2022程序文件-记录管理程序

XXXXXXXX建设工程质量检测有限公司文件编号：HXJC/B18-2022

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记录管理程序0次修订

实施日期：2022年04月30日

1目的

保证质量和技术活动记录内容真实、完整、准确、规范和活动的

再现。

2合用范围

合用于质量和技术活动记录的控制。

3职责

3.1技术负责人负责组织评审各种记录格式并予以批准。

3.2质量负责人批准原始记录、检测报告的借阅中请。

3.3综合业务部负责对记录的归档、保管、检索管理。

3.4全体员工记录从事的工作和活动的记录。

4工作程序

4.1记录的分类

4.1.1质量记录指检验检测机构管理体系活动中的过程和结果的记录，

包括合同评审、分包控制、采购、内部审核、管理评审、纠正措施和

预防措施记录、申诉和投诉记录等。

4.1.2技术记录是进行检验检测活动的信息记录，包括人员培训考核记

录、环境条件控制、方法确认、设备管理、抽样记录、样品管理、质

量监控、检验检测的原始记录、检验检测报告等。

4.2记录表格填写要求

4.2.1记录应使用钢笔或者不退色笔填写，要求字迹端正、清晰。

4.2.2应及时、真实填写原始记录，不得凭追忆事后补填或者抄填。

4.2.3检测原始记录应完整地记录规范、标准方法中规定的信息，包括

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实施日期：2022隼04月30日

检测条件、检测过程、计算公式、数据处理、检测结果、质控记录以

及影响不确定度的各种因素，确保检测过程的可复现性。记录中还应

包括检测人员和校对人员的签名。对于记录表式中无内容可填的空白

栏,应用“/”标记。

4.2.4检测原始记录不得涂改。当记录中浮现错误需更改时，在错误处

划二道平行线（不得覆盖原有记录的可见程度），并将正确值填写在其

右上方。对所有的改动应有更改人签名或者盖章。

4.2.5对于检测过程中的特殊情况和有必要说明的问题，应记录在备注

栏内或者记录表边旁。

4.2.6检测原始记录对于关键数据修改还应填写《原始记录修改审批表》，

经技术负责人审批后，试验人员才干修改数据。

4.3记录编目和管理

4.3.1各部门记录由部门按要求采集和传递，交资料员整理，填写《记

录归档记录表》。

4.3.2资料员按照记录分类及质量手册等要求，对记录进行编目和整理，

建立档案。档案卷宗上有记录标识，记录归档时间和保存期限等。

4.3.3资料员按检测时间顺序、检测报告编号对原始记录和检测报告等

分类整理，归档保存。

4.4记录保存

4.4.1所有记录立档后由资料员存放在适宜的环境下并采取防火、防盗、

防蛀、防潮等措施，避免记录的损坏、变质和丢失。

4.4.2资料员根据不同记录制定明确保存期限。

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A内审、管理评审、不合格及纠正措施等质量记录保存期限为认

证有效期；

B委托检测协议书/合同、样品采集单、送检单、原始记录、检测

报告等，保存期限为6年；

C仪器设备档案保存期限至仪器设备报废或者转出止；

D人员培训、考核记录及业绩档案保存期限至该人员离开本检测

公司止；

E其它有关记录保存期限根据档案管理要求执行。

4.4.3资料员妥善保管，执行《客户机密和所有权保护程序》。

4.5记录借阅

4.5.1在保证公正性和保护客户机密、所有权的前提下，可允许查阅和

检索。借阅人须填写《文件复印/借阅审批表》经批准后查阅，查阅后

即将返还，不得带走和私自保存。

4.6记录销毁

4.6.1保存期满需销毁的记录，由资料员列出《文件销毁登记表》，经技

术负责人审核，总经理批准并指定监督人，在监督下销毁。

4.6.2以电子形式存储的记录，按照《文件管理程序》和《数据控制程

序》执行。

5相关文件

(1)《文件管理程序》HXJC/B10-2022

(2)《数据控制程序》HXJC/B24-2022

⑶《客户机密和所有权保护程序》HXJC/B09-2022

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6记录

(1)《记录归档记录表》HXJC/L-18-1

(2)《记录销毁登记表》HXJC/L-18-2

⑶《记录复印/借阅审批表》HXJC/L-18-3

(4)《原始记录修改审批表》HXJC/L-18-4

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XXXXXXXX建设工程质量检测有限公司

记录归档记录表

编号：HXJC/L-18-1

序号记录名称样品编号送交人接收情况

备注

归档人：校核人：归档日期:

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XXXXXXXX建设工程质量检测有限公司

记录销毁登记表

编号：HXJC/L-18-2

记录、档案编号

记录、档案名称

处

理

及

销

毁

原

因

申请人/日期

批

准

意

见

签名/日期

6

XXXXXXXX建设工程质量检测有限公司

记录复印/借阅审批表

编号：HXJC/L-18-3

申请人借阅日期年月日

借阅资料名称归还期年月日

借阅事由

审批意见

审批人日期年月日

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XXXXXXXX建设工程质量检测有限公司

原始记录修改审批表

编号：HXJC/L-18-4

检测室申请人日期

序

号试验

试验编号出错原因