么兰，树怎么绿”之类的修饰用在公文上）（3）半文半白。有些人在公文时，白话句中加上文言词语，在文言句式中又生硬夹杂白话词语，或时而白话句，时而文言句，两者不能协调。这种语言，读起来也十分别扭。（4）语言无味。有些人写文章语病并不很多，你说不通他也是很通的，但文章总是写得死气沉沉，干干巴巴。这除了内容方面的原因之外，不注意学习语言是个重要原因。有的人掌握的词汇很少，不会用生活中活的语言，写出的文章总是显得干巴巴，像个瘪三。（5）生吞活剥，洋腔洋调，而内容陈腐、故作艰深，也是文风不正的表现。如此等等，不一而足。所以必须要在自身的修养和锻炼上下功夫。还要注重实践，深入生活，在实践中增长才干，接受群众的监督，提高自己。同时，还要认真读书，注意学习前人的经验，提高语言的运用能力。3、发文对象错误――多头主发，党政反报，上下相反，4、内容不全面――事情交待不明，前后矛盾，有问题没对策，有要求没建议，通知缺要素，5、主题不突出――空话多实话少，一文多事（请示），6、抄袭明显――现在网络文章很多，有的人就靠上网抄袭，照抄照搬，太明显，不加思索，一字不漏地抄，结果就会出好多笑话。其他还有如：文件头不规范（简报也有），红头白头混用，发文编号不规范，盖公章不规范，主题词不规范，抄报抄送不规范。

（四）总结七点体会（现在抄网上的文章很多，虽有“天下文章一大抄”之说，但我认为抄文章也是有学分的。不能只是低级的、一般的直截了当的抄。关键要注意以下几点）：一是借意要精――取人所长，择人之意，不是以取字为主。二是选话要活――调换，倒用，前后字面与用词倒一下，总的意思不变，不能一字不漏、照抄不误。三是取样要准――将别人的文章作为自己的样板，参考。包括取题、结构、内容、用词、举例等。四是填框要实――就是对某一文章在撰写之前，先打一个基本框架，把以前自己准备的或者别人比较合适的材料（样品）先填进框内，再根据自己的要求进行充实。五是修补要细――将写好的初搞进行认真细致地修改、补充与“润色”。有时一篇初搞质量很差，但经几次认真修改后却十分得体，有的初搞与定搞甚至是面目全非。六是储存要多――平时多积累，可按文种分类（笔记、剪报、资料汇集；文档、邮箱、博客）七是练习要勤――多写、多看、多想、多改。

最后归纳――1、

公文基础是秘书的基本要求2、

公文写作是秘书的重要职责3、

公文质量是秘书的水平体现总的要达到“三个字”―――知（懂得公文重要性）―――会（一般公文都会写）―――精（公文写作文字精）《公文写作与处理》课程结构•一、绪言：（一）公文写作需要哪些能力？•

（二）语体系统•二、公文的含义及种类：（一）公文含义

（二）公文作用和特点

（三）公文种类•三、公文的格式•四、公文的书写•五、公文制发程序•六、公文的行文规则•七、几种主要公文文体的写作一、绪言：（一）公文写作需要哪些能力？1、公文写作是一些相关能力的体现，基础是认识能力。2、公文写作实质也是思维能力的体现：逻辑思维能力

批判性思维能力

生成性思维能力3、公文写作的表达能力是多方面能力的综合：言语能力

结构能力

运用表达方式的能力（二）语体系统二、公文的含义及种类：（一）公文含义：

1、什么是公文？两个依据－－

《国家行政机关公文处理办法》（国务院办公厅

1987年发布，1993年修订）

《中国共产党各级领导机关文件处理条例》（中共中央办公厅1989年颁发）

公文是国家行政机关、企事业、团体组织等单位在处理公务的活动过程中，所制作和使用的各类文字材料。除国务院和中共中央办公厅规定的公文，一些技术性的文件也属于公文，如电报、电传、文献图表等；国家与国际间交往的文件文献，也属于公文。

2、公文与文书、文件辨析：

3、通用文书、日用文书、专用文书辨析：（二）公文作用和特点1、公文的作用：•（1）传达发布的指导作用

（2）贯彻执行的法规作用

（3）按章办事的凭据作用•（4）传递信息的纽带作用

（5）据事说理的教育作用•2、公文的特点：•

（1）鲜明的政策性和政治性是公文的灵魂；

（2）严密的程序性是公文的基础•

（3）法定的权威性和行政约束力是公文制作者坚强后盾

（4）求实明快是公文写作的总体风格•

（5）作用范围的特定性体现在公文极强的时效性和范围性上（三）公文种类•

国家行政机关公文13种（国务院《国家行政机关公文处理办法》）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。•

党的机关公文14种（中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。•

如果把党的机关公文和行政机关公文种类相比较，就会发现二者有9种相同，即：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要；有9种不同，行政机关公文多了命令、公告、通告、提案4种，党的机关公文多了决议、指示、公报、条例、规定5种。•

党政公文的最大区别在于，国家行政机关公文是国家意志和权力的体现，是行政管理的措施和手段，是一种行政行为，其行为对象和指向是各级国家行政机关、企事业单位以及人民群众。而党的公文是党的意志和权力的体现，公文的主要内容是传达贯彻党的路线、方针、政策，实施党的领导，行为对象和指向是各级党的组织和党员。•一、通用公文：国家行政机关公文13种，党的机关公文14种。•二、日用公文：调查报告、计划、总结、简报、讲话稿、演讲稿•三、专用公文：经济文书－－经济分析报告、市场调查报告、市场预测报告、经济合同、商品广告等•

法律文书－－诉状、上诉状、申诉状、答辩状、辩护词等四、新闻：报道类－－消息、通讯等；评论类－－新闻评论等。五、政论文：三、公文的格式

公文格式，包括公文文书文本（正文）及其以外的文件版式内容。参照（国家质量技术监督局1999-12-27）《国家行政机关公文格式》国家标准（因其从2000年开始执行，简称°2000国标）执行。

公文格式内容可以分为三部分：一是公文的文面格式；二是公文的印刷、装订格式；三是公文的用纸格式。这里只介绍文面格式。

文面格式一般包括文头、正文、文尾三部分组成。（一）文头部分1、版头：•“由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组成。

用套红大字居中印在公文首页上部。约占a4型公文纸1/3或2/5。

发文机关标识上边缘至版心上边缘一般为25mm。上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。•

“函”的发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm，发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。•

“命令（令）”的发文机关标识上边缘至版心上边缘为20mm。•

发文机关标识原则上应使用小标宋体字和红色标识。•

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。即使是联合行文机关较多，也必须保证公文首页显示正文。有两种版头形式：一种是“文头”，如：中共中央文件

一种是“函头”，如：中国共产党xxx市委员会（xx）

中发[2006]2号

X文[2006]3号2、发文字号：•

包括机关代字、年号、发文顺序号。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。•

发文字号的年份、序号要用阿拉伯数字完整填写，不能把“1997”写成“97”，让人误解为“1097”或“2097”等；括号要用六角括号【】，而不是“（）”；•

要注意机关代字、年号、发文顺序号的书写及其位置。•

发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布。•3、公文份数序号：•指一份文件在该件总印数或总发行数中的次序号。•

公文如需标识份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在文件左侧上角第1行的“No”后，采用红色号码机套印，如写为NO：000001，即表明该份文件是总印数中的第1份。公文份数序号

标识份数序号，其主要作用是便利公文的登记、分发和检查。（二）正文部分4、公文标题：•应准确概括公文主要内容。•线下空2行，铅印要用大于正文两倍的字体。可分一行或多行排布。•由“发文机关＋公文主要内容＋文种”三部分组成；也可采用省略办法，如：“发文机关＋文种”或“事由＋文种”•位置在正文主体最前面、居中。•公文标题中三种标点符号的使用1、引号：

分‘’、‘‘’’两种。

公文中一般是在对某事物需要着重指出时使用。某些非法规性文件在批转、转发时，该文件名称一般用引号而不用书名号。例：（1）《转发xx省xx厅”关于人文函大招生问题的通知“的通知》

（2）《关于”渤海2号“钻井船翻沉事故的检讨报告》

（3）《关于”农转非“户口审批制度改革情况的报告》2、括号：多是针对文件内容予以说明。例：《中华人民共和国行政诉讼法（试行）》

xx省教委关于转发国家教委《高等学校学生行为准则》（试行）的通知3、书名号：主要用于批转、转发性公文。•

《国家行政机关公文处理办法》规定：除批转、转发法规性公文外，一般不加书名号。•错例：

批转xx县商业局《关于深化改革、振兴xx县商业实施意见的请示》的通知－－对xx县商业局《关于深化改革、振兴xx县商业实施意见的请示》的批复－－批转《xx县商业局”关于深化改革、振兴xx县商业实施意见的请示“》的通知5、主送机关：

行文的主要对象。具体写法：标题下空一行左顶格3号仿宋。（1）

xx县委:－－单称式

（2）省委并省政府：－－双称式•（3）市委并转省委：－－转称式（4）各省、市、自治区人民政府：－－联称式（5）各地、市、县委：－－递降式

位置：•主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识，字体同正文。•回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。•如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。•

向上级机关请示只写一个主送机关；

•

向下级部分机关发送的公文；•

如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采用“各有关部门和单位”等办法概写。6、正文：•

内容大体分提出问题、分析问题、解决问题三部分。内容较多时，分层序码的规范顺序是：一、（一）、1、（1）。•

格式主要有：（1）一段体（2）小标题式（3）条款式（4）表格式（5）文表结合式•

位置在主送机关之后，另起一行空两格写。•7、密级：•

公文秘密等级。一般分秘密、机密、绝密三级。其中“绝密”、“机密”两个密级的公文应当标明份数序号。•

要注意密级划分原则。•

顶格标注于版头左上方、份号下面，用3号黑体字，并且标识密级的两字之间须空1个字；8、缓急程度：紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。一般可分平件、急件、特急件、限时送达四种。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版头左上方、密级之下，并且标识紧急程度的两字之间须空1个字。9、落款：•

为制作与发送公文的机关、组织或个人。•

位置在正文右下方，落款的最后一个字比正文右边末字缩进四个格子。•

如果正文恰满一页，公文落款等可在另一页空白公文纸上，但要在公文纸上说明（此页无正文）。10、成文时间：•

位置在正文末尾右下方公文发文机关名称之下，以占公文纸横幅的一半为宜。具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定。•

会议通过的文件应在标题之下、正文之前，注明会议名称和通过日期，以括号括起。

“命令（令）”的成文时间标识在签发人签名章下一行右空2字处，“会议纪要”的成文时间居右顶格标识在红色反线之上右侧。•

成文时间以负责人签发的时间为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。•

公文成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。11、印章：•

（1）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文2ｍｍ～4ｍｍ，端正、居中下压成文时间。即一般是“骑年盖月”。•

正确的盖章方式有：①下套方式。当印章文字环行排列、下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；②中套方式。当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

（2）当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字。主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。要注意只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切，相距不超过3mm。

（3）当联合行文需加盖三个或三个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在成文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（4）．特殊情况：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识¡°此页无正文¡±的方法解决。

（三）文尾部分12、附注：

一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明，比如“此件发至省、军级”、“此件发至县、团级”等。写法：（此件发至县、团级）。•

公文如有附注，一般放在落款的成文时间落款印章左下方，空2字加圆括号标识，用3号仿宋体字。•

公文附注不属于公文内容，按照《国家行政机关公文处理办法》规定，请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话。13、主题词：

由反映文件内容规范化名词或名词性词组组成。

顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。

每个主题词一般为2字，最多不超过4字。如:“国发【2002】19号”通知的标题为《国务院批转国家教委等部门关于深化公共鼓励教育科研卫生单位增加社会服务意见的通知》，

其主题词：教育

科研

卫生

改革

通知

主题词书写格式：•

“主题词”3字用3号黑体字，全角冒号；•

词目用3号小标宋体字。•

每个词之间要空一个字的距离，不加任何符号。•

使用主题词最少两个，一般不超过七个。•

《国务院公文主题词表》（1988年）•

位置：

在公文落款之下、抄报抄送单位之前。一般在末页后第一条横线上。14、附件：•

是随文送达的具体材料，也是正文的补充。

形式如：

附件：《。。。（附件名称）》xx件•

位置：

放在正文和落款之间的左侧，正文下一行左空2字用3号仿宋字标识¡°附件¡±，后用全角冒号。后标附件名称。如有序号用阿拉伯数码，附件名称后不用标点符号。附件应与正文一起装订，并在左上角第一行顶格标识¡°附件¡±（和序号），序号和名称应前后一致。15、抄送、抄报：•

抄送机关是指与公文有关的平级或下级单位。•

抄报机关是指送给与公文有关的上级机关，有时对下级机关可用“抄发”一词。•

抄报排列顺序一般为：上级机关单排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派等合排一行，人大、政协、法院、检察院等合排一行，其他单位合排一行。•

抄送、抄报机关位置：•

在发文日期之后的公文纸末页、主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号；抄报抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄报抄送机关对齐；在最后一个抄报抄送机