内外部会议管理制度

内外部会议管理制度1.绪论为了规范和优化企业的内外部会议管理，提高会议效率和决策质量，特订立本制度。本制度适用于企业内外部举办的各类会议，包含但不限于公司内部会议、部门会议、项目汇报会、客户沟通会等。2.定义和分类2.1定义内部会议：指由企业内部组织召开的会议，参会人员为企业员工。外部会议：指由企业邀请外部人士或组织参加的会议，参会人员包含企业员工和外部人士。2.2分类会议依据目的和性质可分为以下几类：决策会议：用于企业重点事项的决策，涉及公司发展、战略规划、重点投资等。沟通会议：用于企业内外部人员之间的信息传递、工作协调、项目汇报等。培训会议：用于企业内部员工的培训和知识共享。客户会议：用于与客户进行项目洽谈、合作沟通、需求确认等。合作伙伴会议：用于与合作伙伴进行协作讨论、合作项目规划等。3.会议组织和流程3.1会议召集内部会议：由组织会议的责任人（通常为部门负责人或项目负责人）负责召集会议，确认会议目的、时间、地方和参会人员等。外部会议：由组织会议的责任人与相关部门协作，邀请外部人士参加会议，确定会议目的、时间、地方和参会人员等。3.2会议准备内部会议准备：负责人提前确定会议议题和会议料子，并供应给参会人员；确保会议室设施、音视频设备等正常运行；提前布置会议的时间和地方，并通知参会人员。外部会议准备：确定会议议程和流程，并提前向参会人员发放；确保会议室设施、音视频设备等正常运行；布置接待工作，供应良好的会场环境。3.3会议进行内部会议：会议开始前，主持人宣布会议议程和目的，并确保参会人员的参加；主持人引导会议进行，确保会议秩序井然，让每个人都能充分发表看法；记录员记录会议要点、决策结果和行动计划等。外部会议：会议开始前，主持人介绍与会嘉宾和议程，并确保参会人员的参加；主持人引导会议进行，协调与会嘉宾的发言次序和时间；记录员记录会议要点、决策结果和行动计划等。3.4会议总结内部会议：由主持人或相关部门负责人对会议讨论进行总结，并确认决策结果和行动计划；记录员整理睬议纪要，将之后发给参会人员，并将紧要事项通知相关人员。外部会议：由主持人或相关部门负责人对会议讨论进行总结，并确认决策结果和行动计划；记录员整理睬议纪要，并发送给参会人员和相关部门。4.会议记录和保密4.1会议记录内部会议：由指定的记录员负责记录会议要点、决策结果和行动计划等，并及时整理成会议纪要；会议纪要需在会议结束后的24小时内发送给参会人员和相关人员；会议纪要需保存备查，并归档存储。外部会议：由指定的记录员负责记录会议要点、决策结果和行动计划等，并及时整理成会议纪要；会议纪要需在会议结束后的48小时内发送给参会人员和相关部门，并征得确认；会议纪要需保存备查，并归档存储。4.2会议保密内部会议：参会人员对于会议内容需要保密，不得泄露给外部人员；会议记录和会议资料需依照保密级别进行存储和管理。外部会议：参会人员对于会议内容需要保密，不得泄露给外部人员或其他与会人员以外的人员；会议纪要和相关会议资料仅限于授权人员访问和使用。5.会议评估和改进5.1会议评估由会议负责人或相关部门负责人对每次会议进行评估，包含但不限于会议效果、组织流程、会议内容等；参会人员可以予以会议评估看法和建议。5.2会议改进依据会议评估结果和参会人员的反馈看法，会议负责人或相关部门负责人可以进行会议改进；改进内容可以包含会议组织流程、会议议程设置、会议记录和纪要等。6.附则本制度的解释权归企业管理负责人全部；本制度自颁布