仓库管理制度

大同市亿杰商贸有限公司

仓库管理制度

2015年5月20日

一、仓库管理制度

为了保障公司库存商品的平安与完整、降低仓库管理成本、以免造成商

品积压与资金奢侈，特制定本制度，要求有关部门严格遵照执行。

一、选购入库管理：

1、商品选购主要分为日常备货选购和业务员要求选购备货两类。

日常备货选购指业务部依据仓库商品库存和市场行情主动备货，选购支配

单由业务部下；业务员要求选购备货是指业务员依据销售须要向业务部

提出选购备货，选购支配单仍由业务部下，但业务员必需在支配清单

签字确认。

2、支配员依据库存、上月销售制定选购支配，经库管、业务经理、总

经理批准生效。业务部内勤审批后选购支配单，输入产生选购订货单

（一式四联，一联存根，一联仓库，一联业务部，一联财务会计），并在选

购支配单上加盖“已录”章，然后由业务部经理负责对选购支配单

和选购订单进行审核，审核通过后签字，报送主管副总经理存档。

3、仓库管理员依据审核无误的选购订单，才可办理物资入库手续。入

库时仓库负责清点实物数量，进行外观验收，同时要关注商品的价格、规格、

型号、数量是否与选购订货单一样，货物名称及编号是否统一，如有异样,

应刚好通知经办人员改正，否则拒绝入库。一切正常在随货同行单上签字确

认。

4、仓库将实物清点入库后，应在实物上贴上标明商品编码、名称、规

格型号、批次的标签。填写手工入库单（一式两联，一联存根，一联财务）。

5、业务部内勤依据核手工入库单和对无误的随货同行单生成用友系统

入库单并打印，入库单一式两联，一联存根，一联仓库，一联支配员，一联

业务会计。

6、业务部内勤负责编制、打印、报送入库月报表。

7、仓库每日刚好核对入库单、选购订单，并与入库月报表核对，有误

后通知内勤刚好处理。

8、禁止虚开无实物的入库单，一经发觉严格处理。

附件：选购入库流程

二、销售出库管理

1、业务员在当日16：30（随时通过微信报送销售预订清单）之前填写

次日的销售预订清单，报送业务部内勤。销售预订清单一式两联，一联业务

员、一联业务部内勤。

2、业务员必需完好保管全部销售销售预订单，以便与财务和客户结算、

备查，否则后果自负。

3、业务部内勤审核销售预订清单后，输入生成一式五联销售出货单（一

联存根、一联仓库，一联财务、一联物流，一联业客户，）。并在销售预订清

单上加盖“已录”。

4、仓库管理员依据销售出货单，才可办理物资出库手续，并按其规格、

型号、数量刚好配货。在商品出库时要关注商品的规格、型号与销售出货单

11、内勤编制、打印、报送发货日报表。

12、严禁虚开无实物的出库单和无销售单出库。

附件：销售出库流程

三、企业产品推广（内、外场活动）销售管理

由于企业产品推广销售状况困难多样，特做如下规定：

1、企业产品推广依据销售须要申请销售样品，经总经理审批后，从

仓库调用。

2、企业产品推广全部摆放的销售样品必需贴上商品标签标明商品编

码、名称、规格型号、批次。

3、企业产品推广依据业务须要特地配备专车和临时销售人员。

4、销售商品时业务员负责填写销售预订清单，内勤人员依据销售预

订清单输入销售出货单，物流拿销售出货单到仓库提货。活动后业务员和商

家办理退货和结算手续，将销售收款或欠条，交到财务出纳。清点、验收退

货后，山物流送仓库，业务员与库管负责入库清点。

5、产品推广样品可干脆销售给客户，同时开发票、收钱。干脆销售

样品后，应于当日到仓库补办商品出库手续，并领取商品补充产品推广样品。

6、企业产品推广补办出库手续时应依据销售商品条码、名称、规格

型号，确保销售出货单与实际销售商品一样。

7、产品推广假如预先知道销售时间，应提前填写销售预订单，通知

内勤人员输入销售出货单；假如是预先无法预知的销售，客户要求立即提货,

可先发货再补办出库手续。

附件：企业产品推广销售流程

四、紧急放行管理

1、因销售急需放行的商品，可实行紧急放行措施。

2、业务员依据业务须要填写销售销售预订单，提交部门经理、总经理

审批。

3、仓库依据审批后的销售销售预订单，在销售预订单上加盖“紧急放

行”章。

4、物流送货后，取得经客户签字确认的送货单、接收证明、欠条或现

金，送出纳办理交接手续。

5、经办人必需在三天内参照销售出库管理补办销售出库手续。假如业

务员没有在规定时间内补办出库手续，公司将依据销售金额按天加收1%。的

资金占用费。

6、紧急放行物品和借用物品必需通知内勤，避开计算机系统有货，而

实际仓库无货的现象发生。

附件：物资借用流程

五、商品赠送管理

1、商品赠送包括选购赠送和销售赠送。

2、选购赠送指公司选购商品时供货商赠送商品给我公司；销售赠送

指公司业务员销售商品时赠送商品给客户。

3、仓库收到供货商供应的赠送清单时，登记选购赠送商品台帐，并将

台帐和业务部供应的赠送商品入库单核销。

4、仓库清点选购赠送商品入库，并报送内勤依据订单联生成选购

赠送入库单（一式四藤），一联仓库、一联业务、一联财务、一联存

根。

5、各部门、各业务员依据活动预算，于当月20日前制定出下月销售赠

送商品预算，分小件销售赠送商品预算和大件销售赠送商品预算，经部门经

理审核后，报总经理审批。

6、业务员把批准的销售赠送商品，填写费用申请单由部门经理审批，

报总经理批准后生效。

7、由于业务发展的须要超出本年度商品赠送额度的可申请增加赠送额

度，经总经理批准后执行。

8、销售赠送商品必需在销售预订单和出库单自定义栏内注明“赠送”

字样，出库单上必需输入商品数量、单价、金额。

9、财务必需按月统计各业务员的销售赠送商品清单报业务会计核算。

销售赠送其他程序参照销售出库管理。

附件：商品赠送流程

六、物资借用管理

1、借用分销售借用和其他借用。销售借用特指紧急放行出库，必需经

过部门主管以上领导审批才可放行，同时电话通知内勤人员做好记录，避开

出现空单。并在三天内办理核销手续，参照紧急放行管理。

2、其他借用包括设备借用或工具借用。

3、设备外借必需经部门主管以上领导审批，并在规定时间内归还。设

备不允许外借，外借由总经理审批。外借商品的遗失、损耗或报废由借用人

员负责赔偿。

4、借用人离职时，必需归还所借物品。借用工具的正常性损耗或报废

应刚好办理出库手续，并标明缘由。

6、仓库对借用物资应建立借用台帐。

7、借条视同实物管理，丢失由责任人赔偿。对超出借用期限的各类商

品，仓库必需刚好催办手续，否则公司将按借用商品金额每日加收1%。资金

占用费。对应到期未催的借条，公司对仓库作相应的惩处。

8、月末仓库必需统计各部门各人员的借用清单。

9、借用人离职，必需经仓库审查后才可放行。

附件：物资借用流程

七、退货、更换管理

1、退货

⑴商品保质期在3个月内的、商品有破损的、包装不全、有污迹的不予

退货。内勤依据销售出货单，办理退货入库手续，生成退货单。

⑵仓库清点退货商品，与退货单一样，将退回商品入库，并填写入库单。

⑶业务会计将销售出货单、销售退货单配对核销、入账。

（4）在退货过程中尽量应避开商品破损等状况。

2、换货

⑴商品保质期在3个月内的、有破损的、包装不全、有污迹的不予换货。

业务部依据审核批准后的销售出货单，办理换货入库手续。

⑵仓库清点换货商品，与出货单一样，将换回商品入库，发出更换商品。

⑶业务会计将销售出货单、销售换货单配对核销、入账。

（4）在换货过程中尽量应避开商品破损等状况。

八、商品破损管理

为规范商品管理，削减商品损耗，提高工作人员责任心，特制定本制度。

1、仓库管理员应本着实事求是的原则，照实汇报破损状况，将破损商

品放入指定的位置并照实填写亿杰商贸商品报损单.，不得随意丢弃或隐瞒不

报。

2、商品外包装破损，应刚好处理。

3、工作人员由于工作不慎造成破损，应照实汇报；如商品单价W10元,

应将商品放于指定位置，并填写商品报损单。由库房管理员每天将商品报损

单送交仓库负责人批准，在移交内勤打印破损出库单；如商品单价210元,

库房管理员、责任人须将状况照实向负责人汇，报并自行担当损失金额。

4、如工作人员知情不报，一经发觉，由责任人按商品金额的2倍予以

赔偿。

附件：商品破损流程

九、库存管理

1、业务部应依据市场状况、预料每种商品的最高存量与最低存量。对

市场难以精确把握的商品原则上实行零库存管理方法。对往年有销量，而季

节性供货的商品，应依据销售量确定一个最低与最高存量。对低于最低存量

或超过最高存量的商品，仓库要刚好报告总经理。

2、仓库日常管理

⑴物资进出仓库，都必需严格办理进出库手续。

（2）对待检的物资作出明显的标识以便追溯。

（3）仓库必需对库内商品出入做好账目。

（4）严禁在库房内吸烟。

3、库存商品盘点管理

⑴每月25日依据财务出具的盘点明细表对库存商品进行盘点，并与库

存帐面数量进行核对，帐实不符的要分析缘由，明确责任，提请有关部门处

理。

⑵每日依据出入库状况对主要库存商品进行盘点，并与帐面余额核对，

帐实不符的要分析缘由，明确责任，提请有关部门处理。

⑶年中和年终仓库应协同财务部和其他有关部门对公司库存商品进行

全面盘点，编制盘点表，并与帐面余额核对，帐实不符的要分析缘由，明确

责任，提请有关部门处理。

⑷盘点过程中应对库残次库存商品做标签，并隔离摆放。

⑸对盘赢、盘亏商品编制盘赢、盘亏商品报表，经库管、经办人、总经

理审批后，做帐务处理。

4、仓库现场管理

⑴仓库必需做到现场整齐有序，按先进先出制度定置摆放（可依据发货

要求）按客户或商品类别做好明显标识（可接受标牌）。标牌上应标明商品

的名称、编号、规格、型号批次及收、发、存状况。

⑵呆滞品、待处理品、不合格品必需与正常商品严格隔离，并做好醒目

标识，并由业务部协同有关部门刚好处置。

⑶库管员要做好防火、防潮、防盗工作，对库存商品的平安负责，否则

担当相应的责任。

流程图符号提示

业务流程

票据流程

业务或操作员

表单

帐务处理

二、流程

一、选购入库流程

二、销售出库流程

三、企业产品推广销售流程

四、商品赠送流程

（一）销售赠送

（二）选购赠送

五、物资借用流程

（一）销售借用流程：

（二）其他借用流程:

六、商品更换流程

<-）换货流程

（二）销售退货流程

财务部业务会计：依据红

字销售发票作帐务处理

七、商品破损流程

<―）内部破损

三、仓库管理部门责职

一、业务员

1、规范填写销售预订单，销售预订单上必需填写商品名称、规格型号、数量、金

额等。

2、业务员在当日16：30之前填写次日的销售预订单报送业务部内勤。

3、业务员必需完好保管全部销售销售预订单，以便与财务和客户结算、备查，否

则后果自负。

4、刚好将经客户签字确认销售出货单送交业务会计核销。

5、年初制定下年度销售支配和商品赠送预算。

6、业务员应向客户书面通知本公司实际收到的退货商品名称与数量，并取得对方

签字确认手续。

7、退货过程中尽量应避开商品包装不全、有污迹、破损等状况，刚好将退货送到

仓库进行质量鉴定。

8、负责将退货商品送到仓库，并办理退换手续。

二、业务部

1、业务部内勤审核选购预订单后输入选购订单，并在订单上加盖“已录”章,

然后由业务部经理负责对销售预订单和订单进行审核。

2、业务部内勤审核销售销售预订单后输入销售出货单，并在销售预订单上加盖“已

录”，然后由物流、仓库对销售出货单进行审核。

3、审核内部领用销售预订单，审核无误后输入订单。

4、选购商品退货时应依据仓库通知退货单。

5、销售商品退货时审核销售预订单和退货单。

6、负责商品编码的维护工作。

三