2024年公司物资采购财的务管理制度范本（二篇）

第11页共11页2024年公司物资采购财的务管理制度范本机物料入库及账务管理一、机物料入库流程1.采购的机物料到达仓库后，业务员需立即通知仓库进行接货，并协同仓库管理员及使用部门共同对货物进行验收。一旦发现任何问题，应立即处理。2.若采购物资在入库前因质量或规格型号不符需退货，业务员需填写《物资退货通知单》，并经分管副总签批后，方可办理退货手续。3.验收合格的机物料应及时办理入库手续。业务员需通过微机录入《材料入库单》，并打印一式三联，经仓库管理员及使用部门验收签字确认。其中，若库存计划由仓库管理员直接提报，则该《材料入库单》需经生产部主管签字；若由分场（车间）提报，则需经其部门主管签字。4.《材料入库单》的保管与流转：白联由仓库留存，黄联送交财务部审核，红联则由业务员附《入账审批单》及购货凭证，经分管副总审核、总经理签批后，转交财务部入账。5.财务部对采购物资的入账进行严格审核，确保入库单与购货凭证相符。若发现价格、费用等问题，不得办理入账手续，并需立即向总经理报告处理。6.生产部门在领用机物料过程中，若发现质量问题，应及时退库并报告分管副总。采购部门将据此提出退货、索赔或处罚等意见，并办理相关退货手续。7.对于因质量问题或库存调剂需退货的采购入库物资，业务员需录入红字《材料入库单》，经仓库管理员核对签字及分管副总签批后，到财务部办理冲账和出门手续。二、外协新制品加工及维修管理1.外协新制品的加工需求由使用部门提报计划，并附上维修单及相关技术要求（图纸）。经机物料仓库签字确认后，由生产部负责办理。对于机配件的出厂维修，需在门卫处做好进出厂登记。2.外协新制品及维修完成后，其入库、出库流程与机物料采购入库、出库程序相同。三、机物料出库及库存管理（一）机物料出库流程1.机物料的出库需由领料人填写《领料单》一式两联，并经部门负责人签批后到仓库领料。仓库管理员留存一联作为发料依据，并复查销卡、微机录入出库单。另一联则由仓库管理员填写价格后返回分场进行内部消耗核算。2.使用部门领用一般维修配件、生产用材料时，需经分场（车间）主管或副职签批；而整台（套）器材、技术改造专件、容器等的领用，则需经生产副总签批。3.仓库管理员需严格执行以旧换新制度。对于生产部门维修领用的配件、器材、轴承、胶带、工具及非一次性投入使用的材料等，一律实行以旧换新。4.机物料的销售出库由营销部业务员通过微机录入《销售出库单》，并加收管理费（近途____%，远途____%）。财务部负责审核打印，并同时收款、开具发票及办理出库手续。出门联需经分管副总签字后方可放行。（二）机物料库存管理1.机物料的库存应根据使用性质分为零库存和定额库存进行严格控制。2.对于能在本市区采购到且非生产急需的物料（如工具、材料、杂品等），实行随用随买的零库存策略。3.对多机台生产设备常用的易损配件、器材实行定额库存管理，按一周的用量进行核定。当库存低于一周用量时，应及时进行补库。对于单机台生产设备的易损配件，则按最低库存限量进行管理，即用一个补一个。4.加强库存账龄管理，确保一般库存物料的账龄不超过两个月。对于超过规定账龄的物资需进行分析处理，属不正常库存的应及时调剂。5.财务部需加强对物资账务的监督管理，每月定期查库。一旦发现账物不符的情况，必须查明原因并及时处理。月末时由财务部按盘存日期结账并出具盘存表。6.对于因分场（车间）、部门计划失误造成的超过规定账龄的积压物资，综合部将对其落实考核责任。四、消耗管理1.节能降耗、降低成本始终是企业管理的重点。公司每年将根据实际情况制定或修订各分场（车间）、部门的月度消耗指标，并进行严格的控制和考核。2.各分场（车间）、部门需制定工段、轮班的消耗定额，并定期对维修工段和轮班的机物料消耗和流向进行分析以加强消耗管理和考核。3.各分场（2024年公司物资采购财的务管理制度范本（二）最终决策3.7为确保物资采购工作的及时性与正常运作，所有需由总经理办公会议确定的价格方案，必须在一周内给予明确答复；对于其他方案，则应在三天内完成回复。财务部门需与各采购部门紧密协作，以保障采购工作的时效性。四、合同签订与内部审核4.1所有通过招标采购的物资均须签订正式合同。对于非招标采购、非定点采购及零星采购的物资，若在同一供货单位年内采购金额累计达到或超过____万元，同样需签署合同。若事先难以确定是否达到此标准，应及时与财务部门沟通，并在事后补办相关手续。4.2合同的对外签订由采购部门负责，但在正式签订前，必须遵循公司内部合同签订的审批流程。即由采购部门填写内部合同审批单，详细列明供货单位名称、采购物资名称、型号、规格、单价、总金额等信息，并按管理权限逐级送审、签字，待批准后方可正式对外签订合同。4.3合同正本中应至少有一份由财务部门存档保管。五、采购物资入库及出库管理5.1物资到达后，必须由采购部门联合相关使用部门进行联合验收，确认合格后方可办理入库手续。5.2对于不合格的物资，采购部门需与供货商协商，采取退货、换货或索赔等措施。5.3物资入库前需进行核算与清点，由仓库管理员出具入库单或收料单。入库单或收料单一式三联，分别由仓库、采购人员或送货人员、财务部门留存，以作登记、请款报销及付款记账之用。5.4物资出库时，需根据物资性质填写出库单或领料单。出库单或领料单由领用人填写，并经部门经理复核、仓库核量、财务审核及总经理批准后，方可由仓库发货。所有单据一式三联，分别由领用部门、仓库及财务部门留存。5.5若领料人在物料出库时发现问题且未当场处理，则该物料视为合格。5.6实行以旧换新的物资，必须交旧领新。5.7仓库需为各部门领用的工具、办公用具、设备等建立台账，记录使用情况，并每年年底进行盘点核对。5.8对于消耗性物资损失或循环使用物资报废的情况，仓库需填写相应报告单并经技术人员查验签字后入库记录。报告单一式两份，分别由仓库及财务部门留存作报损销账之用。5.9仓库保管员应协调相关部门控制消耗性物资的发放量，物资管理部门应严格审核签字流程。六、资金付款及报账管理6.1鉴于采购资金使用的特殊性，采购部门可在规定的资金使用计划内先向财务部门申请用款。待物资报账时再进行审核。6.2财务部门在报账过程中应对原始单据进行严格审核，确保无误后方可进行账务处理。对于不符合规定的付款申请，财务部门有权拒绝报账。6.3财务人员在报账过程中如发现问题应及时报告或协调处理以确保制度的严格执行与责任的明确落实。6.4财务与物资采购部门应共同对报账物资进行基础数据管理将其型号规格、供应商、采购单价等信息录入微机管理系统为比价采购提供数据支持。6.5审计部门应对重要采购事项进行监督审计并直接向董事长（总经理）报告审计结果。七、有关责任公司经营者及高级管理人员应认真执行本规定并全力支持采购部门及价格监督部门履行职责。责任部门、责任人员及