公写作教程 课件 第八章 电子公

第八章

电子公文公文L写O作GO教程【教学提示】本章通过对电子公文的理论教学,让学生比较系统地了解电子公文的产生过程,弄清电子公文与纸质公文的区别,掌握电子公文的制作技巧和流转的方法,比较熟练地运用电子设备进行电子办文。目录:••第一节电子公文概述••第二节电子公文的特性••第三节电子公文的制作••第四节电子公文的归档••写作训练12345L第O八G章O电子公文第一节电子公文概述一、电子公文的概念电子公文是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。从狭义上讲,是政府部门运用现代信息管理技术制发的、用以替代传统纸质公文的数字化形式的、具有规范格式的公文电子数据。狭义电子公文的概念包括以下含义:(一)电子公文是在一定现代信息管理技术的条件下进行的。是指适应现代信息管理技术要求的组织体制、运行机制和工作人员的技术素质等基本要求的数据文件。(二)电子公文是国家行政机关运行的神经中枢国家行政机关是在现实活动中制发、处理公文的主体。(三)电子公文是一种数字化了的电子文件电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集,它具备电子文件所固有的易检索、易删除、易修改、易复制、易传输等方面的特点,是具有文件特征的数字信息,又是以数字信息为特征的文件。L第O八G章O电子公文第一节电子公文概述二、电子公文的种类(一)按电子公文的信息存在形式分类.计算机文件。计算机文件是涉及文本文件、数据文件、程序文件等计算机运转所需要的硬件和软件,它包括使用文字处理软件生成的,由词、数字或符号表达的文本文件;由若干记录组成,一个记录由若干字段(数据项)组成作为文件的数据库数据文件;根据一定算法绘制的图表、曲线图,用图标表示的图形文件;使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面的影像文件;用音频设备录入或用编曲软件生成的文件;以及为处理各种电子公文使用的计算机语言编写的程序命令文件。.信息文件。信息文件包括纸质文件、磁盘文件、光盘文件。纸质文件是以纸为介质存储的党的机关和国家行政机关制发的红头文件;磁盘文件是把纸质文件转换成磁盘存储的形式;光盘文件是使用计算机的刻录技术,将纸质文件转换成光盘存储的形式。L第O八G章O电子公文第一节电子公文概述3.复合文件。包含两种以上信息形式的文件为复合文件。复合文件往往采用多媒体文件的制作技术,将文字、图像、声音综合加工,使用多媒体计算机复现,形成一种全局性的信息结构,真实地反映电子文件的具体内容。(二)按文件的产生方式分类1.正本文件。正本文件是计算机系统中直接生成的原始文件,是电子公文签发时生成的文件。2.副本文件。副本文件是将计算机系统中直接生成的原始文件通过纸、胶片、磁盘等电子公文载体重新生成的转换文件。这些文件形式灵活,根据需要可以用屏幕显示、播放、打印等各种方式输出,使用十分便捷。L第O八G章O电子公文第一节电子公文概述三、电子公文的生成周期电子公文生成周期理论形成于20世纪50年代,最初主要立足于对当时已经出现的新型文件保管机构———文件中心的理论阐述,后经档案学者的逐步深化和扩展,成为在国际档案界具有广泛影响的重要理论之一。文件生命周期理论的基本内容可以概括为三个方面:第一,电子公文存在状态的完整性。电子公文从产生、流转、归档和销毁是一个完整的运动过程,这个过程的所有环节都是这个系统组成的因素。第二,电子公文存在阶段的不确定性。根据电子公文的制作可以划分为若干阶段,不同阶段之间没有明确的界限,处于后阶段的电子公文可以向前阶段转化。第三,电子公文存在的全局性。电子公文在每一阶段,具有不同的服务对象和服务方式,承担着不同的任务,因此,电子公文的各个阶段组成了一个完整的电子公文系统。电子公文的管理必须是针对电子公文系统全局性的管理。L第O八G章O电子公文第一节电子公文概述四、电子公文系统电子公文系统是整个电子政务和办公自动化系统的一个有机组成部分,它本身也是一项十分复杂性的活动。(一)电子公文系统的构成一份文件,在制作完成之后,办结之前,一直处于传递和办理状态,从这个意义上讲,可把电子公文系统简单分为制作、处理、归档三个阶段。从电子公文系统是一个人机构成的复杂的信息系统上看,系统的功能和作用与每一部分相关,其系统构成又可表示为如下要素:用S表示{整个系统};用A表示{电子公文本身};用N表示{通信网络};用C表示{计算机及相关设备};用O表示{操作系统};用B表示{系统安全技术};用E表示{电子邮件系统};用D表示{数据库系统};用W表示{电子公文的制作工具};用P表示{系统工作流程};用R表示{管理制度和规范};用T表示{系统目标};用M表示{住处系统人员———领导、开发、管理、使用人员}。则电子公文系统的完整集合性表示为:SM={A,N,C,O,B,E,D,W,P,R,T}L第O八G章O电子公文第一节电子公文概述L第O八G章O电子公文电子公文系统结构图第一节电子公文概述L第O八G章O电子公文系统输入子系统功能结构图第一节电子公文概述L第O八G章O电子公文系统组织子系统的功能结构图系统输出子系统的功能结构如图第一节电子公文概述(二)电子公文系统的功能.实现公文的高速流转。几分钟内可将电子公文发送到全国各地,甚至全世界各个地方。.增加公文流转的安全性。电子公文系统采用现代科技管理技术,传送环节精简,操作权限严格控制,加密技术先进,使公文的安全性更加符合国家安全保密要求。.确保传送公文的准确性。系统能对收发文件走过的路径进行跟踪,及时发现问题并可及时采取措施。对于公文的发送情况,能够及时回应。.提高公文的处理效率。收文直接进入收文单位内部OA系统流转,即时进入领导办公桌面,办结文件即时归档。以前每份文件都需人工盖章,现在通过网络发送,只需在系统上加盖一次电子印章。.扩大公文的容量。电子公文系统能够承载多种数据流,支持领导签名、手写批示、语音批示、视频嵌入等,大大提升了传统纸质公文的功能和内涵。L第O八G章O电子公文第二节电子公文的特性一、系统的依赖性电子公文的处理依赖于系统软硬件设备,它必须借助机器来识读,识读时又必须按照一定的计算机程序进行。一般来说,必须提供一个完备的计算机应用系统,才能实现电子公文的流转,这就是电子公文对系统的依赖性。对系统依赖的另一层含义是,软硬件系统若干年后的兼容性。我们需要对全国各地保存和处理历史文件的系统不断地更新或升级改造,这是一个很大的系统工程。如果这个系统工程的某一个环节出了问题,损失的将是该环节以前所有的历史文件。二、信息存储的高密度性电子公文的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质,随着技术的进步,电子公文介质的存储密度还将继续加大。电子公文的存储介质有磁带、磁盘、光盘等,存储密度极大。更不用说那些体积比3.5英寸软磁盘大不了多少,存储容量却接近天文数字的光盘、硬盘、磁带等存储介质,这就是电子公文存储的高密度性。这个特性的优点是节约了存储空间,便于存放、传输、检查和复制,但如果管理不好,其造成的损失也十分巨大L第O八G章O电子公文第二节电子公文的特性L第O八G章O电子公文三、电子公文的易变性电子公文本身作为一个电子文件,在其存储介质上的位置是抽象而不固定的,是以与存储实体分离的非实体的形态而存在、被处理的。这种分离特征使电子

公文具有可更改性、可复制性的特点。造成电子公文信息发生变化的主要原因有:第一,在以往的公文中,载体不仅是信息的承载物,它一旦与特定信息结合为一体,还具有一种对信息的固化作用,信息的原有顺序、本来面貌被凝固在特定的载体之上,不能改变。第二,电子公文载体性能的不稳定性有可能造成公文中信息的改变。到目前为止,电子公文存储介质的物理寿命还远远比不上纸张材料的氧化和变质,存储介质也在不断地更新换代,这就要求人们将原存储介质上的东西转换到新型存储介质上,而转换成过程中由于操作和其他方面的原因,可能导致信息的失真。第三,电子信息技术的发展,新信息编码方案、存储方式、系统软件的不断出现更是对电子信息稳定性的巨大冲击,因为新的计算机系统和程序常常无法解开那些过时的代码,从而要求将原来文件迁移到新的技术环境之中,迁移过程中信息的损失、变异也是不可避免的。第二节电子公文的特性L第O八G章O电子公文四、多媒体信息的集成性纸质公文主要承载文字和图形信息,而电子公文可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机组合,这种公文称为“多媒体文件”。多媒体文件图、文、声、像并茂,能够更加真实地再现当时的活动情况,从而强化了公文对社会活动的记忆力和再现功能。它可以在屏幕上显示,可以输出,并可以通过网络传输。五、内容与载体的可分离性电子公文由于内容与载体的分离,可以根据需要,转移到不同载体上去,因而具有动态性。电子公文并不像纸质公文那样永久地与一种特别的存储介质相关联,可以在不同的载体上同时存在或相互转换,可以根据需要随时改变或扩展、缩小其存储空间。它可以改变在硬盘上的存储,可以从硬盘拷入软盘、磁带或光盘,可以从一张软盘、一盘磁带拷入其他软盘或磁带之中,还可以登上由电缆、光缆铺设的网络流向异地。电子公文中的信息是可流动的,具有相对独立性。第三节电子公文的制作L第O八G章O电子公文一、电子公文技术(一)数据通信技术数据通信技术是电子公文系统网络的基础。数据通信是指数据信号的通信,它包括数字数据信号,即文本、音频、视频信息模数转变而成的数字信号等。它是电子公文传输的物理基础。(二)邮件技术邮件技术是电子公文传输系统的软件平台。人们可以通过电话、传真、手机、掌上电脑等多种设备收发电子邮件,也可以通过电子邮件高速传送语音和视频等多媒体信息。对于党政机关来说,电子邮件系统是传输电子公文的最佳平台。(三)工作流技术工作流是自动识别面向工作组的业务处理。在工作流的运动过程中,根据处理过程和工作条件来调整工作流程。工作流技术主要是应用于这样一些工作:在整个活动中属于较低层次的具体执行过程,过程环节明显,操作严格,要作出的一些决定也是程序化的。第三节电子公文的制作L第O八G章O电子公文二、电子公文的制作电子公文的制作是将纸质化公文连同其红头、公章及签名通过专有的技术转化为数字化信息,从而能够以电子文件的形式通过计算机网络对公文进行管理和远程传送。电子公文的制作包括三个方面:其一是在文档中引入所需的内容,如文本、图形、图像和公式等,最常用的方法是用键盘一个字一个字地输入,或者扫描输入,语音输入,手写输入,从其他电子公文或因特网上直接复制、粘贴等;其二是对字体、段落样式、版面风格等内容按照国家的有关规定标准进行相应的排版;其三,得到公文的某种形式的输出,如电子公文的显示、打印、存盘等。电子公文的制作技术是指能够将纸质公文的整个版面转化为数字化信息,从而通过网络快速传送并辅之以种种安全措施的技术。其依赖性软硬件技术主要包括纸质文档输入技术、编辑排版技术、传输技术等。第三节电子公文的制作L第O八G章O电子公文(一)电子公文文档输入技术文档输入主要包括键盘输入、语音输入、手写输入和扫描识别。.键盘输入。键盘和鼠标是电脑与用户之间的主要交互设备,已经正在使用的键盘汉字输入方法有很多。一般来说,非专业人员可以选择简单的音码,专业打字人员应该选择形码,对打字速度有些要求的非专业打字人员可以采用音码或音形码。.语音输入。语音输入是一种通过话筒进行口述文字录入的技术,目前,以IBM的语音识别技术“ViaVoice”最为著名。.手写输入。手写输入技术有可能成为继键盘、鼠标之后最重要的输入方法,国内以汉王、清华紫光及蒙恬为代表的一批电子软件的开发,使手写识别的准确率、速度等性能指标正在不断提升。.扫描识别。扫描仪已成为电子公文制作的重要设备,它可以将纸质文档直接转换为图像文件并保留原有版式,也可以扫描多种文字,并进行识别分类,在电子公文的制作过程中,使用比较方便。第三节电子公文的制作L第O八G章O电子公文(二)电子公文的编辑排版技术.应用Word2000编辑电子公文。Word的文档模板实际上是一种特殊类型的文档。文档模板中存放有许多信息,如文档内容、页面设置、各种字符与段落样式、宏、域、自动图文集等,在制作文档的过程中使用这些记录在模板中的信息,就可以快捷、高效地制作出合乎规范的文档。.应用WPS2000编辑电子公文。金山公司推出一个WPS公文版。它是以WPS2000为基础,设计和开发紧密围绕机关办公的各个环节,针对机关办公特色设计的专用软件。在功能上它既涵盖了WPS2000作为通用软件所具备的所有功能,又针对机关办公特色作出了相应的功能扩展,具有通用性和适应性。.应用方正书版9.0编辑电子公文。方正书版9.0是北大方正公司开发的在中文Windows95/98上运行的32位批处理的书刊排版软件。书版9.0在继承以前版本功能的同时,充分发挥中文Windows平台的优点,增加了一系列适应新的时代需求和用户需求的功能,具有很强的稳定性,是制作电子公文的强大编辑排版工具。.应用Acrobat5.0制作PDF格式文件。Acrobat5.0是一个用于创建、审阅、批准、加密和在线共享AdobePDF(可移植文档格式)文件的桌面工具,PDF文档的应用非常广泛,目前已成为网络上文档交换的事实的国际标准。第三节电子公文的制作L第O八G章O电子公文(三)电子公文的校对技术.应用Word2000校对电子公文。Word编辑器会自动地进行错误标记或更正。点击“工具”菜单———“自动单位”命令,选择“键入时自动替换”选项,对话框的下部,有一个易错英文单词和中文成语列表,左边列出的是易写错的形式,右边列出的是正确形式。当输入左边的形式时,系统会自动用右边的形式去替换,从而达到自动更正输入错误的目的。虽然系统已经预置了很多条目,作者仍可以自己设置一些自动更正的内容。现在Word做得最好的是对英语的检查和更正,写完一篇英文文章,最后做语法与描写检查与更正时,可自动更正大部分的错误。对于中文的校对很多时候能找到错误,它会用波浪线提示出错,这一功能能为我们提供校对的线索,避免由于自己语言表达能力不够而导致的错误。.应用WPS2000校对电子公文。点击“文字”菜单“文字校对”命令,可以打开“文字校对”对话框选择一个校对级别,选取好特殊识别项目,按“开始”按钮即可依其中的提示进行文本校对,这样能收到事半功倍的成效,不过,人工校对也是必不可少的,尤其是重要文件。第三节电子公文的制作L第O八G章O电子公文3.应用方正书版9.0版校对电子公文。在安装书版9.0时指定安装“自动校对“功能,则您可对当前打开的小样进行校对。点击“工具”“校对”命令“自动校对”子命令。选定编辑窗口中的文本,进行公文内容的校对。经过校对,在编辑窗口中以错误的字词使用特殊的颜色进行显示,其他的字词则使用正常颜色显示,错误分两个级别:可疑错误和确定错误,分别使用不同的颜色显示。在方正书版9.0时的缺省设置中:大红色为确定错误,橘红色为可疑错误,用户可以在“设置”对话框的“编辑设置”页中自行修改,对处于校对状态中的文件,仍可以正常编辑。需要注意:对比较长的小样进行校对时,可能要花费较长的时间。在校对过程中,系统将显示一个“自动校对”对话框指示当前校对的进程。单击对话框中的“取消”按钮可终止自动校对进程,也可以通过键盘操作或“编辑”菜单中的“移动词”命令遍历编辑窗口中所有校对出的错误。如果选择“设置自动校对参数”子命令,系统将弹出“自动校对参数设置”对话框,允许您设置和自动校对有关的参数,如词库的选择、校对的方式、特殊词的处理等。自动校对在执行时所花时间较长,通常不宜对超过两万字的内容进行校对。第三节电子公文的制作L第O八G章O电子公文.应用“电脑播音员”专门校对软件校对。“电脑播音员”软件有语音播放的功能,可提供阅读和有声校对两大主要功能,还增加了即打即校的和语音复读两大功能。电子公文校对更加有声有色。最先进的语音合成技术实现了文字准确、清晰、流畅的发音,可以阅读各种格式的电子文档,从Word到Internet。“电脑播音员”软件可以迅速合成任何文本,并且音质清晰,语速流畅,由于要出声,所以,软件不应用来校对机密公文。“电脑播音员”软件安装后,会自动在任务栏的托盘中形成一个图标,用鼠标右键单击此图标,弹出一个快捷菜单:“引擎选择”可以选择是使用中文朗诵引擎,还是英文的;可以设置朗诵文本的语速、音频、音量、男女发声、使用字库等,还可以设置英文引擎。“关闭显示控制台”反复点击可以在屏幕上显示或取控制台工具栏。控制台操作从左向右依次是“打开选项卡”进行设置、显示隐藏控制台、帮助、最小化、退出软件、朗诵、暂停、Word校对。.用黑马编校专业校对软件校对。黑马校对是对录入或扫描到计算机中的根据语法、词法、常见错误进行自动分析并对错误进行标记。自动检查中文错别字、丢字、多字和字词搭配错误造成的语句不通,用户自定义错误等。第三节电子公文的制作L第O八G章O电子公文(四)电子公文的打印输出技术.打印机。打印机是把电子公文转换成纸质公文的关键设备。因此,对打印机的速度、成像、稳定性及兼容性都有极高要求。现在已经有可以防止拷贝的打印软件。在复印这种打印件时,复印件上将出现预先设定的文字,比如“禁止复印”。通过这种方式,可以防止文件被非法复印。.扫描仪。可以利用扫描仪输入照片建立自己的电子影集;输入各种图片建立自己的网站;扫描手写信函再用E-mail发送出去以代替传真机;还可以利用扫描仪配合OCR软件输入报纸或书籍的内容,免除键盘输入汉字的辛苦。.复印机。近三十年来国际上采用的都是间接复印法。间接复印时,静电图像不直接在复印纸上形成,而是先在一种由硒光导材料构成的“硒鼓”上形成,通过显影,让墨粉末吸附在静电图像上,再转印到复印纸上,成为文字图画的复印品。复印纸即使是普通的纸张,也能复印出来,不需要像直接复印法时纸张需经带静电处理,因此十分方便。第三节电子公文的制作L第O八G章O电子公文.传真机。传真机的工作程序是先扫描即将需要发送的文件并将其转化为一系列黑白点信息,该信息再转化为声频信号并通过传统电话线进行传送。接收方的传真机听到信号后,会将相应的点信息打印出来,这样,接收方就会收到一份原发送文件的复印件。目前传真机最常见的是热敏纸传真机和喷墨/激光一体机。.光盘刻录机。刻录机的应用范围正在不断扩大。在光存储盘片的表面有一层薄膜,大功率的激光照射在这层薄膜上时,薄膜上会形成平面(land)和凹坑(pit),光盘读取设备将这些平面和凹坑信息转化为0和1,将光盘上的物理信息转换为数字信息。对于CD-R盘片,这种薄膜上的物理变化是一次性的,因此CD-R盘片只能写入一次,不能重复写入。而CD-RW盘片上的薄膜材质多为银、硒或碲的结晶体。这种薄膜能够呈现出结晶和非结晶两种状态,在激光束的照射下,可以在两种状态之间转换,所以CD-RW盘片可以重复写入。第三节电子公文的制作L第O八G章O电子公文(五)电子公文的安全系统.建立安全的制度保证。电子公文的管理不仅要注重每个阶段的结果,也要重视每项工作的具体过程,并把这些过程一一记录下来;制作过程要责任分明;及时进行保存;建立和实施科学的归档制度;建立和实施严格的保管制度;加强对电子公文利用活动的管理。.实施电子公文过程的监控。电子公文的监控可以按照监控活动的切入位置,而将其划分为事前控制、过程控制和事后控制。。电子公文的流转过程具有透明性也是传统公文无法比拟的。.确保信息设备的安全性。一定要采取相应对策,诸如再生性技术保护、建立计算机技术档案文件馆、仿真、拷贝和迁移等,以免电子档案文件信息受损。.维护电子公文的原创性。电子公文是高科技的产物,系统安全技术对于维护电子公文的原创性至关重要。目前,这方面的技术主要有身份验证、签名技术、加密技术、设置防火墙等。第四节电子公文的归档归档是将国家机关在社会活动中直接形成的具有档案价值的电子公文由制发

部门向档案部门移交的过程,是电子公文管理责任由公文制发部门向档案部门正式转移的过程。一、电子公文的归档范围第一,反映本机关工作活动的、具有查考利用价值的所有文字材料。它包括在本机关活动中形成或处理的文件;已经办理完毕的文件;具有查考利用价值的文件。第二,归档电子公文生成过程的支持软件和表达电子公文内容的基本格式及有关元数据都属于归档范围。第三,除了电子公文外,有时还会生成其他形式的重要文件,如纸质公文、缩微胶片等。为保持这些公文的原始性,需要将这些公文一同归档,还可将这些公文作数字化处理,作为电子公文归档。第四,电子公文具有制作环节的互动性,电子公文管理工作是贯穿在许多环节中间,电子公文归档时在这些环节的管理(如著录信息、鉴定记录等)应与公文信息一起向档案部门移交。L第O八G章O电子公文第四节电子公文的归档二、电子公文的归档方式电子公文的归档方式有两种:逻辑归档和物理归档。(一)逻辑归档逻辑归档是指各部门将自身形成的电子公文通过计算机网络传输给档案部门,或按照要求进入网络规定的档案部门地址。也就是说,电子公文形成部门将要存储归档的电子公文以逻辑通知形式传送给档案部门,使档案部门能够通过网络直接查阅该电子公文。(二)物理归档物理归档是把计算机及其网络上的电子公文集中传输到纸质、磁盘等可脱机保存的载体上向档案部门移交的过程。物理归档的方式可以分为以网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。L第O八G章O电子公文第四节电子公文的归档三、电子公文的归档时间电子公文的归档时间一般可分在线归档和定期归档两种。在线归档指电子公

文形成与归档同时进行,在电子公文发出时及时向档案管理部门归档;定期归档是

指按照机构有关公文管理的规定,在电子公文形成一段时间之后再向档案部门移交。电子公文的归档时间一般要比传统公文归档时间早,办理完毕三个月内要归档。四、电子公文的归档要求电子公文的归档要求体现在以下几个方面。(一)电子公文归档应整体化归档是档案部门正式接管电子公文管理工作的起点。档案部门对于电子公文管理工作要从