【A市保障性住房档案信息电子化管理问题及优化建议探析（论文）13000字】

A市保障性住房档案信息电子化管理问题及完善对策研究摘要保障性住房建设满足了城市中低收入家庭的住房需求，所以在我国扮演着非常重要的角色。党中央、国务院始终高度重视保障性住房建设。保障性住房建设规模的日益扩大，随之激增的保障性住房档案也成为一项管理难题。现如今5G网络的逐渐普及与应用，让档案信息的生成和传递方式发生了很大的变化，正因如此也给档案工作的未来发展带来了许多未知的挑战与机遇。在当下的网络化信息时代，我们应该要充分地利用网络信息的相关技术与各类设备，加强对档案信息的电子化管理，促进保障性住房建设及其档案的管理。论文分析了海南省A市保障性住房档案信息电子化管理的现状及处在的问题，并提出相应的应用对策。关键词：保障性住房；档案信息；电子化；应用管理 目录1绪论 11.1论文研究背景 11.2论文研究的目的与意义 11.2.1论文研究目的 11.2.2论文研究意义 21.3论文研究的内容与方法 31.3.1论文研究内容 31.3.2论文研究方法 32相关理论概述 42.1核心概念界定 42.1.1保障性住房 42.1.2保障性住房档案 42.1.3档案电子化 42.2保障性住房电子档案信息的特点 52.3相关理论基础 52.3.1新公共服务理论 52.3.2风险管理理论 63A市保障性住房档案信息电子化管理应用现状及存在的问题 63.1保障性住房档案信息电子化管理现状分析 63.1.1住房保障中心基本情况 63.1.2A市保障性住房发展现状 73.1.3A市保障性住房现用管理信息系统 73.2档案信息电子化管理面临的问题 83.2.1档案管理信息化水平不高 83.2.2相关网络信息管理制度欠缺，存在风险隐患 83.2.3档案信息电子化管理软硬件不匹配 93.2.4电子档案是否能真实有效地长期保存 94A市保障性住房档案信息电子化管理的应用对策研究 104.1电子档案管理思维方式的转换 104.2树立现代信息安全防护意识，优化安全管理机制 104.3提升电子化管理软硬件设施与风险管理水平 114.4建立健全档案信息电子化管理相关制度 115结语 13参考文献 141绪论1.1论文研究背景保障性住房建设是促进我国社会和谐，实现“中国梦”的一项利民惠民项目，也是我国提升人民群众生活水平的重要举措。我国保障性住房的管理制度随着社会发展和法律制度的逐步完善，正在朝着规范性一步一步地迈进。近年来，由于我国保障性住房的提供力度与建设面积的增大，低收入水平家庭的住房问题得到了解决。经过十多年的努力，全国范围内的保障性住房数量已成功超过7000万。其中，安置房占65％，在各类保障性住房中居首位；商品房占40％；公共和廉价住房占23％；经济适用房占8％。为了满足百姓对住房的基本需求，政府一直在对保障性住房政策进行结构调整。结合我国的发展现状与经济水平，我国的保障性住房政策经历了从单一到多元的变化。从当初的只有经济适用房，到在经济适用房的基础上增加廉租房，再到如今廉租房与公租房相结合的公共租赁住房，政策一直在以百姓需求为目标，努力满足广大百姓的真正需求。住房数量的增多意味着住房档案的利用次数也日益频繁。大数据、云计算、人工智能等科技手段在网络信息快速发展的21世纪应运而生且发展势态良好。社会的发展已经呈现出了电子化、网络化、自动化、智能化的大趋势。对档案管理工作的要求也越发严格。由于传统的文件管理方法主要使用纸质介质，因此在文件管理中丢失损坏，分散杂乱，安全性差，保密性差等问题层出不穷。传统的文件管理方法不再适合社会发展的需求。电子文件管理的可持续发展只有通过升级文件管理工作，充分利用网络技术带来价值，简化文件管理程序并提高办公效率才能有效地促进。档案信息电子化管理在当今社会之所以能够得到发展，是因为它不仅符合社会和时代的发展要求，而且也是提高档案部门现代化管理水平的重要措施。由此可见，档案信息电子化建设是档案事业发展的必要举措。电子档案是我国重要的信息资源，应得到更好的开发和利用，档案部门除了平时的日常工作以外，更重要的应该是思考在大数据的背景下，怎么样去解决好档案信息电子化管理产生以及面临的一系列问题。因此，对档案信息电子化管理有必要实施一些现代化的控制手段，来建立一个完整，高效，便捷，快速，灵活，实用的数字控制系统。1.2论文研究的目的与意义1.2.1论文研究目的多年来，地方政府一直以各种方式贯彻实施保障性住房项目建设工程，各类住房项目的数量一直保持着稳定的增长趋势，规模逐步扩大，所产生的档案数目也随之增加。这就需要使用电子信息技术来收集信息，对保障性住房档案按项目类型进行分类，存储和使用，并管理电子记录以满足对保障性住房的建设，开发和管理的需求。同时来达到促进标准化，科学化和有效化管理档案信息的目标。在电子信息技术高度发达的今天，档案信息电子化管理不仅是一种新型的档案管理模式更是一种大数据时代的产物，同时也是档案管理工作必然的发展趋势。目前，我国仍处于各种电子档案工作的研究阶段，全国的整体实施水平参差不齐，在不同省市的实际实施情况也大不相同。本文选题以档案信息电子化的相关理论作为基础，结合其发展的背景，立足于海南省A市保障性住房档案信息电子化的发展现状，发现其管理存在的问题，分析问题成因，提出相应的应用对策。希望通过本课题研究，为档案信息电子化管理发展提供可借鉴的经验或方法，提升住房保障中心档案的管理水平和相关工作的推进。1.2.2论文研究意义档案信息电子化的管理工作主要是依托网络信息系统来完成的，在计算机技术、网络信息系统都高速发展以及对工作人员专业技能提出高要求的大环境下，需要采用数字化的管理和控制方法来不断提高管控水平。如今，数字电子化处理主要在档案管理中进行，通过手动输入和电子仪器扫描直接将数据录入系统，这样一来就完成了纸质档案向电子档案的转变。这样的转变可以很好地缓解以往档案部门工作效率低下和档案管理质量不佳的问题。且能够合理地分配好资源，解决资源浪费这个后顾之忧。全市的住房保障工作在档案信息电子化管理模式下所取得的数据速度和质量大有提升，更加有利于今后档案事业的可持续发展。虽然档案信息的电子化管理逐渐取代了传统档案管理，但凡事都有两面性，电子化的管理模式并不是十全十美的。未知的问题在往后的档案信息电子化管理过程中也会逐渐暴露出来，因此想要实现保障性住房档案信息电子化管理的系统性就必须根据社会发展的趋势，结合当地档案信息的特点找到解决问题的对策。假设不运用科学合理的设备与技术手段，不着力去寻找和研究管理过程中所出现的一系列问题，不懂得去借鉴国内外同行的经验去完善自身的管理，那么最后的结果可能是档案事业将会面临瓶颈期，后果不堪设想。着力于研究档案信息电子化管理存在的问题并提出应用对策，可以提升A市住房保障中心档案部门实际管理水平，进而更加有力推进电子政务相关工作。1.3论文研究的内容与方法1.3.1论文研究内容论文从档案信息电子化管理入手，将A市住房保障中心的保障性住房档案信息作为研究对象，对有关的概念和理论进行概述并在查阅相关文献资料的基础上，通过对比研究和实地调研等方式，针对目前A市住房保障中心的现状剖析保障性住房档案信息电子化管理过程中存在困难和问题，提出应对的策略。以推动保障性住房档案信息电子化管理工作的开展，为促进保障性住房工作有序地开展奠定坚实的基础。论文主要从以下五个方面进行论述：第一章，主要阐述论文的研究背景、研究目的和意义，介绍了本文的研究内容及具体采用的研究方法。第二章，主要叙述了有关的核心概念，如：何为保障性住房？何为保障性住房档案？何为档案电子化？并且简要地列举出保障性住房电子档案信息的特征。通过阅读文献资料，学习有关本论题的理论知识，为论文研究与撰写提供理论依据。第三章，主要对保障性住房档案信息电子化管理现状进行了细致分析并提出现阶段A市保障性住房档案信息电子化管理所面临的问题。第四章，针对A市保障性住房档案信息电子化管理工作中存在的问题，根据住房保障中心的实际档案管理情况来提出可供参考的应用解决方案。第五章，则是对论文的核心内容做出概括总结。1.3.2论文研究方法文献研究法：通过阅读文摘、书报、期刊等方式查阅资料。并同时利用互联网检索各类与论文研究方向相关的文献，进行阅读与资料的收集。将所得资料经过整理和分析后更有利于论文的撰写。比较研究法：在研究过程中借鉴参考其他行业的信息电子化管理模式，取其精华去其糟粕，根据档案工作的实际情况，为保障性住房档案信息电子化管理过程中出现的问题提供完善且可行的对策。调查研究法：调查了解我国档案信息电子化管理的现状，并对日常的档案信息管理工作进行咨询，在面对实际工作中出现的问题时，做出一定的思考和研究，最后实事求是地制定合理的应对措施。2相关理论概述2.1核心概念界定2.1.1保障性住房保障性住房是由廉租住房、经济适用住房、政策性租赁住房、定向安置房等价格低廉的住房组成的。这种保障性住房的价格不同于商品住房完全由市场操控的价格。对应的供应对象是年收入处于中低水平，有住房困难或没有购买住房能力的个人及家庭。在我国基本将这些住房分为两种类型即“租赁型保障性住房”及“自有型保障性住房”。2.1.2保障性住房档案保障性住房档案指的是保障性住房管理部门在工作中根据相关的住房信息通过文字、表格、图像等生成的有价值有研究意义的数据信息。其信息内容的类型根据住房项目的不同而存在差异，但是大部分都包含了住房申请审批表（其中包括申请人保证书、申请人基本家庭情况、调查表、审核意见等）、住房合同及申请各类保障性住房所必需出具的相关材料。档案分为纸质档案和电子档案两种类型，传统的纸质档案在科技发达的今天可能没有电子档案那么受重用，但是目前来看它依旧是保障性住房信息的第一载体。2.1.3档案电子化档案的电子化是通过一系列高级别技术手段，充分利用计算机资源将传统纸质文件和电子档案结合在一起，经过数字化的转变与储存，建立一个有序化和结构化的档案数据库。档案目录和档案内容是档案电子化管理的对象，它的实施目标是使档案信息得到更加规范、合理、全面的管理与控制，让档案管理工作的效率得到提升。电子档案的工作过程可大致分为三大步骤：电子文件的产出和存储。利用计算机技术将纸质文件中的信息通过文字输入，拍照上传等方式实现资料的采集与累计储存。以电子文件的形式被人们二次翻阅和查询;电子文件的整理和处理。对于已经电子化处理的档案信息，可以将这些信息分门别类第整理好。并且依次命名以防文件的混淆与遗漏，为归档做好充分的准备工作;电子文件的归档工作。如果它是载体传输档案，则需要身份验证；如果是网络档案，则可以直接传输到数据库。2.2保障性住房电子档案信息的特点保障性住房档案具有实用性、专业性、动态性、双轨制、载体多样性的特征。申请的材料文件在保障性住房档案管理中都离不开档案的数据记载，尤其是在房屋所有权发生变更的情况下，家庭信息的档案数据就是重要数据依据，这也充分展现了保障性住房档案实用性的特征。住房保障档案的内容是特定且要求客观真实不作假的，程序办理的过程是十分严谨的，体现出较强的专业性。随着社会经济水平的发展申请人的基本家庭情况，保障性住房的申请标准，保障形式和保障政策也会发生变动，这就呈现出了动态性。此外，数据档案是和保障工作紧密联系在一起的，是展开各项工作的基础，而且住房保障管理工作也是以纸质和电子文件的形式同时在进行。目前，住房管理信息系统都已经普遍得到应用，系统将充分利用档案材料来处理住房的申请，有关对象的信息以及其货币补贴，住房提供等。纸质和电子档案共存决定了保障性住房档案的双轨制模式。众所周知，传统的档案是以纸来作为信息载体的，不论什么样形式的信息都只能在纸张上呈现，最多就是变换纸的规格大小罢了，而电子档案的载体就远不只有一种了，载体的多样性就表现在可以利用磁盘、Ｕ盘等工具进行保存，优点是容量大，易存储与保管。2.3相关理论基础2.3.1新公共服务理论新公共服务是指关于公共管理在以公民为中心的治理系统中所扮演的角色的一套理念。作为一种全新的现代公共管理理论，新公共服务理论认为：在管理公共组织和实行公共政策时，公共管理者应该更加重视为公民提供服务和向公民下放权力。工作重点应集中在服务二字。将公共的利益作为重点目标去追求。要有战略性的决策和民主性的意识。要重视为民服务的理念，并将公民与顾客这两个服务主体区分开来。做到除了注重生产率以外还要注重人。企业家精神不应该凌驾于公民权利和公共服务之上。电子档案于新公共服务理论来看可以说就是一种公共服务。保障性住房信息在需要被查询的时候，是要借助公共服务的。它具有平等性，不论是档案部门还是民众个人都可以拥有获取档案信息的权利。它具有共享性，为全体民众提供信息服务是电子档案作为一种公共数据资源的作用。因此，以新公共服务理论作为基础的电子档案管理，不仅能有助于从落后、一成不变的角度来管理，而且能够积极地促进开放化和多元化的电子档案服务的发展。2.3.2风险管理理论风险管理理论是为了达到减弱因风险造成重大损失和有力地把控风险因素的目的，而采取风险识别，风险分析，风险评估，风险应对等一系列手段。理论开始起源于美国，后来便迅速得到了发展。自1960年代后期以来，美国已将风险管理的概念传播到加拿大，欧洲，亚洲和拉丁美洲等地区，随着传播区域跨度增大，其理论的影响力也有明显的提升。在1980年代后期，风险管理理论在我国的研究才开始逐步深入。各个领域对于风险这一方面的认识程度加深，且随时间的推移其重视程度加大，具体体现在风险管理的实践贯彻到了企业的管理和高等院校的课程中。我国对风险管理理论的研究也由此上升到了一个新的阶段。风险管理其实也是管理理论的一部分内容，因为它不仅拥有项目的计划、组织与协调控制等职能还同时具备了项目管理中的特殊性。电子化档案的风险管理有利于鉴别各类具有威胁性的潜在新型风险，以便于档案部门在档案管理工作采取防御手段将风险过滤甚至消除掉，减少由风险造成突发事件的发生频率，消除日后电子化档案存在的安全隐患。电子化档案的风险管理能够提高人力、物力和财力等资源的利用率，减少浪费，使得风险管理的工作得到雄厚的资源支持，进而提高档案管理工作的效率与档案信息安全的保障水平。综上，实现对电子化档案的风险管理是大环境的需要，是档案管理工作中不可缺少的部分。风险管理实现的具体作用在于严格地把控了风险因素，它有利于档案部门对档案管理安全保障体系的建设和维护，进而创造一个绿色安全的网络环境来确保档案信息的安全。3A市保障性住房档案信息电子化管理应用现状及存在的问题3.1保障性住房档案信息电子化管理现状分析3.1.1住房保障中心基本情况A市住房保障中心的基本职能可大致从以下几方面概况：首先是必须遵守国家及省有关于住房保障管理的领导方针，贯彻落实相关政策，执行相关的法律法规，努力建立健全A市住房保障服务体系；其次是负责保障性住房的准入退出以及销售、住房配租、发放住房补贴等工作；负责全A市的房屋确认证明与相关的租赁工作；为全市提供城镇住房管理和物业管理方面的业务服务，并更好地将住房和物业进行有效的管理；最后，本市的城镇住房改革，以及居民住房的维修基金和各种业务服务工作也由住房保障中心相关部门处理。A市住房保障服务中心内设五个职能部门分别是：综合信息档案服务岗、住房保障服务岗、物业服务岗、产权交易和租赁服务岗。综合信息档案服务岗，是主要负责全市保障性住房档案信息的整理、存储、分类。将各类住房相关数据输入信息系统以供档案查询，负责统计和汇总有关保障性住房管理以及住房项目的各种数据。3.1.2A市保障性住房发展现状海南省人民政府为加快保障性住房的建设和发展，根据相关文件建议提出：要建立一个完善的多层次多渠道的家庭住房保障系统，就要加大对保障性住房项目的投资力度。加快危房改造进度，解决30万城市贫困户住房困难。其中，修建了15万套保障性住房，翻修了15万套破旧房屋（城市，工矿，农业，森林贫民窟和旧居民区等）。特定的城镇保障性住房体系可以为收入不同的家庭提供选择的多样性。截止2019年11月28日，A市城镇保障性安居工程项目建设进度情况如下：已竣工项目数量61个，住宅套数8576套，其中已分配入住8500套。此外，文件中还强调需要加强规划和建设，加强管理租赁和销售业务，并认真执行各种支持政策等等。各类档案信息与数据随着完善的住房保障制度和保障面积的逐步扩大，其数量规模也随之庞大，申报审批工作也变得格外繁重。年度复核、情况核实、租赁办理、数据分析等资料的年查阅次数增至近万次。档案部门的住房档案管理工作在保障性住房档案管理体系中的地位逐步攀升。3.1.3A市保障性住房现用管理信息系统海南住房保障管理信息系统项目在2012年由海南省住房城乡建设厅多名专家一起参与设计改进，经过省内多个市的试点使用，最终确定了交付与使用。该系统拥有强大的信息检索功能，可以对所管理的内容进行快速高效的查询。在系统内可以全面掌握住房项目的详细信息和建设进度、清楚直观的了解保障性住房的申请情况和配租配售的统计状况等。巨大的信息量可以为档案部门和政府相关部门制定保障性住房项目计划提供数据支撑和决策依据。近年来，海南各市的住房保障管理部门纷纷利用此信息系统规范业务流程，提供电子化信息处理，达到分散的跨区域管理办公。住房保障管理信息系统是档案部门对数据进行整体管理的一个信息平台。A市保障性住房现用的管理信息系统在日常工作中的主要功能是为A市保障性住房的申请和分配补贴提供一个平台，利用互联网通信及规范的流程化管理技术帮助档案部门和申请人完成对应的申请审批及分配工作，整个过程呈现出人机交互的形式。此外，还能实现数据采集、识别、录入、传输、存储与汇总等功能。上述几类可统称档案管理功能，主要以电子化的方式将申请人家庭信息与房屋信息长期储存起来，并通过系统内的强大检索功能完成保障信息的查询，为工作提供可靠的数据来源。全流程电子化的应用实现信息汇集共享、提高了质量管控。具体的数据功能及保障性住房申请审核分配办事程序如图1所示：图1数据功能及保障性住房申请审核分配办事程序图3.2档案信息电子化管理面临的问题3.2.1档案管理信息化水平不高目前保障性住房的相关申报审批业务需要多方政府部门参与，工程量大且业务繁杂。在审核文件的工作中，各个基层的保障部门和街道等都得需要参考纸质材料。所以在这个漫长且繁琐的多部门线下审核的过程中，极有可能造成纸质材料的损坏或者缺失遗落。档案信息电子化是一项基础性的重要工作，A市保障性住房的大量住房档案基本使用纸质档案为主。现如今A市保障中心推行住房信息的电子档案管理工作才刚刚起步，电子化水平有待提升。档案电子化发展是要在资料的整合汇总上有所成就并不是简单的将纸质档案转换为电子档案，是要通过电子信息技术让电子档案更具有实用性，可供人们开发利用和资源共享。目前由于A市保障性住房档案的管理信息系统平台的应用初始时间较晚，对系统的认识与熟悉程度不高，我们在电子档案的管理工作上未能成功转变思维，还不能意识到未来将会是电子档案取代传统档案的工作模式。由于我们不能正确与全面地体会到电子档案所为工作所带来的高效、便捷的优点，对档案电子化管理处在疑惑与不解，导致出现消极怠工的现象。由于相关的保障部门在很大程度上都依靠人力来录入信息，工作人员缺乏建造和整合资源的能力，从而导致有关保障性住房的信息不对称。3.2.2相关网络信息管理制度欠缺，存在风险隐患随着电子化的技术不断涌入，自动化的办公模式已经是一个大趋势。A市住房保障中心也正在逐步实现无纸化办公，保障性住房相关的资料管理、档案的录入与查询、数据的统计分析等大多数的工作都在互联网络中进行，并且通过互联网上传下达。但网络是一把双刃剑，互联网确实为用户提供了便捷的服务但是假设计算机自身处在问题，出现了bug或是遇到病毒、黑客的攻击，档案信息很有可能被大肆泄露或是毁掉，所以对于经过电子化处理后的档案信息处在的安全隐患不小，保密性将会受到威胁。建立防火墙，安装各类杀毒软件，加强预防入侵的防护措施就可以保障电子信息的安全了吗？回答当然是否定的，在此基础上如果工作人员的技术操作不当，那么之前的硬件防护将功亏一篑。安全的风险问题会接连不断的出现，影响整体的防护。重视外部防护的同时也不能忽略了内部安全管理。而档案管理人员的安全意识淡薄就是内部安全管理过程中最大的难题。现如今通过网络使得获取信息的方式变得便捷起来，在一定程度上削弱了人们的安全防护意识。原因是管理人员的思想意识与管理技术跟不上电子化的高速发展与普及。A市住房保障中心进行住房档案信息电子化管理的时间并不长，所以工作人员对管理系统平台的操作安全防卫的意识没有完全建立起来，信息缺漏的情况就不可避免地发生了。3.2.3档案信息电子化管理软硬件不匹配电子信息的管理主要是依托网络信息技术与强大的信息管理平台，由于大数据时代技术的更新换代速度加快，使得与之相配套的设备体系不能完美地服务于电子信息的管理，出现技术标准不能统一，体系薄弱等现象。具体表现在以下几方面：硬件条件不过关，软件功能开发不到位。以A住房保障中心所使用的管理信息系统为例子：在工作中不止一次出现过系统故障，功能欠缺，性能落后的问题，使得在信息的整理、录入、储存等工作过程中，造成数据的丢失。一次系统的故障，很有可能造成几百份的档案没能上传成功，档案属于信息缺失状态。后果就是无法满足档案的完整与凭证性，后期要付出更多的人力物力财力去做返工工作。另外，网络环境要求严格。大部分的服务器、计算机、存储设备等在运行过程中，必须要有网络的连接，如果服务器在运行过程中受到外界因素干扰或网络质量不佳，那么日常的档案管理工作将无法正常进行，将会对管理的效率造成一定的影响。3.2.4电子档案是否能真实有效地长期保存电子档案应该具备反映客观事实的特性，这就是所谓的真实性。首先，档案部门的任务是维护档案最原始的面目，但是不能保证在生成电子档案信息的过程中不被修改与破坏，只能对已成型的电子档案形成保护伞，保证归档后的安全工作。其次，档案的数据内容是否是真实可信的，档案部门也无从得知。一些不具备真实性的档案信息一经录入且形成的单位主体无途径去探究其真实性，那么这个电子化的档案就会是一个误导性的信息。在档案信息的诸多作用中最被人们所常用的是凭证作用。因为它是最有效而且是具有法律效力的。使电子档案的凭证作用长期发挥作用本来就是一个不简单的事情，A市保障中心现有技术也是在一个封闭的信息系统内对保存的电子档案进行存储保留档案的凭证作用，缺乏通用性。档案管理软件随着科技发展出现了多样化，对于档案管理来说统一标准化的档案管理系统更加有利于档案凭证性的保护。如何长期保障电子档案的凭证性，成为一个急迫而棘手的问题。电子档案存储在某些磁性介质、固态硬盘或光盘上，必须通过借助电子计算机才能获得信息，所以电子档案与电子设备属于一种依附的关系。可怕的情况就在于，一些载体的兼容性小，与日益更新迭代的计算机技术不兼容，这会使电子档案中的信息变得不可读。那么对于需要长时间保存的档案来说后果不堪设想。4A市保障性住房档案信息电子化管理的应用对策研究保障性住房档案是涉及人民群众利益的档案，需要得到谨慎的储存与使用。大数据时代下各类社交网络平台的不断涌出使得网络的互联性不断增强，网络的边界性越来越模糊，其应用领域也越来越广泛。保障性住房档案信息电子化这项工作已然成为一个必然的发展趋势，也是一项繁重的任务。在档案信息电子化管理的过程中，为加快提升档案信息资源共享性和安全性的速度，需要针对档案电子化管理存在的问题，结合当地社会发展情况提出应对策略，来进行切实有效的规范管理。4.1电子档案管理思维方式的转换A市保障中心作为一个为保障性住房档案信息提供管理服务的部门，其整体的电子档案管理思维方式要与时俱进地转换，这样才有利于加强档案信息管理的技术，提升服务的能力。具体来说可以逐步转换成信息化和技术性的思维方式。信息化思维，其实就是将电子计算机作为主要的工作载体，利用这个全新的载体进行日常的档案管理工作。电子档案信息具有凭证性，那么如何利用电子信息技术将信息系统建立起来并且充分发挥电子档案的凭证功能呢？首先我们可以先从档案信息的数字化入手，所谓的数字化就是一系列二进制代码的产生，这些二进制代码是由众多其他类型的信息转化成可量化的数字模型构成的。日常的档案信息电子化的第一步工作就是先将纸质版文件进行数字化处理，然后把最新生成的经过处理好的电子档案分门别类保存好。数字化工作之后就进入到下一个工作程序，即数据化应用分析管理。数据化是将数据有条理地重组，经过严谨地数据分析，客观地描述出现象。举个例子，各种类型的图表和报告就是数据化的具体呈现。总而言之，为了建立更加有力的数据支撑系统，方便档案信息的查询与利用，档案信息的数字化和数据化工作应该要引起档案部门的高度重视。电子档案管理借助技术性思维，可以更好地整合海量数据信息，并且利用科学的方式将信息保存起来，为信息的利用提供便利性。同时，档案部门应该加大电子信息技术的研究力度，为档案电子化工作的技术提升做出贡献。所以技术性思维在档案信息电子化的工作进程中有着促进的作用，它推动档案工作的发展，决定档案电子化的程度，提升档案信息化的水平。4.2树立现代信息安全防护意识，优化安全管理机制档案信息的电子化是借助于局域网络实现的，所以会在一定程度上受到网络风险的影响。电子档案在归类、编号、转化、录入、存储、利用的过程中，会因为网络产生很多的风险，而且是突发性未能预料的。这个时候就需要工作人员建立起档案信息的安全防护意识。近年来，保障性住房的规模扩大，相应的电子化档案也日益激增。在这样的环境下，档案部门对档案的管理要加大力度，使其往规范化的方向发展。在大数据的时代背景下，电子档案所面临的诸多风险以及由于风险所带来的后果的严重性都是一个未知数。随着风险造成的危害性越来越强，传统的静态化风险预防措施已经不能够满足档案管理过程中的风险应对，所以对档案的动态化风险管理就显得尤为重要。随着社会信息技术的变迁，在档案管理过程中会相继出现许多新型的风险，一旦风险事故在档案的管理过程中发生，那么将使得档案资源受到严重的破坏，扰乱档案部门的档案管理和日常服务工作。因此，全体员工都要警惕有可能存在的安全隐患，改变并消除现有工作隐患。一是加大电子信息设备的投入力度，努力创建一个良好的电子档案管控环境。再是加强保密措施，重要的资料文件与数据要重点保护，要时刻注意电子档案转换时的安全防护。还要注意电子设备所连接的网络性质是否是安全可靠的，最保险的做法是实行网络连接认证，将网络的使用权固定起来实现专网专用。档案工作人员要提高警惕，保证无线网络和档案管理信息系统的登录和数据使用环境的安全。除此之外还要做好优化安全管理机制工作。做好档案信息的安全管理工作，可以有效提高电子档案管理的水平。为了让信息更好更安全地达到交流沟通的效果，就要做好文件格式标准化和统一化，才能做到信息畅通无阻的共享。同时做好电脑病毒的防范，避免出现电脑bug造成数据的丢失。4.3提升电子化管理软硬件设施与风险管理水平在风险交加的信息时代，电子档案信息面临着许多潜在的高风险威胁。而保障性住房电子档案信息资源又关乎到人民群众的隐私安全，所以提高电子档案信息的风险管理是十分重要的。人为风险和非人为风险时时刻刻都存在，而且往往也会冒出一系列未知的新型风险。档案管理部门可以先从完善风险管理体系入手，通过建立电子档案风险管理组织联盟，形成强大的风险管理组织并明确组织成员之间的责任分工来健全电子档案风险管理的体系。具体的风险识别和预防可以采用多种技术来操作。一、积极挖掘并应用防护墙技术、各种安全防护系统，加强电子计算机以及管理信息系统的防御能力。要严格规定软件的下载路径，必须要求在官网下载，且均为正版软件。后续可以通过360等病毒查询软件来检测是否存在风险病毒，日常做好风险筛查和防御工作。二、档案部门需要做好电子档案信息管理工作前端工作的管控，对进入管理信息系统的来访者即工作人员采取一人一个登录账号和密码的方式，加强系统的安全指数。这种通过对外来访问的控制，可以有效地提高信息外泄的风险，将人为的风险隐患大大降低。以保证电子档案的长期、有效的保存与查找。4.4建立健全档案信息电子化管理相关制度目前的电子档案工作发展迅猛，档案部门应该要将重点放在电子档案的相关管理制度与体系的建设上。针对电子档案的收集、整理、保存等步骤进行规范化管理做到每一步都有章可循，遵守我国的管理规范要求并落实到位。修订并完善相关档案管理制度。例如，在法律框架内，可以对泄露档案信息进而对电子化档案信息安全造成重大威胁的行为制定制裁措施。国家有关立法部门可以参照现有的档案信息保护法再制定保障性住房档案信息电子化领域相关的法律法规和实施措施。为了使电子化档案资源主体对象的相关权益得到法律的保护，抵制侵权行为，可以将电子化档案信息的内容包含在《著作权法》和《知识产权法》中。推进电子化档案信息风险管理法律法规建设是健全电子化档案信息风险管理法规标准体系的基石。在日常的档案管理工作中要重点关注动态的管理，根据实际工作情况与电子档案自身的特点，制定档案管理工作的规范标准，加强工作人员的责任感。在档案的查询流程中，建立科学严格的查阅审批制度，不容许除了特定工作人员以外的人不经严格的批准就获取档案信息。档案管理工作人员在档案管理工作中是一个不可或缺的重要存在，作为与数据直接接触的一方，拥有科学文化素质和