集团档案管理制度

集团档案管理制度XX司监字[2023]17号2023年7月19日印发一、总则1、为加强对本公司各类档案的规范管理，确保档案保管和使用的安全，提高利用效率，更好地为集团经营管理服务，为适应公司发展要求，特修订本办法。2、本制度所称的档案是指公司成立以来，在建司、经营、管理工作和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸，影像、实物等不同形式的历史记录。3、档案工作的基本原则：集中统一地管理集团系统档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。4、根据公司现阶段管理特点制定本制度，管理范围暂不包括人事档案、会计档案和融资类档案，须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法，监察室具有监督和指导的责任。二、档案管理机构及主要职责1、管理模式监察室是集团系统档案工作的主要管理部门，集团系统档案管理采取公司总部直管模式，即集团总部监察室和下属公司、地区公司监察分室档案人员的聘任、奖惩、职务晋升、业务管理和考核等工作均由集团总部监察室直线管理。2、各公司预决算、招投标、总工室、工程口和品牌宣传等部门，须设置专门的档案室或档案柜，并设专职人员保管，其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。3、监察室主要职责：（1）维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作。（2）贯彻执行《档案法》等有关法律法规和方针政策，根据公司实际经营管理现状，制定集团系统文件材料归档和档案保管利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。（3）确定集团系统全宗编号原则，并制定档案分类体系标准。建立档案管理规范化标准，加强档案工作规范化建设。（5）统筹负责集团系统档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。（6）发挥集团总部管理监督职能，定期对下属单位档案工作进行检查，督促各单位严格执行档案管理制度。（7）推行集团系统档案管理系统信息化建设，促进档案工作更加标准化和规范化。三、档案的归档、立卷和移交（一）档案归档范围及归档时间（见附件一、附件二）（二）归档要求1、归档专业技术要求：（1）归档文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处。（2）归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整。（3）文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。（4）声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。2、相关工作要求：（1）对于公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，向本公司档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己、拒绝移交。（2）原则上，档案取得后未存档之前，部门人员不得先行使用，否则，如因此项原因导致的档案遗失、损坏等，一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理。（3）如因工作需要不能及时归档，应主动向档案室备案，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档。（4）必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者，扣罚归档经办人或部门专兼职资料员100元/天，扣罚该部门负责人50元/天。（三）档案立卷1、立卷原则：综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷，在建工程资料要整理成册。2、立卷时间：综合档案室立卷时间为每年2月前。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷，该工程项目完工后45天内完成组卷工作。3、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理，按照归档范围督促部门人员及时归档，并做好档案预立卷工作。（四）档案移交1、档案对外移交地区公司按照政府规定办理档案对外移交时，须上报公司董事长审批。凡政府部门批复的文件及附图，在政府有关部门需回收时，档案室须留存复印件备查。2、公司内部档案移交流程见附件三。移交要求如下：（1）档案室接收档案时，应根据移交目录，与移交人共同逐页清点，双方在每一页都要签名确认，经查验无误方可办理签收手续。（2）全部移交手续办理完毕后，移交部门和档案室负责人均签署“同意”意见或加盖部门印章，档案移交工作视为完成，移交中的所有记录均须存档。3、对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案。没有档案室签字，人事部门不得办理调离手续。四、档案的利用（一）档案借阅基本程序1、仅在档案室查阅一般数据和信息，办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈相关领导签字同意，且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印。2、集团本部借阅、各公司之间互调档案，以及部门之间档案资料借阅的具体工作流程见附件四。（二）档案借阅事项规定1、借阅档案必须按时归还，并及时办理清档手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续。无故延迟归还的，扣罚借用人50元/天，扣罚相关部门负责人30元/天。2、一般情况下，借阅档案应根据实际工作需要填写借阅时间，须尽早归还。凡借阅档案原件，若一次性借阅时间超过7个工作日，地区公司须上报董事长审批。3、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记。4、严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密。5、新入职和未转正员工，原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要，须报集团副总裁或地区公司副总经理级以上领导签字同意。6、节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案。7、借阅的档案，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向档案部门报备，按公司规定失职问责处理。8、外单位借阅档案，应持盖有该单位公章的介绍信，写明借阅内容，经集团董事局领导或地区公司董事长批准，由相关部门人员带领方可借阅。9、实物档案一般不外借，声像档案只能以复制件提供利用。（三）档案资料借阅审批权限（含原件和复印件）如无董事局主席批示，绝密类档案一律不得复制。详见附件五、附件六（四）复印件管理要求1、借用复印件，档案室须加盖“再复印无效”印章。2、复印件借用经办人，须根据审批要求使用复印件，且不允许私自再次复印，以免造成资料外泄。（五）档案密级确定与管理公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。密级档案保管要求如下：1、未经具备相应管理权限的领导批准，不得复制和摘抄。2、查阅机密档案资料，只能在阅览室内查阅。3、属于集团公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，必须由专人负责执行，采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密。4、须在设备完好的保险装置中保存密级档案，且档案室内门、柜应做到随开随锁。5、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告主管领导，查明情况严肃处理。6、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。7、档案属下列情况之一者，不与开放利用：（1）涉及公司商业机密；（2）涉及公司专利或技术秘密；（3）涉及公司员工个人隐私；（4）档案形成部门规定限制使用。（六）档案统计档案部门应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。五、档案保管和鉴定（一）档案库房设置及管理规定1、集团本部、下属公司和地区公司均应设置独立的档案库房，并保证库房安全。档案室由专人管理，无关人员一律不许进入库房。档案管理员离开库房要随时关好门窗，确保档案安全。2、档案室（库）应按照“十防”进行管理，即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗，尽可能全面妥善保管好各类档案，并定期检查、通风。3、库房内严禁存放与档案无关的物品，严禁吸烟，严防火灾。4、定期对库房进行检查，每半年进行一次全面盘查，对库房设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。（二）档案鉴定与销毁流程档案一经立卷、归档，未经鉴定，未报公司领导批准，任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由监察室负责组织，与相关部门负责人组成鉴定小组。1、不属于归档范围的文件资料鉴定与销毁流程和已入库档案的鉴定销毁流程见附件七。2、档案鉴定要求（1）经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时，应继续保存至次年再进行鉴定。（2）技术档案鉴定时，需附工程口技术部门的专业意见。（3）鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。3、档案销毁规定（1）经批准销毁的档案，由档案部门负责妥善安排，不得作其它用途或当作废纸出售。（2）销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分别在销毁清册上签字。（3）档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。六、附则1、本制度为2023年第一次修订，档案管理办法以本制度为准，解释权归集团监察室。2、本制度从下发之日起执行。附件二：地区公司各部分档案归档工作相关要求责任部门序号归档范围归档要求与时间整理方法备注行政人事部1办理完工商登记的公司各类证照相关资料，如基本证照（营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证）、公司章程、各单位董事的决议资料等办理完毕1个工作日以内归档按公司分类装盒，编制顺序号，扫描并输入档案管理系统2以本公司名义发出或制定的文件，包括决议、决定、通知、通报、纪要、制度等文件发出立即归档各单位下发的公司级文件，根据发文字号（起草部门和文件内容）归档，分别编制顺序号3公司领导签字的各类批示，包括请示、报告、批复、证明、委托书、承诺函等承诺函须批办完毕立即归档；其它批示先由部门保管，每半年移交监察分室归档根据签批类型分类，可随与相之相关的的档案一同存档，装盒编号4公司资产和车辆保险等材料，包括：申请购买设备的资产购置审批表（注明原件存财务）、资产调拨单、资产盘点表、资产报废表等，以及车辆购买保险相关资料部门保管，每半年移交监察分室归档按设备资产分类保管，编制顺序号5政府部门下发的与本公司职能有密切关系或由本公司承担有关责任并需要执行的重要文件或批示文件接收后1个工作日以内归档按发文内容分别接收装盒，并编制保管顺序号综合计划部1公司年度、季度和月度重要节点工作计划，包括工程开发建设计划、融资计划和销售计划等（含电子版）计划相关文件下发后1个工作日以内归档按根据发文字号归档装盒，并编制保管顺序号开发部1开发报建过程中取得的用地类、报建类各类证照、政府批文、图纸及附图、备案等相关资料，

1、报建类资料如：建筑工程消防设计审核书、建设工程报建审核书、建设工程规划许可证及附图、建筑工程施工许可证及附图、建设工程施工图审查合格书、建设工程规划验收合格证、监理许可证、修建性详细规划批复、防空地下室建设意见书、商品房预售许可证及附图、违法建设行政处罚决定书、建设项目环境影响申请书及报告表、环境影响报告书、送审建筑设计方案复函等

2、用地类资料如：房屋拆迁公告及附图、房屋拆迁许可证、拍卖成交确认书、用地红线图、房屋建设计划预备项目表、征地拆迁补偿协议书、建设项目选址申请表、选址意见书、建设用地规划许可证报批表、建设用地规划讲可证及附图、建设用地批准书及附图、建设用地通知书及附图、国有土地使用证及附图、国有土地使用权出让合同、合作开发合同等取得后24小时内完成归档按项目-单位工程-资料类型分类，装盒并编制保管顺序号2开发报建工作集团董事局和地区公司领导的重要批示续表开发部3开发部签订的相关合同取得后24小时内完成归档按照合同要求归档4政府部门下发的与本公司职能有密切关系或由本公司承担有关责任并需要执行的重要文件或批示文件接收后1个工作日以内归档按发文内容分类，如与项目相关可存于项目档案，装盒并编制保管顺序号合同管理部1所有经合同管理部门审查报批的各类合同用印完毕即归档；我方先用印的合同，须由合同部跟进，对方用印完毕后及时归档按合同类型将接收到的合同分别放入行政广告、工程、报建、特殊等类型并分开编制顺序号2公司各种诉讼法律文书，包括：传票、诉状、判决书、裁决书、律师函等案件结案后5个工作日内完成归档按案件类型分类装盒，编制顺序号3政府部门下发的与本公司职能有密切关系或由本公司承担有关责任并需要执行的重要文件或批示文件接收后1个工作日以内归档按文件内容分别接收装盒，并编制保管顺序号招投标部1征召投标单位的资料资格审查合格单位、初选单位基本情况表、入围单位联系情况表、《营业执照》副本、快递投递申请登记表合同签订且生效之日起20日内移交单位档案室将接收到的招投标档案按项目分类型分内容，即立项报批、资格审查、开标议标、投标单位资料、综合资料等类型分别归档编制顺序号。[具体分类参考招投标部档案归档范围]

2招标项目立项书、搜集单位通知书、委托书、企业基本情况表、资质证书、安全生产许可证、社保清单、近两年业绩清单、典型业绩合同3约见单位记录表、考察时间安排表、考察单位记录表、考察报告招投标部4定标资料移交清单定标审批表、招标立项意见书、资格审查合格单位表、开标情况统计表、招标文件、议标呈批报告合同签订且生效之日起20日内移交单位档案室5预决算审计部出具的定标价格审核报告、预决算审计部盖章确认的最终报价清单、招标文件和招标答疑收发记录、对招标文件澄清、答疑、修改的文件6技术标评标报告、中标通知书、落标通知书7中标人投标文件正/副本(包括投标报价的投标函、报价汇总表等)、未中标人投标文件正/副本、需归档的其他资料8单项文件不随具体项目归档或多个项目共用，且有地区公司领导或集团董事局领导批示的招投标类资料 续表营销部1项目营销文书类与营销策划、品牌推广等有关的合同、协议用印完毕1个工作日以内归档按照合同要求归档2与销售有关的认购书、商品房买卖合同、按揭协议等资料房产证办理完毕1个月内归档3项目营销文书类许主席审批的媒体投放审批和各类广告投放立项报告等与申请用印的文件同时交监察分室归档按项目分类-根据时间顺序依次进行整理装盒并编制保管顺序号；4项目楼盘平面广告、楼盘新闻（报纸、杂志类）刊登后相应报刊杂志3日内归档5销售物料（画册、楼书、销售单张、户型手册等）印刷完毕3日以内归档6品牌文书类刊登董事局领导接受访问的报刊、杂志；刊登后相应报刊杂志3日以内归档按主题活动-时间顺序依次进行整理装盒并编制保管顺序号；（如不是大型品牌活动，按时间顺序依次排列）7公司品牌宣传方面的形象广告和新闻宣传8刊登本公司重要管理和业务活动的画册、报纸、杂志、简摘等企业文化和品牌宣传刊物；9公司重要活动，庆典和重大仪式等策划活动方案和实施计划文件下发当即归档10公司和楼盘表彰评选、议程等重要资料（含上级部门或评选组织机构的来文、评选文件、获奖文件等）颁奖结束后3日以内归档按评选奖项（包括评选奖项的所有文件资料）-根据时间顺序依次进行整理装盒11声像档案各个时期领导班子及有关重要活动，及反映公司各个历史时期建设面貌的声像资料；声像文件最终形成后当天归档按分项分类对接收到的声像档案进行检查，如摄制时间、地点、人物及相关内容是否齐全，要求相关责任人员补充完整并分类编制顺序号

12本公司内外部组织或参加的重要会议及活动声像资料；13反映本公司主要职能活动和工作成果的声像资料；14级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；15上级领导来本单位视察、检查工作形成的声像材料；16声像文件最终形成后当天归档17荣获各种荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯等的声像材料；18其它具有新闻价值和保存价值的声像材料等续表营销部19实物档案受到上级奖励的奖状、奖牌、奖杯、奖章和荣誉证书，公司大型活动中获得的锦旗、礼品、纪念品（册）、上级领导题词及在对外交往中获赠的重要纪念品等相关活动结束后3个工作日内归档按锦旗、奖牌、奖杯、题词、其它分类，编制卷内目录，制作实物档案标签贴于其背面左上角。拍照，与目录一起上传至档案管理系统。20上级领导、知名人士等赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等预决算部1所有项目的工程结算审核资料，包括：工程结算审核表、工程竣工图、预决算部结算书、施工单位结算书、各种桩基础施工记录、勘察钻探工程原始记录及勘探成果报告、甲供材料供货记录和凭证、工程签证单（含转扣签证）、主体工程施工进度申请表、施工组织设计、工程结算申请表、施工图会审记录、隐蔽验收记录、变更通知（设计变更、工程变更等）、工程开工令及乙方回执、工程延期申请及批复表、工程竣工验收报验表、竣工验收记录、材料、设备使用变更审批表、工程委托书、合同、材料设备使用许可证、调试报告、工作联系单、来往函件、监理通知等、社保金缴纳凭证、结算需要的其它未列项工程结算完成后3个工作日以内归档按结算完的项目（或项目-单位工程）分类，装订，给予每本结算书分别编制顺序号每本结算资料内容根据具体项目结算情况而定总工室1关于项目设计事宜的往来函件、图纸校审会签表、设计变更通知、会议纪要由总工室资料室实时归档保管，项目竣工后移交单位档案室按项目-单位工程-资料类型分类，装盒并编制顺序号2关于项目设计事项的请示报告3方案图（附带方案确认书）、方案调整申报表（附带图纸）按各项目-单位工程（规划、建筑、结构、设备、装修、园林、其他类别整理编目装盒编制顺序号)。4总工室下发的各类施工图（建筑、结构、水电、空调、配套图等）

按各项目-单位工程-专业进行分类整理、编目装盒编制顺序号个别零星工程图纸较少的（如围墙、泳池结构、电梯、道路、管线图等），归为综合配套总类，再按专业分类整理编目存档续表采购部1与采购工作有关的重要领导批示采购完成后3个工作日内交监察分室归档按项目-单位工程-资料类型装盒，并分别编制顺序号2涉及采购工作的询价、报价单、定价表等相关资料工程部11监理日志；2监理日报、月报、总结等；3监理规划、细则；4监理工程师联系单及批复；5监理工作联系单；6旁站记录；7材料进场报验；8分包资质进场报验等；9检验批验收记录；10工程总结日常由工程部门资料室负责保管，单位工程竣工后30日内移交监察分室按项目-单位工程进展先后所形成的资料类型装盒，编制顺序号，工程档案存放顺序可依次分为工程准备、工程监理、工程施工、工程合同、工程材料、工程竣工等。211工程开工令、延期批复；12施工组织设计、各分部工程施工方案；13与相关单位的往来函件（尤其是施工单位向我司发出的索赔相关函件）314施工过程形成的声像资料；15施工过程中产生的相关记录资料及质保资料4竣工备案资料（含工程准备阶段、监理资料、施工过程资料、竣工验收资料及竣工图）；其它1其它事关公司经营管理和重要事项的相关资料资料产生后，业务部门及时与监察分室沟通，意见明确后按要求归档注:本表中“归档”均指向监察分室归档。附件五：集团总部档案借阅权限审批表序号档案类别主要借阅内容档案性质审批权人备注1普通类公司发文文件下发时注明适合公开的各类通知、纪要、制度、规定等原件部门负责人复印件2机密或绝密类公司发文文件下发时注明机密或绝密等不适合公开的各类通知、纪要、制度、规定等原件文件签发人复印件3公司经营过程中的特殊资料土地及项目购买、开发报建、备案等工作中形成的特殊文件资料原件副总裁级以上领导复印件4境外公司所有资料包括章程、开业证明、董事名册、股东名册等原件董事局主席复印件5除境外公司以外的公司证照营业执照、组织机构代码证、税务登记证、验资报告、公司章程、董事会决议等原件副总裁级以上领导复印件6土地合同土地使用权成交确认书、国有土地使用权出让合同、一级土地整理合同、土地合作开发协议、为取得土地使用权而签订的股权转让协议、土地使用权转让协议、拆迁协议、征地拆迁补偿协议书

为履行土地购买合同而签署的补充协议、承诺书、借款协议、解约协议、会议纪要、备忘录，以及其他为履行土地购买合同而签订的相关协议等原件副总裁级以上领导复印件7除土地合同之外的其它合同公司日常经营管理中签订的各类合同原件副总裁及以上领导复印件8项目用地资料房屋拆迁公告及附图、房屋拆迁许可证、用地红线图、房屋建设计划预备项目表、建设项目选址申请表、选址意见书、建设用地规划许可证报批表、建设用地规划讲可证及附图、建设用地批准书及附图、建设用地通知书及附图、国有土地使用证及附图等原件公司总裁助理以上领导复印件9项目报建资料建筑工程消防设计审核书、建设工程报建审核书、建设工程规划许可证及附图、建筑工程施工许可证及附图、建设工程施工图审查合格书原件

复印件公司总裁助理级以上领导9项目报建资料建设工程规划验收合格证、监理许可证、修建性详细规划批复、防空地下室建设意见书、商品房预售许可证及附图、违法建设行政处罚决定书、建设项目环境影响申请书及报告表、环境影响报告书、送审建筑设计方案复函等原件

复印件公司总裁助理级以上领导10招投标档案征召投标单位的资料，定标资料移交清单，以及不随具体项目或多个项目共用，且有地区公司领导或集团董事局领导批示的招投标类资料原件副总裁级以上领导复印件11诉讼档案各类诉讼案件的原始档案原件董事局分管领导复印件12工程档案按照集团归档要求，工程竣工后移交监察分室保管的工程类档案原件公司总裁助理级以上领导复印件13项目结算档案与项目结算有关的结算档案原件公司总裁助理级以上领导复印件14声像档案光盘、磁碟等原件公司总裁助理级以上领导复印件15实物档案奖牌、奖杯、证书、纪念品等原件公司总裁助理级以上领导复印件附件六：地区公司档案原件借阅权限审批表序号档案类别主要借阅内容档案性质审批权人备注1普通类公司发文文件下发时注明适合公开的各类通知、纪要、制度、规定等原件地区公司

部门负责人复印件2机密或绝密类公司发文文件下发时注明机密或绝密等不适合公开的各类通知、纪要、制度、规定等原件文件签发人复